Raadsvoorstel

Van : Presidium [JMP1]

Datum : 6 oktober 2008

Pfh. : nvt

Steller : P. Bosch, raadsgriffie

tel.nr. : 260 2639

e-mail : pbosch@delft.nl

Programma : Bestuur en Organisatie

Registratie nr. : 383776 [JMP2]

Stuk : 139

Onderwerp : Rekening- & Auditcommissie 2008

Gevraagde beslissing:

1. De verordening Rekening- & Auditcommissie 2008 vast te stellen [JMP3] ;

2. De verordening Rekeningencommissie van 31 maart 2005 intrekken.

Samenvatting

Voorgesteld wordt een Rekening- & Auditcommissie (R&A-commissie) in te stellen. Deze commissie zal namens de gemeenteraad als overlegplatform voor de accountant fungeren. Verder zal deze commissie andere taken vanuit de controlerende rol van de gemeenteraad op zich nemen. De bevoegdheden en taken zijn in deze verordening nader uitgewerkt.

Aanleiding

Op 17 juni 2008 heeft de commissie Bestuur en Werk gesproken over de wenselijkheid van het instellen van een auditcommissie, hierna aan te duiden als de Rekening- & Auditcommissie. Voor deze benaming wordt gekozen omdat de aanduiding “auditcommissie” niet goed recht doet aan het brede takenpakket.

Bevoegdheid

De gemeenteraad is op basis van artikelen 84 en 147 van de Gemeentewet bevoegd een R&A-commissie in te stellen middels een verordening. Deze verordening ligt thans ter besluitvorming voor.

De controlerende rol van de gemeenteraad is met de inwerkingtreding van de dualisering versterkt met de uitbreiding van een aantal bevoegdheden.

- Verordenende bevoegdheid, geconcretiseerd in de volgende verordeningen: financieel beleid (art. 212 GW), accountantscontrole (art. 213 GW) onderzoek en doelmatigheid (213a GW)

- De (verplichte) instelling van een rekenkamer of rekenkamerfunctie (onderzoeken naar rechtmatigheid, effectiviteit en doelmatigheid)

- De wijze waarop en de mate waarin gebruik wordt gemaakt van de werkzaamheden van de accountant. (controle op getrouwheid en rechtmatigheid, minimale wettelijke controletoleranties)

Rekening & Auditcommissie

De raad heeft bij verordening invulling gegeven aan de diverse (controlerende) instrumenten, zoals de rekeningencommissie (via de Verordening Rekeningcommissie van 31 maart 2005) en de rekenkamer (geactualiseerd via het separaat voorliggende raadsvoorstel: Verordening Delftse Rekenkamer 2008).

Op 17 juni 2008 heeft de commissie Bestuur en Werk via een C-discussie richting gegeven aan de kaders voor het instellen van een auditcommissie. Met de adviezen vanuit deze commissievergadering is in dit raadsvoorstel rekening gehouden. Verder sluit de instelling en de werkwijze van de Rekening- & Auditcommissie aan op de nieuwe werkwijze van de raad, zoals vastgesteld door de raad op 10 juli 2008.

Aangezien de werkzaamheden van de huidige rekeningencommissie onderdeel uitmaken van de werkzaamheden van de Rekening- & Auditcommissie kan, bij vaststelling, de verordening rekeningencommissie van 31 maart 2005 worden ingetrokken. Tegelijkertijd worden dan de huidige rekeningencommissie en de werkgroep rekenkamer vanuit de raad opgeheven.

De Rekening- & Auditcommissie heeft als taak het voorbereiden van alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. De commissie zal namens de gemeenteraad onder andere als overlegplatform voor de accountant en als bestuurlijk aanspreekpunt van de gemeenteraad van de Delftse Rekenkamer fungeren. Ook zal de commissie andere adviserende taken vanuit de controlerende rol van de gemeenteraad op zich nemen.

De Rekening- & Auditcommissie zal zich bezig houden met onderwerpen aangaande:

a) Jaarverslag en jaarrekening, financieel beheer en de follow up daarvan:

- het adviseren over de uitvoering en evaluatie van de verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet, te weten de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie

- het adviseren over de vaststelling van een (gewijzigde) financiële beheersverordening (artikel 212 GW)

- de aanwijzing van, op de wijze zoals omschreven in artikel 2 van de Controleverordening, alsmede zonodig het beëindigen van de relatie met, de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet;

- afstemmingsoverleg te zijn voor het jaarlijkse onderzoeksprogramma door de accountant, als bedoel in artikel 2, vierde lid van de Controleverordening (art. 213 GW);

- het adviseren over (tussentijdse) rapportages en andere verslagen van de accountant;

- het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

- het adviseren aan de gemeenteraad over de jaarrekening en het jaarverslag;

- het adviseren over de gemeentelijke planning- en controlcyclus, waarbij onder andere gebruikt wordt gemaakt van de input en feedback die vanuit de raadscommissie waarin de “middelen” worden behandeld;

- het bepalen van een standpunt over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteringsacties op het gebied van de financiële verantwoording en de voortgang daarvan.

b) Doelmatigheid en doeltreffendheid:

- het adviseren over de uitvoering van en het evalueren van de verordening inzake de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door de gemeente gevoerde bestuur (artikel 213a Gemeentewet)

- het adviseren over de bevindingen uit periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de “Verordening periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Delft” (artikel 213a GW);

c) Delftse Rekenkamer:

- als afstemmingsoverleg en klankbord te fungeren voor de Delftse Rekenkamer.

Samenstelling

De samenstelling van deze commissie is gebaseerd op artikel 84 van de Gemeentewet, hetgeen inhoudt dat ook een commissielid/niet-raadslid de voorzittersfunctie kan bekleden.

De Rekening- & Auditcommissie is een raadscommissie waar raadsleden en commissieleden/niet-raadslid lid van kunnen zijn. Gezien het gevarieerde takenpakket wordt geadviseerd een brede deskundigheid in de Rekening- & Auditcommissie op te nemen. Per fractie kan maximaal één persoon lid zijn van de commissie. De commissie heeft minimaal vijf leden. In afwijking op de commissieverordening worden de leden van deze commissie expliciet benoemd.

Het is overigens denkbaar dat in de toekomst de commissie wordt omgevormd tot een gemeentelijke commissie, conform artikel 82 van de Gemeentewet, hetgeen inhoudt dat enkel een raadslid de rol van voorzitter kan vervullen. In dat geval zal de verordening daar op worden aangepast.

De Rekening- & Auditcommissie krijgt op haar verzoek ambtelijke ondersteuning, als bedoeld in de verordening voorzieningen fracties, raads- en commissieleden. De commissie kan ook collegeleden verzoeken aanwezig te zijn bij een overleg.

Openbaarheid

Voorgesteld wordt om het principe te hanteren dat de commissie “openbaar vergadert, tenzij”.

Er kunnen een beperkt aantal redenen zijn om in beslotenheid te vergaderen. In die gevallen regelt artikel 7 van de Verordening Rekening & Auditcommissie de handelwijze.

Verdere procedure

Raadsvergadering 27 november 2008

Bekendmaking via de Stadskrant

Bijlagen:

nvt
Stuk 139

De raad der gemeente Delft,

gelezen het voorstel van het presidium van 6 oktober 2008;

gelet op artikelen 84 en 147 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

1. De verordening Rekening- & Auditcommissie 2008 vast te stellen;

2. De verordening Rekeningencommissie van 31 maart 2005 intrekken.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 november 2008.

mr. drs. G.A.A. Verkerk ,burgemeester.

drs. R.H. van Luyk ,griffier.