bijlage01_jaarverslag 2005

1. Klachten in 2005

1.1. Algemeen

In 2005 zijn achtentwintig klaagschriften binnengekomen. Dit is een toename ten opzichte van 2004 (toen waren het er negentien), waardoor de dalende trend van de afgelopen jaren zich helaas niet heeft voortgezet. Op 31 december 2005 stonden nog zestien zaken open. Helaas is ook dat meer dan voorafgaande jaren.

In totaal zijn er in 2005 veertien zaken afgehandeld. Dit resulteerde in één rapport. De Ombudscommissie oordeelde dat de gedraging onbehoorlijk was.

Bijlage I bevat een zevental tabellen die gezamenlijk een vrij compleet overzicht bieden van het werk van de Ombudscommissie. Op de tabellen 5 en 6 na worden de cijfers vergeleken met eerdere jaren. Indien de beschikbare cijfers – en de ruimte – dat toelaten, gaan we daarbij terug tot het jaar 1998. De absolute aantallen zijn niet in percentages omgerekend. Bij kleine tot zeer kleine aantallen is dat niet alleen onnodig, maar geven percentages daarnaast aanleiding tot onjuiste interpretaties.

De cijfers in bijlage I spreken over het algemeen voor zichzelf. Toch zal in de volgende paragrafen kort op enkele formele en inhoudelijke aspecten worden ingegaan. Wij beperken ons over het algemeen tot het verslagjaar.

1.2 Formele toetsing

Ontvankelijkheid

Bij de formele toetsing spreekt de Commissie zich nog niet uit over de inhoud van een klaagschrift maar wordt uitsluitend bezien of de Commissie een klacht volgens de Verordening gemeentelijke Ombudscommissie in behandeling mag nemen. Tabel 6 van bijlage I bevat een overzicht van de klachten waarbij de Commissie niet aan een inhoudelijke beoordeling toekwam, met de redenen waarom niet. Bij negen klachten was niet aan het kenbaarheidsvereiste voldaan, drie keer werd niet geklaagd over de gemeente (ambtenaar, bestuurder, bestuursorgaan) en één klacht is ingetrokken nadat tot een vergelijk is gekomen.

Kenbaarheidsvereiste

De Ombudscommissie mag een klacht pas in behandeling nemen nadat het college van burgemeester en wethouders in de gelegenheid zijn gesteld de klacht volgens de vereisten van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) af te handelen. Dit wordt bedoeld met het kenbaarheidsvereiste. Voldoet een klacht niet aan het kenbaarheidsvereiste, dan is het vast gebruik dat deze naar de desbetreffende clusterdirecteur[2] wordt doorgezonden voor interne afdoening door het college.

Door de jaren heen is het kenbaarheidsvereiste iets waaraan veel van de bij de Ombudscommissie ingediende klachten niet voldoen. In de meeste jaren was dit de voornaamste oorzaak van niet-ontvankelijkheid van een klacht of een onderdeel daarvan. Het jaar 2005 vormt hierop geen uitzondering. Uit tabel 1 van bijlage I blijkt dat dit aantal de laatste jaren vrij constant is. In de loop van 2004 is een folder tot stand gekomen waarin de hoofdlijnen van het gehele klachtentraject, dus zowel dat van de informele, mondelinge afhandeling als de formele schriftelijke interne afdoening en de procedure bij de Ombudscommissie uiteen worden gezet. Mogelijk heeft dit tot gevolg gehad, dat in 2005 verhoudingsgewijs minder klachten bij de Ombudscommissie werden ingediend die nog niet de interne behandelgang door de gemeente hebben doorlopen.

Samenloop met bezwaarprocedure:

Indien wordt geklaagd over een aangelegenheid waarover ook een bezwaarschrift is of had kunnen worden ingediend, is de Commissie niet bevoegd de desbetreffende klacht in behandeling te nemen. Het doet er dus niet toe of de indiener van een klacht al dan niet van de bezwaarmogelijkheid gebruik heeft gemaakt.

Verkeerd gerichte klachten

Onder deze noemer kunnen onder meer klachten worden samengevat:

1. over instanties die geen deel uitmaken van de gemeentelijke organisatie of niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente[3];

2. over de burgemeester als hoofd van de politie;

3. die niet slaan op een concrete gedraging of nalatigheid. Voorbeelden hiervan zijn:

- klachten over een algemeen verbindend voorschrift (zoals een verordening);

- klachten over beleid van de gemeente, al dan niet vastgelegd in een beleidsregel.

Uit tabel 6 van bijlage I blijkt dat er in 2005 drie klachten tegen een niet-gemeentelijk orgaan waren gericht, namelijk de Klachtencommissie Wonen, de Immigratie- en Naturalisatiedienst en de Delftse Post.

Termijnen

Op grond van de Verordening - en in overeenstemming met hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) - moet een klacht bij de Ombudscommissie worden ingediend binnen zes weken nadat de schriftelijke beslissing van of namens het bestuursorgaan op een klacht naar klager is verzonden. Wordt deze termijn overschreden, dan is de Commissie niet bevoegd een klacht in behandeling te nemen. Dit is in 2005 niet voorgekomen.

Bij de afhandeling van een klacht door een bestuursorgaan van de gemeente Delft geldt dat een klacht over een gedraging die meer dan twaalf maanden voor het indienen van een klacht heeft plaatsgevonden, niet in behandeling behoeft te worden genomen. Indien om deze reden geen interne afdoening heeft plaatsgevonden door het bestuursorgaan waarover wordt geklaagd, zal ook de Ombudscommissie de klacht niet in behandeling nemen, tenzij zij van oordeel is dat er redenen zijn dit wel te doen. In 2005 is ook dit niet voorgekomen.

1.3 Inhoudelijke toetsing

Een klacht die de formele toetsing heeft doorstaan wordt inhoudelijk getoetst. Hierbij wordt beoordeeld of de klacht gegrond of ongegrond is.

In 2005 werd één klacht gegrond bevonden. De volgende elementen van deze klacht werden als onbehoorlijke gedraging aangemerkt.

· Het geen vervolg geven aan een rapport van de Ombudscommissie

· Nalaten een beslissing op een bezwaarschrift te nemen

· Nalaten inhoudelijk of procedureel naar klager toe te reageren op zijn ingediende zienswijze

· Een daarover ingediende klacht feitelijk en zonder kennisgeving niet in behandeling nemen

· Schending van de wet met betrekking tot de afhandeling van het bezwaarschrift en de ingediende klacht.

1.4 Organisatieonderdelen

De kerngegevens vindt u in tabel 3 van bijlage I. Per organisatieonderdeel wordt hier getoond op welke wijze de in het verslagjaar afgehandelde of aangehouden klachten werden afgedaan en welk oordeel de Commissie heeft uitgesproken. Een fors gedeelte van deze klachten kwam niet voor behandeling door de Ombudscommissie in aanmerking omdat niet aan de voorwaarde was voldaan dat de gemeente eerst zelf in de gelegenheid moet zijn geweest de grief van de burger op te lossen (u hebt hierover al het een en ander kunnen lezen in.paragraaf 1.2 onder het kopje kenbaarheidsvereiste). Een van deze klachten was gericht tegen de Adviescommissie Commissie voor de bezwaarschriften (deze commissie is een afzonderlijk bestuursorgaan van de gemeente en heeft een eigen, wettelijk geregelde verantwoordelijkheid voor interne afdoening van tegen haar ingediende klachten). Over de drie hoogste bestuursorganen van de gemeente – gemeenteraad, burgemeester en college van burgemeester en wethouders – is in 2005 alleen een klacht over het college binnengekomen.

Voorts valt nog het volgende op. Ook de in 2005 afgesloten klachten hadden in grote meerderheid betrekking op twee clusters, namelijk Publiekszaken en Wijk- en Stadszaken. Niet zo vreemd voor wie bedenkt dat vrijwel alle publiekscontacten van de gemeente voortvloeien uit activiteiten van en door deze twee clusters.

Dalen we verder af in de organisatie, dan blijkt uit het grondmateriaal (en niet uit de tabellen) dat het vakteam Bouw- en Woningtoezicht zich ‘eigenaar’ van een gegronde klacht mag noemen (met een klacht uit 2004, waarbij de Commissie constateert, dat er bij het vakteam een jarenlange opeenvolging van fouten en nalatigheden kon optreden zonder dat het management tijdig en adequaat heeft ingegrepen in de situatie. Dit klemt temeer daar door het optreden van BWT vermijdbare onzekerheid is ontstaan over de gevolgen voor het bedrijf van klager. Verder constateert de Commissie dat BWT niet heeft voldaan aan de aan klager gedane toezegging dat zou worden voorkomen dat vergunninghouder gebruik zou maken van zijn vergunning. Indien de gemeente, zoals is aangegeven, zo nodig gebruik zou maken van bestuursdwang, zou dit onaangename gevolgen kunnen hebben voor de bewoners van het gereedgekomen werk.

1.5 Doorlooptijd

De klacht, waarover in 2005 een rapport is opgesteld kon niet binnen een periode van drie maanden worden afgehandeld (zie tabel 7).

2. Samenvatting en aanbevelingen

2.1. Samenvatting

· Het aantal klachten dat in 2005 is binnengekomen, is ten opzichte van 2004, gestegen.

· Het merendeel van de afgehandelde klachten was niet eerder bij het verantwoordelijke bestuursorgaan ingediend en kon om die reden niet in behandeling worden genomen. Deze klachten zijn door de Commissie voor interne afhandeling doorgezonden naar de desbetreffende clusterdirecteur.

· Drie klachten waren om andere redenen niet ontvankelijk en zijn zonder rapport afgedaan.

· Van de klachten die wel in behandeling konden worden genomen, is er één ingetrokken.

· Over één klacht is in 2005 een rapport uitgebracht. In die zaak oordeelde de Ombudscommissie dat gedragingen waarover werd geklaagd, onbehoorlijk waren.

2.2. Aanbevelingen

In haar rapport uit 2005 heeft de Ombudscommissie eenmaal een aanbeveling van algemene aard gedaan.

· De Ombudscommissie spreekt bij de behandeling van een klacht over het geen gevolg geven aan een eerder rapport van de Ombudscommissie haar zorg daarover uit. Het oordeel dat de Commissie in haar rapporten uitspreekt is weliswaar niet afdwingbaar, maar het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat een rapport van de Ombudscommissie alleen maar als ‘ter kennisname’ wordt beschouwd. Zij wijst erop dat een van de bestaansredenen van de Ombudscommissie is de gemeentelijke organisatie in staat te stellen lering te trekken uit fouten. De handreiking daartoe in de vorm van uitgebreide overwegingen en aanbevelingen zijn in moreel opzicht niet vrijblijvend.

3. De Commissie

3.1 Wettelijke grondslag en bevoegdheid

De Gemeentelijke Ombudscommissie is ingesteld op grond van de Verordening Gemeentelijke Ombudscommissie (hierna: de Verordening). De onafhankelijkheid van de Commissie vloeit voort uit artikel 2 van de Verordening. Het luidt als volgt: "Er is een gemeentelijke Ombudscommissie. De Commissie is niet ondergeschikt aan enig bestuursorgaan". De Verordening is voor het laatst in 2000 gewijzigd.

De Ombudscommissie is bevoegd te oordelen over klachten over ‘de’ bestuursorganen van de gemeente en over iedereen die werkzaam is onder verantwoordelijkheid daarvan. Niet alleen het college van burgemeester en wethouders, de raad en de burgemeester vallen onder het begrip ‘bestuursorgaan’; dat is ook het geval met de door hen ingestelde organen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan raadscommissies, aan de Adviescommissie voor bezwaarschriften en de welstandscommissie.

De bevoegdheid van de Ombudscommissie strekt zich niet uit over individuele raadsleden. Zij maken weliswaar deel uit van de gemeenteraad, maar zijn over hun werkzaamheden geen verantwoording schuldig aan de raad als zodanig. Individuele leden van het college van burgemeester en wethouders vallen wel onder de bevoegdheid van de Ombudscommissie, want zij werken onder verantwoordelijkheid van het college als zodanig.

3.2. Samenstelling

De gemeentelijke Ombudscommissie bestaat uit drie leden, waaronder de voorzitter en, zoals de Verordening stelt, 'een genoegzaam aantal' plaatsvervangende leden (momenteel twee), allen door de gemeenteraad benoemd op voordracht van het college van burgemeester en wethouders.

De Commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris, aangewezen door burgemeester en wethouders. De secretaris is in zijn werk alleen verantwoording schuldig aan de Commissie. Zijn onafhankelijke positie wordt nader geregeld in een statuut.

De Commissie bestond op 1 januari 2005 uit de volgende personen:

- mw. mr. C.L. Liebregs, voorzitter

- de heer mr. A. van der Lugt, lid en plv. voorzitter

- de heer P. Naaborg, lid

- mevrouw dr. W. Jacobs, plaatsvervangend lid

- de heer mr. W.H.C. van Eck, plaatsvervangend lid

Tot 1 mei 2005 was de heer drs. H. Milikan secretaris van de Commissie, daarna heeft de heer mr. A. van den Bergh het overgenomen; plaatsvervangend secretarissen zijn mevrouw M.A. Rebel en de heer mr. J. Frederici.

3.3. Vergaderingen

Sinds haar instelling op 1 januari 1993 tot het einde van het verslagjaar is de Ombudscommissie in totaal 93 keer bijeengeweest. De Commissie vergadert steeds op maandagavond.

In 2005 heeft de Commissie twee keer vergaderd, namelijk in maart en in april. Tijdens deze vergadering zijn hoorzittingen gehouden. Zowel de indieners van de klachten als een vertegenwoordiging van het college van burgemeester en wethouders waren daarbij aanwezig.

3.4. Publiciteit

De publieksfolder ‘Een klacht over de gemeente’ werd in 2004 radicaal herzien. Evenals in 2004 was ook in 2005 was veel vraag naar de folder bij onder meer het vakteam Publieksbalie van de gemeente. Het gehele traject van klachtenbehandeling komt in de folder aan de orde. Voor wat betreft de Ombudscommissie is een van de doeleinden het voorkómen dat klachten bij haar worden ingediend zonder dat de interne afdoening heeft kunnen plaatsvinden. De folder voorziet in die behoefte.

bijlage

I Statistisch overzicht

1 In- en uitstroom en wijze van afhandeling, 1998-2005

2 Oordeel, 1998-2005

3 Resultaat afhandeling per organisatieonderdeel, 2005

4 Gegronde klachten per organisatieonderdeel, 2002-2005

5 Aanbevelingen en oordeel, 2005

6 Niet ontvankelijke klachten naar redenen, 2005

7 Doorlooptijd, 1998-2005

Bijlage I Statistisch overzicht[4]

Tabel 1: In- en uitstroom en wijze van afhandeling, 2005 t/m 1998
Status op 31 december	2005	2004	2003	2002	2001	2000	1999	1998
Aangehouden van vorig jaar	2	6	6	8	0	10	1	5
Nieuw ingekomen	28	19	26	37	35	26	44	33
Dit jaar af te handelen zaken	30	25	32	45	35	36	45	38
Schriftelijk met rapport	-	4	4	4	6	4	7	5
Hoorzitting en rapport	1	5	2	4	3	4	4	4
Niet ontvankelijk	3	2	4	20	6	14	11	8
Ingetrokken	1	2[5]	3	0	0	3	1	5
Voldeed niet aan kenbaarheidsvereiste; afgedaan zonder rapport [6])	9	11	13	11	12	11	12	15
Totaal aantal afgehandelde zaken	14	24	26	39	27	36	35	37
Nog niet afgehandeld op 31 december	16	1	6	6	8	0	10	1

Tabel 2: Oordeel, 2005-1998

Oordeel	2005	2004	2003	2002	2001	2000	1999	1998
Onbehoorlijk [7]⁾ (geheel of gedeeltelijk)	1	3	2	4	4	2	7	5
Behoorlijk [8]⁾	-	6	3	2	4	5	3	4
Geen oordeel	-	-	-	-	1	1	1	-
Niet ontvankelijk	-	-	1	2	-	-	-	-
totaal	1	9	6	8	9	8	11	9

Tabel 3: Resultaat afhandeling per organisatieonderdeel, 2005
Gemeentelijk orgaan	Alle klachten	Onbehoorlijk (geheel/ gedeeltelijk)	Behoorlijk	Geen oordeel	Ingetrokken	Niet voldaan aan kenbaarheidsvereiste	Niet ontvankelijk,	Aangehouden
Gemeenteraad	-	-	-	-	-	-	-	-
Burgemeester	-	-	-	-	-	-	-	-
College	1	-	-	-	-	-	-	1
ACB	1	-	-	^-	-	1	-	-
Publiekszaken	20	1	-	^-	1	7	-	11
Wijk/Stadsz.	6	-	-	-	-	1	1	4
Middelen[9]		-	-	-	-	-	-	-
Geen gemeente	2	-	-	2	-	-	-	-
TOTAAL	30	1	-	2	1	9	1	16

Tabel 4: Gegronde klachten[10]⁾ 2005 - 2002, per organisatieonderdeel
Gemeentelijk orgaan	Rapport uitgebracht in het jaar
	2005	2004	2003	2002
Publiekszaken	1	2	2	-
Wijk- en Stadszaken	-	1	-	4
Middelen	-	-	-	-
Gegronde klachten, totaal	1	3	2	4

Tabel 5: Aanbevelingen en oordeel, rapport uitgebracht in 2005
	Oordeel in rapport
	Onbehoorlijk	Behoorlijk	Niet ontvankelijk	Geen oordeel	Totaal
Met aanbeveling	1	-	-	-	1
Zonder aanbeveling	-	-	-	-	0
Totaal aantal rapporten	-	-	-	-	1

Tabel 6: In 2005 binnengekomen klaagschriften die geheel of gedeeltelijk niet ontvankelijk waren, naar reden(en)
Redenen waarom een klacht of onderdelen daarvan niet in behandeling zijn genomen		Aantal klachten
Omschrijving	art. [11]⁾	Geen rapport	Wel rapport
1. Niet voldaan aan het kenbaarheidsvereiste	10.1	9
2. Meer dan 6 weken na interne afdoening klacht voorbij	10.3
3. Gedraging heeft plaatsgevonden langer dan 12 maanden voor het indienen van de primaire klacht bij het bestuursorgaan[12]	10.1 en 10.2
4. Er staat/stond een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening open voor klager resp. is aanhangig resp. er is uitspraak in gedaan	8.1 sub e
5. Andere procedure is aanhangig resp. daar is uitspraak in gedaan	8.1 sub f
6. Gericht tegen algemeen verbindend voorschrift	8.1 sub c
7. Gericht tegen algemeen beleid	8.1 sub d
8. Gericht tegen burgemeester als hoofd van de politie	1a
9. Klachten niet gericht tegen een gemeentelijk orgaan	1a	3
10. Geen concrete gedraging	1 sub d
11. Gedraging niet voldoende duidelijk omschreven	7.2 sub c
12. Geen reactie van klager op brieven van de ombudscommissie	8.1 sub a
13. Klacht is ingetrokken of er werd een vergelijk gevonden	--	1
Totaal		13	--

Tabel 7: Doorlooptijd van zaken met rapport, 2005-1998
	rapport uitgebracht in :
Aantal volle weken	2005	2004	2003	2002	2001	2000	1999	1998
1 - 5	-	-	-	-	1	1	-	2
6 - 10	-	1	1	2	2	5	4	3
11 - 15	-	-	2	3	3	1	3	4
16 - 20	1	1	1	2	2	-	1	-
21 - 25	-	1	-	1	-	1	3	-
26 en meer	-	6	2	-	1	-	-	-
Aantal zaken met rapport	1	9	6	8	9	8	11	9

[2] in Delft wordt sinds enkele jaren niet meer van ‘dienst’ maar ‘cluster’ gesproken

[3] bestuursorganen van de gemeente zoals hier bedoeld, zijn onder meer de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders; de burgemeester, de Adviescommissie voor bezwaarschriften en de Ombudscommissie zelf

[4] De gegevens in de tabellen 2 t/m 5 en 7 hebben betrekking op alle zaken waarover het oordeel in het aangegeven jaar is uitgebracht. Sommige zaken zijn in het voorgaande jaar binnengekomen

[5] Afgedaan zonder rapport. Hierbij een zaak die is ingetrokken nadat partijen tijdens de hoorzitting tot elkaar waren gekomen

[6] Deze klachten zijn naar de desbetreffende clusterdirecteur doorgezonden ter interne afdoening conform hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht resp. de verordening “‘Uniforme interne afhandeling van klachten over de ambtelijke organisatie en het college van burgemeester en wethouders’ dan wel naar een ander bevoegd bestuursorgaan van de gemeente Delft.

[7] Onbehoorlijk: een of meer onderdelen van de klacht zijn gegrond

[8] Behoorlijk: de klacht is geheel ongegrond, voorzover ontvankelijk

[9] Middelen is de nieuwe benaming van het onderdeel dat voorheen beter bekend stond als Facilitair

[10] minimaal een van de gedragingen waarover werd geklaagd, is als “onbehoorlijk” aangemerkt

[11] De aangegeven artikelnummers verwijzen naar de desbetreffende artikelen van de Verordening gemeentelijke ombudscommissie

[12] Alleen indien een klacht om deze reden niet in behandeling is genomen voor interne afdoening door het bestuursorgaan waarover wordt geklaagd. Vergelijk de beleidsregel ‘Uniforme interne afhandeling van klachten over de ambtelijke organisatie en het college van burgemeester en wethouders.

Dit jaar af te handelen zaken

TOTAAL