CONCEPT

 

Besluitenlijst Presidium d.d.  29 november 2004

 

Voorzitter:                    De heer Van Doeveren

Griffier:             Mevrouw Van Delft

Secretaris:                    Mevrouw Van der Rest

Aanwezig:                    De dames Van der Hoek, Bolten en Lourens.

                                   De heren Verkerk, Blinker, Gabeler en Meuleman (tot 19.30 uur).

 

 

1.

Opening en mededelingen.

De vergadering wordt om 18.30 uur geopend.
Mededelingen:
De voorzitter meldt dat er problemen zijn geweest bij de verzending van commissie Duurzaamheid. De voorzitter zegt dat hij (uit zijn functie als voorzitter van genoemde commissie) de wethouder heeft medegedeeld dat deze gang van zaken onacceptabel is en dat in het vervolg geen ruimte meer zal worden gegeven voor deze wijze van handelen. Indien een commissievoorzitter akkoord gaat met een nazending, dan dient dit beperkt te blijven tot één nazending. Indien dit niet haalbaar is, dan wordt behoudens zeer uitzonderlijke omstandigheden het collegevoorstel van de agenda afgevoerd.
Verder meldt de voorzitter zich verkeken te hebben op de omvang van het toegevoegde voorstel ‘voorontwerp bestemmingsplan Spoorzone’ (inhoudelijk zowel als logistiek). Afgesproken wordt dat de presidiumleden dit in de eigen fracties reeds melden en dat de voorzitter in de vergadering zelf de volgende punten nogmaals onder de aandacht brengt van de commissieleden:

·         Opzet van de opname op de bespreekagenda was m.n. het zo snel mogelijk in procedure brengen van het voorstel (inspraaktraject).

·         Er wordt niet verwacht dat fracties op dit moment reeds ‘echte uitspraken’ doen m.b.t. het voorstel.

·         Binnen het verder te volgen besluitvormingstraject volgen nog diverse momenten waarop de commissie haar oordeel kan uitspreken.

De griffier vraagt de presidiumleden, mede n.a.v. van het bovenstaande, in het vervolg voordat eventuele toezeggingen met betrekking tot nazendingen worden gedaan richting portefeuillehouders, dit ook met de griffie op te nemen en te informeren of een nazending op dat moment nog logistiek haalbaar is. De leden van het presidium stemmen hiermee in.

De voorzitter meldt (n.a.v. een emailbericht van mevrouw Bolten) dat er nog een openstaande vacature is in de algemene commissie. Voorgesteld wordt de voorzitter van het presidium te benoemen tot voorzitter en de vice-voorzitter tot 1e plaatsvervangend voorzitter. De leden van het presidium stemmen in met het voorstel.   

De griffier meldt dat door de leden van commissie Middelen & Bestuur is besloten de evaluatie van de gedragscode uit te stellen tot maart 2005. De evaluatie is nu opgenomen op de planning van de commissie.

Verder meldt de griffier dat er binnen de griffie een aantal veranderingen zullen plaatsvinden m.b.t. de werkverdeling (per 1 januari 2004), dit ter verbetering van het intern werkproces. De wijziging die m.n. naar buiten toe merkbaar zal zijn is de ondersteuning van de voorzitter van de commissie CKE & M. De huidig commissiegriffier, mevrouw Horree vertrekt en zal zich in de plaats hiervan gaan richten op de verbetering van het RIS. De heer Van der Slikke zal de functie van commissiegriffier CKE & M overnemen.

Verder meldt de griffier dat er, vooruitlopend op een verdere digitalisering van de besluitenlijsten, zal worden overgestapt op andere geluidsapparatuur in de commissiekamer/raadszaal. Eerste opzet van de verandering is het verbeteren van de kwaliteit van geluidsbanden en archivering. Tweede (achterliggende) opzet is om in de toekomst het koppelen van geluidsfragmenten aan digitale besluitenlijsten mogelijk te maken.

De heer Meuleman verzoekt de leden van het presidium in te stemmen met de door hem voorgestelde datum van 22 februari 2005 t.b.v. de commissie Extern Bouwhoogten. De leden van het presidium stemmen in met zijn voorstel.

Verder zegt de heer Meuleman onaangenaam verrast te zijn door de forse lading stukken en de grote hoeveelheid (extra) uitgenodigde commissieleden bij de komende vergadering van Leefbaarheid (2 december a.s.). Hij vraagt hoe dit geregeld is.

Mevrouw Bolten antwoordt dat de commissievergadering van Leefbaarheid aan het eind van het jaar altijd erg druk bezet is, dit m.n. door de subsidiebundel waarin diverse  onderwerpen van meerdere commissies gebundeld zijn. Daarbij zijn er deze vergadering een aantal voorstellen gepland die raakvlak hebben met de commissies WZO en M&B en die niet eerder gereed waren voor behandeling.

Afgesproken wordt dat de commissiegriffier in toekomstige gevallen altijd overleg heeft met  de commissie voorzitters of de leden van andere commissies uitgenodigd moeten worden?

De heer Meuleman vraagt aandacht voor de organisatie van de ‘Lichtjesavond’ en de inspraakavond dagopvang. Wederom twee bijeenkomsten die georganiseerd zijn op één en dezelfde avond.
De griffier zegt dit binnen de gemeentelijke organisatie reeds eerder te hebben aangekaart. Door de secretaris is bevestigd dat wordt gestreefd naar zo min mogelijk dubbeling (brief van de gemeentesecretaris / GMT in deze volgt). De ambtelijke organisatie is via het GMT er nogmaals op gewezen om bij het plannen van bijeenkomsten rekening te houden met het vergaderschema van de raad. Feit is echter dat de raad vergadert op alle dinsdag-  en donderdagavonden en daarbij ook verhinderd is op een aantal maandagavonden (fractieoverleg). Dit maakt de keus voor anderen zeer beperkt. Het gevolg is dat dit altijd zal leiden tot momenten waarop door de organisatie keuzes m.b.t. belang raad / overigen zullen moeten worden gemaakt. Het komt in een aantal gevallen voor dat deze keuzes negatief uitvallen voor de raad.

 

 

2.

Vaststellen besluitenlijst d.d 8 november 2004 / actiepuntenlijst.

Tekstueel:

De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld.

 

N.a.v.:

pag. 4 – punt 7 (overige rondvragen) – toezending antwoord portefeuillehouder.

Mevrouw Van der Hoek vraagt genoemde termijn voor toezending antwoord portefeuillehouder iets op te rekken. De leden van het presidium stemmen hiermee in. Maximale termijn wordt nu: acht werkdagen. 

Actiepuntenlijst:

N.a.v.
Punt 6:
De heer Blinker vraagt naar de stand van zaken m.b.t. actiepunt 6.

De voorzitter / griffier meldt dat de heer Vuijk de behandeling van de startnotitie bezuinigingen afwacht (M&B december) en zal bezien of bespreking ervan voldoende uitkomst voor hem biedt. Terugkoppeling volgt.

Punt 10:
Het woordje eerstvolgend wordt gestreept.
Het punt komt inhoudelijk aan de orde in M&B (december).

Punt 11:

Mevrouw Van der Hoek vraagt naar de status van genoemd actiepunt. De heer Blinker merkt op dat dit ‘slechts’ uitwisseling van informatie betreft.

Punt 14:

Mevrouw Bolten vraagt of de burgemeester al antwoord heeft op gestelde vraag. De burgemeester zegt de notulen nog niet te hebben nagelezen. Genoemd actiepunt wordt doorgeschoven naar december.

 

 

 

 

3.

Conceptagenda gemeenteraad d.d. 16 november 2004.

De leden van het presidium stemmen in met de voorlopige bespreekagenda en de hamerstukkenlijst onder toevoeging van de volgende punten:

·         aanwijzen leden Algemeen Bestuur gemeenschappelijke regeling brandweer Delft / Rijswijk

·         benoeming projectleider / beoogd commandant als 1e commandant brandweer Delft / Rijswijk.

·         benoeming voorzitter / 1e plv. voorzitter Algemene Commissie.

De conceptagenda wordt met inbegrip van bovengenoemde aanpassing vastgesteld.

 

 

4.

 

Definitieve vaststelling taken- en werkwijze presidium door de raad.

De griffier meldt dat bovengenoemd punt reeds enige tijd staat opgenomen op de actiepuntenlijst. Zij vraagt het presidium welke acties van haar kant op dit punt worden verwacht, daar in juni van dit jaar reeds een aantal punten zijn vastgelegd (stuk 128).
Na enige discussie wordt door de leden van het presidium geconcludeerd dat het van belang is dat (gezien de verkiezingen over 1½  jaar) nu reeds wordt geanticipeerd op deze zaak (samenstelling / werkwijze presidium na de verkiezingen).
Besloten wordt het onderwerp voor te leggen aan de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing. Het onderwerp wordt van de actiepuntenlijst gestreept.   

 

 

5.

Conceptbrief Stadskrant.

Na enige toelichting van de griffier wordt besloten de hernieuwde afspraken van griffie / mediabureau af te wachten en de brief tot het volgend overleg in beraad te houden.

 

 

6.

Project herbezinning  Rechtsbeschermingsbedrijf.

De voorzitter meldt dat hij morgen (30 nov.), naar aanleiding van een door het vakteam uitgezette enquête, een gesprek heeft met de heer Moesker (vakteamhoofd JZ) .
Op dit moment vindt binnen de gemeente (mede n.a.v. een VVD motie uit 2003) een evaluatie plaats van het totale rechtsbeschermingbedrijf. Men bevindt zich op dit moment in de fase waarin een aantal deskundigen/belanghebbenden worden bevraagd (college is reeds eerder benaderd). Een van de doelen van de enquête is om te peilen of het mogelijk is om het bedrijf op een andere wijze vorm te geven. De adviezen voortkomend uit de enquête zullen in een later stadium (voorjaar 2005) aan de raad worden voorgelegd.

De voorzitter vraagt aandacht voor de fundamentele keuzes die op dit moment in het proces reeds worden gemaakt en vraagt het presidium of op dit moment een bredere  aanpak waarbij de raad of commissie wordt betrokken wenselijk is.

Het presidium besluit de resultaten van de enquête/het voorstel nog even af te wachten.

 

 

7.

Geluidsinstallatie raadzaal

Het presidium vraagt de griffier in verband met de slechte kwaliteit van het geluid in de raadszaal de volgende stappen te ondernemen:

·         advies in te winnen bij diverse audiospecialisten m.b.t. verbeteren/vernieuwen geluidsinstallatie raadszaal (+ kostenplaatje);

·         informeren naar de mogelijkheden / kosten van het plaatsen van monitors op de tafels/projectie op scherm (t.b.v. het meelezen van moties e.d.);

·         een plan op te stellen t.b.v. beheer/onderhoud van een eventuele nieuwe/verbeterde versie van de installatie;

·         rapportage in deze voor te leggen aan het presidium.

De griffier zegt toe hier stappen voor te zullen ondernemen.

 

 

8.

Procedurevoorstel spreektijden interpellatiedebat.

Het voorstel wordt besproken en diverse alternatieven worden naar voren gebracht. Alhoewel het een ieders belang is dat de vergadering zo efficiënt mogelijk verloopt, wordt besloten, daar het om een fundamenteel, democratisch recht van raadsleden gaat (spreekrecht), de discussie voort te zetten in het eerstvolgend overleg. Het stuk zal wederom worden geagendeerd voor het eerstvolgend presidiumoverleg.

 

 

9.

Rondvraag.

De heer Gabeler vraagt of er een noodscenario t.b.v. de komende vergaderingen van commissies en raad voorhanden is, dit in verband met de zeer slechte gezondheidstoestand van Prins Bernhard en een eventuele vordering van het stadhuis in de komende (vergader)periode.

De burgemeester/griffier zal dit navragen. Uitkomst wordt op korte termijn teruggekoppeld naar het presidium.

 

 

10.

 

Sluiting.

De voorzitter sluit om 20.00 uur de vergadering.