CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE
JAARREKENING 2006 VAN DE GEMEENTE Delft.
De gemeentewet(GW), art. 213, schrijft voor dat de
gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste
lid Boek2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening
en het daarbij verstrekken van een accountantsverkla-
ring en het uitbrengen van een verslag van
bevindingen. De gemeenteraad heeft op 30 oktober 2003 gelet op art. 213 GW en
het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten de verordening voor de
controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie
vastgesteld.
Zowel voor de jaarrekening 2004 als 2005 heeft de
gemeenteraad van Delft het controleprotocol voor de controle van de
jaarrekening vastgesteld. Thans wordt een vergelijkbaar controleprotocol ten
behoeve van de jaarrekening 2006 aan u ter vaststelling voorgelegd. In dit
protocol wordt een aantal zaken geregeld die van belang zijn voor de uitvoering
van de controleopdracht. Separaat van
dit controleprotocol wordt het door Deloitte opgestelde “Plan van aanpak
accountantscontrole” aan de gemeenteraad voorgelegd.
Het controleprotocol heeft als doel nadere
aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de
accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder
te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de
jaarrekening 2006. Tevens wordt aangegeven welke wet- en regelgeving in het
kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende
accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de
accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad resp. het college (zie de
basisafspraak in bijlage 2).
Zoals in art 213 GW is
voorgeschreven is de accountantscontrole op de jaarrekening gericht zijn op het
afgeven van een oordeel over:
·
de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en
lasten en de activa en passiva;
·
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de
van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke
verordeningen;
·
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie
gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk
maken;
·
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde
jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen
regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording
Provincies en Gemeenten);
·
de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Ook voor de bijzondere verklaringen geldt in
beginsel, dat deze vallen onder het bereik van de accountantscontrole 2006.
Bij de controle zijn de nadere regels die bij of
krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel
213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten)
bepalend voor de uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt
begrepen de definitie volgens het besluit Accountantscontrole Provincies en
Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties
rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met
de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ”.
In het hierna opgenomen schema is de goedkeuringstolerantie
opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor het controlejaar 2006.
|
Goedkeuringstolerantie |
Goedkeurend |
Beperking |
Oordeelonthouding |
Afkeurend |
|
Fouten in de jaar- |
≤ 1% |
>1%<3% |
- |
≥ 3% |
|
Onzekerheden in de controle (% lasten) |
≤ 3% |
>3%<10% |
≥ 10% |
- |
Dit is overeenkomstig de eisen in het Besluit
accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Deze toleranties zijn afzonderlijk
van toepassing op de aspecten getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Van de
accountant wordt naast deze kwantitatieve benadering bij de weging van fouten
en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht (professional judgement).
Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als
maatstaf dat de accountant op het niveau van programma’s in de begroting elke
fout of onzekerheid groter of gelijk aan € 100.000 van de
goedkeuringstolerantie rapporteert.
De
accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2006 is limitatief
gericht op:
4.1 de
naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de
“Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole
bij gemeenten” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor
zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kan betreffen;
4.2 de
naleving van regels die (voorzover niet vallend onder de bovengenoemde wettelijke
kaders) daarnaast bij raadsbesluit zijn vastgesteld aangaande de in bijlage 1
geïnventariseerde regelgeving;
4.3 Deze
afspraken in het kader van de rechtmatigheidstoets zijn tevens van toepassing
voor Combiservices BV.
De accountant rapporteert naar aanleiding van de
interim-controle en de jaarrekeningcontrole op de wijze als aangegeven in
bijlage 3.
Bijlagen:
1.
Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de
rechtmatigheidscontrole bij gemeenten
2.
Communicatie en periodiek overleg
3.
Rapportagemomenten
Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving in het
kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten
In het navolgende overzicht is een inventarisatie
gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole voor Delft relevante
algemene wet- en regelgeving.
Dit overzicht moet als volgt worden gelezen:
o
In de eerste kolom wordt een algemene omschrijving gegeven geordend naar
de indeling van de Programmabegroting 2006-2009.
o
In de kolom wetgeving extern wordt de te toetsen algemene wet- en
regelgeving aangegeven die direct een relatie heeft met het financieel beheer
en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. De
randvoorwaarden waarbinnen uitgaven (lasten) mogen worden (aan)gedaan worden
onder meer ontleend aan de begroting, en de beheersverordening
o
De verordeningen met financiële bepalingen zijn in de
laatste kolom opgenomen. In samenspraak met de accountant zal
in de komende jaren een ontwikkelingstraject voor de transparantie/versterking
van het rechtmatigheidsbeheer.
|
Programma/activiteit |
Wetgeving extern |
Regelgeving intern |
|
Bestuur en organisatie |
|
|
|
Algemeen financieel middelenbeheer |
Grondwet Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Besluit Begroting en Verantwoording Wet gemeenschappelijke regelingen Algemene Wet Bestuursrecht |
Verordening ex art 212: financieel beleid, beheer en
inrichting financiële organisatie Verordening ex art. 213: controle Delegatiebesluit (College-)regeling: mandaat, machtiging en
vertegenwoordiging Gedragscode gemeenteraad, gedragscode college |
|
Treasurybeheer |
Wet financiering decentrale overheden |
Collegeregeling: Treasurystatuut |
|
Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid |
Ambtenarenwet Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten CAR/UWO |
Ambtenaren reglement Regelingen op studiefaciliteiten, reiskosten e.d. |
|
Betreft onevenredige schade o.b.v.
besluiten/handelingen gemeente |
|
Verordening Algemene nadeelscompensatie, Planschadeverordening |
|
Inkopen en contractbeheer |
EU-aanbestedingsregels |
Collegebesluit inkoopbeleid |
|
Kostenvergoedingen, vacatiegelden van commissies,
fracties |
Gemeentewet |
Verordeningen: o Regeling voor ambtelijke
bijstand (onderdeel fractievergoedingen) o
Verordening
Secundaire voorzieningen raadsleden |
|
Kostenvergoedingen, vacatiegelden van commissies,
fracties |
Gemeentewet |
Verordeningen vervolgd: o Verordening voorzieningen
raads- en commissieleden o Geldelijke voorzieningen
raadsleden o Adviescommissie bezwaarschriften o Commissie voor advies beeldend
kunstbeleid o Geldelijke vergoeding
voor leden van de dagelijkse besturen van commissies (Commissie voor advies
beeldend kunstbeleid, Commissie Welstand en Wonen, Begeleidingscommissie, ombudscommissie,
commissie beroep en bezwaar, etc.) o Besluit vergoeding leden
stichtingsbesturen |
|
Diverse gemeenschappelijke regelingen |
WGR |
Gemeenschappelijke regeling Basisgezondheidsdienst
Delft Westland Oostland Hulpverleningsregio Haaglanden Stadsgewest Haaglanden Gemeenschappelijke regeling IZA |
|
Algemene Middelen |
|
|
|
OZB |
Gemeentewet, Algemene Wet rijksbelastingen, Invorderingswet Wet waardering Onroerende Zaken |
OZB verordening Verordening kwijtschelding gemeentelijke belastingen Leidraad invordering |
|
Toeristenbelasting |
Gemeentewet, Algemene Wet rijksbelastingen, Algemene
termijnenwet. Woningwet, Huisvestingswet |
Verordening heffing en inning toeristenbelasting |
|
Precarioheffing |
Gemeentewet, Algemene Wet rijksbelastingen, Woningwet |
Verordening op de heffing en invordering van de
precariobelasting |
|
Dienstverlening |
|
|
|
Burgerlijke stand en afgifte documenten |
Burgerlijke wetboek Gemeentewet Wet GBA Wet rechten burgerlijke stand Algemene Wet rijksbelastingen, Invorderingswet |
Verordening verstrekking persoonsgegevens Verordening heffing en inning van Leges |
|
Werk, inkomen en Zorg |
|
|
|
Sociale inkomensvoorzieningen |
Wet Werk en Bijstand IOAW en IOAZ Sociale en Fiscale wetgeving |
Verordening maatregelen en toeslagen WWB Reïntegratieverordening WWB Verordening/ raadsbesluiten inzake bijzondere bijstand Verordening verhoging/verlaging norm categorieën bijstand |
|
|
Wet Inburgering Nieuwkomers |
Boeteverordening Wet Inburgering Nieuwkomers |
|
Werkgelegenheid |
Wet Werk en Bijstand Wet Inkomensvoorziening Kunstenaars WSW |
Verordening/ raadsbesluiten inzake gesubsidieerde arbeid Beheersverordening Bedrijven Sociale werkvoorziening Delft |
|
Gehandicaptenzorg |
Wet Voorziening Gehandicapten |
Verordening voorzieningen gehandicapten |
|
|
Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten/WMO |
|
|
Preventie volksgezondheid |
GW, WGR, wet collectieve preventie volksgezondheid |
Gemeenschappelijke regeling Zuid Holland West |
|
Subsidies zorginstellingen |
GW, AWB |
Subsidieverordening Maatschappelijke activiteiten:
Regeling stimuleringssubsidies volksgezondheid, gehandicaptenbeleid, vrouwengezondheid,
soc. zaken |
|
Integratie en activering |
|
|
|
Integratie |
Wet inburgering nieuwkomers |
Boeteverordening inburgering nieuwkomers |
|
Jeugd en Onderwijs |
|
|
|
Verzorgen basis- en speciaal-onderwijs |
Rijksregelgeving Basiseducatie volwassenen Wet primair
onderwijs Wet op de basiseducatie GOA OALT |
Basiseducatie volwassenen (subsidieverlening) Verordening leerlingenvervoer Verordening basiseducatie volwassenen Verordening gebruik school- en gymnastieklokalen Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs Verordening financiële gelijkstelling onderwijs |
|
Godsdienstonderwijs, vormingsonderwijs |
GW, Wet basisonderwijs |
Verordening subsidieverlening voor geven
Godsdienstonderwijs en vormingsonderwijs |
|
Verzorgen voortgezet onderwijs |
Wet op het voortgezet onderwijs, WGR Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek Wet educatie- en beroepsonderwijs |
Gemeenschappelijke Regeling behartiging belangen
voortgezet onderwijs Verordening Bestuurscommissie voortgezet openbaar
onderwijs Hugo Grotius |
|
Wijkaanpak en Wonen |
|
|
|
Grafrechten |
Gemeentewet, Algemene Wet rijksbelastingen, Wet op de lijkbezorging |
Beheerverordening begraafplaatsen, Heffing en invordering lijkbezorgingsrechten. |
|
Afvalstoffenbeheer |
Gemeentewet, Wet Milieubeheer |
Afvalstoffenverordening, Verordening op de
afvalstoffenheffing |
|
Rioolbeheer en reiniging |
Gemeentewet Algemene Wet rijksbelastingen, Algemene termijnenwet,
Invorderingswet Wet op de waterhuishouding Waterleidingwet |
Aansluitverordening riolering. Lozingsverordening Verordening heffing en inning reinigingsheffingen Verordening heffing en inning rioolrechten |
|
Milieubeheer |
Wet belastingen op milieugrondslag |
Verordening milieubeheer |
|
Intensivering Stedelijke Vernieuwing |
Wet ISV |
MISV-beleid met bijbehorende subsidieregelingen |
|
Wonen |
Leegstandswet Woningwet Huurprijzenwet woonruimte Huisvestingswet Huurwet Huursubsidiewet Besluit woninggebonden subsidies Wet bevordering eigen woningbezit ABW |
Huisvestingsverordening Haaglanden Subsidieverordening Stimuleringsregeling verbetering
panden Tegemoetkoming woonlasten kamerhuurders |
|
Welzijn |
|
|
|
Algemeen welzijn en sport |
Welzijnswet, GW, AWB |
Subsidieverordening Maatschappelijke activiteiten Uitvoeringsregeling activiteiten subsidie stedelijke
evenementen Verordening in gebruikneming en gebruik sportterreinen |
|
Recreatie |
WGR |
Gemeenschappelijke Regeling Midden Delfland |
|
Binnenstad |
|
|
|
|
|
|
|
Duurzaamheid |
|
|
|
Parkeerbeheer |
Gemeentewet, Algemene Wet rijksbelastingen, Wet Mulder administratiefrechtelijke heffingen Besluit administratieve bepalingen wegverkeer |
Verordening Heffing en invordering van parkeerbelastingen Regeling parkeergarages Wegsleepverordening Verordening fiscale handhaving gebruik parkeerplaatsen en
verlening vergunningen |
|
Bouwen/Grondexploitatie |
Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening |
Verordening inzake exploitatie van gronden, Nota
grondprijsbeleid, Algemene voorwaarden voor de verkoop van bouwterreinen, Beheersverordening
Grondbedrijf Algemene erfpachtbepalingen gemeente Delft Nadeelcompensatieverordening Planschadeverordening Bouwverordening, Verordening duurzaam bouwen (sanctiebepaling),
Legesverordening (bouwleges) |
|
Milieu/Geluid |
WGR Wet geluidhinder GW/AWB |
Gemeenschappelijke regeling geluidssanering
Delft/Pijnacker Subsidieverordening milieureserves |
|
|
Gemeentewet Algemene Wet rijksbelastingen, Invorderingswet, Algemene
termijnenwet |
Verordening Heffing en invordering van rioolrechten, verordening aansluiten op de
openbare riolering |
|
Kennisstad en Economie |
|
|
|
Marktgelden |
Gemeentewet Algemene Wet rijksbelastingen, Algemene termijnenwet |
Marktgeldverordening Verordening op de warenmarkten |
|
Havenbeheer |
Binnenschepenwet Besluit administratieve bepalingen wegverkeer |
Verordening heffing en invordering kadegelden |
|
Reclame |
Gemeentewet Algemene Wet rijksbelastingen, Invorderingswet |
Verordening Subsidieverlening verwijdering of vervangen
reclames aan bedrijfs- en of winkelpanden Reclameverordening, Verordening heffing en inning
reclamebelasting |
|
Cultuur |
|
|
|
Cultuur en lokale media |
Mediawet, Wet op het specifiek cultuurbeleid; GW, AWB |
Subsidieverordening Ateliers Beeldende Kunstenaars Subsidieverordening Uitvoeringsregeling activiteitensubsidie Stedelijke
evenementen |
|
Betreft dientverleningsovereenkomsten (lichte GR)
archeologie |
WGR, Monumentenwet |
Gemeenschappelijke regelingen archeologie voor de Lier en
Schipluiden |
|
Betreft dientverleningsovereenkomsten (lichte GR)
archief |
WGR, Archiefwet |
Gemeenschappelijke regelingen archief voor de Pijnacker en
Schipluiden |
|
Musea |
|
Reglement stedelijk museum Het Prinsenhof |
|
Veiligheid |
|
|
|
Handhaving |
Gemeentewet |
APV |
|
|
Winkeltijdenwet |
Marktverordening/ APV |
|
Brandweer en rampenbestrijding |
Brandweerwet 1995 |
Gemeenschappelijke regeling Brandweer Rijswijk/Delft GR regionale brandweer |
|
Brandbeveiligingsvergunningen |
Gemeentewet |
Verordening Brandbeveiligingsvergunningen |
|
Stedelijke projecten |
|
|
|
Grondexploitatie |
Wet ruimtelijke ordening Besluit op de ruimtelijke ordening |
Verordening inzake exploitatie van gronden Nota grondbeleid Bouwverordening (leges) Nadeelcompensatieverordening Planschadeverordening |
|
Samenwerkingsconvenant Harnaschpolder |
WGR |
Gemeenschappelijke Regeling Bedrijvenschap Harnaschpolder |
Onderstaand is de overlegstructuur in een
communicatiematrix vastgelegd voor het rekeningsjaar 2006.
|
|
Aantal per jaar |
Toelichting |
|
(Vertegenwoordiging)
commissie Middelen en Bestuur |
Minimaal drie |
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant.
De commissie Middelen en Bestuur is het aanspreekpunt voor de accountant voor
de opdrachtformulering. Met de commissie (dan wel een vertegenwoordiging
daarvan) vindt voorafgaand aan de jaarrekening een overleg plaats om te komen tot een afstemming inzake de nadere
invulling van de controle-opdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen
van de controle worden tussentijds teruggekoppeld naar de commissie.
Daarnaast zullen worden besproken: o
de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het definitief
rapport van bevindingen) o
en op basis van de interimcontrole de belangrijkste bevindingen
m.b.t.de beheersing van de organisatie |
|
Griffier |
Minimaal één |
Met de griffier
vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking en de naar de
gemeenteraad te volgen procedure. informeel
voortgangsoverleg naar behoefte. |
|
Gemeentecontroller/ Financieel management |
Minimaal drie |
De gemeentecontroller, het hoofd vakteam financiën,
en het hoofd AO/IC zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners
binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van
de bevindingen van interim-controle (op basis van de concept managementletter)
en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor
tussentijdse voortgangsgesprekken. |
|
Sectoren/ diensten GMT |
PM PM |
Binnen de sectoren/ diensten zal, in het kader van
onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de directeuren/
hoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. Op verzoek
zal de accountant verschijnen in het GMT. |
|
Portefeuillehouder Financiën |
Twee |
Bespreking bevindingen interim-controle en
eindejaarscontrole. |
|
College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad |
PM |
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de
vergaderingen van college en gemeenteraad. |
Bijlage 3: Rapportage
De volgende standaard rapportagevormen worden
onderkend:
|
Rapportage |
Tijdstip |
Inhoud |
Gericht aan |
|
Managementletter interim-controle[1],
uit te brengen uiterlijk 1 december 2006 (tussenrapportage) en 1
februari 2007 (eindrapportage) |
Na afronding van de |
Mogelijke risico’s, verbeter- en
aandachtspunten betreffende de processen en procedures, beheersing specifieke
subsidiestromen en overige van belang zijnde onderwerpen. Voor 2006 is sprake
van een tussen- en een eindrapportage i.v.m. de door Delft eind 2006
uitgevoerde rechtmatigheidsaudits. |
College |
|
Verslag van bevindingen jaarrekening (gelijktijdig
met het aanbieden van de jaarrekening aan de raad) |
Na afronding van de controle van de jaarrekening. |
Het gaat hierbij om bevindingen: -
fouten, onzekerheden m.b.t. de getrouwheid en
rechtmatigheid (in relatie tot de controletoleranties) -
of de inrichting van het financieel beheer en van
de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk
maken. |
Raad |
|
Accountantsverklaring(gelijktijdig met het
aanbieden van de jaarrekening aan de raad) |
Na afronding van de controle van de jaarrekening. |
Het oordeel over de mate waarin de gemeenterekening
een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de
eisen van rechtmatigheid. |
Raad |
Uitgangspunten
voor de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht
gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium,
voorwaardencriterium, etc.).
Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie
als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden
weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.
De accountant rapporteert ook over eventuele
bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de
door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.