In het verbetervoorstel staat aangegeven dat uit landelijk
onderzoek is gebleken dat wanneer wettelijke voorschriften, jurisprudentie en
beleid duidelijk en maar voor één uitleg vatbaar zijn, een mondelinge
toelichting van het bestreden besluit in een aanzienlijk aantal gevallen leidt
tot intrekking van het bezwaarschrift. Het rechtsbeschermingsbedrijf en de ACB
kunnen hierbij vanwege hun onafhankelijke positie geen rol spelen. De lijn moet
zorgvuldig met deze toelichting omgaan, zodat de burger zich niet onder druk
gezet voelt het bezwaarschrift in te trekken.
De opdracht is de mogelijkheden te onderzoeken om bij een
bezwaar tegen een primair besluit een mondelinge toelichting te verstrekken in
die gevallen waar het kennelijk gaat om onduidelijkheid bij de belanghebbende.
Hierbij moet onderscheid gemaakt worden tussen een telefonische toelichting en
een toelichting in de spreekkamer. Tevens dient een verband te worden gelegd
met het eventueel vooraf mondeling toelichten van het primaire besluit.
Mogelijke problemen dienen in kaart gebracht te worden en
daarvoor oplossingen gegenereerd te worden. Aangegeven moet worden waar de
mogelijke efficiency voordelen kunnen worden behaald.
Het
resultaat van deze opdracht dient uit te monden in een schriftelijke
werkinstructie voor de verweervoerders van de gemeente Delft. Daarnaast dient
een telefoonprotocol opgesteld te worden en een standaardbrief, waarmee de
belanghebbende het bezwaarschrift kan intrekken. De projectgroep is
samengesteld uit vertegenwoordigers van de gemeentebreed bij verweer betrokken
medewerkers.
Informatieverwerking
Soorten
besluiten
Uit
de antwoorden die gegeven zijn naar aanleiding van de gestelde vragen met
betrekking tot het project blijkt dat er in de gemeente grofweg gewerkt wordt
met twee soorten besluiten, namelijk besluiten die individueel gelden
(bijvoorbeeld in het kader van de Wet voorzieningen gehandicapten, de Wet werk
en bijstand en vergunningen en ontheffingen) en besluiten die algemeen geldend
zijn (zoals bijvoorbeeld verkeersbesluiten en onttrekkingsbesluiten).
Mogelijkheid
en haalbaarheid toepassen van een mondelinge toelichting op het bestreden
besluit
Bij
de besluiten die individueel gelden blijkt uit de gegeven antwoorden dat in
principe mondelinge toelichting van het bestreden besluit wel mogelijk is in
bepaalde gevallen (denk hierbij bijvoorbeeld aan een gemaakte herberekening
waar onduidelijkheid over bestaat in het kader van teruggevorderde bijstand of
bij de meeste besluiten in het kader van de Wet voorzieningen gehandicapten).
Aangegeven wordt door verschillende vakteams dat zij daar waar mondelinge
toelichting van het (bestreden) besluit mogelijk is, zij dit vaak al toepassen.
·
Zo
neemt het vakteam Voorzieningen Gehandicapten nu reeds al daar waar mogelijk
vooraf contact op met de klant om zonodig in een persoonlijk gesprek een en
ander toe te lichten.
·
Het
vakteam Invordering en Bijzonder Onderzoek (IBO) van Werk, Inkomen en Zorg (WIZ)
meent dat het mondeling toelichten van het bestreden besluit wel mogelijk is,
maar slechts daar waar bezwaarschriften zich alleen richten tegen een
herberekening van teveel dan wel onterecht verstrekte bijstand en er over deze
herberekening evident onduidelijkheid bestaat. Het vakteam IBO heeft een aantal
keer in een persoonlijk gesprek met de belanghebbende een herberekening
toegelicht waarover onduidelijkheid bestond. Deze gesprekken waren niet erg
succesvol, maar hierover later meer.
·
Het
vakteam Sociale Dienstverlening van WIZ geeft aan dat zij besluiten nemen (in
het kader van de Wet werk en bijstand) die vaak gebaseerd zijn op de
individuele situatie van de klant. Bij besluiten is de klant in de meeste
gevallen al van tevoren op de hoogte gesteld van het besluit en is er al een
mondelinge toelichting geweest. Een mondelinge toelichting van het bestreden
besluit is derhalve niet zinvol en is gezien de omvang van het aantal besluiten
en de vele bezwaarschriften die er te behandelen zijn, geen optie naar de
mening van het vakteam.
·
Het
vakteam Uitkeringsadministratie en Archivering van WIZ geeft aan dat in zoverre
er geen beoordeling plaatsvindt naar aanleiding van het maken van een
verweerschrift ieder besluit mondeling toegelicht wordt bij de Commissie.
·
Bij
Toezicht Openbare Ruimte (TOR) gaat het, wat betreft bezwaarschriften,
voornamelijk om (al dan niet deels) geweigerde of verleende vergunningen of
ontheffingen. TOR is van mening dat als het goed is, het uit het bestreden
besluit duidelijk blijkt om welke reden / op grond van welke regelgeving de
vergunning/ontheffing niet kan worden verleend. Nog eens de regels uitleggen
heeft, als het bestreden besluit goed in elkaar zit, geen toegevoegde waarde en
zal ook niet leiden tot “berusting” en intrekking van het bezwaarschrift.
·
Het
vakteam Welzijn, dat subsidies verstrekt, stelt dat mondelinge toelichting wel
mogelijk is maar als dit bij ieder besluit gedaan zou moeten worden het niet
haalbaar is wegens de omvang van het aantal beschikkingen.
·
Het
vakteam Wonen, dat als werkveld met name de woonruimteverdeling van de sociale
woningvoorraad heeft, is van mening dat een mondelinge toelichting in principe
wel mogelijk is, maar dat zij er geen voorstander van zijn omdat je dan immers
het hele debat weer van voren af aan krijgt. Het zou zeer tijdrovend zijn.
·
Bij
het vakteam Groen, dat kapvergunningen verleend, is het zo geregeld dat een
aanvraag twee weken ter inzage ligt voor een belanghebbende. In deze twee weken
kan men zijn bedenking/zienswijze indienen. Dit wordt meegenomen in de
belangenafweging en men krijgt het besluit altijd thuisgestuurd. Hierna is er
pas een bezwaar mogelijk. Hierdoor is het aantal bezwaarschriften niet zo
groot.
·
De
besluiten van het vakteam Bouw & Woningtoezicht kenmerken zich door
het feit dat er voorafgaand aan het besluit een uitgebreid vooroverleg gevoerd
wordt en dat verzoekers op de hoogte zijn van het voorgenomen besluit inclusief
een toelichting daarop. In een substantieel deel van de gevallen waar bezwaar
wordt gemaakt, gebeurt dit door derden-belanghebbenden. Hierop kan de
mogelijkheid van toelichting op het besluit vooraf welhaast niet van toepassing
zijn.
·
Bij
besluiten die algemeen geldend zijn zoals de verkeersbesluiten en de
onttrekkingsbesluiten die het vakteam Mobiliteit neemt, geldt dat deze bekend
worden gemaakt in de Stadskrant en dat ze vaak een uitvoering betreffen van
vastgesteld beleid. Er is derhalve een heel proces aan vooraf gegaan, veelal
kunnen burgers tijdens het proces participeren en direct invloed nemen. Zodra
het besluit is bekendgemaakt in de Stadskrant, kunnen belanghebbenden binnen
een termijn van zes weken na de dag waarop het besluit is bekendgemaakt bezwaar
indienen.
Ervaringen
/ verwachte problemen
Zoals
hierboven reeds vermeld is, heeft het vakteam IBO een aantal keer in een
persoonlijk gesprek met de belanghebbende een herberekening toegelicht waarover
onduidelijkheid bestond. Deze gesprekken waren niet erg succesvol. De redenen
hiervoor zijn de volgende. Alhoewel aan het begin van het gesprekken duidelijk
werd gesteld dat degene die namens het vakteam IBO het gesprek voerde met de
belanghebbende geen lid van de Commissie is maar werkzaam is voor het vakteam
IBO dat het verweerschrift namens de gemeente dient te schrijven en dat het
gesprek plaatsvond om onduidelijkheid over een herberekening op te heffen, was
er telkens toch duidelijk verwarring bij de belanghebbende. Blijkbaar is het
toch zo dat een belanghebbende zodra hij voor zo’n dergelijk gesprek wordt
uitgenodigd verwacht dat zijn bezwaarschrift wordt behandeld, terwijl dat dus
juist niet zo is. Er wordt slechts een mondelinge toelichting gegeven op het
bestreden besluit. Daarnaast is het zo dat een bezwaarschrift (of wat geleid
heeft tot het indienen van een bezwaarschrift) vaak niet alleen gaat om
bijvoorbeeld een herberekening. Een belanghebbende wil zijn verhaal kwijt en
wil het gevoel hebben dat hij door een onafhankelijk iemand wordt gehoord.
Zodra in de gevoerde gesprekken duidelijk was voor de belanghebbende (hoewel
dat bij de uitnodiging voor het gesprek duidelijk gesteld was) dat degene met
wie hij het gesprek voerde werkzaam is voor de gemeente en namens de gemeente
verweer voert en dat het doel van het gesprek was onduidelijkheid op te heffen
waarna het bezwaarschrift mogelijk ingetrokken kon worden, maakten
belanghebbenden veelal duidelijk dat zij hun grieven tegenover een
onafhankelijke Commissie kenbaar wilden maken en dat zij zich op deze manier
“gepusht” voelden om hun bezwaarschrift in te trekken. Een ander probleem was
dat belanghebbenden vaak een inschatting wilden hebben van de slagingskans van
hun bezwaarschrift en dat je daar als tegenpartij natuurlijk geen antwoord op
kan en mag geven. De gesprekken bleken zeer tijdrovend te zijn en gingen vaak
over heel andere zaken dan waar over bezwaar was ingediend omdat
belanghebbenden toch hun zegje wensten te doen. De ervaring van het vakteam IBO
is dan ook dat het mondelinge toelichten van het bestreden besluit niet
succesvol was omdat het ten eerste niet heeft geleid tot het intrekken van het
bezwaarschrift en het ten tweede zeer tijdrovend was. De gesprekken moesten
voorbereid worden, duurden vaak ruim een uur en daarna moest er nog steeds een
verweerschrift geschreven worden. Het vakteam IBO heeft het mondelinge
toelichten van het bestreden besluit derhalve niet voortgezet.
Het
vakteam Mobiliteit heeft op het vragenformulier aangegeven dat zij een paar
keer hebben geprobeerd het besluit toe te lichten of een maatregel voor te
stellen om aan een deel van het bezwaar tegemoet te komen. In alle gevallen
werd het bezwaar doorgezet wat tot gevolg had dat de afhandeling van het
bezwaar nog meer tijd in beslag nam.
Een
ander probleem dat te verwachten valt, is dat een vakteam – na doorzending van
het bezwaarschrift – twee weken de tijd heeft om een verweerschrift te
schrijven. Indien in deze twee weken nog een mondelinge toelichting van het
bestreden besluit gepland moet worden (waaraan natuurlijk een aantal dagen
vooraf gaat wegens het plannen van de mondelinge toelichting en de uitnodiging
van de belanghebbende) waarna de belanghebbende zeer goed mogelijk het
bezwaarschrift niet wenst in te trekken, wordt de verweertermijn van twee weken
wel heel kort.
In
hoeverre kan een efficiencyslag behaald worden?
Aangegeven
wordt in het algemeen dat er natuurlijk voor het rechtsbeschermingsbedrijf een
efficiencyslag te behalen zou kunnen vallen wanneer het mondelinge toelichten
van het bestreden besluit wordt ingevoerd. Beoogd wordt immers dat het bezwaar
wordt ingetrokken en dat heeft tot gevolg dat het rechtsbeschermingsbedrijf
niet meer hoeft te handelen. De vraag is echter of het mondelinge toelichten
van het bestreden besluit gemeentebreed zou gaan leiden tot intrekking van
zodanig veel bezwaarschriften dat er gesproken kan worden van een efficiencyslag.
Voor
het eigen werk van de verschillende vakteams zou het invoeren van het
mondelinge toelichten van het bestreden besluit een werkverzwaring betekenen
omdat te verwachten valt, mede op basis van de opgedane (summiere) ervaring,
dat belanghebbenden die de moeite hebben genomen een bezwaarschrift in te
dienen een advies wensen van een onafhankelijke Commissie en derhalve hun
bezwaarschrift – ondanks een eventuele mondelinge toelichting – niet wensen in
te trekken. Indien een belanghebbende naar aanleiding van de mondelinge
toelichting op het bestreden besluit wel zijn bezwaarschrift wenst in te
trekken zou de besparing voor de vakteams erin kunnen liggen dat het opstellen
van een verweerschrift komt te vervallen.
De
meeste vakteams verwachten voor het eigen werkveld geen efficiencywinst, zeker
omdat sommige besluiten al door middel van de te volgen procedures uitgebreid
zijn toegelicht en omdat vakteams als het vakteam Voorzieningen gehandicapten
en het vakteam Sociale Dienstverlening al daar waar mogelijk de besluiten
(voordat of zodra ze genomen zijn) mondeling toelichten.
Wijze
van mondelinge toelichting (telefonisch of spreekkamer)
Veelal
wordt de voorkeur gegeven aan een mondelinge toelichting in een spreekkamer.
Dit levert het meest directe contact op met een belanghebbende. Voorwaarde
hierbij is wel dat er een spreekkamer in het gebouw aanwezig is. Daarnaast
wordt een aantal keer opgemerkt dat het van de behoefte van de klant dient af
te hangen op welke manier er een mondelinge toelichting gegeven wordt. Hierbij
kan bijvoorbeeld ook gedacht worden aan een toelichting per email. Het vakteam
Sociale Dienstverlening lijkt een mondelinge toelichting per telefoon het meest
efficiënt. Spreekkamerruimte is namelijk schaars en de kans dat een belanghebbende
niet op komt dagen voor de toelichting groot. Als nadeel van een mondelinge
toelichting per telefoon wordt aangevoerd dat de mondelinge toelichting per
telefoon weliswaar wel sneller zal werken, maar dat het minder efficiënt is
waarschijnlijk. De belanghebbende zal zich eerder overdonderd voelen door een
dergelijk telefoontje, waarbij ervoor moet worden gewaakt dat de belanghebbende
de indruk krijgt dat de gemeente persé onder de afhandeling van het bezwaar wil
uitkomen. Een mondelinge toelichting in een spreekkamer komt formeler en
zorgvuldiger over en geeft de gelegenheid om rustig de gedachte achter het
gesprek uit te leggen.
Andere
mogelijkheden
Andere mogelijkheden die genoemd zijn anders dan het
mondeling toelichten van het bestreden besluit om de instroom van de
bezwaarschriften te beperken, zijn zoal in het algemeen:
-
Voorlichting naar de klant verbeteren en bijhouden,
bijvoorbeeld via website en Stadskrant;
-
Duidelijk beleid;
-
Meer aandacht voor ontwikkeling en op peil houden van
kennis;
-
Strengere controle van rapporten en beschikkingen;
-
Zorgen voor besluiten die “Awb-proof” zijn;
-
Niet door de vakteams zelf, maar op individuele basis uit
naam van de Commissie met belanghebbenden in gesprek gaan om toelichting te
geven op het bestreden besluit.
Daarnaast zijn er nog vakgebiedspecifiek een aantal
mogelijkheden genoemd. Zie hiervoor de vragenlijsten.
Bij de bijeenkomst die is gehouden naar aanleiding van de
verschillende projecten, waarbij een aantal verweervoerders van de verschillende
vakteams aanwezig was, bleek bij de bespreking van dit project dat de algemene
reactie was dat waar mogelijk er door de huidige werkwijze (bijvoorbeeld door
de te volgen procedure) al voldoende (mondelinge) toelichting op een te nemen
dan wel genomen besluit gegeven wordt. Dit wordt bevestigd door de ingevulde
vragenformulieren. Er wordt dus al heel efficiënt gewerkt. Dat wil niet zeggen
dat er geen verbetering mogelijk is in de zin van minder bezwaarschriften die
naar de Commissie gaan. De vraag is alleen of deze verbetering behaald moet
worden middels het invoeren waar mogelijk van het mondeling toelichten van een
bestreden besluit nu blijkt dat waar mogelijk er door de huidige werkwijze al
voldoende (mondelinge) toelichting op een te nemen dan wel genomen besluit
gegeven wordt. Als uit het bestreden besluit duidelijk blijkt om welke reden /
op grond van welke regelgeving het besluit genomen is, heeft het nogmaals de
regels mondeling uitleggen geen toegevoegde waarde en zal het dan ook naar
verwachting niet leiden tot intrekking van het bezwaarschrift.
Naar verwachting kan meer winst behaald worden door een
duidelijke communicatie naar de belanghebbenden toe, bijvoorbeeld via de
website en de stadskrant, door een duidelijk beleid en door duidelijke en goed
gemotiveerde beschikkingen, waarin staat op basis van welke regelgeving en om
welke reden het besluit genomen is.
Gezien het gestelde in de conclusie wordt voorgesteld het
mondeling toelichten van het bestreden besluit niet als standaard werkwijze in
te voeren, behoudens in die gevallen waar uit het bezwaarschrift blijkt dat er
sprake is van een evidente misvatting bij de belanghebbende die opgelost zou
kunnen worden door het bestreden besluit mondeling toe te lichten. De vakteams
die verweer voeren dienen deze zaken zelf te selecteren.
Indien het mondelinge toelichten van het bestreden besluit
wel zou worden ingevoerd, zal dit tot een aanzienlijke werkverzwaring bij de
vakteams waarbij afgevraagd dient te worden welke efficiency hiermee behaald
kan worden (kosten/baten). Voorgesteld wordt dat de vakteams zelf gaan
monitoren in welke gevallen zij een bestreden besluit mondeling hebben
toegelicht, op welke wijze dit is gebeurd (spreekkamer of telefonisch) en wat
de resultaten zijn. De manier waarop de mondelinge toelichting wordt gegeven,
telefonisch of in een spreekkamer, zou af kunnen hangen van de zwaarte van een
zaak en de keuze van de belanghebbende zelf. Er zal geen telefoonprotocol
worden opgesteld, maar verweervoerders dienen bij die zaken waarin zij
mondeling toelichting geven op een bestreden besluit de schijn van
partijdigheid te vermijden door duidelijk te stellen wie zij zijn, wat hun rol
is en wat de doel is van het gesprek (namelijk puur het bestreden besluit
toelichten en eventuele vragen daaromheen beantwoorden). Een belanghebbende mag
zich nooit gedwongen voelen om het bezwaarschrift in te trekken.
Een goede communicatie naar belanghebbenden toe en goed
gemotiveerde besluiten zijn de beste preventie voor het indienen van bezwaarschriften.
Voorkomen aan de basis dus. Het dient dan ook aanbeveling om onderzoek te doen
naar hoeverre de communicatie naar belanghebbenden toe nog verbeterd kan worden
en of er een verbeterslag te behalen valt door de besluiten kwalitatief, dus
qua motivatie, te verbeteren. Daarbij dient tevens bekeken te worden welke
efficiencyslag hiermee behaald zou kunnen worden. Voor de standaardbrief,
waarmee een belanghebbende kan aangeven dat hij zijn bezwaarschrift wenst in te
trekken, wordt verwezen naar de standaardbrief zoals die gevoegd is bij het
project Intensivering van de focus op het ambtelijk herzien.