Als bijlage treft u aan het (model) ‘Commissieformulier’, dat een belangrijke rol speelt
bij de aanbieding van stukken voor de commissieleden.
In de komende periode zal daar gelet op het grote
aantal nieuwe commissieleden, en ook nieuwe voorzitters, nog de nodige routine
in opgedaan moeten worden.
Daarnaast
leidt de dualisering tot veranderingen in het besluitvormingsproces
‘college>><<raadscommissies>><<raad’. Ook dit zal zich nog verder moeten uitkristalliseren.
De
raadscommissies nieuwe stijl hebben twee hoofdtaken:
a. voorbereiding van
de besluitvorming van de raad;
b. voeren van overleg
met het college respectievelijk de burgemeester.
De
functie van raadscommissies is in essentie dezelfde als die van de plenaire
raad: volksvertegenwoordigend, kaderstellend en controlerend. De raadscommissie
is niet langer een voorportaal van de besluitvorming van het college, maar
ondersteunt de besluitvorming in de raad. Met andere woorden: de andere functie
van de raad werkt door in de wijze van voorbereiding van de besluitvorming van
de raad en in de inzet van de commissie bij het overleg met het college
respectievelijk de burgemeester. Dit overleg is dan niet gericht op het creëren
van medeverantwoordelijkheid voor bestuursbeslissingen, maar op kaderstelling
en controle door de raad en het afleggen van verantwoording door het college.
De voorbereiding van
de besluitvorming van de raad kan op basis van initiatiefvoorstellen van de
raad zelf, en op basis van voorstellen van het college. De raadscommissies
behandelen dan de door het college aan de raad voorgelegde beleidsdocumenten:
raadsvoorstellen en kennisnamestukken.
De raadscommissies
geven m.b.t. de raadsvoorstellen advies aan de raad. Een commissie kan
zowel positief als negatief adviseren. In de commissie vindt grotendeels het
politieke debat plaats, daarbij blijkt of het stuk in de gemeenteraad kan
rekenen op een meerderheid. Het is
mogelijk dat de commissie een wijziging van het voorstel wil. Deze wijziging
wordt door de commissiegriffier uitgewerkt in een verzoek aan het college.
Vervolgens draagt de secretaris er zorg voor dat het opnieuw in het college behandeld
wordt. Na eventuele aanpassing van het raadsvoorstel gaat het stuk naar de
raad. In het uiterste geval trekt een portefeuillehouder het voorstel terug.
Dan gaat het voorstel terug naar de beleidsafdeling en begint het traject van
voren af aan.
Daarnaast wordt
overleg gevoerd met de portefeuillehouder over kennisnamestukken:
documenten, die ter kennisneming aan de raad(scommissie) worden voorgelegd. De
commissie kan de portefeuillehouder verzoeken bij de verdere uitvoering van het
beleidsonderwerp in kwestie met specifieke aspecten rekening te houden. De
portefeuillehouder heeft meerdere mogelijkheden tot zijn beschikking om in een
vergadering aan opmerkingen van de commissie tegemoet te komen. Een toezegging
in een commissie betekent dat hij daaraan politiek gehouden is. In
omstandigheden zal een portefeuillehouder de door de commissie gemaakte
opmerkingen willen bespreken in het college alvorens er eventuele toezeggingen
gedaan zullen worden. De reactie c.q. het besluit hierop van het college wordt
ter kennis gebracht van de volgende raadscommissiebijeenkomst. Mocht naar het
oordeel van raads-/commissieleden onvoldoende rekening gehouden worden met het
verzoek van de commissie dan kan daar via de orde van de raadsvergadering
(schriftelijke vragen, interpellatie, motie e.d.) op teruggekomen worden.
Om insprekers ter wille te
zijn worden agendapunten met insprekers zoveel mogelijk naar voren geplaatst.
Zware onderwerpen staan in
principe vooraan op de agenda. Het moge duidelijk zijn, dat voor een
raadscommissie het aantal ‘zware’ onderwerpen niet onbeperkt kan zijn. Zo duurt
een zwaar agendapunt, waarin elke fractie in twee termijnen het woord voert, al
11 fracties x (minimaal) 3 minuten x 2 termijnen = (minimaal)1 uur 6 minuten.
Doel van agendapunt en beslispunten moeten helder op het
(door de griffie op basis van het B&W-besluit opgemaakte)
commissieformulier staan. In het vooroverleg tussen portefeuillehouder en
voorzitter wordt hier ook aandacht aan besteed.
Voor informatieve vragen
kunnen commissieleden voor de commissievergadering terecht bij de behandelend
ambtenaar wiens telefoonnummer en mailadres zowel op de agenda als het
commissieformulier staan. De politieke vragen blijven natuurlijk over om te
stellen aan de portefeuillehouder, voorafgaand aan of tijdens de
commissiebehandeling. De commissievoorzitter zal in de regel aan commissieleden
geen ruimte geven om informatieve vragen te stellen, die ook voorafgaand aan de
commissievergadering met de behandelend ambtenaar opgenomen hadden kunnen
worden.
De
commissiegriffier maakt in samenwerking met de bestuursassistent van de
portefeuillehouder de voorzet voor de agenda. Bij twijfel worden stukken in
eerste aanleg op de lijst van ‘niet te bespreken stukken’ geplaatst. Het
‘piepsysteem’ geeft dan wel aan of het alsnog op de bespreekagenda moet.
Indien een commissielid een
punt wil verplaatsen van de lijst van ‘niet te bespreken stukken’ naar de bespreekagenda
wordt dit gemeld bij de commissiegriffier. Het commissielid zal bespreking van
het onderwerp dan wel nader moeten motiveren. Alleen als het gaat om een
politiek beleidspunt vindt opname op de bespreekagenda plaats. Als het
commissielid alleen een aanvulling of mededeling over een punt heeft wordt
echter verwezen naar de vragenronde. De commissievoorzitter beslist of aan een
overhevelingsverzoek tegemoet gekomen kan worden.
De agenda indeling wordt
eind 2002 enigszins aangepast. Dit betreft zowel een nieuwe structuur van de
‘bespreekagenda’ als een andere presentatie van de ‘hamerstukkenagenda’. De
term ‘hamerstukkenagenda’ dekt immers niet de lading. Een echte agenda is het
niet, maar wel een lijst van stukken, die ofwel bij het college vandaan komen
of van burgers en organisaties. De opzet van de lijst is, dat de daarop
vermelde punten geen onderwerp van bespreking van de commissie zijn. Vandaar de
benaming: lijst van ‘niet te bespreken stukken’
De ‘bespreekagenda’ heeft
dan als vaste structuur:
1.
Algemeen
1.1 Opening
1.2 Inventarisatie insprekers
1.3 Vaststellen verslag vorige bijeenkomst
1.4 Mededelingen
1.5 Vragenronde
2.
Advisering
over voorstellen aan de raad
2.1 etc. de betreffende beleidsonderwerpen
3.
Overleg
met het college
3.1 etc. desbetreffende beleidsonderwerpen
4.
Onderling
debat
4.1 etc. desbetreffende beleidsonderwerpen
5.
Sluiting
De lijst van ‘niet te
bespreken stukken’ bestaat uit:
a.
Hamerstukken
(ten behoeve van de formele besluitvorming door de raad)
b.
Van
het college ontvangen documenten ter kennisname
c.
Van
burgers en organisaties ontvangen documenten.
De
commissievoorzitters houden een vast overleg met de betreffende
portefeuillehouder, bestuursassistent en commissiegriffier. Het overleg met de
portefeuillehouder is niet bedoeld om inhoudelijk over de agendapunten te
onderhandelen. Wel om te bespreken of de voorzet voor de agenda, met de
indeling naar te bespreken en niet te bespreken punten op onderdelen nog
aanpassing behoeft. De voorzitter bewaakt de criteria voor deze indeling,
en heeft bij discussie het laatste woord over inhoud agenda.
Met de
portefeuillehouder wordt ook besproken hoe zwaar hij het agendapunt ziet, en
wat hij verwacht van evt. insprekers. In het verlengde hiervan wordt zo nodig de
aanpak van de agendapunten afgestemd: wat is het doel, welke beslispunten,
welke aanpak wordt gevolgd, hoe gevoelig ligt het onderwerp, zijn er insprekers
te verwachten etc.
Daarbij worden (met
respect voor elkaars positie) ook
afspraken gemaakt over de inbreng van de portefeuillehouder in de
commissie. Na vergaderingen wordt dan zo nodig aan elkaar feedback gegeven hoe
vergaderingen lopen, en hoe evt. fricties in het overleg tussen portefeuillehouder
en raadscommissie op te lossen zijn
Onderwerp voor nadere
uitwerking is om ook samen te werken aan een langetermijnplanning:
wanneer zullen welke punten aan de orde komen en wat kan aan elkaar worden
gekoppeld?
Het gaat hierbij om de
concept agenda, het beleidsstuk (evt. met achterliggende documenten) dat
aangeboden wordt en het daarbij gevoegde begeleidingsformulier voor de
commissie: het commissieformulier.
Commissie brengt advies uit aan de raad
Commissie voert overleg met
portefeuillehouder en kan op basis
daarvan verzoeken doen aan het college
Commissie voert onderling
debat
Commissie neemt kennis van
aangeboden stukken
Stukken
worden door de griffie conform de afgesproken termijnen aan de commissieleden
gezonden. In
principe zijn de stukken op de vrijdag twee weekenden voor de
commissievergadering bij de commissieleden aanwezig (wordt rondgebracht). Deze
stukken zijn dan ook op het RIS te raadplegen.
Alleen als een bespreekpunt
van de lijst van ‘niet te bespreken stukken’ naar de bespreekagenda wordt
overgeheveld of in zeer bijzondere, dringende gevallen mag van de concept
agenda worden afgeweken. Een week later na de eerste verzending volgt dan de
gewijzigde agenda.
Het is uitdrukkelijk niet de
bedoeling om via wijzigingen op de agenda nieuwe onderwerpen/stukken naar de
commissie te sturen. Zijn stukken te laat, dan wordt het agendapunt in beginsel
verplaatst naar de volgende vergadering, tenzij er specifieke deadlines zijn,
waarvoor een raadsbesluit in de komende raad genomen moet worden. Bij zeer
dringende zaken kan ook worden gekozen voor schriftelijke afhandeling. In de
raadsvergadering kan dan uitgebreider dan gebruikelijk op een dergelijk punt
worden ingegaan.
De commissiegriffier zorgt voor een goede
informatievoorziening over zaken die burgers aan de gemeente melden en die
wellicht in de raadscommissie moeten worden besproken. Daarnaast wordt
uiteraard zorggedragen voor algemene berichtgeving over de raad en zijn
commissies via de Stadskrant, en de gemeentelijke websites: www.gemeentedelft.info resp. www.raad.delft.nl (het RIS).
Burgers treffen op de algemene informatiesite informatie aan
m.b.t. de rol van de raad, en de commissies. Via deze website kan doorgeklikt
worden naar het RIS (kan ook direct), dat recent heringericht is op de
dualisering. Nieuwe mappen op het RIS betreffen o.m. de griffie, en het
presidium.
De voorzitter heeft als ‘technische’ taak:
q
stimuleren van het debat
q
scheiden van hoofd- en bijzaken
q
bewaken van het proces (orde en tijd)
q
bewaken van het doel van de
vergadering
q
bewaken van
een sfeer, waarbij een ieder zich prettig voelt
Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de voorzitter,
ondanks zijn lidmaatschap van een politieke partij, neutraliteit en
objectiviteit in het door hem/haar geleide commissieproces nastreeft. De
commissievoorzitter stuurt dan ook niet inhoudelijk op het advies van de
commissie.
Alleen de voorzitter leidt kort in, noemt de status van
de discussie (meestal is dit ‘komen tot een advies’) en de kernvraag c.q.
kernvragen. Deze punten horen ook te staan op het commissieformulier dat bij
het betreffende stuk zit. De portefeuillehouder kan daarbij eventueel verzocht
worden om aan te geven wat de laatste ontwikkelingen rond het betreffende punt
zijn.
Het is uiteraard ook de rol van de voorzitter om op het
juiste moment in te grijpen, bijvoorbeeld door tussentijds samen te vatten als de behandeling door de commissieleden onduidelijkheden
oproept, of door de gespreksdeelnemers (waaronder ook de insprekers) te wijzen
op onnodige herhalingen en uitwijdingen, ‘misbruik’ van toegestane termijnen
e.d. De voorzitter zal er voor waken, dat er een ‘debat om het debat’ gevoerd
wordt. De voorzitter bewaakt daarmee ook de ‘spelregels’ van deze raadscommissiewijzer.
De voorzitter concludeert in de vergadering welke
toezeggingen zijn gedaan en draagt ook
zorg voor de formulering van het advies aan de raad resp. de aan het college te
richten verzoeken.
Uitgangspunt
daarbij is ook dat de commissieleden de technische vragen voorafgaand aan de
bijeenkomst al aan de ambtenaren gesteld hebben.
Voor openbare vergaderingen is het uiteraard van belang dat
ook de aanwezigen op de publieke tribune het commissieproces goed kunnen
volgen. Zo wordt de agenda ook rondgedeeld op de publieke tribune. De
commissiegriffier zorgt er voor dat voldoende exemplaren op perstafel ter
beschikking liggen. De commissievoorzitter meldt dit dan bij het begin van de
vergadering.
Daarnaast is m.n. de voorzitter attent op de ‘luisteraars’
door middel van een korte inleiding op het gespreksonderwerp, het formuleren
van conclusies en samenvatting van de discussie (zonodig ook tussentijds), en
–last but not least- de formulering van het uit te brengen advies.
5.4 Insprekers
Bij het begin van de
vergadering inventariseert de voorzitter wie inspreekt. Een inspreker krijgt
maximaal 3 minuten. De voorzitter bepaalt ook of er aanleiding is voor een 2e
ronde inspraak. Commissieleden kunnen ook vragen stellen aan insprekers.
Op onderwerpen van de
lijst van ‘niet te bespreken stukken’ wordt niet ingesproken.
Een presentatie over nieuwe ontwikkelingen, vooral om
bijgepraat te worden, kan efficiënter zijn dan het doorworstelen van dikke
ingewikkelde stukken. Er wordt echter alleen een presentatie gehouden als
visualisering van het onderwerp nuttig is; het moet iets toevoegen aan de
schriftelijke informatie. Bijpraatpresentaties worden bij voorkeur buiten de
vergadering gehouden voorafgaand aan de commissievergadering (tussen 19.00/20.00 uur).
Presentaties behoren geen nieuwe informatie te bevatten als
over hetzelfde punt in de vergadering van die avond beslissingen moeten vallen.
Presentaties zullen
in de regel minimaal een half uur en maximaal 1 uur vergen. De inschatting van
de benodigde tijd is ter beoordeling van de voorzitter. De commissiegriffier
maakt met de presentator vooraf afspraken over tijd en vorm van de presentatie.
Als gebruik gemaakt wordt van technische hulpmiddelen zoals een beamer, of een
overheadprojector wordt van de presentator verwacht dat hij/zij dat professioneel
voorbereidt, de presentatie behoort tijdig getest te worden. Bovendien moet de
inleider als de techniek alsnog verstek laat gaan direct kunnen overschakelen
op een verbale presentatie (m.b.v.
hand-outs), zonder dat de vergadering daar last van heeft.
Vanaf september 2002
is de rondvraag aan het begin van de agenda geplaatst en omgedoopt tot
‘vragenronde’. Afspraak is, dat rondvraagpunten tot 1 dag voor de vergadering
doorgegeven kunnen worden. Voor het agendapunt ‘vragenronde’ wordt
maximaal een half uur ingeruimd. Bij het rondvraagpunt kan het commissielid de
vraag kort toelichten, met daarop de reactie van de portefeuillehouder. De
‘vragenronde’ is dus niet als debat bedoeld
6.1 Concept-besluitenlijst
De commissiegriffier
stelt de concept besluitenlijst en bijbehorende actiepunten- en
toezeggingenlijst voor de voortgangsbewaking op. De voorzitter
controleert en accordeert deze besluitenlijst en de actielijst, waarna de
ontwerpbesluitenlijst binnen 3 werkdagen op het RIS geplaatst wordt.
6.2 Bewaken gemaakte toezeggingen
In het vierhoeksverband
portefeuillehouder/bestuursassistent/commissievoorzitter/ commissiegriffier
worden afspraken gemaakt voor afhandeling van de toezeggingen. De
portefeuillehouder/bestuursassistent organiseren het proces om de toezeggingen
na te komen.
De commissie wordt
geïnformeerd over de voortgang c.q. stand van zaken van de toezeggingen.
Bijlage I.
|
BEGELEIDINGSFORMULIER
VOOR: Commissie XXxxxxxX *
REG.NR |
||||||||||||||||
|
Voorstel
van: Telefoon: E-mail: |
B&W portefeuillehouder(s): Datum B&W: ……….. 2002 |
|||||||||||||||
|
titel: |
||||||||||||||||
|
Voorstel: Opties: 2. kennisnemen van …… (als
stuk alleen aan commissie voorgelegd wordt) |
||||||||||||||||
|
Korte
inhoud document: |
||||||||||||||||
|
Interactieve
beleidsvorming: ja/nee |
||||||||||||||||
|
Soort onderwerp: |
Beleidsbepalend: ja/nee |
Kaderstelling Verordening Budgetrecht |
||||||||||||||
|
|
Beleidsverantwoording:
ja/nee |
|||||||||||||||
|
|
Informatief: ja/nee |
|||||||||||||||
|
Deadline behandeling raad |
Dd ; uiterste datum i.v.m. |
|||||||||||||||
|
Behandeling commissie |
Opties: Commissie brengt
advies uit aan de raad |
|||||||||||||||
|
Financiële
consequenties, afwijkend van de geldende begroting en meerjarenbegroting: |
||||||||||||||||
|
|
begrotingsjaar: |
2000 |
2001 |
2002 |
2003 |
2004 |
Dekking: |
|||||||||
|
|
Netto resultaat * |
|
|
|
|
|
||||||||||
|
|
(gewone dienst) |
N = Nadelig, V = Voordelig |
Bedragen in €1.000; |
|||||||||||||
|
Aantekening
griffier: (wordt bij uitzondering ingevuld) |
||||||||||||||||
|
PLANNING BESLUITVORMING |
||||||||||||||||
|
Commissie (1): |
d.d. |
|
d.d. |
|||||||||||||
|
Commissie (2): |
d.d. |
Gemeenteraad |
d.d. |
|||||||||||||
|
Griffier: par. |
d.d. 9-10-2002 |
Naam: |
Tst 2197952 |
|
||||||||||||
|
advies
commissie na bespreking:
Par. Commissiegriffier : |
||||||||||||||||