Bestuurlijke samenvatting bij de rapportage Treasury in Delft. Een kennisorganisatie van concern en diensten (3 juni 1998).

Treasury in Delft:

een kwestie van risicobeheersing

Binnen de gemeente Delft gaan enorme bedragen om. De gemeente heeft een jaaromzet van een miljard gulden en heeft globaal 700 miljoen gulden van anderen geleend. De garantieportefeuille is 2 miljard gulden groot.

Die honderden miljoenen guldens vragen om een actief beheer via de gemeentebank. De nog jonge afdeling Treasury vervult die bankfunctie en is daarmee verantwoordelijk voor de financiële bloedsomloop van onze organisatie. Deze interne geldbank is toe aan een herijking: een statuut en regelmatige afstemming binnen de gemeente kunnen het dagelijks omgaan met grote stromen geld in verantwoorde banen houden. De rapportage ‘Treasury in Delft; een kennisorganisatie van concern en diensten’ doet voorstellen om de gewenste herijking te verwezenlijken. Een verdere professionalisering van het financieel beleid vloeit logisch voort uit de principes van ‘Delft Kennisstad’.

De rapportage is mede op aandringen van de gemeenteraad geschreven. Het rapport heeft de instemming van het ambtelijk management (controllers, DMT, DHO) en de OndernemingsRaad

Waarom treasury management?

Waarom is treasury management voor een gemeente als de onze juist nu zo actueel? De wereld buiten en binnen de gemeente Delft verandert. De algemene uitkering van de centrale overheid daalt gestaag. Bovendien brengt de centrale overheid steeds meer taken bij gemeenten onder en laat het rijk het tegelijkertijd in toenemende mate aan de gemeenten over om zelf middelen te vinden om die taken te financieren. Kortom: gemeenten moeten meer doen met minder geld. Dat maakt een doordacht en integraal financieel beleid hoogst urgent; een beleid ook dat past in een voortgaande, organisatiebrede professionalisering van de gemeente.

Overigens ‘minder geld’ betekent niet altijd ‘weinig geld’. De centrale overheid laat het beheer van gelden meer en meer aan de gemeenten over. Daardoor ontstaan ook grotere financiële risico’s, te meer daar de bewegingen op de rentemarkten steeds grilliger worden onder invloed van wegvallende grenzen en schaalvergroting in de financiële wereld. Sprekende over enige honderden miljoenen guldens per jaar, is het dan ook noodzakelijk de financiële markten van uur tot uur te volgen en met een duidelijke rentevisie de vele miljoenen guldens op verstandige wijze te beheren. De naderende entree van de euro verruimt de mogelijkheden in dit licht aanzienlijk.

Taken van treasury

Om de verschillende geldstromen goed te sturen, ‘bezoekt’ treasury dagelijks per telefoon en computer de vermogensmarkten. De taken van treasury strekken zich uit over vier hoofdterreinen: cashmanagement, corporate finance, risicobeheer en netwerken.

Cashmanagement betreft het beleid en het beheer van geld, tegoeden van bank en giro en bezittingen binnen het bestek van een jaar.

Corporate finance betreft het beleid voor tekorten en/of overschotten die zich over een langere periode dan één jaar uitstrekken. Deelnemingen in fondsen als het Bouwfonds, de BNG en het EZH behoren tot het instrument van corporate finance.

Risicobeheer omvat alle risico’s waaraan een gemeente blootstaat, zoals bijvoorbeeld rentemanagement, debiteurenrisico’s en algemene managementrisico’s. Binnen de marges van verantwoord risicobeheer moet naar een maximaal financieel resultaat worden toegewerkt.

Netwerken, ofwel ‘investor relations’ staat als vierde hoofdtaak voor het onderhouden van de financiële contacten om op die manier de goede naam van onze gemeente permanent op het netvlies van de financiële marktpartijen te houden.

Nieuwe middelen

Om de taken in de snel veranderende financiële wereld van nu naar behoren te kunnen uitoefenen is de inzet van - voor de gemeente Delft - nieuwe instrumenten noodzakelijk. Dit geldt bijvoorbeeld voor het gebruik van derivaten, zoals opties, termijncontracten en onderlinge ruilcontracten (swaps). De voorwaarden waaronder derivaten kunnen worden aangewend staan beschreven in het treasury statuut.

De geactualiseerde Delftse kennis en ervaring op treasurygebied kan mede interessant zijn voor andere gemeenten en corporaties. Het aanbieden van deze knowhow kan de gemeente Delft extra inkomsten opleveren. Dit zal verder onderzocht worden.

De gewenste aanscherpingen

Treasury wikt en weegt dus permanent om gemeenschapsgeld zo verantwoord mogelijk te beheren. Een blijvend succesvol treasurybeleid is gebaseerd op een transparante organisatie die zorgt voor tijdige en gedetailleerde informatie. Dat is het fundament om de grote geldsommen waarmee treasury dagelijks omgaat, goed te sturen. De komende reorganisatie van het gemeente-apparaat vergroot deze transparantie.

Onvolledige informatie kan leiden tot financiële beslissingen die net niet optimaal zijn. Een half procentje verkeerd ingeschat, kan al snel tot een aanzienlijk lager financieel rendement leiden. Als de juiste informatie op het juiste moment voor treasury beschikbaar is, kan fors geld worden bespaard. In plaats van omkijken om te zien wat een transactie de afdeling heeft gekost of opgeleverd, is het wellicht beter dat afdelingen vooral vooraf met gedegen analyse weten hoe geldmiddelen tijdig kunnen worden ingezet om het gewenste doel te bereiken. Veel organisaties moeten daar nog aan wennen. In het geval van Delft geldt dat te meer voor die situaties waarin nieuwe plannen nog niet door de raad zijn geaccordeerd.

Basis voor een succesvolle intra-gemeentelijke samenwerking ligt in het formuleren en accorderen van een treasury statuut. De gemeenteraad legt in een treasury statuut vast welke renterisiconormen en limieten aanvaardbaar zijn. Het statuut geeft tevens aan in welke mate financiële instrumenten kunnen worden ingezet. Richtlijnen, normen en limieten worden uitgewerkt in een treasury handboek.

Om de vinger aan de pols te houden, is tevens de instelling van een treasuryberaad nodig. Een treasuryberaad kan bestaan uit de wethouder financiën, hoofd Bestuursdienst, de staf CFB, in voorkomende gevallen het hoofd grondzaken en de beleidsmedewerker van treasury management. Het treasuryberaad kiest minstens drie keer per jaar het meest waarschijnlijke strategische scenario ten aanzien van financieringsbehoefte en rente-ontwikkelingen.

Treasury management is geen geïsoleerd fenomeen binnen de gemeente. Financieel risicobeheer heeft wortels tot in elke afdeling. Treasury management is toe aan een breder gedragen positie binnen de gemeentelijke organisatie om samen met alle collega-ambtenaren een bijdrage te leveren aan een professioneel financieel beleid. Dat verdient de organisatie. Dat verdient de burger van Delft.

Beslispunten

Beslispunten uit de rapportage Treasury in Delft. Een kennisorganisatie van concern en diensten:

* herbevestiging van de doelstellingen van treasury management;

* verstevigen van de concernsturing op het vlak van het betalingsverkeer, debiteuren/crediteuren, beheer van geldstromen m.b.t. onroerend goed, beleggingen in de nutssector;

* onderzoek naar het aanbieden van knowhow aan andere instellingen;

* vaststellen van het treasury statuut;

* instellen van het treasuryberaad;

* instemmen met de normen voor rentemanagement, renterisico’s en het gebruik van nieuwe instrumenten, zoals derivaten;

* instemmen met verdere automatisering en de daarbij behorende onderhoudskosten;

* instemmen met de administratieve gevolgen van de vernieuwde treasurystrategie,zoals die worden vastgelegd in een treasury handboek;

* instemmen met de beperkte personele consequenties van het treasurybeleid;

* instemmen met een lijst van geldnemers en geldgevers die het vertrouwen waard zijn.