Het rechtmatigheidsbeheer in de Delftse organisatie:

Per 1 januari 2004 zijn de controle eisen van de accountant aangescherpt. De belangrijkste verandering is dat de accountantsverklaring niet langer meer alléén een oordeel over het getrouwe beeld bevat, maar een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid samen. Het oordeel van de accountant over rechtmatigheid komt expliciet tot uitdrukking in de tekst van de accountantsverklaring.

De toevoeging van de rechtmatigheidcontrole betekent dat de accountant de baten, lasten en balansmutaties op extra aspecten controleert, te weten: vallen ze binnen de begroting, voldoen ze aan alle eisen (voorwaarden) en of er geen sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Deze nota gaat specifiek over het rechtmatigheidaspect: M&O.

Een belangrijk middel is dat M&O beleid zichtbaar wordt gemaakt in verordeningen en beleidsregels. Dit geldt vooral bij belastingen en leges, verstrekking van WWB-uitkeringen en subsidieverstrekkingen.Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium houd in dat intern getoetst moet worden op de juistheid en volledigheid van de door derden verstrekte gegevens. Hiertoe zullen bewijsstukken opgevraagd moeten worden en eventueel gegevens afgestemd moeten worden met andere instanties. Bijvoorbeeld bij kwijtschelding van belastingen zullen alle bewijsstukken overlegd moeten worden.

In deze nota zijn geclusterde beleidsterreinen in de Delftse gemeentepraktijk geïnventariseerd (IST-situatie). Op basis van beschikbare informatie (Platform Rechtmatigheid) en gemeentelijke ervaring is beoordeeld welke beleidsterreinen M&O gevoelig zijn. Van M&O gevoeligheid is sprake zodra de aanspraak op een uitkering, de verplichting om een heffing te betalen en/of de hoogte van een uitkering of heffing afhankelijk is van gegevens die door een derde zelf verstrekt moeten worden.

De gewenste situatie (SOLL) is beschreven aan de hand van een beleidscyclus, die uit de volgende elementen bestaat: opstellen regelgeving en procedures, voorlichting, controle, sanctie, evaluatie en bijsturing.

1.2. Leeswijzer

In hoofdstuk 2 wordt het begrip M&O afgebakend en wordt de doelstelling besproken van deze notitie. Daarnaast wordt ingegaan op de toegepaste werkwijze.

In hoofdstuk 3 wordt de huidige situatie beschreven in Gemeente Delft op diverse beleidsterreinen . De uitgevoerde quick-scan op diverse beleidsterreinen wordt beschreven. Vervolgens wordt een handreiking van het landelijk Platform Rechtmatigheid beschreven en de relatie gelegd tussen M&O en integeriteitsbeleid.

In hoofdstuk 4 wordt de gewenste situatie beschreven door middel van toepassing van een beleids- en beheerscyclus

De eindconclusie en aanbevelingen worden beschreven in hoofdstuk 5.

2. Afbakening M&O, doelstelling en werkwijze

2.1. Afbakening en definiëring van M&O.

Wat wordt er nu eigenlijk onder misbruik en oneigenlijk gebruik verstaan?

Onder Misbruik wordt verstaan:

indien bewust niet juiste en volledige informatie wordt gegeven. Dit heeft tot gevolg dat er ten onrechte (te hoge) subsidies/uitkeringen of diensten van de gemeente worden verkregen of de te betalen belasting/heffing te laag wordt vastgesteld.

Onder Oneigenlijk gebruik wordt verstaan:

indien feitelijk in overeenstemming met wet- en regelgeving wordt gehandeld, echter sprake is van “in strijd handelen” met de strekking en doel van desbetreffende wetgeving.

Concreet betekent dit voor de gemeente Delft dat bij uitkeringen, subsidies, belastingen en heffingen de gemeente de gegevens die belanghebbenden verstrekken toetst op juistheid en volledigheid. Om te waarborgen dat niet ten onrechte uitkeringen en subsidies worden verstrekt of belastingen en heffingen te laag worden vastgesteld, wordt van gemeenten verwacht, dat er een M&O-beleid is ontwikkeld dat bestaat uit een mix van maatregelen op het gebied van voorlichting, controle en sanctionering. In deze nota wordt aandacht besteed aan in hoeverre dit beleid momenteel al wordt toegepast, en of dit zowel voor het management als voor de externe accountant zichtbaar is.

2.2. Doelstelling

Doelstelling van deze nota is richtlijnen te formuleren die het GMT en het college ondersteunen bij de opzet, uitvoering, controle en evaluatie van het M&O beleid van de gemeente Delft. Door het implementeren en het uitvoeren van de opgestelde richtlijnen kan voldaan worden aan het M&O criterium, één van de toetspunten van de accountant voor zijn rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening.

2.3. Werkwijze

Hieronder wordt kort aangegeven welke werkwijze is gehanteerd bij het vaststellen van de nota M&O-beleid gemeente Delft.

Allereerst is een keuze van beleidsterreinen gemaakt op basis van een inventarisatie welke verordeningen M&O gevoelig zijn. Regelingen zijn M&O gevoelig als de hoogte van de uitkering/subsidie/belastingheffing of als de te verstrekken dienst (vergunningverlening) afhankelijk is van gegevens die door derden moeten worden verstrekt.

De regelingen die M&O gevoelig zijn hebben veelal betrekking op meerdere beleidsterreinen waarvan de uitvoering vanuit verschillende organisatie-onderdelen plaatsvindt, het meest duidelijke voorbeeld is toepassing van subsidieverlening die praktisch op elk gemeentelijk beleidsterrein aan de orde kan zijn.

In bijlage I zijn deze regelingen naar categorie geclusterd.

Op de volgende categorieën is een quick-scan van het huidige M&O-beleid uitgevoerd:

ü subsidies aan instellingen die gemeentebeleid realiseren

ü inkomensondersteuning en uitkeringen (met name WWB en WvG)

ü belastingen en heffingen inclusief kwijtschelding

ü vergunningen (milieu-, parkeer-, bouw-, openbare orde-, brandveiligheid-, monumenten-)

ü burgerzaken (informatieverstrekking, aangiften en verstrekken documenten)

Aanvullend hierop wordt de relatie gelegd tussen M&O-beleid en het integriteitsbeleid binnen Gemeente Deze zijn complementair aan elkaar en dragen zorg voor een verdere versteviging van het voorkomen van respectievelijk misbruik en fraude.

De handreiking M&O vanuit het landelijke Platform Rechtmatigheid en de huidige situatie zijn gebruikt om de toekomstige en gewenste situatie te benoemen. De gewenste situatie beschrijft een procesmatige cyclische regelkring (beleidscyclus) waarmee het Misbruik en Oneigenlijk gebruik beleid (M&O-beleid) verankerd kan worden in de huidige verordeningen of nieuw op te stellen verordeningen.

In het kort bestaat de M&O-beleidscyclus uit de volgende 7 stappen:

ü beleidsvoorbereiding

ü regelgeving (opstellen regelgeving en procedures

ü voorlichting/communicatie

ü controlebeleid

ü sanctiebeleid

ü verantwoording

ü evaluatie en bijsturing

Door deze cyclus consequent te volgen, worden de doelstellingen van gemeente Delft op het terrein van M&O-beleid op een gestructureerde wijze getoetst en gerealiseerd

Huidige situatie

3.1. Resultaten quick-scan beleidsterreinen

In bijlage I is een inventarisatie opgenomen categorieën van regelingen die voor de verschillende beleidsterreinen doorgelicht zijn. Daarbij zijn per beleidsterrein de volgende punten aangegeven:

Categorie

Aangegeven wordt of sprake is van:

ü subsidieverlening

ü inkomensondersteuning

ü belastingen en heffingen

ü vergunningen

ü burgerzaken

Wet/verordening/regeling

Welke wet, verordening of regeling is van toepassing?

Communicatie/voorlichting aan gebruikers (preventie)

Hoe worden gebruikers geïnformeerd over hun rechten en plichten?

Toetsing op juistheid en volledigheid van aangeleverde informatie (controle)

Hoe vindt toetsing van de aangeleverde informatie plaats?

Maatregelenbeleid (repressief)

Welke maatregelen worden getroffen bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik?

Uit de inventarisatie van blijkt dat ten aanzien van M&O beleid het nodige is vastgelegd, en dat aandacht is besteed aan preventie, controle en maatregelen.

Zoals verwacht bestaat er al M&O-beleid voor afzonderlijke werkterreinen (vastgelegd in wetten/regelingen/ verordeningen).

Echter, daar ligt geen integraal beleidskader aan ten grondslag. Over het algemeen vloeien de maatregelen voort uit interne en externe wet en regelgeving (o.a. Europese aanbestedingsregels, Wet Werk en Bijstand, gemeentelijke verordening op het financiële beleid en beheer en inrichting van de financiële organisatie).

Daarbij blijkt dat het meeste is geregeld op het gebied van het verstrekken van sociale uitkeringen, omdat deze regelingen het meest gevoelig zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Op dit gebied vindt ook controle plaats op de naleving van het M&O beleid, door middel van de periodieke/frequente interne controles die bij de sector WIZ worden verricht.

Bij Burgerzaken vindt periodiek de zgn. GBA-audit plaats.

Op het gebied van heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en leges, zijn geen specifieke maatregelen opgenomen ter voorkoming van misbruik en/of oneigenlijk gebruik geconstateerd.

Specifieke controles op de naleving van het M&O beleid vinden (nog) niet periodiek plaats ten aanzien van de overige beleidsterreinen.

3.2. Handreiking van het landelijk Platform rechtmatigheid

Het door het rijk ingestelde platform rechtmatigheid voor provincies en gemeenten heeft de taak om (provincies en) gemeenten handreikingen te geven hoe gemeenten in de praktijk kunnen omgaan met rechtmatigheidsbeheer. Het platform heeft mei 2006 een notitie uitgebracht over voorkoming Misbruik en Oneigenlijk gebruik. Het platform heeft zich een beeld gevormd van de belangrijkste beleidsterreinen met betrekking tot M&O en koppelt daar een beoordeling aan met welke intensiteit het M&O-beleid vorm gegeven zou kunnen worden. Het Platform maakt onderscheid naar:

§ streng M&O-beleid: ten opzichte van de reguliere AO/IC zijn specifieke en aanvullende (controle) maatregelen noodzakelijk om het risico van misbruik of eigenlijk gebruik te beperken; deze maatregelen strekken zich zowel uit tot de voorwaardenscheppende sfeer als het actieve toezicht daarop (controle, handhaving);

§ gematigd M&O-beleid: waakzaamheid, in de vorm van (extra) kritische beoordeling van de onderbouwing van informatie, is geboden; maatregelen in de voorwaardenscheppende sfeer zijn aan te bevelen;

§ geen specifiek M&O-beleid: mits de reguliere AO/IC (bijvoorbeeld inzake functiescheiding) toereikend is, zijn geen aanvullende maatregelen noodzakelijk.

Beleidsterrein	Intensiteit	Criterium
Verstrekken van subsidies	Gematigd tot streng	Groot financieel belang
Inkomensoverdrachten/uitkeringen	In de regel streng	Sterk persoonlijk financieel belang
Belastinginkomsten	Voor OZB, afvalstoffen en rioolrechten in de regel geen specifiek beleid nodig. Voor toeristenbelasting en precariorechten gematigd M&O beleid.	Belastingheffing OZB c.a. gebaseerd op objectieve informatie. M&O met adequate AO/IC en functiescheiding te borgen. Geldt minder voor toeristenbelasting en precariorechten, daar is de afhankelijkheid van de informatieverstrekking van derden groter.
Vergunningverlening en handhaving	Streng	Groot bestuurlijk en politieke afbreukrisico
Personeelslasten	Geen specifiek M&O-beleid	Als organisatie/interne controle goed is ingeregeld geen bijzondere risico’s
Inkopen en aanbestedingen	Geen specifiek M&O-beleid	Als organisatie/interne controle goed is ingeregeld geen bijzondere risico’s
Integriteit inzake omgaan met relaties	Gematigd	Vanuit integriteitsbeleid

Het voorgaande sluit goed aan op de eigen gemeentelijke inventarisatie volgens bijlage I. Vanuit deze inventarisatie voegen we nog toe:

Risicogebied	Intensiteit	Criterium
Kwijtschelding gemeentelijke belastingen	gematigd	Persoonlijk financieel belang
GBA	gematigd tot streng	Betrouwbaarheid, rechtszekerheid

In aanvulling hierop doet het Platform Rechtmatigheid ook een handreiking voor te treffen maatregelen naar een aantal categorieën. De in hoofdstuk 4 beschreven beleids-/heersingscyclus is hierop gebaseerd. Deze beleids-/heersingscyclus kan dan in het vervolg consequent toegepast worden voor de volgende M&O-gevoelige beleidsterreinen:

- Subsidies.

- Inkomensoverdrachten/Uitkeringen.

- Belastingen en heffingen.

- Kwijtschelding.

- Vergunningen.

- Burgerzaken.

Uiteraard zal ook bij nieuwe regelgeving (denk bijv. aan de WMO) nagegaan moeten worden of sprake is van een M&O gevoelig beleidsterrein en indien dat het geval is kan dezelfde beheersingscyclus toegepast worden.

3.3. Relatie M&O met integriteit

Integriteit en M&O zijn begrippen die sterk aan elkaar zijn gerelateerd. Door derden verstrekte gegevens kunnen een “natuurlijke” tendentie (of in ieder geval het risico) hebben niet betrouwbaar te zijn, vanwege het financiële belang om door onjuiste, onvolledige en/of niet tijdige informatie meer middelen te kunnen ontvangen of minder middelen te hoeven betalen. Maar ook eigen functionarissen van een organisatie kunnen in de verleiding en/of positie komen om handelingen te verrichten of juist na te laten om daarmee persoonlijk gewin te behalen. Hierbij kan sprake zijn van fraude of tenminste van doorbreking van de gewenste integriteit.

Het is van belang dat overheden daarvoor gedrags- en omgangscodes ontwikkelen. De ambtenarenwet is daar per 1 maart 2006 ook op aangepast. Overheidswerkgevers zijn dan verplicht om een integriteitsbeleid te voeren gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen. Uit de documentatie van een recente modelaanpak van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties blijkt onder meer, wat de basisnormen voor ambtenaren en politieke ambtdragers moeten zijn in het integriteitsbeleid. Delft voldoet aan deze normen, waarin o.m. bepaald is, dat er aandacht moet zijn voor integriteit, gedragscodes, nevenfuncties/nevenwerkzaamheden, een klokkenluidersregeling e.d. (zie ook bijlage II.)

Eén van de zaken waar in het integriteitsbeleid aandacht voor moet zijn is het onderkennen van kwetsbare functies. Hier behoort ook rekening mee gehouden te worden met het M&O-beleid.

Tot het voeren van het integriteitsbeleid horen naast bovengenoemde basisnormen ook het bewaken (o.a. door periodieke interne audits), het rapporteren en het evalueren. Het college moet jaarlijks een rapportage opstellen van getroffen integriteitsmaatregelen en –voorzieningen.

3. De gewenste situatie

4.1. Gewenste beleidscyclus

In het vorige hoofdstuk is de inventarisatie binnen Delft besproken. Op basis van het voorgaande kan de procesmatige cyclische regelkring (beleidscyclus) worden beschreven waarmee het misbruik en oneigenlijk gebruik beleid (M&O-beleid) verankerd kan worden in de huidige verordeningen of nieuw op te stellen verordeningen.

In het kort bestaat de M&O-beleidscyclus uit de volgende 7 stappen die hierna kort worden uitgewerkt:

ü beleidsvoorbereiding

ü regelgeving (opstellen regelgeving en procedures)

ü voorlichting/communicatie

ü controlebeleid

ü sanctiebeleid

ü verantwoording

ü evaluatie en bijsturing

Deze 7 stappen worden hieronder nader uitgewerkt.

4.2. Beleidsvoorbereiding

Bij dit onderdeel is het van belang dat een organisatie-onderdeel al in deze fase van het beleidsproces aandacht besteed aan de vraag of sprake is van een M&O gevoelig beleidsterrein. Als hiervan sprake is, moeten de punten zoals genoemd onder 4.2 tot en met 4.7 in acht worden genomen

4.3. Regelgeving (opstellen verordeningen en procedures)

De regelgeving dient zo min mogelijk ruimte te bieden voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit kan worden bereikt door heldere definities, een nauwkeurige omschrijving van doel en doelgroep en het opnemen van rechten, plichten en voorwaarden. In de regelgeving wordt ook opgenomen welke sancties worden toegepast bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik. Daarnaast worden in beschikkingen de rechten, plichten, voorwaarden alsmede de mogelijke sancties vermeld.

Bij het opstellen van verordeningen en procedures (regelgeving) moeten de maatregelen voor het voorkomen van misbruik en/of oneigenlijk gebruik opgenomen zijn. Hierbij moet rekening gehouden worden met een aantal aspecten, namelijk de maatregelen moeten uitvoerbaar, handhaafbaar en M&O-proof zijn.

Als de raad nieuwe regelgeving wil doorvoeren of bestaande regelgeving wil aanpassen dan kan zij met deze aspecten rekening houden.

Uitvoerbaarheid

De regelgeving en werkprocessen moeten zo worden ingericht dat zij met relatief weinig inspanningen uitvoerbaar zijn door de uitvoerders. Daarbij kan men denken aan zaken als:

ü Welke informatie van derden is echt nodig om een besluit over een aanvraag te kunnen nemen?

ü Hoe wordt die informatie vervolgens gecontroleerd?

ü Werken met modelverordeningen.

ü Werken met standaardformulieren.

ü Goede procesbeschrijvingen

ü Duidelijke taakverdeling en toewijzing van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

ü Hanteren van heldere definities.

ü Werken met forfaitaire bedragen in plaats van vergoedingen op declaratiebasis.

ü Rechtstreeks betalen van leveranciers in plaats van betaling door rechthebbende.

ü Het zodanig inrichten van processen dat bepaalde gegevens maar een keer hoeven te worden aangeleverd.

Handhaafbaarheid

De nieuwe of vernieuwde regels moeten handhaafbaar zijn door de uitvoerders en controleurs. Aandachtspunten daarbij zijn onder andere:

ü Wegen de controle-inspanningen op tegen de extra zekerheid die de controle oplevert?

ü Zijn de voorwaarden die zijn gesteld objectief te controleren?

ü Zijn de gestelde termijnen haalbaar, zowel voor de rechthebbende als voor de eigen organisatie?

ü Is er voldoende capaciteit beschikbaar om de voorgeschreven controles uit te voeren?

M&O-proof

ü Is de regelgeving helder voor de uitvoerders en de rechthebbenden?

ü Zijn de gegevens die derden aan moeten leveren controleerbaar?

ü Is de voorlichting goed geregeld?

ü Is het controlebeleid duidelijk?

ü Is er een sanctiebeleid geformuleerd en wordt dit ook daadwerkelijk (zichtbaar) uitgevoerd?

Bij het opstellen van iedere nieuwe verordening kan getoetst worden of aan de voorwaarden van uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid en M&O-proof is voldaan. In de toelichting bij de verordening moet blijken welke overwegingen zijn gebruikt voor de uiteindelijk gemaakte keuzes.

4.4. Voorlichting

Voorlichting over regelgeving, het controlebeleid en het sanctiebeleid kan een goede bijdrage leveren op het terrein van preventie. Doordat gebruikers vooraf weten welke spelregels gelden, hoe de gemeente controleert en welke sancties de gemeente oplegt bij onregelmatigheden, wordt misbruik en oneigenlijk gebruik al vooraf tegen gegaan. Bij de invoering van nieuwe regelgeving en aanpassing van bestaande regelgeving zal de voorlichting/communicatie over de regelgeving een vast onderdeel uitmaken. Daarbij valt te denken aan zaken zoals het opstellen van informatiefolders, publicaties in de lokale pers, digitaal beschikbaar maken van regels op de internetsite van de gemeente en dergelijke.

De volgende aandachtspunten zijn van belang:

ü Bepaal de doelgroep waarvoor de voorlichting is bedoeld.

ü Richt de voorlichting alleen op de doelgroep.

ü Bepaal welke voorlichtingsinstrumenten worden gebruikt.

ü Waarborg dat de voorlichting de doelgroep bereikt.

ü Neem rechten, plichten, voorwaarden en mogelijke sancties op bij de voorlichting.

ü Neem rechten, plichten, voorwaarden en mogelijke sancties op in de beschikking.

4.5. Controlebeleid

Het controlebeleid kan worden gedefinieerd als het beleid dat zich richt op de toetsing van door derden aangeleverde informatie en gegevens, op juistheid en volledigheid.

In het kader van het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik gelden hierbij de volgende aandachtspunten:

ü Welke mate van zekerheid dat er geen M&O is opgetreden is voldoende?

ü Hoe kan deze mate van zekerheid worden bereikt?

ü Wegen de kosten van de controles op tegen de zekerheid die hiermee wordt verkregen?

ü Zijn de geleverde controle-inspanningen achteraf door de externe accountant vast te stellen?

Bij het opstellen van nieuwe regelgeving zal het bijbehorende controlebeleid een vast onderdeel van de procedure uitmaken. Daarbij zal een risico-inventarisatie gehouden worden ten aanzien van het aspect M&O. Hoe gevoelig is de voorgestelde regeling voor M&O? Afhankelijk van het antwoord op deze vraag worden passende beheersmaatregelen genomen. Een onderdeel van die beheersmaatregelen is het uitvoeren van controles. Daarbij moeten ook de met de controle gemoeide kosten worden beoordeeld. Deze moeten in verhouding staan tot de mate van zekerheid die ze verschaffen. Een andere toets is het totale budget dat beschikbaar is voor controles binnen de gemeente. Dit budget moet daar worden ingezet waar de risico’s van M&O het grootst zijn.

Bij de uitvoering van het vastgestelde controlebeleid is het van belang dat er bewijsstukken in dossiers worden opgenomen. Hierdoor kunnen management en accountant zich achteraf een oordeel vormen over de uitvoering van het controleren van het M&O-beleid. Toetsing en controle kan plaatsvinden bij de ontvangst van de gegevens, en/of achteraf. Dit betekent dat in het betreffende werkproces moet zijn beschreven hoe de daadwerkelijke controle daarop plaatsvindt (o.a. externe gegevensbronnen). Aandachtspunten hierbij zijn:

ü is het M&O-beleid beschreven in werkprocessen en werkinstructies (AO)?

ü welke maatregelen voor aanvullende controles (welke) en inspectie zijn opgenomen (o.a. identificatie, verificatie inkomen, overige bewijsstukken)?

ü wordt dit ondersteund in de applicatiesoftware van dit proces?

ü zijn er voorgeschreven formulieren voor aanvragen, worden deze voorzien ingevuld naar waarheid” en ondertekend door de aanvragen?

ü worden er “projectdossiers” met aanvraag, bewijsstukken, uitgevoerde controles etc. bijgehouden?

ü In het geval van subsidies: wordt de ingediende verantwoording getoetst op rechtmatigheid van besteding?

ü Wordt ook tussentijds –eventueel ook bij de instelling gecontroleerd?

4.6. Sanctiebeleid

Het sluitstuk van het M&O-beleid gericht op derden bestaat uit het sanctiebeleid. Als gebruikers van regelingen weten, dat er wel wordt gecontroleerd maar dat er bij onregelmatigheden geen sancties worden opgelegd, kunnen zij eerder geneigd zijn tot M&O.

Bij iedere M&O gevoelige regeling hoort een sanctiebeleid. Bij een aantal regelingen zoals de WWB zijn er al specifieke wettelijke kaders voor het opleggen van sancties. Daarnaast gelden de algemene voorschriften uit de Awb. Binnen deze kaders mag de gemeente beleid formuleren ten aanzien van het sanctiebeleid.Om te kunnen reageren op geconstateerd misbruik en/of oneigenlijk gebruik, is een adequaat sanctiebeleid vereist dat aansluit op de regelgeving. Van het strikt toepassen van het sanctiebeleid gaat een generaal preventieve werking uit.

Als norm hierbij wordt gehanteerd, dat in beginsel het behaalde voordeel wordt weggenomen. Hierbij zijn sanctie-bepalingen: het terugvorderen van subsidies, intrekken vergunning of het ambtshalve verhogen van belastingen, het doen van aangifte bij de politie. Benoemde sanctiebepalingen moeten expliciet opgenomen worden in de desbetreffende verordening cq regeling.

Aandachtspunten van sanctiebeleid zijn:

ü Wanneer worden sancties opgelegd (o.a. wat is ongeoorloofd) en op welke wijze wordt er nageleefd (o.a. stopzetten, terugvorderen)?

ü Waaruit bestaat de sanctie per geval en wordt in gelijke gevallen op gelijke wijze gehandeld?

ü Welke procedure wordt gevolgd bij het opleggen van de sanctie?

ü Op welke wijze is de voorlichting geregeld over het sanctiebeleid?

Tijdens de uitvoering van regelgeving moet bij ieder geval van geconstateerd misbruik of oneigenlijk gebruik de sanctieprocedure worden opgestart. Het uiteindelijke besluit moet aan de overtreder worden meegedeeld en een kopie van de beschikking wordt in het dossier opgenomen. Hierdoor wordt het voor management en accountant mogelijk om zich een oordeel te vormen over de uitvoering van het sanctiebeleid als onderdeel van het M&O-beleid.

4.7. Verantwoording

Om inzicht te verkrijgen in de wijze waarop het M&O beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd, zal ook verantwoording worden afgelegd. Dit kan worden gerealiseerd door aansluiting te zoeken bij de reguliere planning- en controlcyclus. Dit kan op de volgende wijze:

ü in de jaarrekening (bij de paragraaf bedrijfsvoering) wordt gerapporteerd omtrent M&O beleid en uitvoering.

ü bij het verrichten van interne controles, audits en onderzoeken wordt aandacht besteed aan het M&O beleid.

4.8. Evaluatie en bijsturing

De informatie die tijdens de uitvoering van de controles naar boven komt, kan door het management worden gebruikt om, indien nodig, processen bij te sturen. Om de evaluatie en de bijsturing structureel in het proces in te bouwen kan de volgende werkwijze worden gehanteerd. Periodiek wordt het M&O beleid voor de desbetreffende beleidsterrein geëvalueerd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de gegevens die voortkomen uit de verantwoording. Deze evaluatie kan vervolgens aanleiding zijn om het beleid aan te passen.

4. Conclusies en aanbevelingen

5.1. Conclusies

Geconstateerd is dat er organisatiebreed geen kaders zijn, waaraan het M&O-beleid moet voldoen. Gelijktijdig is geconstateerd dat op dit gebied op veel beleidsterreinen al veel is geregeld. “Traditiegetrouw” is het M&O-beleid op het gebied van Sociale Zaken het meest uitgewerkt. Specifieke controles op de naleving van het M&O beleid vinden (met uitzondering van Sociale Zaken en Burgerzaken) niet periodiek plaats.

De beleidsterreinen waarop het M&O-beleid gestalte heeft gekregen, zijn de beleidsterreinen waar - uitgaande van de definities van misbruik en oneigenlijk gebruik – de meeste kans bestaat op misbruik en oneigenlijk gebruik. De indruk bestaat dat er in dit opzicht “geen witte vlekken” aanwezig zijn; een aanvullende risico-inventarisatie is dan ook niet noodzakelijk.

De voorgestelde procesmatige/cyclische benadering van misbruik en oneigenlijk gebruik biedt een goed kader voor het (verder) ontwikkelen en borgen van beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik. Het proces (beginnend bij de beleidsvoorbereiding) beschrijft in feite wat er moet gebeuren als sprake is van nieuwe regelgeving, die M&O-gevoelig is. De overige stappen uit het proces kunnen worden gebruikt om het bestaand M&O-beleid aan te toetsen en zonodig (stapsgewijs) aan te passen.Bij het huidig beleid is - in meer of mindere mate – aandacht geschonken aan de volgende stappen uit het voorgestelde proces:

ü Beleidsvoorbereiding.

ü Regelgeving.

ü Voorlichting/communicatie.

ü Controlebeleid.

ü Sanctiebeleid.

Verantwoording en evaluatie vindt (met uitzondering van het werkgebied van WIZ) niet plaats. Tot op heden was er geen volledig en actueel overzicht van M&O gevoelige regelingen.

5.2. Aanbevelingen

Op basis van het vorenstaande worden de volgende aanbevelingen geformuleerd:

a. instemmen met de systematisch toe te passen benaderingswijze volgens de beheersingscyclus zoals beschreven in de rapportage;

b. bij nieuwe regelgeving nagaan of sprake is van een M&O gevoelig beleidsterrein;

c. bij de jaarrekening -als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering- rapporteren over Misbruik en Oneigenlijk gebruik;

d. bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik als norm vaststellen, dat in beginsel het behaalde voordeel wordt weggenomen;

e. in het door het GMT vast te stellen controlejaarplan vanaf 2007 periodieke audits opnemen op de naleving op het M&O beleid.

Bijlage I. Overzicht M&O gevoelige categorieën van regelingen

Bijlage II. De aandacht voor integriteit in de Delftse organisatie

Integriteit van handelen is een belangrijk topic voor besturen en topmanagement zowel bij de overheid, als bij het bedrijfsleven en overige organisaties. Voor elk van deze organisaties is van belang hoe je preventieve en repressieve maatregelen kunt treffen ter bevordering van de integriteit en het voorkomen van incidenten. Integriteit van handelen stelt hoge eisen aan de bestuurlijke zuiverheid bijvoorbeeld bij aanbestedingen, het indienen van declaraties, en het aanvaarden van nevenfuncties. Het bijzondere van bestuurders bij de overheid is wel dat zij voor de gemeenschap werken en verantwoordelijk zijn voor de besteding van gemeenschapsgeld. Bestuurders moeten bereid zijn verantwoording af te leggen voor hun bestuurlijk handelen.

Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustzijn. Bij integriteit gaat het om menselijke gedragingen en houding. Niet integer handelen heeft niet alleen betrekking op het individu, maar ook op de overheid als organisatie. Mensen behoren zich in hun handelen ook bewust te zijn, dat zij representanten zijn van die organisatie. Integriteit kan bevorderd worden door heldere regels te stellen en afspraken te maken waar bestuur en organisatie houvast aan hebben. In zijn algemeenheid wordt integriteitsbeleid in organisaties vormgegeven via een proces van bewustwording, normstelling, gedragsbeïnvloeding, risicoreductie (waaronder maatregelen als functiescheiding, interne en externe controle), en uiteindelijk ook de handhaving met bijbehorend sanctiebeleid.

Van bestuurders en ambtenaren in de Delftse overheidsorganisatie mag verwacht worden, dat zij zich zo gedragen, dat zij hun ambt niet in diskrediet brengen, en dat zij ten opzichte van iedere burger, organisatie of instelling vrij blijven staan en zich zonder verplichtingen voelen. Voor de Delftse gemeentelijke organisatie speelt dat dan op verschillende niveaus: voor leden van de gemeenteraad, de burgemeester, de wethouders, en de medewerkers van de ambtelijke organisatie.

De Delftse aanpak van het integriteitsbeleid voor de verschillende ‘niveaus’ heeft tot nadere spelregels en afspraken geleid. Dit heeft zich de afgelopen periode vanaf 2000 vertaald (niet limitatief) in :

de notitie ‘verboden handelingen door raadsleden’
de gedragscode voor de burgemeester, en de gedragscode voor de wethouders
gedragscode voor de medewerkers uit de organisatie
nader bepaalde spelregels voor declaraties van het college
aanvullende spelregels voor aanvaarden geschenken, en voor het voorkomen van belangenverstrengeling
de klokkenluidersregeling waarbij ambtenaren, die misstanden melden bescherming krijgen, en niet om die reden ontslagen kunnen worden of anderszins in hun positie binnen de gemeente benadeeld kunnen worden
het gemeentelijk aanbestedingsbeleid
de netetikette

In aanvulling hierop zijn in de organisatie specifieke structuren en controlemechanismen ingebouwd die mede bijdragen aan het integer handelen, zoals waarborgen in de administratieve organisatie (functiescheiding e.d.) en interne en externe controle.

Als onderdeel van het jaarprogramma audits wordt ook meegenomen of/waar integriteitsaudits worden gedaan.