Het opnemen van een post voor bezwaarschriftafhandeling als
onderdeel van projectkosten bij nieuw beleid of een voorgenomen besluit dat zal
leiden tot een substantiële hoeveelheid bezwaarschriften gebeurt nog niet. Bij
nieuw in te voeren beleid/dan wel voorgenomen besluiten die zullen leiden tot
een groter aantal bezwaarschriften, is het Rechtsbeschermingsbedrijf vaak niet
in de primaire fase betrokken en is pas achteraf, bij de instroom van
bezwaarschriften), duidelijk dat er een extra instroom van bezwaarschriften is.
Van de lijn wordt extra alertheid hierop gevergd, zodat de kosten van extra
inhuur e.d. kunnen worden omgeslagen naar het vakteam dat de extra instroom
heeft gegenereerd. Er zal een periodiek overleg worden ingesteld met
verweervoerende vakteams zodat naast de voortgang, ook gesproken kan worden
over op handen zijnd nieuw beleid/ dan wel voorgenomen besluiten waar veel
bezwaren tegen te verwachten zijn. Door niet constant achter de feiten aan te
lopen, zal het mogelijk zijn om termijnen te halen, in plaats van achteraf
steeds achterstanden in te lopen. Van dit verbeterpunt wordt verwacht dat dit
een belangrijke bijdrage kan leveren aan het tijdig afhandelen van
bezwaarschriften.
2. Verbetervoorstel 8 (Verweer binnen twee weken)
Met name voor de Kamers I en III geldt dat verweer niet
altijd binnen twee weken wordt uitgebracht. Bij het secretariaat van het
Rechtsbeschermingsbedrijf leidt dit tot extra werk, omdat nagezonden stukken
apart moeten worden verzonden. Soms neemt de bezwaarmaker geen genoegen met
toezending van het verweer kort voor de zitting. Dan wordt om uitstel gevraagd,
waardoor een gat in de zitting valt, die (zo snel) niet gevuld kan worden door
een andere zaak. Dit betekent naast het tijdverlies door nazenden,
efficiencyverlies doordat er een kleiner aantal zaken op zitting komt. Vaak
blijkt het verweer wel al af te zijn, maar nog in de parafenronde te circuleren.
De termijn van twee weken is relatief kort. In deze tijd moet verweerder
namelijk bezien of er sprake is van gemaakte fouten of nieuwe feiten en
omstandigheden waardoor alsnog ambtelijk moet worden herzien. Indien hiervan
geen sprake is, zal inhoudelijk verweer moeten worden uitgebracht, dat
instemming behoeft van het vakteamhoofd, sectorhoofd en clusterdirecteur. Een
oplossing zou zijn de verantwoordelijkheid voor het schriftelijke verweer te
mandateren aan het vakteamhoofd, dan wel de verwerend ambtenaar. Bij sommige
vakteams gebeurt dit al.
Het is nog niet mogelijk te meten of de lijn in alle
gevallen binnen twee weken een beslissing op het bezwaarschrift neemt. Vanuit
de lijn is vernomen dat het voor zaken waarbij het advies van de ACB wordt
overgenomen, (net) mogelijk is binnen twee weken een besluit te nemen. Maar ook
hier klemt de parafenronde die het conceptbesluit moet afleggen, voordat het
kan worden verzonden. Indien vertraging optreedt in een van de schakels in de
ronde, brengt dit direct met zich mee dat de termijn van twee weken niet
gehaald wordt. Bij de nota FHIRBB is geopperd dat het denkbaar zou zijn dat het
Rechtsbeschermingsbedrijf een concept-heroverwegingsbesluit opstelt, wat voor
de lijn resulteert in tijdwinst. Dit is in principe alleen mogelijk bij
ongegrond-zaken. Afgevraagd kan worden of het maken van heroverwegingsbesluit
door Rechtsbeschermingsbedrijf wenselijk is. Immers hierdoor vindt geen
feedback in de lijn plaats en komt er druk op de onafhankelijke rol van het
Rechtsbeschermingsbedrijf. Daarnaast kost het maken van heroverwegingsbesluit
voor het Rechtsbeschermingsbedrijf ook tijd (formatie). Voor contraire zaken is
geconstateerd dat deze niet binnen de wettelijke termijnen afgehandeld kunnen
worden. De termijn tussen het uitbrengen van advies door de Adviescommissie en
het nemen van het heroverwegingsbesluit door de Lijn is vaak erg lang.
Naast deze punten is er nog een drietal punten naar voren
gekomen, waarvan (efficiency-) winst wordt verwacht. Deze punten worden
hieronder vermeld.
4. Horen in de fase van het primaire besluitvormingsproces
Bij sommige vakteams[1]
blijkt het uitbrengen van verweer structureel niet haalbaar te zijn binnen twee
weken.
Bij Kamer III gebeurt het bij subsidies (B&P) bijna
standaard dat na het indienen van een bezwaarschrift overleg plaatsvindt tussen
de lijn en bezwaarmaker. De behandeling van het bezwaarschrift wordt in dat
geval aangehouden. Om binnen de termijn te blijven moet instemming van de
bezwaarmaker gevraagd worden. Dit vergt een extra handeling van het
secretariaat en soms (als men niet reageert) meerdere extra handelingen. Het
zou de voorkeur genieten en meer in overeenstemming met de Awb zijn, indien het
vakteam in de primaire fase reeds contact opneemt met de aanvrager en deze
“hoort” over het te nemen besluit. Dit zal de zorgvuldigheid bij het te nemen
besluit ten goede komen. In de primaire fase kan zo al ofwel een bezwaarschrift
voorkomen worden, ofwel overgegaan worden tot snelle behandeling van het
bezwaarschrift. Met name voor de vakteams CKE en B&P zou deze werkwijze in
het belang van een zorgvuldige besluitvorming aan te bevelen zijn en daarnaast
ook tijdwinst opleveren in de bezwaarfase.
5. Publicaties
Het komt met enige regelmaat voor dat men bezwaar indient
tegen een niet appellabel besluit.
Bezwaren die tegen dat soort besluiten worden ontvangen,
moeten niet ontvankelijk worden verklaard. Dit vergt tijd, die bespaard kan worden
indien bij de publicatie van het besluit direct al vermeld wordt dat hiertegen
geen bezwaar open staat.
6. Besluit toevoegen
Aan de bezwaarclausule bij een besluit toevoegen het verzoek
om toezending van een kopie van het besluit bij het indienen van een
bezwaarschrift.
7. Herverdeling
Inzetten
van door herverdeling binnen het Rechtsbeschermingsbedrijf beschikbaar gekomen
capaciteit.
8. Structurele overleggen
Organiseren van een overleg op kwartaalbasis met (de
betreffende vakteams binnen) de lijn om de voortgang en nieuw
beleid/maatregelen te bespreken;
9. Parafen
Verkleinen van het parafencircuit, als het gaat om
uitbrengen van verweer en heroverwegingsbesluit.