1. Inleiding
In
de vorige collegeperiode is een visitatiesysteem geïntroduceerd, om zicht te
krijgen op de prestaties van eigen en externe uitvoerders (gesubsidieerde
instellingen) van het gemeentelijk beleid.
Begin
2005 is gestart met een pilot visitatie bij twee geselecteerde instellingen. Op
grond van de positieve ervaringen uit de pilot wordt In deze nota het voorstel
gedaan voor de definitieve invoering van een dergelijk systeem. In de
programmabegroting 2007 zijn hiervoor middelen toegekend.
2. Aandachtspunten
uit de pilot
De
aanpak die in de pilot is gekozen wordt door alle betrokkenen als goed ervaren.
Op verschillende punten zijn er zeker tips voor verdere verbetering, die in het
vervolg kunnen worden verwerkt: het gerichter aanleveren van informatie vooraf,
aandacht voor interne afstemming binnen de instelling, langere duur van de
visitatiegesprekken, duidelijker rolverdeling tijdens de gesprekken en betere
indeling van het gespreksverloop, gedetailleerdere verslaglegging, gezamenlijke
bespreking van de rapportages.
De
onderwerpen van de visitatie en de samenstelling van de visitatiecommissie zijn
als positief beoordeeld. De instellingen stonden aanvankelijk kritisch
tegenover het deelnemen van ambtenaren in de commissie; door de gekozen aanpak
(niet de eigen accounthouder bij het eerste gesprek en geen ambtenaar bij het
tweede gesprek over de onderlinge relatie) bleek dit echter afdoende
ondervangen.
De
inhoudelijke bevindingen zijn opgenomen in bijlage 1. De rapportage is
vertrouwelijk voor het college.
3.
Voorstel toekomstig visitatiesysteem.
Concreet
ziet het voorgestelde systeem er als volgt uit:
Visitatiecommissie
Per
visitatie wordt er een visitatiecommissie benoemd, bestaande uit een aantal
ambtenaren, een externe inhoudelijke expert, een externe voorzitter en
secretaris. De secretaris doet de coördinatie van de visitatie, draagt zorg
voor
de gespreksverslagen en rapportages en is aanspreekpunt voor de instellingen en
de expert.
Voor
wat betreft de ambtenaren adviseren wij om twee van de vier ‘oude’
gemeentelijke commissieleden van de voorgaande visitatie te betrekken om
continuïteit binnen de gemeente te waarborgen, aangevuld met twee nieuwe
gemeentelijke commissieleden. Er ontstaat als het ware een roulatiesysteem.
Hierdoor krijgt het nieuwe visitatiesysteem meer draagvlak binnen de gemeente
en kan er telkens gebruik worden gemaakt van nieuwe inzichten en ideeën.
De inhoudelijke expert wordt
voorgedragen door de instelling zelf. De commissieleden besluiten vervolgens of
deze voordracht daadwerkelijk wordt opgevolgd of dat er iemand anders hiervoor
wordt benaderd. De expert ontvangt een vergoeding voor zijn tijd en onkosten.
De accounthouder van de te
visiteren instelling is bij een deel van de voorbereiding betrokken. Deze zorgt
alleen voor het versturen van de introductiebrief en het aanleveren van
(schriftelijke) informatie over de instelling.
Voorbereiding visitatie
Als voorbereiding worden door
de visitatiecommissie de volgende stappen ondernomen:
-
introductiebrief
wordt naar de te visiteren instelling verstuurd;
-
(schriftelijke)
informatie wordt verzameld en doorgenomen;
-
voorbereidende
vragenlijst wordt opgesteld en naar de instelling ter beantwoording gestuurd;
-
definitieve
vragenlijst voor het visitatiebezoek wordt opgesteld aan de hand van de
verkregen informatie;
-
visitatiegesprekken
worden voorbereid:
-
rolverdeling
tussen de commissieleden;
-
eventueel
oefenen, middels een rollenspel, in het houden van een (halfgestructureerd)
interview.
Daarnaast wordt in de
voorbereidende fase door de secretaris van de commissie een introductiegesprek
gehouden met de te visiteren instellingen en de expert. In deze gesprekken
wordt aandacht besteed aan het doel van de visitatie, de te volgen procedure,
de verwachtingen over en weer, de te interviewen personen, de noodzakelijke
voorbereiding voor de gesprekspartners zelf en de wijze waarop met de
uitkomsten van de visitatie wordt omgegaan.
Visitatiebezoek
Het visitatiebezoek bestaat
uit twee gespreksrondes, met daartussen een overlegmoment van de totale
commissie. In de eerste ronde wordt vooral aandacht besteed aan de eerste twee
onderwerpen: de prestatieafspraken en het maatschappelijk effect. Er wordt dan
voornamelijk gesproken met
uitvoerders van de
organisatie, wellicht aangevuld met stafmedewerkers. In de tweede ronde komen
de twee laatste onderwerpen aan de orde: de relatie met de gemeente en de
continuïteit van de instelling. In ieder geval zal dit gesprek worden gevoerd
met de directie van de instelling, mogelijk aangevuld met management en staf.
Aangezien de gemeente mede onderwerp van gesprek is, zullen er in de laatste
gespreksronde geen ambtenaren aanwezig zijn.
De gesprekken worden gevoerd
aan de hand van een vragenlijst. Maar er zal ook genoeg ruimte worden geboden
om op een aantal (onverwachte) items (verder) in te gaan.
Van de gesprekken wordt een
gespreksverslag gemaakt, dat ter accordering naar de instellingen wordt
teruggestuurd.
Rapportage
Aan de hand van de
schriftelijke informatie, de indrukken van de commissieleden en de
gesprekverslagen wordt er een rapportage opgesteld door de secretaris van de
commissie. Deze rapportage wordt ter goedkeuring aan de overige commissieleden
voorgelegd. Na de nodige aanpassingen wordt deze rapportage, voor instemming,
naar de instelling verstuurd. Daarna wordt de rapportage definitief
vastgesteld.
De definitieve versie wordt
voor verdere behandeling doorgestuurd naar het college van B&W.
Als er algemene bevindingen
zijn, die van belang zijn voor de gemeente en de gemeentelijke accounthouders,
dan zullen in een gemeentelijk overleg deze bevindingen worden besproken.
4. De caseload en de kosten
In de pilotperiode zijn twee
instellingen gevisiteerd. Er zijn momenteel 14 gesubsidieerde instellingen op
het gebied van cultuur, welzijn en zorg opgenomen in de Subsidiebundel (bijlage
2). Buiten deze systematiek om is er ook nog een aantal omvangrijke
subsidierelaties.
Om tot een vier- of
vijfjaarlijkse cyclus van visiteren te komen moet het aantal te bezoeken
instellingen per jaar op minimaal 4 worden gesteld. Omdat we nog tot routine en
verfijning moeten komen is het voorstel het eerste jaar (2006) nog te beperken
tot 2 instellingen. De planning daarvan ziet er als volgt uit:
Voorbereiden: november en
december
Visitatie en terugkoppeling:
januari 2007
Rapportage: februari.
Deze planning is ook zo
gekozen om geen overlap te hebben met het lopende rekenkameronderzoek naar
subsidies.
Het visitatiesysteem brengt
ook kosten met zich mee.
|
|
tijdsbeslag |
|
|
|
2e ronde (2 p/jr) |
verdere rondes (4 p/jr) |
|
Externe leden |
|
|
|
Voorzitter |
3 dagen |
6 dagen |
|
Secretaris - supervisor |
9 dagen |
- |
|
Expert |
3 dagen |
6 dagen |
|
|
|
|
|
Interne leden |
|
|
|
Secretaris -
uitvoerend |
14 dagen |
40 dagen |
|
Commissielid |
4 dagen |
8 dagen |
|
Accounthouder |
3 dagen |
6 dagen |
Uitgaande van een gemiddeld uurtarief van € 85, is het benodigde budget inclusief reiskosten € 50.000. Deze middelen zijn opgenomen in de programmabegroting 2007.
De komende visitatieronde loopt door tot in 2007. De
kosten voor 2007 kunnen worden gedekt uit begrotingspost 601285 (participatie
woonconsumenten) die verder bestemd is als een budget voor interactieve
beleidsvorming. Voor de volgende jaren is structurele dekking aanwezig.
5.
Voorstel
Jaap
van den Berg
Hoofd
sector maatschappelijke ontwikkeling
Bijlage
1
Beschrijving
van en bevindingen uit de pilot
De
opzet van de pilot is vastgesteld in nota kenmerk 467685 van 23-12-2004 en
bestaat uit de fasen voorbereiding, visitatie, evaluatie. Na de pilot volgt de
implementatiefase.
Het
instrument visitatie is gedefinieerd als een instrument voor het college van B
& W.
De visitatie heeft betrekking
op:
Voor deze pilot is een
voorlopige visitatiecommissie geformeerd. Deze commissie bestond uit drie
gemeentelijke accounthouders (die geen relatie hebben met de geselecteerde
instelling), aangevuld met een lid (die geen (Delftse) banden met de instelling
of werkgebied heeft). Dit lid is geselecteerd op basis van
ervaringsdeskundigheid. Hierbij is gekozen voor
een deskundige van een
soortgelijke instelling in een andere regio. De commissie (en het gehele
traject) is (be)geleid door adviseurs van het organisatieadviesbureau WagenaarHoes.
In
grote lijnen bestond de aanpak uit 3 fasen,
Rapportage
bevindingen aan College
Er
is voor het college een uitgebreide doch vertrouwelijke rapportage opgesteld
waarin alle bevindingen betreffende de visitatie aan de twee instellingen staan
beschreven. Het betreft de Stichting Ouderenwerk Delft en Parnassia
Verslavingszorg.
De
vertrouwelijkheid is vooraf met de in de pilot betrokken instellingen
afgesproken, omdat de effectiviteit van het instrument visitatie gebaat is bij
een zo groot mogelijke openheid; alleen dan kan er sprake zijn van een leereffect.
Het
voorstel is dat de gemeentelijke accounthouders van de instellingen deze
aanbevelingen inbrengen in het overleg met de portefeuillehouder en tot een
vertaling komen in de totstandkoming van de prestatieafspraken voor de komende
jaren.
In deze
bijlage wordt dus niet ingegaan op de resultaten op instellingsniveau, maar kan
wel wat worden gezegd over wat algemenere lijnen; de bevindingen per instelling
zijn namelijk ook geabstraheerd naar algemene conclusies en aanbevelingen:
a.
De inhoud van de prestatieafspraken
De
totstandkoming van prestatieafspraken kan worden verbeterd door meer discussie
te voeren tussen gemeente en instelling. Over doelen, over aard en inhoud van
de prestaties, over ontwikkelingen en strategie.
De
prestatieafspraken zijn voldoend SMART, er zal echter kritischer naar de
realiseerbaarheid van de afspraken moeten worden gekeken: wat kan de instelling
zelf beïnvloeden, wellicht moeten andere indicatoren worden afgesproken.
De
monitoring van de afspraken kan zowel door gemeente als instelling worden
verbeterd. Het huidige instrument is tussentijdse managementrapportage, maar
bijsturing geschiedt beperkt doordat de vraag van cliënten meer leidend is dan
de afspraken. Verdere explicitering van de informatiebehoefte is gewenst.
b.
Het maatschappelijk effect/klanttevredenheid
Ook
over de beoogde maatschappelijke effecten is meer inhoudelijke discussie nodig
tussen gemeente en instellingen, vooral op bestuurlijk niveau. De zinvolheid
van die discussie wordt bevorderd wanneer partijen een eigen visie ontwikkelen.
Instellingen
zouden meer moeten worden uitgenodigd om met bruikbare ideeën over
effectmaatstaven te komen.
Het
inzicht in de klanttevredenheid en die van potentiële klanten moet worden
verbeterd.
Ook
moet er meer aandacht komen voor resultaatsmetingen, om te kunnen besluiten
over de continuering van activiteiten.
c.
Procedure en werkwijze tussen gemeente en instelling
Geadviseerd
wordt om de kwetsbaarheid van het (ambtelijk) accounthouderschap als gevolg van
eenmansposten, te verminderen. Het accent kan liggen op
deskundigheidsbevordering en onderlinge vervangbaarheid.
Er
is door de instelling meer strategisch overleg met de gemeente gewenst.
d.
Continuïteit instelling en kwaliteit dienstverlening.
Schaalgrootte
en werkgebied zijn bepalende factoren bij de waarborging van de continuïteit.
Het advies is dat de gemeente instellingen actief stimuleert om samenwerking te
zoeken buiten de regio met gelijksoortige instellingen of binnen de regio met
ketenpartners. Dit kan worden vastgelegd in de prestatieafspraken.
Bijlage
2
01.
Kwadraad Inge
van Dommelen
02.
Peuterspeelzalen Theresia
Kanij
03.
Stichting Ouderenwerk Delft Helen
Skinner
04.
Sportfondsen Delft BV Barry
van der Ende
05.
VTVV De KIWI Helen
Skinner
06.
Jongeren Informatie Punt Rien
Griep
07.
De Veste Reinier
Weers
08.
Mediatheek DOK Hans
Speetjens
09.
Stichting Pop Oefencentrum Delft Reinier
Weers
10.
Stichting Delft Marketing Hans
Speetjens
11.
Stichting MoVo Norbert de Leeuw
12. Parnassia Hans
Vlaanderen
13.
Streekdierentehuis ’t Julialaantje Theresia
Kanij
14.
Brede Welzijnsorganisatie Delft Thea
Buurman
Deze
instellingen zijn opgenomen in de subsidiebundel. In een later stadium zal
worden besloten of deze lijst moet worden uitgebreid.