Oplegnotitie bij de cijfers 4e kwartaal 2005 Rechtsbeschermingsbedrijf/ Rbb

21 maart 2006  Kenmerk: 20055729

 

 

1. Inleiding.

De kwartaalrapportages zoals u dat in 2005 vanuit het Rbb gewend bent, kennen vanaf 2006 een vernieuwde structuur.

Na overleg met de portefeuillehouder is besloten halfjaarlijks te rapporteren over 3 onderwerpen, te weten:

  1. de cijfers,
  2. de voortgang van het project FHIRBB en
  3. de aanbevelingen van de ACB.

 

Het eerste deel bevat de cijfermatige rapportage zoals u die gewend was. Het tweede deel geeft de stand van zaken van het project FHIRBB waarbij de verbetervoorstellen en hun implementatie nader worden belicht. Diverse achterliggende onderzoeksrapporten over de verbetervoorstellen zijn op te vragen. In het derde deel wordt teruggekoppeld over de leereffecten voor de organisatie aan de hand van de aanbevelingen van de ACB. Dit laatste deel is reeds aan het GMT aangeboden begin dit jaar en heeft naar aanleiding daarvan enige aanvullingen ondergaan.

 

Het is niet mogelijk gebleken om per 1-1-2006 het DIS-systeem volledig en als zelfstandig systeem in gebruik te nemen en daaruit de cijfermatige rapportages te verzorgen.

Gevolg hiervan is dat nog niet gerapporteerd kan worden over de doorlooptijden van afzonderlijke fasen binnen de keten van bezwaarafhandeling. Naar verwachting zal dit in de volgende rapportage wel mogelijk zijn.

De cijfers waarmee in deze rapportage wordt gewerkt, zijn afkomstig uit het oude registratiesysteem van het Rbb. Het secretariaat van het Rbb houdt dit systeem sinds september 2005 parallel aan het DIS systeem bij. Dit vraagt een grote tijdsinvestering. Het streven is het DIS-systeem zo snel mogelijk operationeel en betrouwbaar te maken.

 

 

2. Externe Inhuur

In augustus 2005 is gestart met een project om de werkvoorraad vanwege de extra instroom in het eerste halfjaar van 2005 aan te pakken. Deze extra instroom was reeds voorspeld in 2004 en heeft zich volgens verwachting gemanifesteerd. Voor dit project is incidenteel

€ 120.000,- door het college beschikbaar gesteld. In dit project wordt reeds zoveel mogelijk volgens de nieuwe werkwijze uit de nota FHIRBB gewerkt.

Gedurende de laatste 5 maanden van 2005 is met externe inhuur de hoeveelheid openstaande bezwaarschriften verder teruggebracht ondanks de wederom verhoogde instroom in het laatste kwartaal.

De niet benutte gelden zijn overgeheveld naar 2006 opdat de externe bijstand in ieder geval gedurende het eerste halfjaar 2006 kan blijven plaatsvinden.

 

 

3. Samenvatting bevindingen

Instroom van bezwaarschriften blijft vrij gelijkmatig, waarbij als uitzondering nog steeds Kamer II geldt. De instroom blijft onveranderd hoog. Afgewacht wordt of in 2006 een teruggang zichtbaar wordt nu het 2 jaar is na invoering van de Wet Werk en Bijstand.

 

De werkvoorraadverdeling laat zien dat in bijna alle kamers de meeste voorraad ligt bij de ACB. Dit betreft zowel zaken die nog op zitting moeten komen als zaken die reeds op zitting zijn geweest. De frequentie van vergaderen zou binnen sommige kamers omhoog moeten om binnen de gestelde termijn van afhandeling te blijven. De beperkte capaciteit van menskracht vormt een knelpunt hierbij. Zowel commissieleden, secretarissen en verweervoerders hebben een limiet aan het aantal hoorzittingen in een week dat ze kunnen bijwonen zonder het schriftelijke deel van hun werkzaamheden te ondermijnen. Met name binnen Kamer II van de ACB waar reeds wekelijks wordt vergaderd, speelt dit een rol. Om dit te ondervangen wordt ondermeer een wervingstraject voor commissieleden opgestart en wordt gekeken naar de mogelijkheden binnen de verordening voor de ACB om tot uitbreiding van het aantal leden over te gaan. Verdere ruimte bij de actoren in de keten moet gevonden worden met behulp van de nieuwe werkwijze.

 

De cijfermatige rapportage laat zien dat ondanks een gelijkmatige en hoogblijvende instroom van bezwaarschriften de hoeveelheid openstaande bezwaarschriften, met name de laatste twee kwartalen van 2005, aanzienlijk is verlaagd. De effecten totnogtoe van het project FHIRBB zijn hiermee goed zichtbaar gemaakt. Een lagere werkvoorraad betekent dat nieuwe zaken eerder opgepakt kunnen worden en daarmee wordt de doorlooptijd positief beïnvloed.

Sinds de invoering van de nieuwe werkwijze zien we een gemiddelde doorlooptijd bij de Kamers I en II van de ACB van 11 weken. Hierbij moet wel opgemerkt worden dat deze termijn gerekend is tot het uitbrengen van het advies door de ACB. De laatste stap in de keten is hierbij nog niet betrokken omdat de informatieverstrekking hierover nog niet optimaal is binnen de keten.

 

 

4. Noties voor het management

a.

Met de verbetervoorstellen uit de nota FHIRBB wordt in de keten van bezwaarschriftafhandeling waar mogelijk reeds gewerkt. In het tweede deel van deze rapportage is per verbeterpunt aangegeven waar aanpassing nodig is. Basis hiervoor zijn de onderzoeksresultaten en adviezen van de diverse trekkers van de verbetervoorstellen. De beslispunten voor het GMT zijn gedestilleerd vanuit deze onderzoeksresultaten en adviezen.

 

Voorgesteld wordt aan het management :

-          op alle beslispunten een (richtinggevend) besluit te nemen al dan niet conform het voorstel;

-          met name te bespreken of:

  1. De maatwerkplusformule met bijbehorend tarief per bezwaarschrift ingevoerd kan worden (verbeterpunten 3 en 13);
  2. Het mondeling toelichten van het bestreden besluit als te hanteren standaard achterwege kan blijven zoals geadviseerd wordt (verbeterpunt 7);
  3. Een cluster- of gemeentebrede vervangingsmogelijkheid voor verweervoerders gerealiseerd kan worden (o.a. verbeterpunt 8);
  4. Een verkorte beslislijn/parafencircuit t.a.v. heroverwegingsbesluiten mogelijk is (verbeterpunt 9).

 

b.

Bij deze rapportage zijn de aanbevelingen van ACB uit haar jaarverslag 2004 gevoegd met daarop de reacties van de betrokken organisatieonderdelen. De gemeenteraad heeft bij haar behandeling van het jaarverslag 2004 van de ACB expliciet verzocht om een terugkoppeling van de reacties op de aanbevelingen. De reacties op de aanbevelingen uit het verslagjaar 2005 worden bij de volgende halfjaarsrapportage Rbb aangeboden. De aanbevelingen over het eerste deel van 2006 worden daar naar alle verwachting tegelijkertijd bij betrokken.

Voorgesteld wordt aan het management deze rapportage in zijn geheel ter kennisname door te geleiden aan college en gemeenteraad.

 

 

 

 

c.

Het toezenden door de Lijn aan het Rbb van heroverwegingsbesluiten, met de datum waarop het besluit genomen is, laat nog te wensen over. Gevolg hiervan is dat onduidelijk is hoeveel bezwaarschriften volledig zijn afgehandeld en of dit binnen de wettelijke termijn is gebeurd. Dit zorgpunt is reeds aan de orde geweest tussen de Lijn en het Rbb. Een inhaalslag en verstevigde aandacht op dit gebied is noodzakelijk.

 

 

 

 

Lida Wilson-Verboom

Coördinator RBB

DEEL I

 

Kwartaalrapportage Rechtsbeschermingsbedrijf

4e kwartaal 2005

 

 

 

1.

In- en uitstroom bezwaarschriften 4e kwartaal 2005

 

In- en uitstroom bezwaarschriften 4e kwartaal 2005

 K I

K II

K III

K IV

Totaal

Werkvoorraad per 1 oktober 2005

53

262

41

10***

366

Bij: nieuw ingekomen 4e kwartaal 2005

196*

156

15

10

377

Af: uitgebrachte adviezen 4e kwartaal 2005

106

158**

19

11

294

Af: ingetrokken/afgehandeld zonder advies

7

44

8

4

63

Werkvoorraad per 31 december 2005

136

217

29

5

387

* waaronder 105 bezwaarschriften tegen bouwvergunning Koepoortproject + 64 tegen ingestelde omleidingsroute i.v.m. afsluiting Maria Duystlaan.

** 1 bezwaarschrift – 2 adviezen.

*** na de vorige kwartaalrapportage is 1 bezwaarschrift opgesplitst.

 

 

 

 

2.

Afhandelcapaciteit RBB

 

FTE

Norm

Totaal

Per kwartaal

4e kwartaal

Kamer I

2,46

77

189

47

113

Kamer II*

3,9

138

545

136

202**

Kamer III*

0,55

77

42

10/11

27***

Kamer IV

0,44

77

33

8

15

Totaal

7,35

-

809

201/202

357

* vanaf 1-10-2005 formatie uitbreiding als gevolg van de nota FHIRBB

** begeleiding externe inhuur + formatie uitbreiding – langdurig ziekteverzuim

*** naijleffect van externe inhuur gedurende 3e kwartaal 2005 + formatie uitbreiding
3a.

Werk(voorraad)verdeling 4e kwartaal 2005

 

Peildatum 31 december 2005

K I

K II

K III

K IV

Bij de ACB

112

120

15

1

Bij de Lijn

12

61

7

2

Overig

12

36

7

2

Totaal werkvoorraad

136

217

29

5

 

IJzeren werkvoorraad

45

150

10

8

 

 

 

3b.

Werk(voorraad)verdeling Keten - Historie

 

04-1e

04-2e

04-3e

04-4e

05-1e

05-2e

05-3e

05-4e

Bij de ACB

233

266

295

263

431

400

227

248

Bij de Lijn

237

245

196

130

120

91

94

82

Overig

63

55

59

121

71

52

42

57

Totaal werkvoorraad

533

566

550

514

622

543

363

377

 

 

 

Bevindingen:

Over de hele keten heen is te zien dat de totale werkvoorraad ongeveer gelijk is gebleven. De Lijn laat al een aantal kwartalen een gestage daling zien van de eigen werkvoorraad. De ACB daarentegen laat dit kwartaal een kleine toename zien. Afgewacht wordt of deze trends zich voortzetten.

Kamer I heeft een aanzienlijk hogere werkvoorraad dan haar ijzeren, waarbij met name de ACB aan zet is. Dit vanwege een groot aantal bezwaren tegen één-en-hetzelfde besluit die zich in de afrondende fase bevinden.

Kamer II laat nog steeds een gestaag dalende werkvoorraad zien voor alle actoren uit de keten.

Kamer III heeft als gevolg van één van de voorstellen uit de nota FHIRBB structurele formatie uitbreiding gekregen per einde van het 3e kwartaal. Een verdere daling van de werkvoorraad wordt verwacht na het eerste kwartaal 2006.

 

 

4.

Totaal nieuw ingekomen bezwaarschriften kwartaalsgewijs

 

4e kw 2004

1e kw 2005

2e kw 2005

3e kw 2005

4e kw 2005

Kamer I

107

214

215

39

196

Kamer II

140

164

139

145

156

Kamer III

15

23

14

11

15

Kamer IV

2

9

2

6

10

Totaal

264

410

370

201

377

 

 

In grafiek: nieuw binnengekomen bezwaarschriften per kwartaal en per kamer

 

Bevindingen:

In Kamer I laat weer een piek zien in de instroom. Het betreft een grote hoeveelheid gelijkluidende bezwaarschriften tegen één besluit .

In Kamer II blijft de maandelijkse instroom onveranderd hoog sinds begin 2004. Zelfs weer een lichte stijging ten opzichte van vorig kwartaal. Binnen de Lijn tekent zich het vermoeden af dat de hoge instroom een vast gegeven zal blijken te zijn, o.a. vanwege decentralisatie van uitvoering waardoor meer werk bij de gemeente komt de liggen qua verordeningen en beleid etc. Met de verbetervoorstellen uit de nota FHIRBB is de capaciteit en de af te handelen norm van deze kamer verhoogd, maar nog niet zodanig dat de volledige instroom van bijvoorbeeld vorig jaar (570 stuks) het hoofd geboden kan worden. 2005 is zelfs geëindigd met een nog hogere instroom van 604 stuks.

 

5.

Inhoud van de adviezen gehele commissie kwartaalsgewijs

 

4e kw 2004

1e kw 2005

2e kw 2005

3e kw 2005

4e kw 2005

Gegrond (Deels)

67 (31%)

43 (18%)

205 (52%)

186 (57,5%)

61 (21%)

Ongegrond

111 (52%)

112 (46,5%)

167 (42%)

91 (28%)

192 (65%)

Niet Ontvankelijk

37 (17%)

86 (35,5%)

24 (6%)

46 (14,5%)

41 (14%)

Totaal

215 (100%)

241 (100%)

396 (100%)

323 (100%)

294 (100%)

 

In grafiek: inhoud van de adviezen in percentages per kwartaal en over de gehele commissie

 

 

 

 

Bevindingen:

Het 4e kwartaal 2005 laat weer een terugkeer zien naar de normale verhoudingen tussen gegrond (rond de 20%) en ongegrond verklaringen.

[Het percentage (Deels) Gegronde bezwaarschriften geeft inzicht in de mate waarin primaire besluiten van de bestuursorganen geen stand houden. Dit kan iets zeggen over de kwaliteit van het beleid en de besluitvorming. Voor een globale toets van de kwaliteit van de primaire besluitvorming moet meegenomen worden het percentage bezwaarschriften dat herzien wordt zonder dat een advies van de commissie daaraan ten grondslag ligt. De ACB beschikt over de aantallen ingetrokken bezwaarschriften per kamer. Hieronder worden zowel de intrekkingen als de herzieningen verstaan. Vooral in Kamer II is er sprake van een groot aandeel herzieningen. De overige kamers hebben hier vrijwel niet mee te maken.]

 

 

 

*-*

DEEL II

 

Voortgang Verbetervoorstellen:

 

 

Verbeterpunt:    1 - Kwaliteit van beleid en regelgeving    

Trekker:            Frank van Meggelen     

Status:                         Onderzoek afgerond.    

Conclusies:      

  1. Geadviseerd wordt het maatregelenbeleid Wwb op bezwaargevoelige aspecten nader te evalueren;
  2. Geadviseerd wordt in overweging te nemen om meer toepassing te geven aan en meer gebruik te maken van de uniforme openbare voorbereidingsprocedure;
  3. Voorgesteld wordt conform de geldende rechtspraak een uniforme definitie van het begrip ‘hardheidsclausule’ te hanteren;
  4. Voorgesteld wordt per vakgebied een beleidsregel op te stellen inzake het gebruik en de inhoud van een hardheidsclausule;
  5. Geadviseerd wordt communicatie voor en tijdens de uitvoering als een bewust instrument richting burgers in te stellen;
  6. Geadviseerd wordt binnen sectoren een kwaliteits- en controlagenda op te stellen voor juridisch medewerkers onder regie van de concerncontroller;
  7. Geadviseerd wordt onder regie van het vakteam JZ met de uitvoerders per sector een evaluatierapportage op te stellen en zorg te dragen voor de eventuele periodieke bijstellingen.
  8. Voorgesteld wordt de werkgroep te ontheffen van haar taak en het vervolg onder te brengen in een adviesgroep onder regie van het vakteam JZ.

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten meer gebruik te maken van de Uniforme openbare voorbereidingsprocedure.
  2. Draag het vakteam JZ op regie te voeren over periodieke evaluatie per sector van de diverse adviezen in het kader van juridische control.

 

 

Verbeterpunt:    2 - Drempelbedragen    

Trekker:            Frank van Meggelen     

Status:             Onderzoek afgerond.    

Conclusies:

  1. Instellen van een drempelbedrag bij terugvorderingen zal waarschijnlijk niet leiden tot een significante beperking van de instroom van bezwaarschriften;
  2. Geadviseerd wordt niet over te gaan tot het instellen van een drempelbedrag.       

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten conform conclusie onderzoek om geen drempelbedragen te hanteren bij terugvorderingen.

 

 

Verbeterpunt:    3 - Bezwaarschriftafhandeling onderdeel projectkosten    

Trekker:            Lida Wilson      

Status:             afgerond                      

Conclusies:      

  1. Bij projecten, beleidswijzigingen of nieuw beleid en regelgeving hoort standaard een inschatting gemaakt te worden van de mogelijke omvang van in te dienen bezwaarschriften.
  2. Al naar gelang de ingeschatte mogelijke omvang zoals onder punt 1 beschreven, treedt de maatwerkplusformule in werking. Meer concreet: als door de verwachtte instroom de formatieve kwartaalcapaciteit van de betreffende kamer wordt overschreden (met inachtname van de reeds op dat moment ingestroomde hoeveelheid/liggende werkvoorraad), treedt de maatwerkplusformule in werking.
  3. Gemiddeld staat voor het Rbb 14 uur per bezwaarschrift (zie nota FHIRBB).

Tarief voor externe inhuur bedraagt gemiddeld € 50,- per uur.

Kosten voor afhandeling van één bezwaarschrift volgens maatwerkplus bedragen dan ook € 700,-. Indien een bepaald project leidt tot meerdere/vele bezwaarschriften, zullen deze zoveel mogelijk ‘gezamenlijk’ worden behandeld, in feite gaat het om één zaak. Dat impliceert dat het dan gaat om een lager bedrag dan 700 euro per bezwaarschrift.

NB: in genoemd bedrag is niet meegenomen de (extra) benodigde capaciteit voor de lijn.

Beslispunt GMT:

  1. Vaststellen tarief voor maatwerkplus.
  2. Werkwijze en tarief communiceren binnen afzonderlijke CMT’s.

 

 

Verbeterpunt:    4 - Overslaan bezwaarschriftfase

Trekker:            Jaap van der Hoest

Status:             Advies afgerond.           

Conclusies:      

  1. Overweeg om in gevallen waarin op voorhand kan worden ingeschat dat de zaak geschikt is voor een dergelijke procedure, bij de beschikking te vermelden dat in het bezwaarschrift kan worden verzocht om de mogelijkheid van toepassing van rechtstreeks beroep.

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten tot aanpassing van de huidige beleidsregel conform het advies door het vakteam JZ.

 

 

Verbeterpunt:    5 - Uniforme openbare voorbereidingsprocedure

Trekker:            Jaap van der Hoest

Status:             Advies afgerond

Conclusies:       zie verbeterpunt 1

Beslispunt GMT: zie verbeterpunt 1                               

 

 

Verbeterpunt:    6 - Focus op ambtelijk herzien

Trekker:            Ton Wiegman   

Status:             Onderzoek afgerond.

Conclusies:      

  1. Hoofdlijn moet zijn dat bij (gedeeltelijke) gegrondverklaring in alle gevallen dat het mogelijk is, wordt overgegaan tot ambtelijk herzien van het bestreden besluit;
  2. Geadviseerd wordt in een herzieningsbesluit waarin geheel aan de bezwaren wordt tegemoet gekomen expliciet op te nemen dat het bezwaarschrift als afgehandeld wordt beschouwd zonder nader bericht;
  3. Geadviseerd wordt bij een herzieningsbesluit waarin gedeeltelijk aan de bezwaren wordt tegemoet gekomen een retourenveloppe ten behoeve van intrekking van het bezwaar mee te zenden.

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten tot vaststellen van de voorgestelde werkwijze uit het onderzoek.

 

 

Verbeterpunt:    7 - Mondelinge toelichting bestreden besluit

Trekker:            Ton Wiegman   

Status:             Onderzoek afgerond

Conclusies:      

  1. Daar waar mogelijk wordt reeds door de huidige werkwijze voldoende (mondelinge) toelichting gegeven op een te nemen dan wel genomen besluit.
  2. Efficiencywinst kan naar verwachting gehaald worden uit een verbeterde communicatie naar de belanghebbenden toe via de website en stadskrant, door een duidelijk beleid en door goed gemotiveerde beschikkingen.

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten het mondeling toelichten van een bestreden besluit wel als standaard werkwijze in te voeren, tenzij op voorhand evident is dat het niets op zal leveren;
  2. Besluiten wel een gemeentebreed telefoonprotocol op te stellen en het aan de lijn over te laten in welke evidente gevallen tot een vorm van nadere toelichting over te gaan.

 

 

Verbeterpunt:    8 - Verweervoering binnen 2 weken

Trekker:            Lida Wilson      

Status:             Ingevoerd

Conclusies:      

  1. Monitoring van de uitzondering voor besluiten waartegen meerdere bezwaren verwacht worden;
  2. Vervanging van verweervoerders bij ziekte en/of vakantie is een knelpunt.

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten te laten onderzoeken of een cluster- of gemeentebrede achtervangmogelijkheid voor verweerders gerealiseerd kan worden.

 

 

Verbeterpunt:    9 - Heroverwegingsbesluit binnen 2 weken

Trekker:            Ton Wiegman   

Status:             Onderzoek afgerond

Conclusies:      

  1. De termijn van 2 weken is (net) haalbaar;
  2. Bij contrair gaan en besluiten die door de raad moeten, is deze termijn te kort;
  3. Lage prioriteitsstelling en capaciteitsproblemen bij het nemen van een heroverwegingsbesluiten leiden tot overschrijding van de termijn;
  4. Lange beslislijn/parafencircuit leidt tot overschrijding van de termijn;
  5. Aanleveren van conceptheroverwegingsbesluiten gestandaardiseerd per vakteam en per werksoort door het RBB kan tijdswinst bij de lijn opleveren;
  6. De procedure voor het nemen van een heroverwegingsbesluit is niet voor een ieder (eenduidig) bekend.

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten per cluster/sector te komen tot het verkorten van de beslislijn/parafencircuit via het MMV in overleg met vakteam JZ;
  2. Besluiten tot het opstellen vanuit het vakteam BPS van een eenduidige procesgang bij het nemen van heroverwegingsbesluiten, zowel contrair als conform;
  3. Besluiten tot het opstellen van een gemeentebrede procedure en gedragslijn t.a.v. verzoeken om proceskostenvergoeding door het vakteam JZ;
  4. Uitspreken van prioriteit voor de afhandeling van bezwaarschriften en in het bijzonder het nemen van een heroverwegingsbesluit en onderzoek laten verrichten waar in de lijn capaciteituitbreiding noodzakelijk is;
  5. Besluiten bij contrair gaan en raadsbesluiten de termijn niet van toepassing te verklaren.

 

                       

Verbeterpunt:    10 - Pre-advies 

Trekker:            Brigitte Ritzen  

Status:             Werkwijze/model ingevoerd

Conclusies:       -

Beslispunt GMT: -

 

 

Verbeterpunt:    11 - Verslaglegging hoorzitting  

Trekker:            Brigitte Ritzen  

Status:             Werkwijze ingevoerd

Conclusies:       -

Beslispunt GMT: -

 

 

Verbeterpunt:    12 - Mededeling ontbreken verschijningsplicht    

Trekker:            Brigitte Ritzen  

Status:             Pilot afgerond en werkwijze ingevoerd

Conclusies:      

  1. Tijdswinst wordt gevonden bij alle actoren als de behandeling aan de ACB wordt overgelaten op basis van schriftelijke stukken en geen hoorzitting hoeft te worden gehouden.
  2. Werkafspraken over verweervoering moeten gemaakt worden zodat ACB voldoende informatie heeft om een advies uit te brengen als geen hoorzitting wordt gehouden.
  3. ACB heeft bezwaar tegen deze werkwijze i.v.m. de lage mate van informatieverstrekking aan de bezwaarindiener.

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten dat mondeling verweervoeren niet verplicht is als bezwaarmaker afziet van zijn recht op een hoorzitting.

 

 

Verbeterpunt:    13 - Maatwerkplus formule

Status:             zie punt 3

Conclusies:       -

Beslispunt GMT: -

                       

 

Vebeterpunt:                 14 - Ontvankelijkheidbepaling binnen 1 week

Trekker:            Brigitte Ritzen  

Status:             Communicatietraject omtrent prioriteit opstarten

Conclusies:       Ontvankelijkheid kan bepaald worden binnen 1 week. Beperkende factor is echter de directe beschikbaarheid van het bestreden besluit welke via de lijn verkregen moet worden.

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten dat organisatie dusdanig moet worden aangepast dat besluiten direct beschikbaar zijn.

                                  

 

Verbeterpunt:    15 - Hoorzitting binnen 3 weken

Trekker:            Corry Poot-Rietdijk       

Status:             Ingevoerd

Conclusies:      

  1. Veelal niet haalbaar binnen Kamer II wegens capaciteitsproblemen bij alle actoren in de keten als vaker dan 2x per week vergaderd moet worden of verweer gevoerd moet worden.

Beslispunt GMT:

  1. Verordening ACB aanpassen zodat meerdere leden van de ACB deel kunnen uitmaken.

 

 

 

Verbeterpunt:    16 - Opstellen advies binnen 2 weken

Trekker:            Ger Clemens    

Status:             Werkwijze ingevoerd

Conclusies:       -

Beslispunt GMT: -

 

 

Verbeterpunt:    17 - Beperken tot kern van het geschil   

Trekker:            Hans Potter

Status:             Per direct ingevoerd

Conclusies:       -

Beslispunt GMT: -

 

 

Verbeterpunt:    18 - Horen door voorzitter alleen

Trekker:            Hans Potter     

Status:             Standpunt bepaald

Conclusies:      

  1. Het is bij de verordening ACB reeds mogelijk om te horen door de voorzitter alleen;
  2. Het is wettelijk gesteld door 3 leden te adviseren. In verband met de zorgvuldigheid en integriteit is het onwenselijk om pro forma de twee overige leden van de ACB het advies te laten meetekenen;
  3. Geen tijdswinst is te verwachten omdat de volledige commissie zich inhoudelijk over de zaak moet uitlaten.

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten met de voorzitter ACB te bespreken om bij wijze van proef dit verbetervoorstel een kans te geven.                                 

 

 

Verbeterpunt:    19 - Frequenter vergaderen

Trekker:            Corine Buter     

Status:             Nog in onderzoek

Conclusies:      

  1. Er is een limiet aan de mogelijke hoeveelheid vergaderingen per week doordat de menskracht zowel bij de ACB, Rbb en de lijn beperkt is.
  2. De hoge werkdruk voor ACB leden en de lage financiële vergoeding ten opzichte van omliggende gemeenten hebben een negatieve invloed op het aantrekken van nieuwe leden voor de ACB.

Beslispunt GMT:

  1. Besluiten de presentiegelden te brengen op een niveau meer gelijk aan dat van omliggende gemeenten en/of van gemeenten van gelijke grootte.

           

 

Verbeterpunt:    20 - Reactie op conceptadvies binnen 1 week

Trekker:            Hans Potter     

Status:             Gedragslijn ingevoerd

Conclusies:       -

Beslispunt GMT: -

 

DEEL III

 

 

Aanbevelingen bij jaarverslag 2004 van de Adviescommissie voor bezwaarschriften

 

In het jaarverslag worden per kamer van de commissie aandachtspunten genoemd. In onderstaande matrix worden deze punten weergegeven en voorzien van te bieden acties en voorstellen voor de organisatieonderdelen die gevolg zouden moeten geven aan deze acties

 

Aandachtspunten Kamer I

Stand van Zaken

1. Uit de tekst van de publicaties in de Stadskrant kan niet worden opgemaakt of het een aanvraag om bouwvergunning is die met of zonder toepassing van een vrijstellingsprocedure ( ex art. 19 WRO) wordt afgehandeld. M.a.w.: of er wel of niet zienswijzen bij de besluitvorming worden betrokken.

Bij inkomst van de aanvraag is niet bekend of het een gebonden of discretionaire bevoegdheid betreft, dat is pas na toetsing duidelijk.

De verzoeken om vrijstelling worden in de Stadskrant gepubliceerd met vermelding van de inzage- en zienswijzen-termijn. (Onlangs aangepast vanwege UOV-Awb.)

2. Bij de Publieksbalie is niet steeds duidelijk of de daar verstrekte informatie bindend is. Aanbevolen wordt om bij de verstrekking van informatie over bouwen aan te geven dat daaraan geen rechten kunnen worden ontleend en dat voor de verkrijging van zekerheid in vooroverleg met een bevoegd ambtenaar moet worden getreden.

In 2005 is regulier overleg ingesteld tussen Publieksbalie en BWT, waarin ook nadere afspraken worden gemaakt bijv. over informatieverstrekking, de status daarvan, doorverwijzing enz.

 

3. Als in het verweerschrift wordt aangegeven dat het bezwaarschrift gegrond verklaard kan worden, kan beter het bestreden besluit ambtshalve worden herzien. De bezwaarmaker is dan in de gelegenheid om zijn bezwaarschrift in te trekken.

Wordt conform uitgevoerd in die gevallen waarbij er geen sprake is van een derde-belanghebbende. In dat geval kan er immers een procesbelang zijn. Ook in gevallen waarbij gegrondheid wel wordt geadviseerd maar niet evident is wordt prijs gesteld op een advies.

4. Wederom (na 2003) vraagt de commissie aandacht voor het aanschrijvings- en handhavingsbeleid. Onzorgvuldigheid doet zich met name voor bij zaken waarin is geweigerd handhavend op te treden en bestaat uit het onzorgvuldig bezien of de situatie legaliseerbaar is, dan wel uit de gebrekkige motivering waarom van handhaving is afgezien.

Eind 2004 is de nota Nalevingsstrategie vastgesteld en wordt er conform (werkproces) gewerkt

5. Ter voorkoming van discrepanties tussen advisering door de welstandscommissie en door de gemeenteraad voorgestaan beleid moeten de noodzakelijke adviezen van de welstandscommissie op voorgenomen beleid reeds in een vroegtijdig stadium worden ingewonnen en mee kunnen wegen bij de uiteindelijke vaststelling van het beleid.

De BWT-procedures zijn geactualiseerd en geoptimaliseerd

6. Een gehandicaptenparkeerplaats wordt automatisch toegewezen als de aanvrager over een gehandicaptenparkeerkaart beschikt. Verder beleid hierbij is nog niet vastgesteld. In de regel ligt de toegewezen locatie zo dicht mogelijk bij de woning.

De commissie pleit voor beleid. Voordat toewijzing plaats vindt moet onderzoek naar de verkeerssituatie ter plekke verricht worden. Voorts kan bij de bepaling van de locatie van de parkeerplaats rekening worden gehouden met de loopafstand van de aanvrager.

In de werkplanning 2006 is opgenomen dat  in april/mei aan de raad een voorstel ‘gehandicapten-parkeren’ zal worden gepresenteerd. Voorafgaand aan de besluitvorming is overleg met gehandicaptenorganisaties gepland.

 

In de nota zal ook worden ingegaan op procedure en bevoegdheden.

 

 

7. Bij een gehandicaptenparkeerplaats vindt afweging van de belangen (van omwonenden) pas plaats, nadat de toewijzing heeft plaatsgevonden. Het zou beter zijn dit voorafgaand aan het besluitvormingsproces te doen.

Gezien het geringe aantal bezwaren tegen verkeersbesluiten waarmee een GPP wordt aangewezen is de huidige manier – waarin bij toekenning géén maar bij aanleg op straat wél rekening wordt gehouden met de specifieke eisen van de gebruiker en de omgeving– wél zorgvuldig is en efficiënt en effectief werkt.

8. Het tijdig aanleveren van een verweerschrift en stukken blijft een punt van zorg. De nodige logistiek zou hiertoe verbeterd moeten worden.

Uitgevoerd. De verzending van stukken richting Barbarasteeg vindt nu op hetzelfde moment plaats als de verzending van de besluiten richting aanvragers. Ook over de interne verwerking op de Barbarasteeg zijn nieuwe afspraken gemaakt.

9. Er is het probleem dat pas laat inzichtelijk wordt in welke situatie de bezwaarmaker zich bevindt, namelijk op het moment van opstelling van het verweerschrift. Dit levert dan op dat bezwaarmaker al is verhuisd. De zaak gaat dan niet door, terwijl deze al was ingepland op de agenda van de commissie.

Procedure is nooit waterdicht te krijgen, immers lang niet alle inwoners geven verhuismutaties tijdig door aan de gemeente. We zijn afhankelijk van verwerking van verhuisbewegingen in het GBA en dat kan vaak weken duren.

Foutmarge wordt verkleind door bij ontvangst van het verzoek om verweer het GBA te checken. Dit wordt meegenomen in de actualisering van de Wonen werkprocedures voor 2006

10. De commissie plaatst vraagtekens bij de mandaatverlening aan de DTV voor het nemen van besluiten op een verzoek om voorrangsverlening. Volgens de Awb dient door het bestuursorgaan getoetst te worden of het advies voldoet aan de eisen van zorgvuldigheid. Niet duidelijk is of deze toetsing plaatsvindt. Advisering hierover heeft nog niet plaatsgevonden, omdat er op dit punt geen nog een bezwaar is aangevoerd.

Vakteam Wonen:

In de evaluatie van het DTV reglement, eerste kwartaal 2006, zullen de rollen van DTV en gemeente in de procedure voor alle duidelijkheid nog eens uitdrukkelijk worden vastgelegd.

11. De commissie ziet niet in waarom het niet mogelijk is om 1 vergunning voor het parkeren van een auto (waarbij op de vergunning verschillende kentekens worden vermeld) te verlenen, nu is gebleken dat het college de regelgeving  ook soepel hanteert bij gehandicapten die over vervangende auto’s beschikken (een andere auto dan waarvoor de vergunning is verleend).

In juni 2005 heeft de raad besloten het mogelijk te maken een parkeervergunning te verlenen aan mensen die regelmatig een auto huren en in die zin nimmer in aanmerking kwamen voor een parkeervergunning.

12. De commissie vindt het niet gepast dat vanuit het college haar gevraagd wordt haar advies te herzien.

Dit wordt nagegaan

13.De commissie beveelt aan ingeval van een bijdrage in de huurlasten ingevolge de vangnetregeling reeds bij de intakegesprekken een voorbehoud te maken t.a.v. het recht erop. Meegegeven moet worden dat het definitieve  recht op de bijdrage pas wordt vastgesteld nadat een aanvraagformulier met bijbehorende door de gemeente is ontvangen en beoordeeld.

Bij het eerste baliebezoek, waar in de meeste gevallen, aan de hand van dan overlegde stukken, de mogelijkheid van een bijdrage wordt onderzocht, wordt er op gewezen dat pas wanneer de aanvraag en gegevens ontvangen zijn, definitief bepaald wordt of een bijdrage toegekend wordt en zo ja hoeveel.

14. Omdat het ingeval van drukte (met name in juli) moeilijk is om een afspraak te maken voor een intakegesprek pleit de commissie ervoor de ingangsdatum van een bijdrage in de huurlasten te bepalen op de datum van het eerste baliebezoek (i.p.v. op de datum van het intakegesprek).

Dit is sinds de start van de uitvoering van de vangnetregeling door de gemeente de gehanteerde werkwijze

15. De commissie constateert dat na het uitbrengen van haar adviezen het nog geruime tijd duurt voordat een besluit op het advies wordt genomen. Dit staat haaks op de wens van de gemeenteraad terzake. De commissie betreurt de lange duur, omdat zij probeert zo snel mogelijk advies uit te brengen.

Reactietermijnen worden daar waar mogelijk als servicenorm opgenomen.

16. Het is de commissie opgevallen dat woonproblemen veelal ontstaan door overbewoning. De commissie pleit voor het voeren van beleid op dit punt.

-

17. De commissie vraagt aandacht voor de toezending van nieuwe beleidsnota’s. Bij vaststelling van nieuw beleid zou de commissie daarvan op de hoogte gesteld moeten worden. Slechts zelden ontvangt de commissie een nieuwe nota zonder dat daarom is verzocht.

Wanneer een bezwaarschrift wordt ingediend tegen een besluit waarop een bepaalde nieuwe beleidsnota van toepassing is, wordt deze nota als bijlage bij het verweerschrift gevoegd.

 

Aandachtspunten

Kamer II

Stand van Zaken

1. Er is –in ieder geval tijdelijk- extra formatie voor het secretariaat nodig voor het aanpakken van de extra instroom die –ook na beëindiging van het project WAKATWEE- haar sporen op het werk zal hebben nagelaten.

1. Per augustus 2005 is het project IBI2 gestart, hiervoor is door het college incidenteel € 120.000,- beschikbaar gesteld.

2. Op basis van de nota FHIRBB is structurele uitbreiding van het gehele secretariaat met 0,95 fte geaccordeerd.

2. Openbaarmaking van het handboek over de WWB en het verstrekkingenboek van de WVG.

M.b.t. de WWB zijn er (openbare) beleidsregels vastgesteld door het college. Deze beleidsregels treden 1-1-2006 in werking.

3. Binnen WIZ zal beter moeten worden omgegaan met

met de gevolgen voor de WWB-uitkering van (voorlopige) belastingteruggaven.i.v.m. de heffingskortingen.

In een WIZ- memo d.d. 12-4-05 is een reactie gegeven op de vragen over de verwerking van belastingteruggaven en de inhouding van voorlopige teruggaven heffingskortingen. Een en ander is uitgezocht en is intern opnieuw geïnstrueerd.

4. Het geven van een goede schriftelijke en mondelinge uitleg bij een beschikking over het opleggen van de arbeids-verplichtingen, vooral bij gedeeltelijk arbeidsongeschikte cliënten.

De nieuwe werkwijze per 1-1-2006 zal zijn dat consulenten met de cliënt in een persoonlijk gesprek de uitslag van het medisch advies gaan bespreken indien er sprake is van het (ver)nieuw(d) opleggen van arbeidsverplichtingen. In deze gevallen gaat een  voortgangsgesprek plaatsvinden met de cliënt. In voorkomende gevallen kan dit ook per telefoon gebeuren. Daarna wordt de beschikking aan cliënt verzonden met de conclusie van het medisch advies.

Deze werkwijze zal gecommuniceerd worden in de cursus voor de consulenten en middels de Nieuwsbrief SDV.

Aandachtspunten

Kamer III

Stand van Zaken

1a. De motivering van de bestreden besluiten laat (ook in 2004) veel te wensen over.

1b. De communicatie tussen verweerder en reclamant is vaak onvoldoende, met name aan de zijde van verweerder.

1c. Een zorgvuldiger voorbereiding van besluiten zou een aantal besluiten hebben kunnen voorkomen.

Belang wordt gehecht aan een zorgvuldige motivering van besluiten en hieraan wordt ruimschoots aandacht besteed. Communicatie met aanvrager vindt geregeld plaats, o.a. om informatie te verschaffen over regelgeving. In sommige gevallen leidt dit tot het afzien van een formele aanvraag (en daarmee een weigeringsbesluit), in andere gevallen leidt dit tot het afzien van het indienen van een bezwaarschrift.

 

I.h.a. Subsidieverordeningen worden in 2006 geactualiseerd.

2. De terugkoppeling van verweerder is nog niet voldoende. In een aantal gevallen heeft Kamer III geen (verplicht) kopie van het heroverwegingsbesluit gekregen, hoewel er  op dit punt verbetering is opgetreden.

Heroverwegingsbesluiten worden z.s.m. in kopie aan RBB toegestuurd.

3. Er wordt doorgaans geen terugkoppeling gegeven bij gedane aanbevelingen. Kamer III vraagt (nogmaals) om separate terugkoppeling.

-

 

4.In een deel van de gevallen overlegt verweerder de op de zaak betrekking hebbende stukken onvolledig. Hierdoor kan vertraging ontstaan.

In principe worden altijd alle van belang zijnde stukken als bijlage bij het verweerschrift toegevoegd, tenzij het gaat om verordeningen, nota’s of beleidsregels die zeer geregeld van toepassing zijn en al eerder naar het secretariaat werden verzonden. 

Opmerking: taak voor secretaris om te zorgen dat slechts van belang zijnde stukken worden verspreid onder leden Commissie en reclamant. Voorgekomen dat interne, informele, e-mails uitgeprint aan de stukken werden toegevoegd en verspreid.

5. De behandeltijd van de bezwaarschriften is nog steeds te lang. Ter verbetering van de doorlooptijd is uitbreiding van het secretariaat van belang.

Op basis van de nota FHIRBB is structurele uitbreiding van het gehele secretariaat met 0,95 fte geaccordeerd.

Aandachtspunten

Kamer IV

Stand van Zaken

1. Hoewel er administratieve ondersteuning is voor Kamer IV, die met andere kamers wordt gedeeld, is duidelijk dat aan veel maar niet aan alle wensen van de secretariaten kan worden voldaan.

Nadere vragen zullen gesteld worden om te bezien aan welke wensen niet wordt voldaan. Hierop zal waar mogelijk actie worden ondernomen.

2. Er moet een tweede plaatsvervangend lid van Kamer IV worden benoemd (om een ‘noodgreep’ in de vorm van het lenen van een lid van een andere kamer te voorkomen).

(‘Interne’) werving zal gestart worden.

 

 

 

Aanbevelingen bij jaarverslag 2004 van de gemeentelijke ombudscommissie

 

Gezien de aanbevelingen die de ombudscommissie naar voren heeft gebracht, zou ter verbetering het volgende moeten gebeuren.

 

Stand van zaken per november 2005

 

Aanbevelingen

Stand van zaken

1. De organisatie van het vakteam Bouw- en Woningtoezicht dusdanig inrichten, dat een betere kwaliteitscontrole kan plaatsvinden, bijv. door één functionaris met de primaire kwaliteitsbewaking te belasten.

Procedures zijn geactualiseerd en geoptimaliseerd (incl. het ondersteunende automatiserings-programma BWT4All). Concepten worden beoordeeld door juridisch adviseur BWT.

2. De medewerkers van de Publieksbalie te instrueren actief informatie te verstrekken aan de burgers die aan de balie verschijnen en de daartoe eventueel ontbrekende kennis en vaardigheden op peil te brengen.

Het actief verstrekken van informatie aan de klant aan de balie (ook receptie, callcenter , schriftelijk en digitaal) is inherent aan het werken bij de Publieksbalie: hierop worden medewerkers gestuurd en aangesproken. Hiervoor is veel aandacht binnen de Publieksbalie.

Dit gebeurt individueel en groepsgewijs; o.a. door  werkoverleg, kennissessies,  inwerktrajecten, gerichte cursussen en in  personeelsgesprekken. 

Dit is een continu proces: regels veranderen en medewerkers worden breder (voor meer producten en taken) ingewerkt. Waar behoefte aan is wordt ook gesignaleerd tijdens volgen van de medewerkers en in gesprekken.

Er zijn diverse zaken in ontwikkeling die de medewerkers nog meer zullen ondersteunen in hun kennis en vaardigheden bij actief verstrekken van informatie:

- Nieuw is dat voor de sturing en coaching van medewerkers naast de teamleiders ook senior medewerkers zullen worden ingezet.

- Om medewerkers te ondersteunen bij het werk worden werkprocessen en  werkinstructies opgesteld.

- Bij de receptie wordt de informatie het klantvolgsysteem  uitgebreid.

- De producten-en diensten catalogus wordt verder ontwikkeld

- In het callcenter komt steeds meer informatie beschikbaar die de medewerker kan raadplegen.