De raad van de gemeente Delft,
gelet op het voorstel van het presidium van 6
oktober 2008
gelet op het bepaalde in de artikelen 84 en 147 van
de Gemeentewet
b e s l u i t :
vast te stellen:
Ingesteld wordt een commissie genaamd: “Rekening- &
Auditcommissie”.
1.
De Rekening- & Auditcommissie (R&A-commissie) heeft
als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede
beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en
doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende
verantwoordelijkheid van de raad.
2.
Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in
ieder geval begrepen de voorbereiding van de besluitvorming van de raad
aangaande:
a) Jaarverslag en
jaarrekening, financieel beheer en de follow up daarvan:
-
het adviseren over de uitvoering en evaluatie van
de verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet, te weten de controle op het
financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie
-
het adviseren over de vaststelling van een
(gewijzigde) financiële beheersverordening (artikel 212 Gemeentewet)
-
de aanwijzing van, op de wijze zoals omschreven in
artikel 2 van de Controleverordening, alsmede zonodig het beëindigen van de
relatie met, de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;
-
afstemmingsoverleg
te zijn voor het jaarlijkse onderzoeksprogramma door de accountant, als
bedoel in artikel 2, vierde lid van de Controleverordening (art. 213
Gemeentewet);
-
het adviseren over (tussentijdse) rapportages en
andere verslagen van de accountant;
-
het evalueren van de werkzaamheden van de
accountant;
-
het adviseren aan de gemeenteraad over de
jaarrekening en het jaarverslag;
-
het adviseren over de gemeentelijke planning- en
controlcyclus, waarbij onder andere gebruikt wordt gemaakt van de input en
feedback die vanuit de raadscommissie waarin de “middelen” worden behandeld;
-
het bepalen van een standpunt over door het college
toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteringsacties op het gebied van de
financiële verantwoording en de voortgang daarvan.
b) Doelmatigheid en
doeltreffendheid:
-
het adviseren over de uitvoering van en het
evalueren van de verordening inzake de doelmatigheid en de doeltreffendheid van
het door de gemeente gevoerde bestuur (artikel 213a Gemeentewet)
-
het adviseren over de bevindingen uit periodieke
onderzoeken van het college als bedoeld in de “Verordening periodiek onderzoek
door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het
college gevoerde bestuur, van de gemeente Delft” (artikel 213a Gemeentewet);
c) Delftse Rekenkamer:
-
als afstemmingsoverleg en klankbord te fungeren
voor de Delftse Rekenkamer.
1.
De Rekening- & Auditcommissie bestaat uit maximaal één
lid per fractie.
2.
De commissie bestaat uit tenminste vijf leden.
3.
De raad benoemt één van de raadsleden tot voorzitter.
4.
De Rekening- & Auditcommissie wijst uit haar midden een
plaatsvervangend voorzitter aan.
5.
Het lidmaatschap van de Rekening- & Auditcommissie
vervalt aan het einde van de zittingsperiode van de raad, door het verlies van
de hoedanigheid van raadslid of commissielid/niet-raadslid, door ontslagname of
door een met redenen omkleed besluit van de raad.
6.
De commissievoorzitter maakt geen deel uit van het presidium
van de raad.
7.
De griffier wijst uit de medewerkers van de griffie een
commissiegriffier aan.
1.
De Rekening- & Auditcommissie vergadert zo dikwijls als
de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van
redenen dit aan de voorzitter vragen.
2.
De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg
voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste zeven
dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.
3.
De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te
behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante
stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden.
4.
De vergaderingen en de in het tweede en derde lid bedoelde
oproepingen en stukken worden ter openbare kennis gebracht.
5.
de vergaderingen zijn openbaar, tenzij de commissie anders
bepaalt.
6.
de voorstellen, adviezen en besluiten van de commissie zijn
openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.
7.
van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt met daarin
opgenomen: de aanwezigen, de besluiten en de adviezen van de commissie.
8.
de verslagen worden ter kennisname aangeboden aan de raad.
9.
de Rekening- & Auditcommissie stelt een vergaderschema
en jaaragenda vast en zendt deze ter kennisname naar de raad.
1.
De commissie brengt haar adviezen aan de raad schriftelijk
uit.
2.
Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt,
wordt ook het van de meerderheid afwijkende standpunt ter kennisname van de
raad gebracht.
1.
De Rekening- & Auditcommissie is bevoegd aan de raad
over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien
van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.
2.
In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2
bedoelde taken is de Rekening- & Auditcommissie bevoegd:
a)
zich tot een lid van het college te wenden ter verkrijging
van alle stukken waarvan zij de kennis nodig acht voor haar werkzaamheden;
b)
tot het voeren schriftelijk en mondeling overleg met een lid
van het college;
c)
externe deskundigen in te schakelen, indien hieraan kosten
zijn verbonden geschiedt dit na toestemming van het presidium.
3.
De Rekening- & Auditcommissie kan een voorstel bij het
presidium van de raad indienen om een externe deskundige de commissie van
advies te laten dienen.
4.
De commissie krijgt op haar verzoek ambtelijke
ondersteuning, als bedoeld in de verordening voorzieningen fracties, raads- en
commissieleden.
1.
De vergaderingen van de commissie worden in het openbaar
gehouden.
2.
Aangelegenheden waarvan openbare behandeling zich niet
verdraagt met een belang genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van
bestuur, alsmede door de voorzitter aangewezen aangelegenheden, worden voor het
besloten deel van de vergadering geagendeerd.
3.
Van een vergadering met gesloten deuren wordt een
afzonderlijk verslag gemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de
commissie ander beslist.
4.
Over het behandelde in een besloten vergadering wordt door
de leden en andere aanwezigen geheimhouding in acht genomen. Bij schending van
de geheimhouding is artikel 21 van de Verordening op de Raadscommissies 2008
van toepassing.
Artikel 9 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking na publicatie met ingang van 1 januari 2009, op dezelfde datum wordt de Verordening Rekeningencommissie van 31 maart 2005 ingetrokken.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Rekening- &
Auditcommissie 2008.
mr. drs. G.A.A. Verkerk ,burgemeester.
drs. R.H. van Luyk ,griffier.
TOELICHTING BIJ DE VERORDENING ‘REKENING- &
AUDITCOMMISSIE 2008’
Lid 3: De Rekening- &
Auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de
werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met danwel het
ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.
Lid 1: Elke fractie kan maximaal één lid aanwijzen voor de
commissie; dit mag zowel een raadslid als een commissielid/niet-raadslid zijn.
Er bestaat geen verplichting voor iedere afzonderlijke fractie om een
vertegenwoordiger aan te wijzen voor de R&A-commissie.
Lid 2: De commissie dient te bestaan uit minimaal vijf leden.
Lid 3: Bij een artikel 84-commissie is het mogelijk dat een
commissielid/niet-raadslid de functie van voorzitter vervult. Het is denkbaar
dat in de toekomst de commissie wordt omgevormd tot een gemeentelijke
commissie, conform artikel 82 van de Gemeentewet. Dat zou betekenen dat enkel
een raadslid de rol van voorzitter kan bekleden. In dat geval zal de
verordening daar op worden aangepast.
Lid 6: Van het presidum zijn alleen voorzitters van
raadscommissies ex artikel 82 van de Gemeentewet lid, dit impliceert dat de
voorzitter van de R&A-commissie (ex artikel 84 van de Gemeentewet) geen
formeel lid van het presidium kan zijn. Ook vanwege het afwijkende karakter van
deze commissie en de andere vergaderfrequentie is de voorzitter van de
R&A-commissie geen lid van het presidium van de raad. Dat laat onverlet dat
in voorkomende gevallen de commissievoorzitter uiteraard wel kan voorstellen
danwel uitgenodigd kan worden deel te nemen aan een vergadering van het
presidium.
Lid 3: Een dergelijk verzoek voor extern advies wordt dan schriftelijk, kort inhoudelijk gemotiveerd en onder vermelding van de geraamde kosten bij het presidium aangeboden.
Lid 4. Deze ambtelijke bijstand kan bijvoorbeeld bestaan uit het
verstrekken van informatie tijdens vergaderingen van de R&A-commissie.
De deuren worden gesloten, wanneer een lid daarom
verzoekt, of de voorzitter dit nodig oordeelt. De commissie beslist vervolgens
of met gesloten deuren zal worden vergaderd.