Voorzitter

De heer Van Doeveren

Griffier

Mevrouw Van Delft

Secretaris

Mevrouw Van der Rest

Aanwezig:

Afwezig: De heren Meuleman (opmerkingen bij punt 4 van de agenda) en Verkerk
             (opmerkingen bij punt 3 van de agenda)

1.

Opening
De voorzitter opent om 18.30 uur de vergadering.
De volgende documenten worden verspreid:
- memo inzake vergadersysteem raadzaal & commissiekamer / inrichting
  raadzaal;
- e-mail bericht van de heer Meuleman inzake commissie Extern Delft
  Kennisstad;
- enquêteformulier + begeleidende brief inzake de programmabegroting.
Mededelingen
De voorzitter deelt mee dat als extra punt aan de agenda wordt toegevoegd het punt evaluatie programmabegroting. Genoemd punt zal behandeld worden voor punt 3 van de bespreekagenda (inrichting & geluid raadzaal).
De voorzitter geeft vervolgens een stand van zaken m.b.t. de vacatures bij de griffie.
1. Commissiegriffier.
    De voorzitter meldt dat voor die vacature een kandidaat was geselecteerd,  
    maar dat onvoorziene omstandigheden hebben geleid tot afzegging van de
    geselecteerde kandidaat. Inmiddels is een nieuwe kandidaat (vrijwel gelijk
    scorend in het selectieproces) benaderd. Deze kandidaat heeft te kennen
    gegeven nog beschikbaar te zijn. Een rechtspositiegesprek zal nog deze week
    plaatsvinden.
2. Raadsadviseur.
    De voorzitter merkt op dat een voorkeurskandidaat was geselecteerd, maar dat
    tegenvallende resultaten van het assessment hebben geleid tot afzegging van
    de geselecteerde kandidaat. Uit de selectie van voorgaande rondes zijn geen
    geschikte kandidaten meer beschikbaar. De vervolgstappen die nu worden
    gezet zijn:
    - er wordt een extern bureau ingezet t.b.v.de werving van nieuwe kandidaten +
      potentiële kandidaten uit netwerk griffier
    - waarneming van de functie raadsadviseur zal vooralsnog plaatsvinden door de
      huidige invalkrachten.
De leden van het presidium nemen kennis van de stand van zaken en stemmen in met de vervolgstappen.

2.

Vaststelling verslagen en actiepuntenlijst.
Verslag d.d. 10 oktober 2005
Tekstueel: geen opmerkingen.
N.a.v.: Pag. 3 punt 4 (conceptagenda programmabegroting):
De heer Gabeler maakt een opmerking over de lange spreektijden van collegeleden tijdens de behandeling van de programmabegroting. De voorzitter stelt voor dit mee te nemen bij de evaluatie programmabegroting. De heer Gabeler stemt hiermee in.
Pag. 4 punt 9 (dubbelingen commissievergaderingen)
Mevrouw Bolten vraagt op verzoek van enkele leden van de Commissie Leefbaarheid, die ook lid zijn van de Commissie CKE nogmaals aandacht voor dubbelingen van vergaderingen. Vorige vergadering is alleen gesproken over de dubbeling voor portefeuillehouders. Echter de leden van de Commissies hebben aangegeven de dubbelingen ook hinderlijk te vinden. Ook deze maand vergaderen weer twee commissies gelijktijdig. Zij vraagt om dit in de komende (nieuwe) vergaderingplanning voor 2006 te vermijden. De voorzitter zegt toe hier aandacht aan te zullen geven. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.
Verslag d.d. 17 oktober 2005 Tekstueel: mevrouw Bolten en Van der Hoek merken op dat zij zich hebben afgemeld voor de vergadering. De afmelding zal worden opgenomen in het verslag.
N.a.v.: Pag. 1 (rapport rijksrecherche) De heer Van den Doel merkt op het betreurenswaardig te vinden dat hij direct na genoemde vergadering alsnog een kopie van het rapport van de rijksrecherche op zijn deurmat aantrof. Hij geeft aan het zeer vervelend te vinden dat, ondanks de bespreking die heeft plaatsgevonden in het presidiumoverleg van de 17^e (waarbij fractievoorzitters eveneens waren uitgenodigd), alsnog verspreiding van het rapport heeft plaatsgevonden.
De leden van het presidium nemen kennis van zijn opmerking. Het verslag wordt met inbegrip van de opmerkingen van mevrouw Bolten en Van der Hoek vastgesteld.
Verslag d.d. 28 oktober 2005 Tekstueel: geen opmerkingen.
N.a.v.: Pag. 1 punt 1 (mededelingen): Mevrouw Van der Hoek merkt op dat niet alleen tijdgebrek de oorzaak was van het afgelasten van de moties & amendementenmarkt, maar ook de timing. Volgens mevrouw Van der Hoek is ertussen de beantwoording 1^e termijn college en de markt behoefte aan een fractieoverleg. De voorzitter stelt voor ook dit punt mee te nemen bij de evaluatie van de programmabegroting. De leden van het presidium stemmen in met het voorstel. De heer Blinker verzoekt de tekst van zijn rondvraag iets te nuanceren. De opmerking was meer bedoeld als overweging dan als statement. De tekst zal overeenkomstig worden aangepast. Het verslag wordt, met inbegrip van voorgaande opmerking, vastgesteld.
Actiepuntenlijst: Geen opmerkingen.
Conceptagenda 24 november 2005 + toezeggingenlijst
Bespreekagenda, hamerstukkenagenda en lijst ingekomen stukken worden ongewijzigd vastgesteld.
Toezeggingenlijst: De betreffend commissievoorzitters wordt gevraagd de toezeggingenlijst te betrekken bij de voorbesprekingen van de commissie met de portefeuillehouders en bij de (nog) openstaande toezeggingen op de toezeggingenlijst een streefdatum in te vullen.
Overzicht openstaande moties Geen opmerkingen.
Reglement van orde Delftse Rekenkamer (herziene versie) De voorzitter stelt voor het Reglement t.k.n. toe te sturen aan commissie Middelen & Bestuur. De leden van het presidium stemmen in met zijn voorstel.
Evaluatie programmabegroting. De griffier stelt voor de enquête t.b.v. de evaluatie programmabegroting toe te sturen aan ieder fractielid en de fractievoorzitters te vragen alle antwoorden te bundelen en één enquêteformulier, waarin de bevindingen van ieder fractielid zijn opgenomen, te retourneren aan de griffie. De leden van het presidium stemmen in met haar voorstel.
Uiterste inleverdatum wordt vastgesteld op 23 november a.s. Uitkomsten van de enquête worden besproken in het eerstvolgend fractievoorzitteroverleg.

3.

Inrichting en geluid raadzaal
De leden van het presidium bespreken het eerder uitgereikte memo inzake het vergadersysteem raadzaal & commissiekamer / inrichting raadzaal. De voorzitter merkt naar aanleiding van het memo op dat de burgemeester heeft verzocht om ook de veiligheidseisen te betrekken bij de bespreking van genoemd onderwerp. Daarbij heeft de burgemeester verzocht (i.v.m. zijn afwezigheid hedenavond) het onderwerp en dan m.n. de veiligheidseisen, nogmaals te agenderen voor het eerstvolgend presidiumoverleg. De griffier meldt dat de opstellers van het memo is verzocht om in het onderzoek ook de mogelijkheid van het gebruik van monitors in de raadzaal mee te nemen. Informatie hierover ontbreekt echter in het memo. Zij vraagt de leden van het presidium of er behoefte bestaat aan verder onderzoek op dit gebied. Verder meldt de griffier dat:
- de optie ‘Haarlem’ als uitgangspunt is gehanteerd voor het voorliggende voorstel;
- de kosten van inrichting en installatie boven het beschikbaar gestelde budget uit
  zullen komen;
- de planning voor het gelijktijdig uitvoeren van inrichting van de raadzaal en
  installeren van een nieuwe geluidsinstallatie niet haalbaar is (begin maart).
Na bespreking van de memo wordt geconcludeerd dat:
- er op korte termijn behoefte is aan een goedwerkende geluidsinstallatie;
- unaniem gekozen wordt voor een draadloos systeem (optioneel zo groot  
  mogelijk);
- een gefaseerde aanpak de voorkeur heeft (geluidsinstallatie voor de verkiezingen
  gereed; inrichting na de verkiezingen);
- interesse bestaat voor een mogelijke inbouw van monitors (geïntegreerd in
  nieuw meubilair).
Besloten wordt dat:
- de aanschaf van vergadersysteem en meubilair gefaseerd zal plaatsvinden;
- per direct opdracht wordt gegeven voor de aanbesteding/aanschaf van een
  (optioneel zo groot mogelijk) draadloos systeem (voorkeur optie 1);
- het systeem uiterlijk eind februari operationeel moet zijn;
- additionele dekking wordt gezocht voor de aanschaf van het meubilair;
- de mogelijkheid van het gebruik van monitors (geïntegreerd in meubilair) wordt 
  onderzocht;
- een voorstel inzake de inrichting nader wordt uitgewerkt en voorgelegd aan
  commissie Middelen & Bestuur.

4.

Commissie Extern Delft Kennisstad
Aanleiding tot het houden van de commissie Extern is het raadsbesluit van 3 november jl. waarbij de raad o.a. besloot:
- Voor de verkiezingen in maart 2006 een commissie Extern te organiseren met
  betrokken externe partijen, waarbij het rapport van de Rekenkamer nadrukkelijk
  wordt betrokken;
- De vraag hoe beter dan tot nu toe richting gegeven kan worden aan de strategie
  van Delft Kennisstad centraal te stellen in de commissie Extern; mede op basis
  van de bevindingen, conclusies en aanbevelingen van de Rekenkamer een
  antwoord te formuleren en waar nodig de consequenties van dit antwoord te
  verwoorden in concrete opdrachten aan het College.
- De uitkomsten van de commissie Extern te verwerken in een definitief voorstel
  en dit ter goedkeuring aan de gemeenteraad voor te leggen.
De heer Meuleman heeft, in zijn hoedanigheid als voorzitter van commissie Extern (i.v.m. zijn afwezigheid), de leden van het presidium t.b.v. dit agendapunt onderstaand voorstel schriftelijk voorgelegd:
- voorgestelde datum voor commissie Extern: half januari (ergens in week 3)
- uitkomsten van de avond in dezelfde week verwerken in een nota (of uiterlijk de
  week erna)
- nota aanbieden voor commissie CKE&M van februari 2006;
- definitieve besluitvorming in de raad van februari 2006.
N.a.v. het voorstel van de heer Meuleman merkt mevrouw Van der Hoek op voorkeur te hebben voor het houden van de commissie Extern vóór het eind van het jaar. Dit om de snelheid in het geheel te houden, nu het rapport Rekenkamer nog actueel is. Ook de heer Blinker sluit zich bij haar opmerking aan. De heren Meuleman en Van Doeveren geven aan dit tijdstip minder geschikt te vinden i.v.m. de korte voorbereidingstijd en het kerstreces.
Na afweging van de argumenten besluiten de leden van het presidium:
- de datum voor commissie Extern Delft Kennisstad vast te stellen op 11 januari
  2006; dit betekent vervolgens dat:
- verzending uitnodiging + stukken plaatsvindt op 23 december 2005 (i.v.m.
  kerstreces);

5.

Rondvraag
Mevrouw Van der Hoek meldt in haar komende commissievergadering de leden een voorstel te willen doen om de commissievergadering van 13 december te verplaatsen naar 12 december. Dit i.v.m. de te houden ‘Lichtjesavond’ op de 13^e. Zij vraagt de commissievoorzitters hoe zij hier tegenover staan. Zij vraagt verder hier in het vervolg ook rekening mee te houden in de planning. De leden van het presidium geven aan zich te kunnen vinden in haar voorstel. Voorgesteld wordt echter wel, indien weinig voorstellen worden aangeboden voor de commissie van december, de commissie dan alsnog af te gelasten en betreffende stukken door te geleiden naar januari. De griffier meldt, nog voor het eind van het jaar, een bezoek te zullen brengen aan alle fracties.

6.

Sluiting
De vergadering wordt om 19.45 uur gesloten.