30 March 2000

naar agenda

INLEIDING

WERKWIJZE EN ORGANISATIE VAN HET CIP

CIJFERS EN GEGEVENS

ONTWIKKELINGEN RONDOM HET CIP OP EEN RIJTJE

FINANCIEN

CONCLUSIES EN VOORSTEL

 

Eind 1991 heeft de gemeente Delft laten onderzoeken of er behoefte was aan een centraal informatiepunt voor de volwasseneneducatie. Een centraal item in het beleid van de gemeente was destijds het educatieve perspectief van de burger, onder andere beschreven in de gemeentelijke beleidsnotitie van oktober 1992 : " Investeren aan de basis. Koersnota Volwasseneneducatie Gemeente Delft ".

Dit onderzoek, uitgevoerd door S. Snel, directeur Educatief Centrum Rijnmond, wees uit dat de behoefte aan een dergelijke voorziening groot was. In september 1993 heeft de gemeenteraad dan ook ingestemd met het instellen van het Centraal Informatiepunt Volwasseneneducatie (CIP), waarna het project in december van dat jaar van start is gegaan.

Enkele uitgangspunten bij de start

‘Het centraal informatiepunt wordt het centrum van voorlichting en verwijzing BVE voor Delft en omstreken. Volwassenen kunnen er terecht met vragen over onderwijsmogelijkheden en worden na een persoonlijk en aangenaam gesprek doorverwezen naar de juiste cursus of opleiding. Doel van het informatiepunt is volwassenen een goed persoonlijk advies te geven over de voor hen beste onderwijsmogelijkheden en hen vervolgens op een zo efficiënt mogelijke wijze door te verwijzen naar een instelling BVE. (...)

In 1995 heeft een eerste evaluatie van het CIP plaats gevonden in de commissie educatie en werk. De volgende beslispunten zijn toen ongewijzigd vastgesteld:

• Voortzetting van het CIP vast te stellen op een termijn van drie jaar (1996 - 1998), waarbij de projectbegroting 1996 als uitgangspunt dient.
• De vastgestelde doelgroepen en doelstelling van het CIP te handhaven.
• De taken en werkwijze van het CIP te continueren

In die periode is afgesproken dat het CIP na een collegeperiode (1994 - 1998) geëvalueerd zou worden. Die tijd is nu aangebroken. Dit heeft geleid tot het in het vervolg uitgewerkt voorstel. In dit voorstel wordt inzicht gegeven in de werkwijze, organisatie en behaalde resultaten van het Centraal Informatiepunt in de periode 1995 tot en met 1998. Daarnaast worden de belangrijkste ontwikkelingen rondom de positionering van het CIP op een rijtje gezet. In het hoofdstuk conclusies en aanbevelingen wordt een toekomstgericht voorstel gepresenteerd dat ter goedkeuring aan u wordt voorgelegd. Het voorstel is gebaseerd op de volgende uitgangspunten;

• het voorstel heeft als doel om een toekomstgericht plan te presenteren voor het CIP.

Het collegeprogramma 1998-2000 ‘ grensoverschrijdend ‘ vormt hiervoor het

beleidskader.

• het voorstel past in de gemeentelijke reorganisatie
• het voorstel sluit aan bij de huidige ontwikkelingen op het gebied van educatie, werk en inkomen.

Kerntaak van het informatiepunt is het verstrekken van informatie over alle cursussen en opleidingen binnen het brede veld van de volwasseneneducatie.

De dienstverlening is laagdrempelig. Door het voeren van persoonlijke gesprekken kan de cliënt zich oriënteren op de scholingsmogelijkheden en kan de vraagstelling waar nodig verhelderd worden. Ook wordt direct mondelinge informatie gegeven aan de balie of via de telefoon. Indien nodig wordt schriftelijke informatie toegezonden. De dienstverlening is in de meeste gevallen gericht op het verstrekken van scholingsinformatie in relatie tot arbeidsmarkt perspectief.

Naast het verstrekken van informatie zijn vanaf 1996 de volgende activiteiten toegevoegd;

• Op verzoek van het adviesbureau voor Opleiding en Beroep ( AOB ) Den Haag/Delft : samenwerking van het AOB met het CIP : per 1 april 1995 gebruikt het AOB DenHaag/Delft de vestiging van het CIP als inlooplocatie voor haar activiteiten. De diplomawaardering (voorheen verzorgd door het NUFFIC) is ondergebracht in het CIP en wordt uitgevoerd door het AOB.
• Op verzoek van de afdeling onderwijs : centrale wachtlijstregistratie ; deze behelst de registratie van cursisten die graag een cursus Nederlands willen volgen bij de Basiseducatie of de VAVO. Een centrale wachtlijstregistratie geeft de afdeling onderwijs in- en overzicht van de behoefte aan cursussen Nederlands.

De werkwijze van het CIP is laagdrempelig met een direct informatieve dienstverlening via front-officeactiviteiten. Daarnaast vindt gerichte dienstverlening, vaak in het kader van trajectbegeleiding, plaats via back-officeactiviteiten.

Front-officeactiviteiten zijn;

• alle diensten die direct afhandelbaar zijn
• eenmalige cliëntcontacten
• beantwoorden /registreren mondelinge en telefonische vragen
• gericht doorverwijzen naar andere instanties
• afspraken maken n.a.v. mondelinge of telefonische vragen die een backofficedienst vragen
• agendabeheer voor back-office medewerkers
• registratie van kengetallen t.b.v. rapportages

Back-officeactiviteiten zijn :

• alle diensten/serviceverlening die via intake- of begeleidingsgesprekken worden gedaan
• persoonlijke oriëntatie/advisering scholingsmogelijkheden/arbeidsmarkt
• voorintake NT2
• informatieverstrekking/toetsing criteria voor Bureau Nieuwkomers (vangnetfunctie)
• 2^e intake CIP cliënten
• registratie t.b.v. begeleiding
• registratie t.b.v. rapportages
• bemiddelen naar : scholen, Arbeidsbureau, Bureau Werkplan, DMZ e.d.
• intern/extern overleg
• teambesprekingen

Het CIP geeft informatie over alle cursussen en opleidingen binnen het (landelijk) brede veld van de volwasseneneducatie voor de bewoners van de regio Delft/ Westland/ Oostland.

2.2. Organisatie van het CIP

Samenwerkingsverband

De opzet en organisatie van het CIP is vrij uniek: een samenwerkingsverband tussen de gemeente Delft , Arbeidsvoorziening Haaglanden en de instellingen voor beroepskeuze en volwasseneneducatie. Door deze samenwerking is er sprake van een bundeling van deskundigheid van de gehele BVE.

De volgende instellingen zijn hierbij betrokken (geweest):

• gemeente Delft, afdeling Onderwijs
• Bureau Nieuwkomers Delft
• AOB Den Haag/ Delft ( Adviesbureau voor Opleiding en Beroep )
• Arbeidsvoorziening Haaglanden

Instellingen voor volwasseneneducatie ;

• Taalplus Educatie
• Onderwijsgroep Haaglanden
• Holland College
• Volksuniversiteit Delft

De participatie van de instellingen omvat verschillende elementen:

In het participantenoverleg worden de inhoudelijke ontwikkelingen op het gebied van werk en scholing besproken. In elk geval tweemaal per jaar is er overleg waar de koers voor het komend jaar bepaald wordt en beslissingen genomen worden zoals bijvoorbeeld de participatie van het CIP binnen het Centrum Werk en Inkomen.

Jaarlijks wordt er door de participanten een vooraf afgesproken bedrag bijgedragen aan het CIP. Voor 1999 was dit een bedrag van ƒ 32.000,-. De gemeente Delft heeft in 1999 ƒ 120.000,- bijgedragen.

De financiële participatie van het arbeidsbureau bestond in eerste instantie uit de beschikbaar gestelde gelden aan het AOB ten behoeve van de personele inzet in het CIP. Daarnaast is er in 1994 een extra bijdrage geweest van het RBA in de vorm van een eenmalige subsidie.

Vanuit de deelnemende organisaties is er personeel beschikbaar gesteld ten behoeve van de advisering en voorlichting binnen het CIP.

Het totaal aantal uren van het CIP is in 1994 gestart met 51 uur per week. In de periode tot 1998 is het totaal aantal uren uitgebreid naar 64 uur. Dit is als volgt verdeeld:

• Coördinatie: 12 uur ( beschikbaar gesteld door gemeente Delft)
• Advies: 44 uur ( gemeente, TRE, BNK, RBA en OGH, AOB)
• Administratie: 8 uur ( Bureau Nieuwkomers)

In principe valt het CIP onder verantwoordelijkheid van de gemeente Delft.

De Gemeente sluit jaarlijks met derden een contract af betreffende de inzet van de coördinator. In de praktijk vindt de aansturing van het takenpakket van de coördinator plaats door de gemeente Delft. Inhoudelijke zaken worden in het participantenoverleg besproken.

BIND

De ontwikkeling van de projecten Centraal Informatiepunt en Bureau Nieuwkomers vond ongeveer gelijktijdig plaats. Niet geheel toevallig ontmoetten de beide projecten elkaar: er was sprake van een aanvullende dienstverlening voor gedeeltelijk dezelfde doelgroep.

Toen er huisvesting voor beide projecten gezocht werd, was het dan ook voor de hand liggend om dat gezamenlijk te doen. Bureau Nieuwkomers en het CIP verenigden zich onder de naam BIND: Bureau Informatie en Nieuwkomers Delft. Met die gezamenlijke naam werd een gezamenlijk project beoogd. De coördinator van Bureau Nieuwkomers heeft in eerste instantie het CIP gecoördineerd, dat is in september 1995 door de sterke groei van beide projecten overgedragen naar de huidige coördinator.

De integratie van beide projecten is op de werkvloer succesvol geweest: er is over en weer sprake van veel inspiratie, voeding en uitwisseling van deskundigheden. Enkele

personeelsleden van Bureau Nieuwkomers werken ook gedeeltelijk voor het CIP. De beide

coördinatoren zijn grotendeels inwisselbaar in de dagelijkse leiding en het dragen van de verantwoordelijkheid voor het project.

Naast de organisatorische voordelen heeft de integratie ook in financieel opzicht voor beide partijen voordelen opgeleverd. Hierbij kan gedacht worden aan de gezamenlijke huisvesting, en de gezamenlijke inzet van de telefoniste/receptioniste en apparatuur.

Op bestuurlijk niveau is de integratie niet tot stand gekomen. Tot 1 januari 1999 werd Bureau Nieuwkomers direct aangestuurd door de afdeling Welzijn.

Doordat de afdeling onderwijs jaarlijks met derden een contract afsluit over de inzet van de coördinator is het CIP tot op heden aangestuurd door de afdeling onderwijs. In de praktijk leidt deze constructie tot onduidelijkheid omdat de coördinator van het CIP ook verantwoording verschuldigd is aan de participanten.

Vanaf de start begin 1994 tot op heden (februari 1999) hebben ruim 9100 personen gebruik gemaakt van de dienstverlening van het CIP. Doordat het CIP in de afgelopen jaren veel expertise heeft opgebouwd op het gebied van scholing en educatie is er nog steeds jaarlijks een groei te zien in het aantal bereikte cliënten.

Hieronder worden een aantal cijfers aangegeven over de jaren 1995 tot en met 1998:

De verhouding tussen allochtone en autochtone klanten die zich melden voor een individueel voorlichtingsgesprek heeft zich in de loop van de jaren gestabiliseerd op 60-

40 % . Opmerkelijk is de toename van het aantal hoger opgeleiden (12 %) dat zich laat adviseren bij het maken van een scholingskeuze. Ruim 66 % van de cliënten die komen voor een adviesgesprek is tussen de 25 en 45 jaar.

In 20 % van het aantal adviesgesprekken blijkt dat men op eigen initiatief contact heeft gezocht met het CIP. De overige klanten worden gericht doorverwezen door instanties zoals Arbeidsbureau, Bureau Nieuwkomers, Stichting Vluchtelingenwerk Delft, Bureau Werkplan, gemeente Delft en uitkering verstrekkende instanties.

In onderstaand schema is aangegeven hoeveel doorverwijzingen, in het kader van de individuele adviesgesprekken, door toeleidende instanties hebben plaatsgevonden in de periode van 1995 t/m 1998

 

Toeleiders	aantallen
Arbeidsvoorziening Bureau Nieuwkomers	1481 465
Bureau Werkplan	153
Gemeente UVI’s	144 93
Eigen initiatief	807
Overig	580
Totaal	3723

Cijfers participatie Westlandse gemeentes in CIP periode 1985 t/m 1998

Intakes = 4,7 % van totaal aantal intakes t.w. 3723

Schriftelijke vragen = 4,3 % van totaal aantal schriftelijke vragen t.w. 4125

Als resultaat van de advisering van het CIP kan worden geconstateerd dat ruim 54 % van de adviesgesprekken leidt tot een gerichte doorverwijzing naar een scholingsmogelijkheid binnen de volwasseneneducatie in de regio. Ruim 45 % werd doorverwezen naar andere mogelijkheden zoals bijvoorbeeld particuliere instellingen of instellingen buiten de regio. Medio 1997 is gestart met het gericht vragen stellen over de kwaliteit van de geleverde dienstverlening. Er zijn 260 enquêteformulieren uitgegeven; hiervan zijn er 94 volledig ingevuld teruggekomen.

In 86 formulieren werd aangegeven dat de klant binnen een week geholpen werd; in 8 gevallen betreft de wachttijd meer dan één week.

In 91 formulieren wordt aangegeven dat men goed tot zeer goed te spreken is over de geboden dienstverlening; in 2 formulieren wordt de dienstverlening als onvoldoende aangemerkt; in 1 formulier wordt aangegeven dat betrokkene matig tevreden is.

Als regelmatig terugkerende opmerkingen wordt genoteerd;

• heel goed dat deze service er is en dat het gratis is
• je wordt erg prettig geholpen, zowel aan de telefoon als in het gesprek
• goed dat je snel kan worden geholpen
• blij dat ik werd doorverwezen naar het CIP
• het zou nog beter zijn wanneer de klant zelf kan zoeken in de computer en/of folders

In alle gevallen waar het toezenden van schriftelijk informatiemateriaal betrof werd dit binnen een week toegezonden.

Zoals uit de cijfers blijkt zijn het de Delftse burgers die het CIP recht van bestaan geven.

Het CIP is een dienstverlenende organisatie. Dienstverlenend voor individuen met een scholingsvraag, maar ook dienstverlenend voor organisaties die zich bezighouden met activiteiten op het gebied van scholing, werk, allochtonen en werkzoekenden.

Dat betekent dat het CIP zich bevindt in een sterk krachtenveld van ontwikkelingen. De organisatie heeft meestal geen directe, autonome invloed op deze ontwikkelingen, maar voelt wel degelijk de effecten ervan.

Met andere woorden: het CIP zal steeds goed op de hoogte moeten zijn en blijven van en aansluiten bij alle ontwikkelingen op dit -brede- werkveld. Om die reden worden hieronder enkele ontwikkelingen kort geschetst, omdat zij van belang zijn of worden voor de toekomst van het CIP.
.

Centrum Werk en Inkomen

Medio 1998 is in Delft het Centrum Werk en Inkomen van start gegaan, gevestigd in het Arbeidsbureau Delft. In het Centrum Werk en Inkomen werken diverse uitkeringsorganisaties samen met arbeidsvoorzieningsorganisaties: GAK Nederland, Cadans, de SFB Uitvoeringsorganisatie, de Dienst Maatschappelijke Zorg en het Arbeidsbureau Delft. Het doel is om werkzoekenden die een beroep op een uitkering willen doen zo snel en goed mogelijk aan het werk te helpen.

Het Centrum Werk en Inkomen zal werken als een front-office (1 loket), waarachter de back-office werkzaam is, die kan bestaan uit verschillende organisaties op het gebied van trajectbegeleiding, informatievoorziening, advisering, etc.

In juni 1998 is het CIP gestart met ‘spreekuren’ bij het Centrum voor Werk en Inkomen: één dagdeel per week is het CIP voor cliënten aanwezig op het CWI. Op basis van regelmatige evaluatie wordt bezien of en hoe deze dienstverlening wordt voortgezet of uitgebreid.

Daarnaast worden cliënten nu ook via het CWI doorverwezen naar het CIP.

Arbeidsbureau, bureau Werkplan, DMZ

Activering naar de arbeidsmarkt is bij bovengenoemde instanties een speerpunt. In veel van de gevallen blijkt toeleiding naar de arbeidsmarkt een relatie met scholing te hebben; veel klanten van deze instanties komen voor een oriëntatiegesprek bij het CIP.

Een gestructureerde samenwerking op dit gebied is mogelijk en wenselijk .Dienstverlening voor de klant dient steeds toegankelijker te worden, onder andere door centrale voorzieningen die zich concentreren op één plaats. Voor de organisaties onderling geldt dat zij steeds kortere communicatie- en werklijnen creëren. Met name de via het CIP uitgevoerde back-office activiteiten bieden mogelijkheden voor intensievere vormen van samenwerking zoals deze bijvoorbeeld nu reeds met het arbeidsbureau gestalte is gegeven.

Reorganisatie Gemeente Delft/NEON

Bij de bezinning op de gemeentelijke taken en de organisatie van de uitvoering hiervan heeft de tot nu toe beschreven dienstverlening in het cluster publiekszaken veel raakvlakken met de dienstverlening van het CIP.

Vanaf de start van het CIP is vraag van de burger leidinggevend geweest voor de inhoud en vormgeving van de dienstverlening. Eerder genoemde enquêtes laten duidelijk zien dat deze dienstverlening gewaardeerd wordt; het aantal cliënten dat geholpen is door het CIP geeft aan dat er een behoefte is aan klantgerichte dienstverlening vanuit een laagdrempelig loket.

Voor wat betreft de back-officeactiviteiten ligt een nauwe samenwerking met de sector werk en inkomen welke binnen het cluster publiekszaken gevormd worden voor de hand; waarbij niet vergeten mag worden dat het CIP ook dienstverlening biedt aan cliënten die geen beroep doen op een gemeentelijke instantie voor het verkrijgen van een inkomen.

Voor 1999 zijn de volgende subsidies ingezet om de bekostiging van het CIP te realiseren :

• Gemeente Delft : afdeling onderwijs ƒ 60.000,-
• Gemeente Delft : WIW ƒ 60.000,-
• Bijdragen derden : ƒ 32.000,-

 Met betrekking tot de financiën zijn er na 1999 de volgende knelpunten te verwachten;

1. Voor 1999 hebben alle participanten toegezegd om naast een inhoudelijke bijdrage ook een aandeel te leveren in de financiën. Voor het jaar 2000 hebben scholingsinstellingen aangegeven dat zij zich terug willen trekken. De TRE-onderwijsgroep en Onderwijsgroep Haaglanden zijn gefuseerd tot één Regionaal Opleiding Centrum waardoor er niet langer sprake is van onderlinge concurrentie tussen de instellingen. De instellingen hebben dus een afnemend belang bij algemene informatieverstrekking. Arbeidsvoorziening wil wel gebruik maken van de dienstverlening van het CIP maar wil nadrukkelijker een inkooprelatie in plaats van een subsidietoezegging.

2. Tot 1998 is jaarlijks een bijdrage geleverd vanuit het fonds sociale vernieuwing. In 1998 is dit fonds vervangen door gelden die voortvloeien uit de derde geldstroom binnen de Wet Inschakeling Werkzoekenden (WIW). De financieringsgrondslag binnen de WIW is totaal anders dan de financieringsgrondslag binnen het fonds sociale vernieuwing. Op basis van de WIW is na 1999 geen financiële bijdrage aan het CIP mogelijk.

6. CONCLUSIES EN VOORSTEL

De jaarverslagen van het CIP spreken voor zich: ieder jaar weer zijn er meer mensen die gebruik hebben gemaakt van de dienstverlening van het CIP. In 1998 waren het meer dan 2100 volwassenen uit de regio Delft, Westland en Oostland die een beroep hebben gedaan op het CIP. Dit is een belangrijk gegeven als men de toekomst van een project nader gaat bekijken.

Voor de gemeente Delft is het bestaansrecht van een onafhankelijke informatievoorziening voor scholing dan ook geen discussiepunt. Een dergelijk informatiepunt moet laagdrempelig zijn, dat wil zeggen geschikt voor alle burgers van Delft. Aan deze criteria voldoet het CIP ruimschoots.

De aard van de door het CIP geboden dienstverlening leent zich bij uitstek voor inbedding in de op te richten " publieksdienst ". Het in de diensten te maken onderscheid in front-office- en back-officeactiviteiten biedt de mogelijkheid om binnen de publieksdienst tweeledig te kunnen functioneren ;

1. Als puur informatief loket (front-office)

2. Als samenwerkingspartner in het kader van trajectbegeleidingsactiviteiten binnen het terrein van " werk en inkomen "

Bij de inbedding van de geboden dienstverlening van het CIP moet rekening gehouden worden met de volgende gegevens:

• In het jaar 2000 is er geen sprake van een financiële bijdrage van de participanten
• In het jaar 2000 is het niet meer mogelijk om de dienstverlening van het CIP te bekostigen vanuit het WIW-fonds

Voorafgaande betekent dat er voor het komend jaar een bedrag van ƒ 60.000,- bezuinigd moet worden op de totale bijdrage van ƒ 120.000,- vanuit de gemeente . Daarnaast is er geen financiële bijdrage meer te verwachten van de participanten.

Om deze bezuiniging op te vangen is het voorstel om het Centraal Informatiepunt te voorlopig onder te brengen bij Bureau Nieuwkomers. Dit levert een kostenbesparing op van de coördinatie (12 uur).

Door de voorlopige inbedding binnen bureau Nieuwkomers en op langer termijn binnen de nieuw te vormen publieksdienst is het mogelijk de advieswerkzaamheden met 8 uur terug te brengen naar 36 uur. Voor de financiële dekking van deze 36 uur is het voorstel om ƒ 60.000,- in te zetten vanuit de onderwijsbegroting en ƒ 60.000,- te genereren via een inkooprelatie met o.a. arbeidsvoorziening, bureau Nieuwkomers en bureau Werkplan.

Aan het einde van het jaar 2000 moet door een evaluatie duidelijk zijn of deze inkooprelatie voldoende oplevert om het CIP op voorgestelde wijze voort te zetten.

• De werkzaamheden van het Centraal Informatiepunt te continueren voor het jaar 2000.
• Gezien de te realiseren bezuiniging CIP voorlopig onder te brengen binnen Bureau Nieuwkomers en in de loop van het reorganisatieproces de positionering van het CIP

binnen de front- en backoffice van de publieksdienst nader te bepalen.

• Voor de financiering van het CIP een bedrag van ƒ 60.000,- inzetten vanuit de onderwijsbegroting. De overige benodigde ƒ 60.000,- genereren via een inkooprelatie met o.a. arbeidsvoorziening, bureau Nieuwkomers en werkplan (financieel risico is voor de gemeente)
• Aan het einde van het jaar 2000 evalueren of de inkooprelatie voldoende garantie biedt om het CIP op voorgestelde wijze voort te zetten.

Lijst van afkortingen en uitleg termen

• AOB Adviesbureau voor Onderwijs en Beroep Arbeidsvoorziening De arbeidsbureaus nieuwe stijl. In 1991 zijn er regionale bureaus arbeidsvoorziening ontstaan
• (RBA), met als taak bemiddelen naar werk voor werkzoekenden.
• BE Basiseducatie
• BVE Beroepsgerichte Volwasseneneducatie
• BIND Bureau Informatie Nieuwkomers Delft
• CIP Centraal Informatie Punt Volwasseneneducatie
• CWI Centrum Werk en Inkomen
• DMZ Dienst Maatschappelijke Zorg
• GAK Gemeenschappelijk Administratie Kantoor
• SFB Sociaal Fonds Bouwnijverheid
• VAVO Voortgezet Algemeen Volwassenen Onderwijs
• WIW Wet Inschakeling Werkzoekenden