Door het college is het protocol voor de controle
van de jaarrekening 2006 aangeboden. Het controleprotocol heeft als doel nadere
aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de
accountantscontrole voor de jaarrekening 2006. Voor de uitvoering hiervan heeft
de accountant een (concept) plan van aanpak opgesteld en aangeboden aan de
gemeenteraad. Met de vaststelling van dit plan van aanpak wordt tevens de
opdracht verstrekt aan de accountant. Opgemerkt wordt dat eventuele verdere
aanscherpingen van het controleprotocol en daarmee aan het plan van aanpak,
aanvullende werkzaamheden met zich mee kan brengen ten opzichte van het
mantelcontract dat in 2005 met de accountant is gesloten.
Ter voorbereiding op de bespreking van deze
(technische) stukken in de commissie Bestuur en Werk van januari is de
rekeningencommissie (RC) bijeengekomen om dit te bespreken.
Om een cyclische aansluiting tussen de jaarrekening
2005 en 2006 te waarborgen acht de RC het haar taak de commissie Bestuur en
Werk te adviseren over het controleprotocol. Tevens wordt hiermee invulling
gegeven aan het voorstel van het college om in het kader van communicatie
(bijlage 2 controleprotocol) een afvaardiging van uw commissie te betrekken bij
de invulling van de controleopdracht.
Bij de bespreking op donderdag 14 december 2006,
waar ook de accountant en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie
aanwezig was, zijn de volgende onderwerpen aan de orde gekomen:
1.
Goedkeurings- en rapporteringstoleranties
De goedkeurings- en rapporteringstoleranties vallen
binnen het wettelijk kader. De goedkeuringstoleranties zijn overeenkomstig het
voorgaande jaar. Wel heeft er aanpassing plaatsgevonden in de
rapporteringstoleranties. De rapporteringstoleranties bepaalt het kader
voor de afwijkingen die de accountant
rapporteert aan de gemeenteraad. Tot en met 2005 bedroeg deze tolerantie 25%
wat neer komt op een afwijking van ca. € 1 miljoen. Geadviseerd wordt deze op €
100.000 te stellen.
Ø De
RC adviseert positief over deze bijstelling
2.
Het rotatieplan
Het rotatieplan bepaalt welke deelprocessen in een
organisatie “meer dan normale aandacht” krijgen bij de controle. Alle processen
worden één maal per drie jaar aan deze extra controle onderworpen. Kritische
processen als “kosten” en “investeringen” worden jaarlijks aan deze extra
controle onderworpen. Voor de controle over 2006 staan daarnaast de volgende
onderwerpen op de rol:
·
Personeel, declaraties
·
Subsidieverstrekkingen
·
Uitkeringen en inkomensoverdrachten
·
Rechtmatigheid
Ø De
RC adviseert positief over deze onderwerpen en ziet geen aanleiding om bepaalde
processen eerder of later in het rotatieplan op te nemen.
3.
Single Information Single Audit (SiSa)
SiSa is een nieuwe wijze van controle op de
specifieke uitkeringen. Tot en met 2005 moesten gemeenten over iedere
specifieke uitkering een accountantsverklaring afgeven. Vanaf 2006 loopt dit
mee in de jaarrekeningcontrole en valt daarmee onder de totale
goedkeuringstolerantie van de jaarrekening. Voordeel is een administratieve
lastenverlichting en er worden accountantskosten uitgespaard. Aandachtspunt is
de implementatie in de organisatie. Tot op heden kon deze controle in de loop
van het jaar plaatsvinden. Nu dienen de werkzaamheden afgerond te zijn voordat
de accountant zijn werkzaamheden aanvangt. De soms late aanlevering van de
definitieve beschikkingen van het rijk verhoogt de piekbelasting rondom de
werkzaamheden van de jaarrekening.
Ø De
RC heeft kennisgenomen van deze ontwikkelingen.
4.
Rechtmatigheid
Met de accountant is gesproken over de kans van het
behalen van een positieve rechtmatigheidsverklaring. Aangezien de accountant op
dit moment bezig is met de tussentijdse controle kan zij daar (nog) geen
uitspraak over doen. Medio februari komt de accountant met de uitkomsten van
deze controle. De accountant constateert in het land dat gemeenteraden regels
buiten de controle houden om op deze wijze de goedkeurende verklaring zeker te
stellen. Hoewel Deloitte daar geen voorstander van is, staat het de
gemeenteraad vrij te bepalen waarop de rechtmatigheidscontrole plaats moet
vinden. De accountant kan zich overigens wel voorstellen dat als een gemeente
dicht tegen een goedkeurende verklaring aanzit op deze wijze handelt.
Als de gemeenteraad van Delft in overweging neemt
om bepaalde regels buiten de controle te houden kan dit het beste gebeuren
nadat de interimcontrole is afgerond. Dit is op z’n vroegst in de raad van
maart, doch uiterlijk in dezelfde raad dat de jaarrekening wordt vastgesteld.
(agendapunt voorafgaand aan het vaststellen van de rekening 2006).
Ø De
RC is op voorhand voorstander van een volledige rechtmatigheidscontrole maar is
zich bewust van het feit dat een klein ondergeschikt proces zeer grote gevolgen
kan hebben voor de controle en daarmee voor de beeldvorming met betrekking tot
rechtmatigheid.
Ø De
RC adviseert het volledige controleprotocol in januari aan te bieden aan de
gemeenteraad ter besluitvorming. Mocht uit de interimcontrole blijken dat het
verstandig is toch bepaalde regels buitenspel te zetten adviseert de RC dit
door middel van een addendum bij het besluit op te nemen. Het initiatief hiertoe
kan zowel door het college als door de raad genomen worden. De raad neemt
uiteindelijk het besluit.
5.
Toepassing van rechtmatigheid op verbonden partijen
Gesproken is over het al dan niet van toepassing
verklaren van verbonden partijen binnen de rechtmatigheidscontrole. Het gaat dan om met de gemeente direct of
indirect verweven organisaties zoals Combiservices B.V. Dit is thans in het
controleprotocol opgenomen en doet de vraag opkomen of ook andere dergelijke
partijen hierin betrokken moeten worden.
Ø Op
dit moment is niet helder is welke partijen dat zouden kunnen zijn. Om die
reden adviseert de RC in de uitwerking van de nota deelnemingenbeleid in
april, een beoordeling mee te nemen
welk controle-instrumentarium op de verbonden partijen van toepassing is. Op
basis daarvan kan het controleprotocol voor de jaarrekening 2007 worden
aangepast.
De RC hoopt met bovenstaande adviezen een bijdrage
te hebben gegeven voor de bespreking van het controleprotocol in de commissie
Bestuur en Werk van 16 januari en adviseert de commissie zich expliciet uit te
spreken over bovenstaande adviezen. Uiteraard kan ook de commissie Bestuur en
Werk en/of de Gemeenteraad nog met extra punten komen om eventueel op te nemen
in het controleprotocol.
Martin
de Graaf (voorzitter) Anne
Post (secretaris)