Op het voormalige terrein van Delft Gelatine aan de Rotterdamseweg heeft de gemeente in 2004 een gedeelte van de grond aangekocht om te bestemmen als evenemententerrein. Dit evenemententerrein is 9.000 m2 groot. Met de realisatie en programmering van het evenemententerrein heeft het college als doel voor ogen een goed geëquipeerde en gefacilteerde  ruimte te bieden aan (bestaande) evenementen, festivals en activiteiten in Delft. Het is een aanvulling op de bestaande ruimtes waar evenementen en activiteiten in Delft kunnen worden georganiseerd. Het terrein wordt in de zomer van 2006 gebruiksklaar opgeleverd. Met dit voorstel informeren we college en raad over de stand van zaken en wordt akkoord gevraagd over de dekking ter oplevering van het evenemententerrein.

 

Op dit moment wordt het evenemententerrein aan de Rotterdamseweg ingericht. Uitgangspunt daarbij is een functioneel terrein dat voldoet aan de wensen van organisatoren en voldoende uitstraling heeft naar het publiek. Een goed ingericht terrein is een van de essentiële factoren om het terrein te laten uitgroeien tot een succesverhaal. In 2004 is, op basis van de toen voorhanden zijnde kennis met een product waarmee de gemeente tot dan toe nog geen ervaring had, een raming opgesteld voor de inrichtingskosten.

Anno 2006 wordt de fase van definitieve inrichting bereikt. Daarmee komt een helder en definitief beeld van de kosten.

In de eerste raming in 2004 van de kosten werd uitgegaan van een bedrag van € 550.000,- (inrichting, onderhoud en rente). Op basis van de raming van april 2006 dient gerekend te worden op een kostenpost van

€ 750.000,-. Deze kostenraming (zie bijlage 1) bestaat uit enerzijds de kosten voor de inrichting van het terrein voor € 625.000. Hierbij is sprake van een autonome kostenstijging ten opzichte van de eerdere raming. Anderzijds is er € 125.000 meerkosten door de aanleg van een stenen tribuneconstructie ‘vlak antraciet’ als amfitheater.

 

Schatting

Ten tijde van het vaststellen van het ontwerp van het evenemententerrein en het opstellen van de raming door het college had de gemeente nog onvoldoende zicht op het totale kostenaspect. De gemeente beschikte daarnaast nog over weinig ervaring met het inrichten van het evenemententerrein. Op basis van de toen bekende gegevens en ervaringen kon slechts een primaire schatting worden verschaft.

Verder is door een aantal vertragingen bijvoorbeeld in de sfeer van de bestemmingsplanwijziging en bodemsanering meerkosten in de grondexploitatie ontstaan.

 

Besparing

Met de oorspronkelijke kostenraming in het achterhoofd is kritisch de raming doorgelicht en daar waar mogelijk heeft dit geleid tot besparingen bijvoorbeeld in de sfeer van beplanting, hekwerk en de post onvoorzien. Verder is bekeken in hoeverre de grondexploitatie ruimte biedt tot dekking. Door tegenvallers in de kostenpost bodemsanering verschaft de grondexploitatie geen ruimte tot extra dekking. De huidige raming biedt slechts ruimte voor een bezuiniging in het opleveringsniveau van het amfitheater. De keuze bestaat tussen een aarden wal of een stenen tribuneconstructie van ‘vlak antraciet’ als opleveringsniveau. De stenen deklaag is de keuze en het advies van de gemeentelijke teams ingenieursbureau en Cultuur, kennis en economie. De laatste variant betekent wel € 125.000,- meerkosten. Deze € 125.000 zit in het bedrag van € 750.000,-. Daarbij dient aangetekend te worden dat deze investering op de lange termijn wordt terugverdiend. Het amfitheater maakt een essentieel onderdeel uit van het terrein. Het vormt een laagdrempelige plek voor de amateurkunst en andere vormen van vermaak voor Delftenaren en bezoekers. De keuze voor de stenen tribuneconstructie is gebaseerd op de aspecten gebruiksvriendelijkheid, uitstraling (‘oude Rome’), verhuurbaarheid, comfort en onderhoud. De beoogde inrichtingsvorm heeft een duidelijke meerwaarde. Gezelschappen als fanfareorkesten en straattheatergroepen kunnen route lopen, terwijl het publiek zit. Het openluchttheater biedt daarmee genoeg comfortabele zitruimte bijvoorbeeld voor (kleinere) popconcerten, maar ook aan sport verwante evenementen. Een stenen tribuneconstructie komt ook tegemoet aan de wensen van minder valide bezoekers. De hogere investering nu laat zich op de langere termijn in de exploitatie terugverdienen doordat er een product van betere kwaliteit wordt aangeboden. Daarnaast is de stenen variant onderhoudsvriendelijker dan een aarden wal. Zo is de stenen tribune beter bestand tegen de natuurelementen en gebruik door bezoekers. Ernstige regenbuien zullen de inzetbaarheid en de staat van de aarden wal aantasten.

 

Dekking

Leidraad is het realiseren van een kwaliteitsvol en duurzaam evenemententerrein. Er is gekomen tot onderstaande dekking om dit doel verantwoord te bereiken.

 

-          Raming                                                € 750.000,-

 

-          Grondexploitatie                                   € 550.000,-

-          Kapitalisering investering                       €   75.000,-

-          Te ontvangen subsidie                          € 125.000,-

                                                                       ---------------         -----------------

                                                                       € 750.000,-       € 750.000,-

 

De grondexploitatie is het geraamde investeringsbedrag aan het begin van het traject voordat daadwerkelijk is begonnen met de werkzaamheden. Er is gekozen om in beperkte mate de investering te kapitaliseren, aangezien het lenen van geld gevolgen heeft voor de exploitatie. In deze variant stijgt de jaarexploitatie met ongeveer € 4.500. Voor dat bedrag moet jaarlijks aan extra inkomsten gegenereerd moet worden. Dit is zeer wel mogelijk op basis van het huidige zicht op de inkomsten uit de programmering van het terrein en aanverwante zaken. Dit wordt gestaafd door afspraken en interesses van organisatoren en gezelschappen.

 

Op dit moment wordt er gezamenlijk met de (particuliere) eigenaar van Lijm&Cultuur B.V. een beroep gedaan op fondsen en provincie om de gewenste aanvullende financiering te verkrijgen. College en Gemeenteraad zullen actief worden geïnformeerd over de resultaten in de subsidieverstrekking. Mocht onverhoopt niet het gewenste resultaat geboekt worden, dan is vervangende dekking denkbaar in de sfeer van onder andere reserves.

 

Voorstel

-          Instemmen met deze nota en inrichting van het evenemententerrein.

-          Deze nota ter kennisname brengen aan de Gemeenteraad.

-          De 53e  begrotingswijziging van 2006 vast te stellen.

 

Bijlage 1 Kostenopbouw evenemententerrein

 

Kostenopbouw inrichting evenemententerrein                  € 750.000

 

Apparaatskosten                                                          €    90.000

Leverantie bestrating                                                     €  100.000

Keerwanden/hekwerken                                                €    45.000

Kabels en leidingen                                                      €    15.000

Groen en bomen                                                          €    25.000

Woonrijp maken                                                           €  300.000

Stenen tribune amfitheater                                            €  125.000

Overig (lichtmasten ed)                                                 €    50.000

 

--------------         --------------€  750.000,-    € 750.000