Voorzitter

De heer Van Doeveren

Plv.griffier / secretaris

Mevrouw Van der Rest

Aanwezig:

Met kennisgeving afwezig: mevrouw Van Delft (griffier), de heer Gabeler

1.

Opening en mededelingen
De voorzitter opent om 18.30 uur de vergadering.

De voorzitter deelt mee dat de reguliere vergadering van het presidium op 5 september plaatsvindt en meldt dat de conceptagenda voor de raadsvergadering van 29 september a.s. in deze vergadering besproken wordt.
Mevrouw Van der Hoek stelt voor, namens de raad, een bloemetje te sturen aan de griffier i.v.m. de geboorte van haar zoon Jelle. De leden van het presidium stemmen in met haar voorstel, de plv.griffier zegt toe dit te zullen regelen.

2.

Vaststelling verslagen d.d. 13 en 20 juni 2005 / actiepuntenlijst en overzicht openstaande moties.
N.a.v. (besluitenlijst 13 juni)
Pag. 1 – overzicht moties
Mevrouw Van der Hoek vraagt of het geactualiseerde overzicht op het RIS wordt geplaatst en of het overzicht actief onder de aandacht van raadsleden moet worden gebracht. De plv.griffier bevestigt dat na iedere presidiumbijeenkomst een geactualiseerde versie van het overzicht op het RIS wordt geplaatst. Raadsleden kunnen het overzicht op het RIS raadplegen.
Er vindt geen actieve terugkoppeling plaats richting raadsleden.
Pag. 2 – evaluatiegesprek griffier
Mevrouw Van der Hoek vraagt naar de uitkomst van genoemd gesprek.
De voorzitter meldt dat het evaluatiegesprek heeft plaatsgevonden. Aanwezig bij het gesprek waren: mevrouw Bolten, de voorzitter en de griffier. De aangeleverde inbreng vanuit de fracties is betrokken bij het gesprek.
Resultaat van het gesprek is dat de voorlopige aanstelling is omgezet in een vaste aanstelling. Een verslag van het gesprek is opgemaakt.
De griffier heeft in het evaluatiegesprek toegezegd de inbreng van de fracties- /aanbevelingen n.a.v. het gesprek te zullen betrekken bij de verdere uitvoering van haar functie.

De besluitenlijsten van 13 en 20 juni 2005 worden ongewijzigd vastgesteld.

Actiepuntenlijst
N.a.v. (punt 3 – evaluatie gedragscode)
Mevrouw Van der Hoek vraagt of de datum van de Evaluatie Gedragscode haalbaar is en of externen betrokken worden bij de evaluatie.
De burgemeester antwoordt dat hij overweegt om bedenkers/beleidsmakers die betrokken zijn geweest bij het opstellen van het wetsartikel waarmee het opstellen van de gedragscode verplicht is gesteld, te betrekken bij de evaluatie. Dit m.n. om naar hen over te brengen dat het afdwingen van regels uit de gedragscode zelden tot oplossingen van conflicten leidt. Daarbij wil hij hen vragen mee te denken over mogelijke oplossingen voor geconstateerde knelpunten voortvloeiend uit de regeling zoals het verschil in interpretatie m.b.t. normen/waarden, beperkte mogelijkheden om sancties op te leggen e.d.
Met betrekking tot de planning merkt de burgemeester op dat de evaluatie in voorbereiding is en in oktober of november naar de relevante commissie zal gaan.

Overzicht moties
De planning van de afhandeling van de moties M-2 / CDA (wet Bibob) en M-3 / GroenLinks e.a. (Cameratoezicht) wordt bijgesteld. De datum van afhandeling voor beide moties wordt Oktober.

3.

Verzoek wijziging datum technische informatieavond.
Vanuit de ambtelijke organisatie is verzocht de datum van de technische informatieavond te verzetten, dit om een betere aansluiting te bewerkstelligen tussen de schriftelijke vragenronde programmabegroting en genoemde avond.

Het presidium stemt in met het verzoek.

• De avond wordt verplaatst van 14 september naar 12 oktober.
• De vergaderplanning wordt overeenkomstig aangepast.
• Na vaststelling van de programmabegroting zal bij de evaluatie bekeken worden of deze technische informatieavond in de toekomst nog noodzakelijk/gewenst is.

4.

Commissie Duurzaamheid
Extra vergaderingen
De commissievoorzitter Duurzaamheid heeft een verzoek ingediend voor drie (3) extra vergaderavonden (i.v.m. opeenhoping van bespreekonderwerpen), te weten: 8 september (onderwerp Spoorzone), 22 november en 20 december a.s.

Het presidium stemt in met de extra vergaderingen op 8 september en 22 november a.s. Ten aanzien van het verzoek voor de vergadering van 20 december besluit het presidium het volgende. Vooralsnog wordt die extra vergadering niet toegestaan. De commissievoorzitter Duurzaamheid wordt verzocht om bij de voorgestelde planning ook de maanden januari en februari 2006 te betrekken om te bekijken of de vergadering in die maanden geen ruimte biedt voor onderwerpen die voor december 2005 op de rol zullen staan. Daarbij moet dan betrokken worden de urgentie om onderwerpen nog in 2005 af te handelen.
De commissievoorzitter zegt toe dit te zullen terugkoppelen richting portefeuillehouder en zal zo nodig het onderwerp agenderen voor de presidiumbijeenkomst van 5 september a.s.

Inspreekrecht Ruimtelijke Ordening.
De commissievoorzitter Duurzaamheid meldt het presidium tegen problemen aan te lopen bij toepassing van het spreekrecht (o.e.k. de verordening raads- commissie) bij de behandeling van voorontwerpbestemmingsplannen.
Voorontwerpbestemmingsplannen worden sinds enige tijd, op verzoek van de raad, voorafgaand aan de inspraak eerst voorgelegd aan de commissie. Dit ter bevordering van de kaderstellende rol van de raad. De commissie neemt dan het besluit om het voorontwerp verder vrij te geven voor inspraak.
Deze extra bespreekronde in de commissie geeft echter ook insprekers het recht op een extra inspreekronde en juist deze extra inspreekronde, voorafgaand aan de reguliere inspraak op basis van de WRO, leidt tot langdurige vergaderingen (gemiddeld twee uur extra bij ieder voorontwerpbestemmingsplan).
De commissievoorzitter stelt n.a.v. het bovenstaande voor, het spreekrecht in de commissie bij bestemmingsplannen meer in lijn te brengen met de WRO en de raad voor te stellen om de verordening op de raadscommissies hierop zodanig aan te passen dat het spreekrecht bij voorontwerpbestemmingsplannen wordt uitgesloten en vraagt de mening van de overige leden m.b.t. zijn voorstel.

De leden van presidium erkennen het probleem en suggereren

• Een voorstel te doen richting de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing om het onderwerp te betrekken bij de raadsconferentie van 10 september a.s. om te bezien of de inspraak in de commissies beter in lijn kan worden gebracht met de wettelijke inspraak. Zonodig kan daarna een voorstel worden ontwikkeld om het RvO op dit punt meer in lijn te brengen met de wettelijke inspraak.
• De communicatie richting burger m.b.t. de behandeling van voorontwerpen te verbeteren en duidelijk te maken dat het bij de bespreking van de voorontwerpen om een globale toetsing gaat. Getoetst wordt ‘slechts’ of het voorontwerp kan worden vrijgegeven voor inspraak (actie richting Stadskrant). Eventueel kan de tweede termijn van de inspraak geschrapt worden.
• De agendering op de bespreekagenda van de commissie overeenkomstig het bovenstaande aan te passen. Voorontwerpen van het bestemmingsplan te agenderen op de lijst niet te bespreken stukken en als het ter bespreking komt het te agenderen als "toetsing voor het vrijgeven van inspraak".

De commissievoorzitter stemt in met de suggesties van het presidium en zegt toe:

• Het onderwerp aan te zullen melden voor de raadsconferentie.
• De agendering overeenkomstig voorstel aan te passen.

Commissievergadering 30 augustus (vervanging voorzitterschap)
De heer Meuleman zal de commissievergadering Duurzaamheid van 30 augustus a.s, i.v.m. afwezigheid van de heer Van Doeveren, voorzitten.

Commissievergadering 8 september (voorontwerpbestemmingsplan Spoorzone)
M.b.t. de behandeling van het voorontwerpbestemmingsplan Spoorzone wordt besloten dat:

• De besloten vergadering aanvangt om 18.00 uur in de commissiekamer van het stadhuis (broodjes/soep)
• De openbare vergadering aanvangt om 19.00 uur in de raadszaal (i.v.m. de te verwachten hoge opkomst van burgers).
• De voorzitter zoveel mogelijk zal proberen de inspraakreacties te kanaliseren en op één avond af te ronden. Eventueel zal een kortere inspraak dan 3 minuten worden gehanteerd.

Mevrouw Bolten stelt voor insprekers direct te laten plaats nemen achter de microfoons in de raadszaal en de commissieleden op de tribunes, dit ter bevordering van een snel verloop van de inspraakronde. De commissievoorzitter zegt toe haar suggestie mee te zullen nemen bij de voorbereiding van zijn vergadering.

Nabespreking procesgang commissie Middelen & Bestuur d.d. 28 juni j.l.
Mevrouw Van der Hoek geeft aan de procesgang rond genoemde commissie als zeer vervelend ervaren te hebben. Met name de (mis)communicatie over het wel dan niet aanleveren van onderliggende stukken voor deze vergadering, heeft bij haar en diverse commissieleden tot irritatie geleid. Daarbij was het aanvangstijdstip (22.00 uur) niet plezierig.
De burgemeester merkt op begrip te hebben voor haar opmerkingen. Hij geeft aan dat m.n. de politieke belangen zwaar wogen en gestreefd werd naar afhandeling van het onderwerp voor het reces. Daarbij zegt de burgemeester in de veronderstelling te zijn geweest, dat het onderliggende stuk al op een eerder tijdstip richting commissie was gestuurd. Er zal naar worden gestreefd om onduidelijkheid over (het tijdstip van) toezending van stukken in de toekomst te vermijden.

.

5.

Notitie inzake de relatie ondernemingsraad / gemeenteraad.
De leden van het presidium stemmen in met de notitie.
Besloten wordt de memo ter kennisname (bij de verzending van de eerstvolgende raadsagenda) toe te sturen aan alle raadsleden.
De gemeentesecretaris zal worden verzocht het memo eveneens richting Ondernemingsraad te verspreiden.

6.

Procedure bij beëdiging en installatie van een nieuw te benoemen raadslid
(Onderwerp is op verzoek van de heer De Wit voorgelegd aan het presidium)
De leden van het presidium besluiten, na een korte discussieronde, het onderwerp door te geleiden voor juridisch advies. Het advies zal, zodra dit bekend is, worden teruggekoppeld richting presidium. De heer De Wit zal hierover worden bericht.

7.

Reglement adviescommissie Klachtbehandeling
De leden van het presidium besluiten het verzoek van de heer Meuleman/ Stadsbelangen (het nader bezien van het Reglement adviescommissie Klachtbehandeling) te betrekken bij de evaluatie van de Gedragscode.
De onderstaande, door de heer Meuleman ingebrachte vragen/opmerkingen, zullen hierbij worden meegenomen:

• Het klachtenreglement betreft een papieren reglement. Zonder echte sancties stelt dit reglement weinig voor.
• Moet de samenstelling van de adviescommissie worden gehandhaafd?
  Bij de behandeling van een eerdere klacht hebben zowel de voorzitter van de raad/ adviescommissie en de vice-voorzitter van de raad zich verschoond van deelname aan de commissie.
• Moeten klachten vanuit de ambtelijke organisatie over raadsleden behandeld worden in de Adviescommissie Klachtbehandeling? Dit gezien het feit dat het college verantwoordelijk is voor de ambtelijke organisatie en de raad vervolgens het college controleert.
• Kan de gemeentesecretaris een klacht indienen namens een ambtenaar of moet de betrokken ambtenaar dit zelf doen?

8.

Instrumentennota.
(Uitvoering motie VII_VVD_d.d. 23/28 september 2004)
De leden van het presidium nemen kennis van de nota en stemmen in met verspreiding van de nota naar raadsleden/commissieleden niet raadsleden. Verspreiding vindt plaats in week 35.

9.

Onderzoeksvoorstel Delftse Rekenkamer
De leden van het presidium nemen kennis van het onderzoeksvoorstel. Het voorstel zal ter kennisname worden doorgeleid naar commissie Middelen & Bestuur (lijst niet te bespreken stukken van 6 september a.s.).
Presentatie en bespreking van de resultaten van het onderzoek zal worden geagendeerd in commissie Middelen & Bestuur.

10.

Rondvraag
De heer Meuleman vraagt wie uitvoering gaat geven aan het raadsbesluit van 30 juni jl. (stuk 131 II – klacht van de gemeentesecretaris tegen de heer De Wit).
De burgemeester zegt toe de heer De Wit overeenkomstig het besluit te zullen berichten.
De heer Meuleman merkt verder op dat er, zijn inziens, behoefte bestaat aan een terugkoppeling/stand van zaken door raadsleden/ commissieleden-niet raadsleden vanuit de (advies)commissies / besturen waarin zij vertegenwoordigen namens de raad.
De voorzitter stelt voor dit onderwerp te agenderen voor het eerstvolgend fractievoorzitteroverleg. De leden van het presidium stemmen in met zijn voorstel.
Mevrouw Van der Hoek wijst op het wederom samenvallen van diverse activiteiten (Childstreet / raadsuitje en open monumentendag / raadsconferentie). Zij vraagt nogmaals aandacht voor dit punt.
De burgemeester maakt melding van een verzoek dat middels e-mail is binnengekomen om een raadsvergadering te mogen filmen. Hij zegt toe op korte termijn te zullen nagaan wat de achtergrond is van het verzoek en welke maatschappij het betreft.
Verder meldt de burgemeester dat het college een reactie voorbereidt op de Quick Scan Dualisme. Naar aanleiding daarvan stelt de burgemeester voor op korte termijn (maar na 10 september) een gezamenlijke bijeenkomst te organiseren waar alle betrokken partijen bij aanwezig zijn. De voorzitter stelt voor dit in samenspraak met de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing te regelen. De leden van het presidium stemmen in met zijn voorstel.

11.

Sluiting.
De vergadering wordt om 20.00 uur gesloten.