Stuk 139 I Delft, 12 juni 2006.
20088481
Onderwerp: Instructie voor de raadsgriffier
Aan de gemeenteraad.
Geachte dames en heren,
Enkele maanden na het inwerkingtreden van de Wet Dualisering
Gemeentebestuur in 2002 heeft uw raad de instructie voor raadsgriffier
vastgesteld. Het presidium heeft aangegeven deze instructie nader te willen
uitwerken. Inmiddels is er immers ruime ervaring opgedaan met de
griffiersfunctie. Daarnaast is het aantreden van een nieuwe gemeenteraad een
natuurlijk moment om de instructie verder uit te werken. Uitgangspunt is een
instructie die enerzijds duidelijkheid schept voor betrokkenen en anderzijds
ruimte laat voor een zelfstandige en verantwoorde invulling van de functie. Dit
tegen de achtergrond van een zich verder ontwikkelende raadsondersteuning en
met oog voor de door de raad voor deze functionaris voorziene positie in het
krachtenveld van raad, college en organisatie. In bijgaande instructie wordt
nader uitwerking gegeven aan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de
griffier die op basis van wet- en regelgeving zijn toebedeeld.
Het presidium stelt u een gewijzigde instructie voor de
raadsgriffier voor waarin wijzigingen/nadere uitwerking worden voorgesteld op
het gebied van:
Artikel 1 Ondersteuning en Informatie
Artikel 2 Voorbereiding vergaderingen raad en commissies
1.
De raadsgriffier draagt zorg voor een goede logistieke,
procedurele en procesmatige voorbereiding van de vergaderingen van de raad en
de raadscommissies.
2.
Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan
de raad en de raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten
behoeve van de door de raad te nemen besluiten.
Stuk 139 I pag. 2.
3.
Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop
van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.
4.
Hij draagt zorg voor het toetsen van de compleetheid van
vergaderstukken en bewaakt de in het Reglement van Orde gestelde termijnen.
5.
Hij draagt zorg voor het beheer van de raadsagenda.
Artikel 3 Ondersteuning voorzitters gemeenteraad, presidium,
raadscommissies
Artikel 4 Voorbereiding vergaderingen presidium en
fractievoorzittersoverleg
1.
De raadsgriffier draagt zorg voor de voorbereiding van de
vergaderingen van het presidium en het fractievoorzittersoverleg en doet
behandelvoorstellen voor geagendeerde onderwerpen en zorgt voor verslaglegging.
2.
Hij draagt zorg voor het opstellen van voorstellen
betreffende de inhoudelijke taken van het presidium en het op basis van wet- en
regelgeving aan de raad ter beschikking staande instrumentarium.
3.
Hij draagt zorg voor het opstellen van een werkplan en een
jaarverslag met betrekking tot de werkzaamheden van de griffie en legt deze ter
vaststelling voor aan het presidium, waarbij de fractievoorzitters worden
uitgenodigd.
Artikel 5 Verantwoordelijkheid voor het werk van de
raadsgriffie
1.
De raadsgriffier geeft leiding aan de griffie.
2.
Hij heeft de verantwoordelijkheid voor:
a.
de kwaliteit van de advisering en ondersteuning door de bij
de griffie werkzame medewerkers
b.
de bewaking van de eenheid in de uitoefening van de taken
van de griffie
c.
de begeleiding en ontwikkeling
van de griffiemedewerkers en voert daartoe voortgangs- en
functioneringsgesprekken.
d.
Het beheer van de aan de griffie en de gemeenteraad op basis
van de begroting toegedeelde budgetten.
Artikel 6 Afstemming met de gemeentesecretaris, burgemeester
en rekenkamer
Stuk 139 I pag. 3.
Artikel 7 Ondersteuning bijzondere commissies van de raad
Artikel 8 Afwezigheid en plaatsvervanging
1.
Indien de raadsgriffier meer dan twee weken verhinderd is
zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan het presidium.
2.
De plaatsvervangend griffier treedt in alle bevoegdheden van
de raadsgriffier bij diens vervanging.
Artikel 10 Slotbepalingen
Toelichting op de instructie voor de raadsgriffier
Artikel 1
De hoofdverantwoordelijkheid van de raadsgriffier is de
ondersteuning van de raad. De raadsgriffier is het aanspreekpunt voor de
ambtelijke ondersteuning van de raad, de raadscommissies en de individuele
raadsleden.
Artikel 2
Geen verdere toelichting
Artikel 3
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de
raad bijgestaan door de raadsgriffier. De raadsgriffier zit naast de
burgemeester tijdens de vergaderingen en verricht alle mogelijk denkbare
(administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt
zich tijdens de raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de
griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn
bij de commissievergaderingen en de voorzitters van de commissies ondersteunen.
De griffier kan ook aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.
Artikel 4
Het presidium bestaat uit de voorzitters van de
raadscommissies. Het presidium wordt ondersteund door de raadsgriffier: de
voornaamste taak van het presidium is het bepalen van de procedure van
behandeling van voorstellen en de agendering van onderwerpen. Daarnaast vervult
het presidium het werkgeverschap voor de raadsgriffier.
Stuk 139 I pag. 4.
Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit alle
fractievoorzitters en de burgemeester. In dit afstemoverleg kunnen naast
procedurele aangelegenheden ook inhoudelijke zaken aan de orde komen. Het
fractievoorzittersoverleg is niet besluitvormend. Elk van de genoemde
instituten zullen door de griffier en de medewerkers van de griffie ondersteund
worden.
Artikel 5
Geen verdere toelichting.
Artikel 6
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen
van ambtelijke ondersteuning door raadsleden. De regeling hiervoor is
uitgewerkt in de op 30 mei 2002 door de raad vastgestelde Verordening op de
ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat de
ambtelijke ondersteuning plaatsvindt in samenwerking met de organisatie van de
gemeentesecretaris. De griffier zal toezien op de kwaliteit van de ambtelijke
ondersteuning en op de termijn waarbinnen bijstand wordt verleend. Gezien de
verschillen in aard en omvang is hier geen uniforme termijn aan te stellen. Het
actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan wel
voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen. De rekenkamer is
onafhankelijk, maar wel een instrument van de raad. Regelmatig overleg tussen
griffier en rekenkamer zorgt voor afstemming tussen rekenkamer en raad en zorgt
voor de uitwisseling van informatie die van belang is voor de uitoefening van
de taken van de rekenkamer en de raad.
Artikel 7
Gezien de omvang van werkzaamheden die een raadsenquete met
zich mee kan brengen is het mogelijk om een andere functionaris dan de griffier
de ondersteuning te laten verlenen. Dit om de reguliere werkzaamheden niet in
gevaar te brengen.
Artikel 8 en 9
Geen verdere toelichting.
Hoogachtend,
Namens het presidium,
W. Bot
Stuk 139 II
20088481
De raad van de gemeente Delft;
gelezen het voorstel van het presidium van 12 juni 2006
inzake Instructie voor de Raadsgriffier;
gelet op het advies van de burgemeester;
gelet op het advies van de commissie Bestuur en Werk;
b e s l u i t :
- Instructie voor de Raadsgriffier vast te stellen
Artikel 1
Ondersteuning en Informatie
1.
De raadsgriffier draagt zorg voor een doelmatige
ondersteuning van de raad, zijn leden en de raadscommissies
2.
Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor
dat de leden van de raad en de raadscommissies de informatie wordt verstrekt
die zij in hun respectievelijke hoedanigheid behoeven. De informatie wordt
digitaal, mondeling door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie
verstrekt, waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden rekening wordt
gehouden.
3.
De raadsgriffier zorgt er voor dat de leden van de raad en
de raadscommissies desgevraagd de nodige bijstand krijgen bij het formuleren
van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en
overige in de wet en in het Reglement van Orde van de raad voorziene
bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.
Artikel 2 Voorbereiding vergaderingen raad en commissies
1.
De raadsgriffier draagt zorg voor een goede logistieke,
procedurele en procesmatige voorbereiding van de vergaderingen van de raad en
de raadscommissies.
2.
Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan
de raad en de raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten
behoeve van de door de raad te nemen besluiten.
3.
Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop
van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.
4.
Hij draagt zorg voor het toetsen van de compleetheid van
vergaderstukken en bewaakt de in het Reglement van Orde gestelde termijnen.
5.
Hij draagt zorg voor het beheer van de raadsagenda.
Artikel 3 Ondersteuning voorzitters gemeenteraad, presidium,
raadscommissies
1.
De raadsgriffier staat de voorzitter van de raad ter zijde
bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de
vergaderingen van de gemeenteraad.
2.
Hij staat de voorzitter van het presidium ter zijde bij zijn
zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van
het presidium.
3.
Hij draagt zorg voor de ondersteuning van de voorzitters van
de raadscommissies door de daartoe aangewezen commissiegriffiers en fungeert
als klankbord bij hun gemeenschappelijke zorg voor een goede voorbereiding en
een goed verloop van de vergaderingen en andere activiteiten van de
raadscommissies.
Stuk 139 II pag. 2.
4.
Hij ziet toe op de naleving door commissies, -voorzitters en
–griffiers van het door de raad vastgestelde uniforme afsprakenkader, de
reglementen van Orde van de raad en de raadscommissies, stelt
interpretatieverschillen- zo nodig- aan de orde in het presidium.
Artikel 4 Voorbereiding vergaderingen presidium en
fractievoorzittersoverleg
1.
De raadsgriffier draagt zorg voor de voorbereiding van de
vergaderingen van het presidium en het fractievoorzittersoverleg en doet
behandelvoorstellen voor geagendeerde onderwerpen en zorgt voor verslaglegging.
2.
Hij draagt zorg voor het opstellen van voorstellen
betreffende de inhoudelijke taken van het presidium en het op basis van wet- en
regelgeving aan de raad ter beschikking staande instrumentarium.
3.
Hij draagt zorg voor het opstellen van een werkplan en een
jaarverslag met betrekking tot de werkzaamheden van de griffie en legt deze ter
vaststelling voor aan het presidium, waarbij de fractievoorzitters worden
uitgenodigd.
Artikel 5 Verantwoordelijkheid voor het werk van de
raadsgriffie
1.
De raadsgriffier geeft leiding aan de griffie.
2.
Hij heeft de verantwoordelijkheid voor:
a.
de kwaliteit van de advisering en ondersteuning door de bij
de griffie werkzame medewerkers
b.
de bewaking van de eenheid in de uitoefening van de taken
van de griffie
c.
de begeleiding en ontwikkeling van de griffiemedewerkers en
voert daartoe voortgangs- en functioneringsgesprekken.
d.
Het beheer van de aan de griffie en de gemeenteraad op basis
van de begroting toegedeelde budgetten.
Artikel 6 Afstemming met de gemeentesecretaris en de
burgmeester
1.
De griffier voert regelmatig overleg met de
gemeentesecretaris over:
a.
zaken die het verkeer tussen college en gemeenteraad en
tussen organisatie en griffie betreffen en maakt daar afspraken over;
b.
het verloop en de kwaliteit van de bestuurlijke
procesvoering;
c.
organisatorische aangelegenheden;
d.
de wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt
verleend aan de raad
2.
De griffier voert regelmatig overleg met de burgemeester
over aangelegenheden die de gemeenteraad betreffen.
3.
De griffier voert twee keer per jaar overleg met de
rekenkamer.
Artikel 7 Ondersteuning bijzondere commissies van de raad
1.
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in
artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de raadsgriffier of een
onder zijn verantwoordelijkheid functionerende griffiemedewerker deze commissie.
2.
Indien een andere commissie van de raad wordt ingesteld als
bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, draagt de griffier zorg voor de
ambtelijke ondersteuning vanuit de raadsgriffie en/of de ambtelijke
organisatie.
Artikel 8 Afwezigheid en plaatsvervanging
1.
Indien de raadsgriffier meer dan twee weken verhinderd is
zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan het presidium.
2.
De plaatsvervangend griffier treedt in alle bevoegdheden van
de raadsgriffier bij diens vervanging.
Stuk 139 II pag. 3.
Artikel 10 Slotbepalingen
1.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet,
pleegt de raadsgriffier voor zover nodig met overleg met de voorzitter van het
presidium.
2.
Deze instructie vervangt de Instructie voor de raadsgriffier
vastgesteld op 27 juni 2002 en gewijzigd op 31 maart 2005 en treedt in werking
de dag na de vaststelling.
Toelichting op de instructie voor de raadsgriffier
Artikel 1
De hoofdverantwoordelijkheid van de raadsgriffier is de
ondersteuning van de raad. De raadsgriffier is het aanspreekpunt voor de
ambtelijke ondersteuning van de raad, de raadscommissies en de individuele
raadsleden.
Artikel 2
Geen verdere toelichting
Artikel 3
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de
raad bijgestaan door de raadsgriffier. De raadsgriffier zit naast de
burgemeester tijdens de vergaderingen en verricht alle mogelijk denkbare
(administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt
zich tijdens de raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de
griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn
bij de commissievergaderingen en de voorzitters van de commissies ondersteunen.
De griffier kan ook aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.
Artikel 4
Het presidium bestaat uit de voorzitters van de
raadscommissies. Het presidium wordt ondersteund door de raadsgriffier: de
voornaamste taak van het presidium is het bepalen van de procedure van
behandeling van voorstellen en de agendering van onderwerpen. Daarnaast vervult
het presidium het werkgeverschap voor de raadsgriffier.
Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit alle
fractievoorzitters en de burgemeester. In dit afstemoverleg kunnen naast
procedurele aangelegenheden ook inhoudelijke zaken aan de orde komen. Het
fractievoorzittersoverleg is niet besluitvormend. Elk van de genoemde
instituten zullen door de griffier en de medewerkers van de griffie ondersteund
worden.
Artikel 5
Geen verdere toelichting
Artikel 6
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen
van ambtelijke ondersteuning door raadsleden. De regeling hiervoor is
uitgewerkt in de op 30 mei 2002 door de raad vastgestelde Verordening op de
ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat de ambtelijke
ondersteuning plaatsvindt in samenwerking met de organisatie van de
gemeentesecretaris. De griffier zal toezien op de kwaliteit van de ambtelijke
ondersteuning en op de termijn waarbinnen bijstand wordt verleend. Gezien de
verschillen in aard en omvang is hier geen uniforme termijn aan te stellen. Het
actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan wel
voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Stuk 139 II pag. 4.
Artikel 7
Gezien de omvang van werkzaamheden die een raadsenquete met
zich mee kan brengen is het mogelijk om een andere functionaris dan de griffier
de ondersteuning te laten verlenen. Dit om de reguliere werkzaamheden niet in
gevaar te brengen.
Artikel 8 en 9
Geen verdere toelichting.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29
juni 2006.
,burgemeester.
,griffier.