In de nota FHIRBB
zoals door het GMT vastgesteld op 1 juni 2005 zijn verbetervoorstellen
goedgekeurd om de afhandeling van bezwaarschriften in de keten efficiënter te
laten verlopen.
Met name op verzoek
van het college zijn de in de nota genoemde verbetervoorstellen opgenomen in
het onderhavige uitwerkingsplan.
Vertegenwoordigers
van alle actoren uit de keten van bezwaarschriftafhandeling (lijnmanagement[1],
Rechtsbeschermingsbedrijf[2]
en Adviescommissie voor bezwaarschriften[3])
zijn bij deze uitwerking betrokken om zo een optimaal effect van de
verbetervoorstellen te waarborgen.
In de vorm van een
bijeenkomst zijn de verbetervoorstellen per actor besproken en van actiepunten
voorzien. Na de bijeenkomsten is de uitgewerkte tekst via e-mail onder
diezelfde groep met wat extra personen uitgezet voor commentaar.
Een projectgroep
zal worden opgericht bestaande uit vertegenwoordigers uit de clusters. Deze
groep zal ongeveer 1 maal per maand gedurende in ieder geval een half jaar
bijeenkomen om de implementatie van dit uitwerkingsplan te monitoren en gaande
te houden.
Daar waar geen
actiepunt geopperd kon worden door de betreffende vertegenwoordigers, is daar
in onderstaande uitwerking melding van gemaakt. Op deze punten wordt aan het
GMT expliciet gevraagd een beslissing te nemen (zie verbetervoorstellen 8 en
18).
Verbetervoorstellen
werkwijze en procedure:
Voor het lijnmanagement
wordt voorgesteld de volgende maatregelen door te voeren:
1.
Instroombeperkende
maatregelen door verhoging kwaliteit van beleid en regelgeving.
2.
Instroombeperkende
maatregelen als het hanteren van een drempelbedrag bij terugvorderingen.
3.
Opnemen van
een post voor bezwaarschriftafhandeling als onderdeel van de projectkosten.
4.
Beleid omtrent
het overslaan van de bezwaarschriftenfase.
5.
Beleid omtrent
de uniforme openbare voorbereidingsprocedure.
6.
Intensivering
van de focus op ambtelijk herzien.
7.
Mondeling
toelichten van het bestreden besluit.
8.
Verweervoering
binnen 2 weken.
9.
Voorleggen van
heroverwegingsbesluit aan college binnen 2 weken.
Voor het Rechtsbeschermingsbedrijf
wordt voorgesteld de volgende maatregelen door te voeren:
10. Werken met een korter preadvies.
11. Werken met beknopte verslaglegging van de
hoorzitting.
12.
Mededeling
omtrent het ontbreken van de verschijningsplicht voor een hoorzitting.
13. Instellen van de maatwerkplus-formule bij
overschrijding van de formatieve capaciteit.
14. Ontvankelijkheidbepaling binnen 1 week.
15. Voorbereiden en houden zitting gedurende 3
weken.
16. Opstellen advies 2 weken.
Voor de ACB
wordt voorgesteld de volgende maatregelen door te voeren:
17. Beperken tot de kern van het geschil op de
hoorzitting.
18. Horen door de voorzitter alleen.
19. Frequenter vergaderen.
20.
Reactie op
conceptadvies alleen door voorzitter en binnen 1 week.
1.
Instroombeperkende maatregelen als kwaliteit van beleid en regelgeving.
De (groeiende)
complexiteit en omvang van landelijk beleid en regelgeving in combinatie met de
toenemende rechtsbewustheid en mondigheid van de burgers, vragen om zorgvuldig
afgewogen en verwoord lokaal beleid en regelgeving. Met name hardheidsclausules
horen niet aan velerlei interpretaties onderhevig te kunnen zijn. Bestaande en
toekomstige regelgeving en beleid wordt gescand op aspecten die de instroom van
bezwaarschriften (kunnen) bevorderen.
-
Vorm
een werkgroep van JZ, WIZ, Leefbaarheid en Mobiliteit en onderzoek gemeentelijk
beleid en regelgeving op aanscherpingsmogelijkheden voor met name
hardheidsclausules, open normen en aanbevelingen van de ACB in de jaarverslagen
e.d.;
-
Bekijk
of aangesloten kan worden bij andere gelijksoortige trajecten zoals het
scannen van de verordeningen met het
oog op de vernieuwde accountantscontrole;
-
Betrek
hierbij besluiten waartegen veel bezwaar is binnengekomen teneinde een
leereffect te bewerkstelligen;
-
Trekker:
Frank van Meggelen
-
Start/Einde:
augustus 2005 / eind 2005
-
Resultaat:
1) Lijst met aanpassingsvoorstellen, 2) implementatie van de
aanpassingsvoorstellen.
2.
Instroombeperkende maatregelen als het hanteren van een drempelbedrag bij
terugvorderingen.
Ook kan het
opstellen van beleid waarbij onder een bepaald financieel bedrag geen
terugvordering van teveel uitbetaalde uitkeringsgelden plaatsvindt,
instroombeperkend werken. Hiermee wordt voorkomen dat er een tijds- en
kostenvragend traject wordt ingezet in een poging om een relatief laag nominaal
bedrag terug te laten vloeien in de gemeentekas. Dit alles moet wel bezien
worden in het licht van de prioriteit die toegekend wordt aan het beleid van
WIZ tot hoogwaardig handhaven waarbij vanuit het principe gewerkt wordt dat
onterecht verstrekte bijstand teruggevorderd dient te worden.
-
Bekijk
het aantal ingediende bezwaarschriften in het jaar 2004, uitgesplitst naar
bedragen van de oorspronkelijke terugvordering;
-
Maak
hierbij een onderscheid tussen boetezaken en terugvorderingszaken;
-
Trekker:
Frank van Meggelen
-
Start/Einde:
augustus 2005 / oktober 2005
-
Resultaat:
1) Advies over mogelijkheden van het instellen van een drempelbedrag, 2)
Doorvoeren van het advies.
3. Opnemen van een
post voor bezwaarschriftafhandeling als onderdeel van de projectkosten.
Indien te voorzien
is of te verwachten valt dat nieuw beleid of een voorgenomen besluit zal leiden
tot een substantiële hoeveelheid bezwaarschriften, is het aan te raden om de
behandeling daarvan mee te ramen in de projectkosten. De instroom van
bezwaarschriften die door dit nieuwe beleid en/of besluit ontstaat, kan
vervolgens via het project tijdig het hoofd geboden worden. Hier ligt een
sterke relatie met de maatwerk-plus-formule die gehanteerd kan gaan worden.
-
Pas
het standaardformulier ‘projectdocument’ aan door een post op te nemen voor
bezwaarschriftafhandeling;
-
Instructie
aan in ieder geval clustercontrollers en financieel adviseurs over het invullen
van deze post en een inschatting van de kosten van bezwaarschriften;
-
Trekker:
Lida Wilson-Verboom / Hanneke Koenen
-
Start/Einde:
September / oktober 2005
-
Resultaat:
1) Aangepast en in de praktijk werkend projectdocument.
4. Beleid omtrent
het overslaan van de bezwaarschriftenfase.
Sinds september
2004 is het wettelijk mogelijk om de bezwaarschriftprocedure op verzoek van de
indiener over te slaan. Het college heeft momenteel een beleidsregel
vastgesteld waarin bepaald wordt dat de bezwaarschriftenprocedure niet wordt
overgeslagen tenzij er sprake is van een situatie dat alle denkbare argumenten
uitgewisseld zijn en redelijkerwijs niet verwacht kan worden dat tijdens de
behandeling van het bezwaarschrift nog nieuwe argumenten naar voren gebracht
zullen worden. Deze beleidsregel sluit nauw aan op de bedoelingen van de
wetgever. Het is aan het lijnmanagement om te bepalen of de huidige
beleidsregel aanpassing behoeft.
-
Evalueer
de beleidsregel en de keren dat een dergelijk verzoek is ingediend;
-
Stel
eventueel een nieuwe beleidsregel vast;
-
Trekker:
Jaap van der Hoest
-
Start/Einde:
4e kwartaal 2005
-
Resultaat:
1) Evaluatieverslag, 2) Beleidsregel, 3) Implementatie beleidsregel
5. Beleid omtrent
de uniforme openbare voorbereidingsprocedure.
Binnen afzienbare
tijd zal het mogelijk worden de bezwaarschriftenfase over te slaan als de
uniforme openbare voorbereidingsprocedure gevolgd is bij de voorbereiding van
een besluit. Betrokkenen kunnen hierna dan rechtstreeks in beroep bij de
bestuursrechter. Met name bij voorgenomen besluiten die tot veel reacties uit
de lokale samenleving aanleiding geven, kan het opstellen van een beleidsregel
hieromtrent te zijner tijd nut hebben bij het verminderen van de instroom van
bezwaarschriften.
-
Monitor
de ontwikkelingen van dit wetsvoorstel;
-
Stel
z.s.m. na inwerkingtreding van de wet eventueel een beleidsregel op;
-
Trekker:
Jaap van der Hoest
-
Start/Einde:
3e en 4e kwartaal 2005
-
Resultaat:
1) Beleidsregel, 2) Implementatie beleidsregel
6. Intensivering
van de focus op ambtelijk herzien.
Wanneer onmiddellijk
en evident blijkt dat er sprake is van terechte bezwaren, hoort de lijn in een
zo vroeg mogelijk stadium over te gaan tot ambtelijke herziening. Dit betekent
dat de ACB in beginsel niet ingeschakeld hoeft te worden en de lijn geen tijd
hoeft te besteden aan schriftelijke en/of mondelinge verweervoering. De
werkzaamheden van het Rechtsbeschermingsbedrijf blijven dan beperkt tot
signalering van en/of communicatie over de mogelijkheid tot herziening. Binnen
Kamer II gebeurt dit al vele tientallen malen per jaar. Wanneer de lijn om
verweer is gevraagd, hoort eerst door hen bekeken te worden of ambtelijk
herzien op zijn plaats is. Bij twijfel kan (informele) afstemming hierover met
het Rechtsbeschermingsbedrijf plaatsvinden. Op deze wijze wordt een grote mate
van zeefwerking bewerkstelligd aan het begin van de keten.
-
Verzamel
informatie van bezwaren die geheel of gedeeltelijk gegrond verklaard zijn;
-
Stel
een werkinstructie op voor de verweervoerende ambtenaren en verspreid deze via
de CMT’s;
-
Trekker:
Ton Wiegman
-
Start/Einde:
augustus 2005 / november 2005
-
Resultaat:
1) Opstellen werkinstructie, 2) Implementatie werkinstructie.
7. Mondeling
toelichten van het bestreden besluit.
Uit landelijk
onderzoek is gebleken dat wanneer wettelijke voorschriften, jurisprudentie en
beleid duidelijk en maar voor één uitleg vatbaar zijn, een mondelinge
toelichting van het bestreden besluit in een aanzienlijk aantal gevallen leidt
tot intrekking van het bezwaarschrift. Hiermee kan voorkomen worden dat de hele
keten doorlopen moet worden en door de lijn tijd besteed moet worden aan het
voeren van schriftelijk dan wel mondeling verweer. Het
Rechtsbeschermingsbedrijf en de ACB kunnen hierbij vanwege hun onafhankelijke
positie geen rol spelen. De lijn moet zorgvuldig met deze toelichting omgaan,
zodat de burger zich niet onder druk gezet voelt het bezwaarschrift in te
trekken.
-
Maak
onderscheid tussen een telefonische toelichting en een toelichting in de
spreekkamer;
-
Leg
een verband met het eventueel vooraf mondeling toelichten van het primaire
besluit;
-
Stel
een werkinstructie en telefoonprotocol op voor verweervoerende ambtenaren en
verspreid deze via de CMT’s;
-
Stel
een standaardbrief op waarmee de bezwaarmaker schriftelijk kan aangeven het
bezwaar in te trekken;
-
Trekker:
Ton Wiegman
-
Start/Einde:
Augustus 2005 / november 2005
-
Resultaat:
1) Opstellen werkinstructie, 2) Implementatie werkinstructie.
8. Verweervoering
binnen 2 weken.
In eerste instantie
wordt een termijn van 2 weken voor het aanleveren van verweer gegeven. Uit
onderzoek van het lijnmanagement over hun verweervoerende capaciteit is
gebleken met enige aanpassing in taakverschuivingen tussen medewerkers en in
vermoedelijk uitbreiding van formatie hieraan voldaan zal kunnen worden.
Complexe materie en het niet gelijkmatig ontvangen van bezwaarschriften maakt
het lastig om de verweervoeringscapaciteit adequaat in te zetten.
In deze periode zal
de lijn eerst moeten bezien of herziening aan de orde is. Zoniet, dan hoort een
schriftelijk verweer te worden opgesteld. Er bestaat nog een mogelijkheid voor
verlenging van deze termijn met 1 week, maar dit behoort een uitzondering te
zijn voor bijvoorbeeld complexe zaken. Hierover dient een goede communicatie
met de verschillende actoren in de keten te worden onderhouden.
Indien de termijn
voor verweervoering ongebruikt is verstreken, komt de zaak (in principe) zonder
verweerschrift op zitting. Verweervoerder dient op zitting te verschijnen om
het bestuursorgaan te vertegenwoordigen en zijn verweer toe te lichten. Het is
niet de bedoeling dat tijdens de zitting aanzienlijk van het schriftelijke
verweer wordt afgeweken of dat bij ontbreken van een schriftelijk verweer een
uitgebreid mondeling verweer wordt gevoerd. Hierop heeft de bezwaarmaker zich
namelijk niet kunnen voorbereiden.
-
Meer
prioriteit geven aan verweervoering (actiepunt voor lijnmanagement, GMT);
-
Zorg
dat er plaatsvervanging is voor verweervoering bij vakanties en ziekte;
-
Stel
een werkinstructie op over wanneer (schriftelijk) verweer te voeren en hoe
uitstel te vragen en verspreid deze via de CMT’s;
-
Trekker:
Lida Wilson-Verboom / Hanneke Koenen
-
Start/Einde:
september 2005 / oktober 2005
-
Resultaat:
1) Opstellen werkinstructie, 2) Implementatie werkinstructie.
NB: bezwaarschriften als onderdeel van een gemeentelijk project zijn in
feite onderdeel van dat project en vallen derhalve onder de integrale
verantwoordelijkheid van de aangewezen projectleider van dat project.
Er
kunnen gedurende de 6 weken bezwaartermijn meerdere bezwaarschriften
binnenkomen tegen hetzelfde besluit. Volgens de wet begint de afhandeltermijn
(Awb-termijn, 14 weken) te lopen vanaf het moment van ontvangst van een
bezwaarschrift. Wachten met het opvragen en ontvangen van een verweerschrift
tot na de afloop van de bezwaartermijn zal kunnen leiden tot overschrijding van
de Awb-termijn. Daarnaast bestaat de mogelijkheid voor bezwaarindieners om bij
het niet tijdig nemen van een besluit op bezwaar naar de rechter te gaan.
(Tijdigheid in dit geval volgt in principe uit een simpele optelling van de
Awb-termijn bij de datum van ontvangst van het bezwaarschrift.)
Ø Voor die besluiten waarvan
verwacht wordt dat er meerdere bezwaren ingediend zullen worden, zal de termijn
voor verweer pas starten als er geen bezwaarschriften meer kunnen worden
ingediend. Dit in verband met de efficiency, ook al impliceert het dat de
Awb-termijn in deze gevallen waarschijnlijk met een aantal weken zal worden
overschreden.
Ø Om inzicht in de uitwerking in
de praktijk van dit punt te krijgen zal regelmatig gerapporteerd worden via
kwartaalrapportages.
9. Nemen van
heroverwegingsbesluit binnen 2 weken.
Nadat het advies is
ontvangen, zijn er 2 weken waarbinnen het heroverwegingsbesluit genomen moet
zijn. Directe toezending van een kopie aan de ACB is nodig en invulling van het
work-flow-managementsysteem (Cerberus) is vereist.
Denkbaar is een
werkwijze, zoals reeds in Kamer II plaatsvindt, waarbij het
Rechtsbeschermingsbedrijf een concept-heroverwegingsbesluit opstelt voor het
geval de lijn conform het advies van de ACB zou willen besluiten op bezwaar.
Dit levert tijdswinst op voor de lijn, maar voor de keten als geheel heeft het
geen tijdseffecten. Bekeken moet worden hoeveel tijd voor het
Rechtsbeschermingsbedrijf gemoeid is met het opstellen van een
concept-heroverwegingsbesluit, zodat de afhandelingsnorm daarop kan worden
aangepast. Tevens moet het Rechtsbeschermingsbedrijf de mogelijkheid gelaten
worden indien de aard van de zaak dat ingeeft, af te zien van het opstellen van
een concept-heroverwegingsbesluit.
De lijn brengt het
heroverwegingsbesluit zelf in procedure. Indien de lijn contrair wil gaan aan
het advies of besluit dat de complexiteit van de zaak een nadere motivering
vereist dan standaard door het secretariaat opgesteld, zal de termijn van 2
weken hoogst waarschijnlijk te kort zijn. Contrair gaan komt zeer weinig voor,
dus de overschrijding van de Awb-termijnen in dergelijke zaken zal naar
verwachting geen al te grote effecten hebben op de gemiddelde afhandelingsduur.
-
Onderzoek
de mogelijkheden om binnen 2 weken een heroverwegingsbesluit te nemen.
-
Breng
in kaart welke handelingen daarvoor nodig zijn;
-
Ga
daarbij na welke rol het Rechtsbeschermingsbedrijf kan spelen;
-
Ga
tevens na wat het contrair gaan betekent voor de doorlooptijd van het proces;
-
Stel
een werkinstructie op voor de handelingen (nadat advies ACB is ontvangen) en
verspreid deze via de CMT’s;
-
Trekker:
Ton Wiegman
-
Start/Einde:
augustus 2005 / november 2005
-
Resultaat:
1) Opstellen werkinstructie, 2) Implementatie werkinstructie.
10. Effectiever en
efficiënter preadvies.
Het opstellen van
een preadvies door de secretarissen is voor zowel secretaris als commissielid
een onmisbaar element van de voorbereiding van een zaak. Met een dergelijk
preadvies worden de kern van de zaak, de feiten en de relevantie jurisprudentie
en regelgeving verenigd.
Deze investering
aan de voorbereidende kant van het traject verdient zich ruimschoots terug
tijdens de hoorzitting en bij het opstellen van het advies. De gegroeide
werkwijze en omvang zal echter aan een kritische toets worden onderworpen om te
bezien waar tijdswinst te behalen is door bijvoorbeeld de omvang te beperken.
Daarbij moet wel aangetekend worden dat hoe minder tijd besteed wordt aan het
preadvies, hoe meer tijd nodig is voor het opstellen van het uiteindelijke
advies.
-
Stel
preadvies/notities in de lay-out van het uiteindelijke advies;
-
Uniformering
voor alle kamers;
-
Trekker:
Brigitte Ritzen
-
Start/Einde:
per direct / eind september 2005
-
Resultaat:
1) Invoering nieuwe lay-out preadvies
11. Beknopte
verslaglegging van de hoorzitting.
Het opstellen van
een verslag van de hoorzitting betreft een wettelijke verplichting. Het
ontbreken van een verslag leidt tot vernietiging van de beslissing op bezwaar.
Van belang is dat het verslag een deugdelijke weergave is van hetgeen tijdens
de hoorzitting is besproken. Voldoende is dat op enig moment schriftelijk wordt
vastgelegd wat de kern is van het ter hoorzitting nieuw naar voren gebrachte.
Reeds geëxperimenteerd
wordt met een aanzienlijk beknoptere vorm van verslaglegging, met in uiterste
vorm een korte passage in het advies van de ACB met daarin een puntsgewijze
opsomming van de nieuw ter hoorzitting ingebrachte feiten, argumenten en/of
bezwaren.
-
Puntsgewijs
samenvatten van inbreng per spreker;
-
Breng
verslagomvang terug tot een korte passage en bij uitzondering tot maximaal 1
A4-tje;
-
Uniformering
voor alle kamers;
-
Trekker:
Brigitte Ritzen
-
Start/Einde:
per direct / eind september 2005
-
Resultaat:
1) Invoering nieuwe wijze van verslaglegging
12. Mededeling
verschijningsplicht.
In de
standaardbrieven wordt melding gemaakt van het feit dat de bezwaarmaker niet
verplicht is om op zitting te verschijnen. Tevens wordt daaraan gekoppeld het
verzoek om te melden aan het secretariaat of men op de zitting wenst te
verschijnen. Indien geen reactie wordt gekregen, wordt ook telefonisch
geprobeerd uitsluitsel over de verschijning te verkrijgen. Hiermee kan het
aantal onnodige zittingen beperkt worden en dus tijd gewonnen worden.
-
Aanpassen
standaardbrieven met clausule over ontbreken van verschijningsplicht;
-
Uniformering
voor alle kamers;
-
Trekker:
Brigitte Ritzen
-
Start/Einde:
per direct / eind september 2005
-
Resultaat:
1) Invoering nieuwe standaardbrieven
13. Instellen van
maatwerk-plus-formule.
Indien de instroom
van bezwaarschriften voor een bepaald organisatieonderdeel dusdanig groot is
ten opzichte van de gemiddelde (maandelijkse) instroom en
afhandelingscapaciteit van het Rechtsbeschermingsbedrijf, zou gewerkt kunnen
gaan worden met de formule van maatwerkplus zoals die binnen het cluster
Middelen van de gemeente gehanteerd wordt. Het Rechtsbeschermingsbedrijf zal
via verdeelsleutels inzichtelijk maken welke extra inhuur zij zal moeten plegen
om de extra instroom zo tijdig als mogelijk af te handelen zonder daarmee de
Awb-termijnen voor de reguliere instroom al teveel te benadelen. Op kosten van
het betreffende organisatieonderdeel zal, na overleg, vervolgens (externe)
inhuur plaatsvinden.
Op basis van de jaarcijfers over
2003, 2004 en de voorlopige cijfers 2005 kan bepaald worden hoeveel zaken per
organisatieonderdeel door het Rechtsbeschermingsbedrijf zijn behandeld. Daaruit
kan een verdeelsleutel vastgesteld worden voor 2006. Gekoppeld aan de formatie
per kamer kan bepaald worden wanneer een organisatieonderdeel haar limiet heeft
bereikt, zodat in principe de maatwerk-plus-formule inwerking moet treden. In
het licht van de lerende organisatie is dit te zien als een financiële prikkel
om het eigen beïnvloedingsterrein zo effectief mogelijk in te richten.
-
Werkafspraken
maken tussen lijnmanagement en cluster Middelen/het RBB en betrek hierbij de
sterke samenhang van dit punt met punt 3- ‘projectkosten’;
-
Bevindingen
en eventuele consensus vastleggen in bijlage voor GMT besluitvorming;
-
Bepaal
de rol van de clustercontrollers in deze;
-
Trekker:
Eric Ossel / Hanneke Koenen
-
Start/Einde:
september / oktober 2005
-
Resultaat:
1) Werkwijze ten aanzien van maatwerkplus, 2) Implementatie van de werkwijze
14.
Ontvankelijkheidbepaling binnen 1 week.
Binnen 1 week na
ontvangst van het bezwaarschrift zal het Rechtsbeschermingsbedrijf zich een
oordeel hebben gevormd over de ontvankelijkheid van het bezwaarschrift en een
eventueel verzoek om verweer hebben doen uitgaan. Het Rechtsbeschermingsbedrijf
is hierbij afhankelijk van de lijn voor het toezenden van de op de zaak
betrekking hebbende stukken. Indien dit niet tijdig gebeurt zal er vertraging
optreden.
-
Communiceer
(e-mail) naar de lijn over deze strakke termijnstelling en het belang daarvan;
-
Besteed
extra aandacht aan onder meer vakteam Wonen, waar de dossiers extern gehouden
worden;
-
Trekker:
Brigitte Ritzen
-
Start/Einde:
per direct / einde september 2005
-
Resultaat:
1) Werkinstructie ontvankelijkheid bepaling, 2) Implementatie werkinstructie
15. Voorbereiden en
houden zitting gedurende 3 weken.
Na ontvangst van
het verweerschrift zal de voorbereiding van de hoorzitting opgepakt worden.
Binnen 3 weken zal het preadvies opgesteld worden, de uitnodigingen voor de
hoorzitting verzonden worden en de hoorzitting gehouden zijn. Aan de indiener
van het bezwaar wordt in principe minstens 2 weken gegeven om zich voor te
bereiden op een zitting.
-
Opstellen
vergaderschema voor gehele commissie voor het gehele jaar;
-
Houdt
rekening met formatie, aantal personen, aantal beschikbare commissieleden,
benodigde vergaderfrequentie, persoonlijke normen en vervanging;
-
Trekker:
Corry Poot-Rietdijk
-
Start/Einde:
4e kwartaal 2005
-
Resultaat:
1) Opstellen vergaderschema, 2) Implementatie vergaderschema
16. Opstellen
advies 2 weken.
Na de hoorzitting
zal binnen 2 weken een conceptadvies aan de commissieleden ter goedkeuring
worden voorgelegd. Gedurende deze 2 weken wordt het preadvies omgebouwd tot
advies, wordt de verslaglegging van de hoorzitting verwerkt in het advies en
worden eventuele tijdens de hoorzitting gerezen extra vragen en andere zaken
afgerond.
-
Opstellen
werkinstructie met prioriteit voor opstellen advies en concept
heroverwegingsbesluit na hoorzitting;
-
Trekker:
Ger Clemens
-
Start/Einde:
per direct / einde september 2005
-
Resultaat:
1) Opstellen werkinstructie, 2) Implementatie werkinstructie.
17. Beperken tot de
kern van het geschil.
Een hoorzitting
dient er toe dat een bezwaarindiener zijn bezwaar kan toelichten. Hierin mag
hij niet op onredelijke wijze beknot worden. Maar de commissie kan ernaar
streven om door gerichte vraagstelling niet buiten de kern van het geschil te
treden. De uitgebreide voorbereiding in de vorm van het preadvies vormt
hiervoor een uitstekende basis. Ook moet zoveel als mogelijk afgehouden worden
dat tijdens zitting nieuwe schriftelijke stukken worden ingediend of dat tot
het nogmaals bestuderen of aanhouden van een zaak overgegaan wordt. Hiermee kan
de duur van een hoorzitting beperkt worden, waardoor meerdere zaken op een dag
behandeld kunnen worden. In de praktijk gebeurt dit al in overwegende mate.
-
Werken
met vernieuwd preadvies/notitie zoals opgesteld door het RBB;
-
Trekker:
niet benodigd
-
Start/Einde:
per direct
18. Horen door de
voorzitter alleen.
In navolging van de
praktijk bij de rechtbanken waar bij eenvoudige geschillen een enkelvoudige
kamer rechtspreekt, zou bij de commissie ook enkel door de voorzitter zitting
gehouden kunnen worden. Echter, het advies uitbrengen zal volgens de Algemene
wet bestuursrecht altijd door drie leden moeten gebeuren. De aanname is dat als
er één persoon hoort, de zitting sneller verlopen kan en er meerdere zaken op
een dag behandeld kunnen worden. De afhandeling van de adviezen zal overigens
vervolgens meer tijd vragen, omdat de overige leden van de commissie zich moeten inlezen in dossiers en verslaglegging van de
voorzitter.
-
Stel
verzoek in bij wetgever of het wettelijk mogelijk gemaakt kan worden dat een
enkelvoudige kamer, gelijk bij de rechtbank, bij bezwaarschriften wordt
ingezet;
-
Trekker:
Hans Potter
-
Start/Einde:
4e kwartaal 2005
Dit
verbetervoorstel stuitte bij de ACB op het bezwaar dat horen door de voorzitter
alleen geen tijdswinst oplevert ten opzichte van de huidige wijze van horen in
een voltallige commissie. De lijn zal in beide gevallen tijd aan verweervoering moeten besteden.
De wet laat niet toe dat met een
enkelvoudige kamer gewerkt wordt. Het advies moet door 3 commissieleden
getekend worden, ook als in een equivalent van de enkelvoudige kamer bij de
rechtbank de zaken door de voorzitter alleen zijn gehoord. Om vervolgens 2
andere leden het advies te laten meetekenen, wordt gezien als een dubbele
tijdsbesteding. De zaken moeten dan nogmaals doorgesproken worden alvorens
getekend kan worden. Als door de 2 andere leden slechts pro forma meegetekend
wordt en dus geen tijd aan de inhoud wordt besteed, kan het een ongewenste
vermindering van de zorgvuldigheid die de wet nastreeft betekenen.
De
onafhankelijkheid van de ACB maakt dat dit verbetervoorstel niet dwingend kan
worden opgelegd.
Ø Om efficiencywinst
te behalen dient dit verbetervoorstel
doorgevoerd te worden. Ingeschat wordt dat er geen onaanvaardbare
vermindering van de zorgvuldigheid zal optreden. Hierover vindt met de
voorzitter van de ACB nog overleg plaats.
19. Frequenter
vergaderen.
Kamers I, III en IV
vergaderen momenteel in de avonduren en Kamer II overdag. Een vergadering op de
dag kan meer uren beslaan dan in de avond, en daarmee kunnen overdag dan ook
meer zaken per vergadering worden behandeld. Daarbij komt dat de aard van de
zaken van Kamers I, III en IV over het algemeen vragen om een langere
zittingsduur dan de zaken van Kamer II. Resultaat is dat Kamer I gemiddeld 5
zaken per vergadering behandelt, Kamer II een aantal van 6 zaken en Kamers III
en IV gemiddeld 3 zaken.
Kamers I en II
vergaderen wekelijks en Kamers III en IV vergaderen 1 keer in de maand.
Maximaal zijn er 47 vergaderbare weken en 11 vergaderbare maanden in een jaar.
Het aantal zaken
dat niet op zitting hoeft te komen vanwege herziening of intrekking kan
gemiddeld gesteld worden op 25% voor alle Kamers.
Het bovenstaande in
acht genomen, kan het volgende beeld verkregen worden over de extra benodigde
zittingen:
|
Kamers |
Zaken per vergadering |
Vergaderingen / zaken per jaar |
Vergaderingen in 2004 |
Gemid. Instroom 2002-2004 |
Intrekkingen en herzieningen |
Vergaderingen nodig gemid. |
Extra zittingen tov max. nodig |
Extra zittingen tov 2004 nodig |
|
I |
5 |
47 / 235 |
31 |
240 |
60 |
36 |
nvt |
5 |
|
II |
6 |
47 / 282 |
61-22*=39 |
500 |
125 |
63 |
16 |
24 |
|
III |
3 |
11 / 33 |
11 |
44 |
11 |
11 |
nvt |
Nvt |
|
IV |
3 |
11 / 33 |
10 |
32 |
8 |
8 |
nvt |
nvt |
|
totaal |
|
116 / 583 |
91 |
816 |
204 |
118 |
16 |
29 = 32% |
* 22 extra
zittingen in 2004 t.b.v. het inhaalproject Wakatwee.
Dit heeft uiteraard
financiële gevolgen vanwege de toename in uit te betalen presentiegeld en
frequentere reservering van vergaderruimten.
Voor het
lijnmanagement vormt dit ook een zwaardere belasting. Elke extra hoorzitting
die bijgewoond moet worden, betekent minder tijd voor uitvoerende werkzaamheden
waaronder verweerschrift opstellen.
-
Evaluatie
van vergadertijdstippen (dag vs avond), hoeveelheid hoorzittingen per
vergadering (duur per hoorzitting en vergadering) en frequentie per maand;
-
Hierbij
betrekken bovenstaande tabel;
-
Evalueren
of bezetting ACB voldoende is en of presentiegeld nog in verhouding is;
-
Bekijken
of ondersteuning door RBB een verhoogde vergaderfrequentie aan kan.
-
Trekker:
Corine Buter
-
Start/Einde:
3e kwartaal 2005 / 4e kwartaal 2005
-
Resultaat:
1) Evaluatieverslag
20. Reactie op
conceptadvies 1 week.
Gewerkt zou kunnen
worden met een termijn van 1 week voor de voorzitter voor een reactie op het
conceptadvies, met daarin het beknopte verslag verwerkt. De overige
commissieleden krijgen tegelijkertijd met de voorzitter het conceptadvies
toegestuurd, maar afgesproken wordt dat een reactie van hen niet wordt
afgewacht. Enkel de goedkeuring van de voorzitter is voldoende. Hiermee wordt 1
week gewonnen die momenteel nog wordt gegeven aan de overige commissieleden
voor hun reactie nadat de voorzitter zijn goedkeuring heeft verleend.
-
Opstellen
werkinstructie dat overige leden binnen die ene week horen te reageren, als
geen reactie dan geldt het als goedgekeurd;
-
Breng
alle commissieleden op de hoogte van deze werkinstructie (e-mail);
-
Trekker:
Hans Potter
-
Start/Einde:
per direct / einde september 2005
-
Resultaat:
1) Opstellen werkinstructie, 2) Implementatie werkinstructie