Geachte leden van de Commissie EMCR,
Het
bestuur van de stichting Theaterfestival Delft, organisator van de Mooi Weer
Spelen (MWS), heeft het gemeentebestuur per brief d.d. 01-05-'07 om een aanvullende subsidie verzocht om de
realisatie van het festivalprogramma van de editie 2007 te kunnen realiseren.
De raad heeft bij besluit d.d. 08-05-'07 een aanvullende subsidie van 20.000
euro verstrekt teneinde de doorgang van het evenement te garanderen (kenmerk
nota: 20272791). Deze memo informeert u, op verzoek, over de financiële verantwoording van de MWS 2007.
In
2006 heeft het theaterfestival Mooi Weer Spelen te kampen gehad met financiële
problemen, een bijna faillissement en het vertrek van de festivaldirecteur. Als
gevolg hiervan bleek aanvullende financiering noodzakelijk om in 2007 het
festival plaats te laten vinden. De organisatie heeft daarom een verzoek voor
aanvullende financiering ingediend bij zowel de gemeente Delft (€ 20.000,-) als
bij Fonds1818 (20.000,-).
De
gemeenteraad heeft d.d. 8 mei 2007 besloten akkoord te gaan met het verzoek van
de MWS. Hiervoor is de aanvullende subsidie van 20.000 ter beschikking gesteld
om de doorgang van de editie 2007 te waarborgen. Bij het beschikken van de
subsidie (kenmerk 20273100) zijn de gebruikelijke voorwaarden gesteld. Dankzij
een aanvullende bijdrage van zowel Fonds1818 als de gemeente Delft heeft MWS
2007 doorgang kunnen vinden, waarmee het doel van het verstekken van de
subsidie is behaald.
Zowel
de reguliere als de aanvullende subsidie zijn, conform de voorwaarden uit de
subsidieverordening Maatschappelijke activiteiten, financieel en inhoudelijk
verantwoord. Hiervoor is een gedetailleerde financiële rapportage (kenmerk
346300) aangeleverd. De financiële verantwoording is sluitend en toont aan dat
aanvullende bijdragen van Fonds1818 en de gemeente Delft het festival hebben
gered. In 2008 heeft de organisatie van de MWS het festival georganiseerd
zonder aanvullende bijdrage van de gemeente Delft.
De
inhoudelijke verantwoording (kenmerk: 346300) geeft inzicht in onder andere de
opzet van de organisatie, marketing en communicatie en sponsoring van de MWS
2007. In bijlage I treft u een korte toelichting op de inhoudelijke
verantwoording.
Het
bestuur van de MWS heeft aangegeven hun meerjarenvisie en het recent opgestelde
groeiscenario graag toe te lichten voorafgaand aan een
raadscommissievergadering.
Bijlage
I: Toelichting op inhoudelijk verslag MWS 2007
Na
het afscheid van de festivaldirecteur in 2006 heeft de organisatie van de MWS
tot maart 2007 zonder festivaldirecteur gezeten. Hierdoor werd er te laat
voldoende aandacht besteed aan het werven financiële bijdragen door sponsors en
fondsen, met als gevolg dat veel van deze partijen afzagen van een financiële
bijdrage. Enkele weken voordat het festival zou plaatsvinden constateerde de
organisatie dat het niet mogelijk was om zonder aanvullende financiën het
festival te laten plaatsvinden. Het festival is door aanvullende bijdragen van
de gemeente Delft en Fonds1818 toch doorgegaan.
De
organisatie geeft aan dat gezien de korte voorbereidingstijd de ambities
moesten worden bijgesteld. Om te groeien naar professionele festivalorganisatie
is meer tijd gewenst.
Door
de korte voorbereidingstijd en de kritieke financiële situatie is er creatief
en minimaal geprogrammeerd. Het zaterdagprogramma op de Markt was beperkt, maar
werd afgesloten met het spektakel waar de MWS bekend om staat. Naar aanleiding
van de editie 2007 streeft de organisatie er naar om het Markt-programma in
volgende edities te versterken en op het oude niveau te brengen.
Thema
en identiteit
Het
thema van de MWS luidt 'Theater, Wetenschap en Techniek'. De organisatie kiest
ervoor om dit thema niet te communiceren, maar probeert het op verschillende
manieren tot uiting te laten komen in de programmering. De programmering sloot
in 2007 aan bij het thema. De organisatie constateert echter dat het wenselijk is om een duidelijker keuze te
maken om de identiteit van het festival te versterken. Het huidige thema sluit
zeer goed aan bij het gewenste imago van Delft en vanuit stadsmarketing
perspectief is een 'technologische' identiteit van het festival gewenst.
De
marketing en communicatie omtrent het evenement behoeft meer aandacht te
krijgen. Uit de verantwoording blijkt dat een duidelijk communicatieplan bij de
organisatie van MWS 2007 ontbrak. Een goede marketing is essentieel om een
breed publiek te kunnen bereiken. Als oplossing wordt aangedragen om een professionele
communicatiemedewerker aan te stellen. In aanloop naar MWS 2008 heeft de
organisatie een nieuwe huisstijl ontwikkeld.
Ondanks
de tegenvallende sponsorbijdragen voor MWS 2007 is de organisatie erin geslaagd
om nieuwe partijen aan zich te binden. Werkplaats Spoorzone Delft en de TU
Delft hebben een belangrijke bijdrage aan het festival geleverd, zowel in
financiële als in praktische zin. De organisatie geeft ook aan content te zijn
met de bijdragen vanuit de middenstand, die ondanks de ontstane onrust toch nog
aanzienlijk bleek. Aandachtspunten zijn wat betreft de organisatie de
informatievoorziening aan potentiële sponsoren, begeleiding van sponsoren
tijdens het festival en het behouden van een goede verstandhouding met onder
andere de gemeente Delft.
De
inhoudelijke rapportage MWS 2007 biedt houvast voor de ontwikkeling van de MWS
in 2008 en verder.