Werkplan Griffie Delft 2007-2008

Mei 2007

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Inhoudsopgave

 

Inhoudsopgave                                      2

Voorwoord                                            3                                            

1 Inleiding                                            4

2.Activiteiten                                        5

            2.1 Raad en Commissies           5

            2.2 Informatievoorziening            7

            2.3 Advies en Ondersteuning      8

            2.4 Voorzieningen raadsleden    10

            2.5 Management griffie              11

Bijlage 1                                              12

Bijlage 2                                              13

 

 

Voorwoord

 

 

Hierbij bied ik u namens de griffie ons Werkplan griffie Delft 2007-2008 aan. Het werkplan begint in mei en loopt gelijk met het tweede jaar van uw termijn als raad.

In dit werkplan zijn de resultaten van het jaarverslag 2006 betrokken.

 

Het werkplan biedt inzicht in de beschikbare capaciteit van de griffie en geeft aan op welke wijze deze capaciteit wordt ingezet ter ondersteuning van uw raad. Het werkplan geeft een uitgebreid overzicht van de activiteiten die de griffie onderneemt en hoeveel capaciteit de verschillende onderdelen vragen.

 

In 2007 en 2008 staat het team van de griffie weer tot uw beschikking om met veel plezier en deskundigheid u te ondersteunen bij uw werk als raadlid.

 

 

 

Yvonne van Delft, griffier

 

 

1. Inleiding

 

De griffie is de ambtelijke ondersteuning van de raad, bestaande uit een raadsgriffier, raadsadviseur (plaatsvervangend raadsgriffier), financieel raadsadviseur commissiegriffier, medewerker raad en een communicatiemedewerker. De griffie bekleedt een onafhankelijke positie t.o.v. het ambtenarenapparaat. Het presidium van de raad is de werkgever van de griffier. De voorzitter van het presidium is het eerste aanspreekpunt voor de griffier.

 

 

De doelstellingen van de griffie zijn de volgende:

 

 

De griffie wil dit realiseren binnen het kader van activiteiten die de griffie onderneemt ter ondersteuning van de raad. Elke activiteit wordt in het volgende hoofdstuk beschreven door het geven van een doelstelling en het aangeven van de ontwikkelingen en prioriteiten op ieder deelgebied. Bovendien is iedere activiteit voorzien van een aantal (meetbare) prestaties. De activiteiten en prestaties zullen terugkomen in het jaarverslag 2007.

 

 

2. Activiteiten

 

2.1 Raad en commissies

 

2.1.1 Doelstelling

Het ondersteunen van de raad bij zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak en het bevorderen van tijdige en kwalitatief goede besluitvorming door de gemeenteraad.

 

2.1.2 Ontwikkelingen

De griffie zorgt voor de voorbereiding, organisatie en afwerking van alle vergaderingen van raadscommissies en raadsvergaderingen. In paragraaf 2.1.3 Prestaties vindt u een opsomming van alle activiteiten die in dit kader worden uitgevoerd.

 

Twee keer per jaar maakt de griffier een ronde langs alle fracties. De fracties kunnen op dat moment aangeven in welke mate men tevreden is over de ondersteuning door de griffie. 

 

Aan de volgende punten wil de griffie komend jaar meer aandacht besteden.

In 2007 wordt een format ontworpen voor raadsvoorstellen. Enerzijds komt vanuit de ambtelijke organisatie regelmatig de vraag binnen hoe een raadsvoorstel moet worden opgesteld en wat er in moet staan. Aan de andere kant is de raad gediend bij een helder en overzichtelijk voorstel op basis waarvan men kan beslissen. Na een testperiode in een deel van de ambtelijke organisatie zal op basis van de ervaringen van de gebruikers –opstellers en raadsleden- een definitief format in gebruik worden genomen.  

 

De griffier heeft in april 2007 een brief gestuurd naar de burgemeester en de gemeentesecretaris waarin zij vraagt om ruimte voor de werkzaamheden van de griffie. Momenteel worden stukken regelmatig pas op vrijdag, de dag van verzending van de stukken, aangeleverd. Daardoor is het onmogelijk om een kwaliteitstoets uit te voeren en om inhoudelijk advies bij te voegen. In 2007 moet er door college, raad en griffie samen een oplossing voor dit probleem worden bedacht.

 

De griffie loopt in de dagelijkse praktijk tegen een aantal problemen op van vooral procedurele aard. Naast het eerder genoemde late tijdstip van aanlevering van stukken kan gedacht worden aan de integrale afweging in welke commissie specifieke agendapunten besproken moeten worden, het overvloedige aanbod of het juist ontbreken van agendapunten bij commissies en de (standaard) nazending van een gewijzigde raadsagenda. Thans (mei/juni 2007) wordt het presidium gesproken over het eventueel aanpassen van de vergaderplanning. De griffie faciliteert en participeert in deze discussie op basis van de eigen ervaring en kennisuitwisseling met andere gemeenten.

 

De griffie heeft een raamwerk ontworpen voor een Lange Termijnagenda voor de raad. In het komend jaar moet de lange termijnagenda worden aangevuld met onderwerpen die zijn aangekondigd in de programmabegroting. Tevens moet aandacht worden besteed aan het actueel houden van de agenda en manier van aanvullen vanuit het college. De raad zal jaarlijks 1-2 grote thema’s aan de lange termijnagenda toevoegen waar de raad nadrukkelijk een eigen kaderstellende rol zal invullen. Voor 2007-2008 is al het onderwerp ‘Stadsvisie’ genoemd.

 

De groep commissievoorzitters, die tevens samen het presidium vormen, houden naast de reguliere vergaderingen regelmatig werkoverleg om met elkaar afspraken te maken over de vergaderorde en de behandeling van stukken. Dit komt de kwaliteit en de uniformering van het vergaderproces ten goede. De griffie ondersteunt de voorzitters in het verbeteren van de kwaliteit van de vergaderingen.

 

De volgende griffiemedewerkers leveren ondersteuning aan de raadsadviescommissies:

 

Commissiegriffier Bestuur en Werk: Anne Post

Commissiegriffier Wonen, Integratie, Jeugd, Zorg & Onderwijs: Erwin Geldorp

Commissiegriffier Wijken, Verkeer en Beheer: Corrie van der Rest

Commissiegriffier Ruimtelijke Ordening: Erwin Geldorp

Commissiegriffier Economie, Milieu, Cultuur en Recreatie: Erwin Geldorp

 

2.1.3 Prestaties

Organiseren van ± 12 raadsvergaderingen

Organiseren van ± 60 commissievergaderingen

Organiseren van ± 2 commissies extern

Organiseren van 1 politieke markt

Organiseren van ± 12 presidiumvergaderingen

Organiseren van ± 12 fractievoorzittersoverleggen

Organiseren van ± 20 werkbezoeken

Organiseren 1 raadsuitje

Opstellen agenda’s voor diverse vergaderingen

Opstellen langetermijnplanningen

Organiseren van vooroverleg met portefeuillehouders en voorzitter

Advisering besluitvorming

Opstellen van begeleidingsformulieren bij alle vergaderstukken

Verzamelen en controleren vergaderstukken

Kopiëren van stukken

Verzenden van stukken

Verslaglegging van alle commissies en vergaderingen, behalve de raadsvergadering

Bijhouden van toezeggingen

Overzicht van moties en amendementen

Regelen notulering voor raadsvergaderingen

Benoemingen

 

 

2.2 Informatievoorziening

 

2.2.1 Doelstelling

Verbetering van de interne en externe informatie en communicatie van de raad

 

2.2.2 Ontwikkelingen

Tijdens de begrotingsbehandeling van 2007 heeft de raad een amendement aangenomen waarin € 50.000,- beschikbaar is gemaakt voor de verbetering van de zoek- en archieffunctie van het RIS.

De griffie heeft onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor verbetering van het huidige RIS. Daaruit bleek dat het huidige RIS tien jaar geleden door de gemeente zelf is gebouwd en dat het zeer arbeidsintensief is om een verbeterslag te maken. Documenten uit het RIS zouden handmatig van gegevens moeten worden voorzien waardoor het makkelijker wordt te zoeken in het systeem. Echter, deze ingreep verbetert het systeem niet structureel.

De griffie stelt dan ook voor om een nieuwe RIS-module aan te schaffen, passend binnen de ICT-ontwikkelingen binnen de gemeente. Het ontwerp van het nieuwe RIS, volgens wensen van de raad, en de implementatie van het nieuwe systeem worden door de griffie begeleid.

 

Sinds mei 2006 worden commissie- en raadsvergaderingen digitaal opgenomen en als audioverslag beschikbaar gemaakt door Notubiz. De griffie onderzoekt de mogelijkheden om live beelden van de raadsvergaderingen te maken en deze tevens via Notubiz op het RIS beschikbaar te maken.

 

In 2007 is de griffie gestart met het verzenden van een wekelijkse nieuwsbrief waarin zoveel mogelijk nieuwsberichten van de griffie aan de raad zijn verzameld. In 2007-2008 verkent de griffie de verdere mogelijkheden van de nieuwsbrief.

 

De griffie communiceert met het college van B&W en met de ambtelijke organisatie over inhoud en procedures. Daarmee wordt beoogd het bestuurlijke besluitvormingsproces soepel te laten verlopen en de gevolgen van de dualisering voor de ambtelijke organisatie te verduidelijken. Vanuit de griffie is het nadrukkelijk ook de bedoeling om te streven naar een verbetering van de  politiek/ambtelijke/bestuurlijke verhoudingen door betere communicatie van alle kanten te bevorderen.

 

In het werkplan van de griffie in 2006-2007 was een van de speerpunten de externe communicatie van de raad naar burgers. Vanaf begin 2007 heeft dit concrete invulling kregen door de site www.delft.nl/gemeenteraad. Op deze site verschijnen (bijna) dagelijks aankondigingen en verslagen van commissie- en raadsvergaderingen. De nieuwsberichten en verslagen worden gemaakt door Rens Elst, medewerker communicatie. In 2007-2008 kunnen de mogelijkheden van deze site in samenspraak met de raad verder worden ontwikkeld, met name wat betreft de interactie met burgers.

 

Medio 2007 zal tevens het langverwachte communicatieplan raad verschijnen waarin de doelstellingen, hoe we die kunnen bereiken en wat het mag kosten worden beschreven. 

 

Raadscommunicatie gaat niet over politieke profilering van raadsfracties en individuele raadsleden. Dat is aan de politieke partijen zelf. Raadscommunicatie is nadrukkelijk bedoeld voor de gemeenteraad als collectief. Wel kan op gebied van de raadscommunicatie een aantal gemeenschappelijke doelen van de raad worden onderscheiden. Raadscommunicatie richt zich voornamelijk op het publieke domein: burgers, belanghebbenden en pers en kent een aantal doelstellingen:

1.       het wettelijk verplichte publiceren van besluiten, agenda’s en verslagen van openbare commissie- en raadsvergaderingen

2.       het vergroten van de zichtbaarheid en herkenbaarheid van de raad

3.       het vergroten van de kennis bij burgers en belanghebbenden over beïnvloedingsmogelijkheden van de raad

4.       het betrekken van burgers en belanghebbenden bij beleidsvoorbereiding en planontwikkeling door de raad

5.       het versterken van het imago van het bestuur

 

De uitwerking van deze doelstellingen volgt in het communicatieplan.

 

2.2.3 Prestaties

Actueel houden huidige RIS

Begeleiding aanschaf, ontwerp en implementatie nieuw RIS

Actueel houden verordeningen

Actueel houden adressenbestand

Doorgeleiden schriftelijke vragen

Passieve informatieplicht

Aanspreekpunt burgers

Onderhouden contacten met individuele raadsleden, college van B&W, ambtelijke organisatie, burgers, pers en instellingen en organisaties

Communicatie van besluiten, agenda’s en vergaderingen etc.

Werkafspraken met de afdeling communicatie

Opstellen communicatieplan

Uitvoeren acties volgend uit communicatieplan 

 

 

2.3 Advies en ondersteuning

 

2.3.1.Doelstelling

Adviseren en ondersteunen van raadsleden en fracties op het gebied van inhoud en procedures en het initiëren van duale vernieuwingsimpulsen

 

2.3.2 Ontwikkelingen

Op veel terreinen is de taakverdeling tussen raad en college helder. Er is echter ook een grijs gebied waarin deze taakverdeling lastig is. Een onderwerp kan aan de ene kant ‘uitvoering’ betreffen, zodat het college bevoegd is, maar de raad kan altijd kaders stellen, ook wanneer het om uitvoering gaat.

De griffie wil de raad stimuleren de eigen rol beter te definiëren en, waar nodig, op te eisen. Daar hoort ook het maken van keuzes bij, de raad moet bewust kiezen om bepaalde zaken aan het college te laten. Het is van groot belang dat raad en college bij grote dossiers samen afspraken maken over het te volgende proces en de momenten waarop de raad aan zet is.

 

De werkzaamheden van de griffie (commissiegriffiers) zijn voor een groot deel procedureel gericht. Het kritisch kennisnemen van de inhoud en het invullen van de adviserende rol verdient nadrukkelijk meer aandacht. Eerder genoemde punten (risico’s en impliciete besluitvorming) kunnen daarmee beter tot hun recht komen. Daarnaast kan hiermee de toetsing van (inhoudelijke) kwaliteit van de voorstellen van de grond komen. In voorstellen zal meer aandacht moeten komen voor risico’s en impliciete besluitvorming; door besluiten op gebied van een bepaald terrein te nemen, worden ook de mogelijkheden op andere terreinen beïnvloedt. Waar nodig zal de griffie eigenstandig voorstellen van een ‘aantekening van de griffier’ of een adviesnota voorzien. 

 

Opvallend is dat er in de raad relatief beperkt aandacht is voor Planning en Controlcyclus en de financiële functie. De documenten uit de Planning en Controlcyclus en met name de samenhang daarin verdient een meer sturende rol van de raad. In 2007 zal in de commissie Bestuur en Werk een discussie gevoerd worden over de diverse controlerende instrumenten die de raad tot zijn beschikking heeft: rekeningencommissie, Delftse rekenkamer, onderzoeken en de  accountantscontrole. Er moet gekeken worden naar de mogelijkheden om meer samenhang in het gebruik van het beschikbare instrumentarium.  De aanleiding voor deze discussie is een verzoek van de accountant om een auditcommissie in te stellen. Daartoe dient tevens de financiële verordening (212 GW), de verordening die de financiële gang van zaken en voorschriften regelt, besproken te worden. Deze discussie wordt procedureel en inhoudelijk begeleid door de financieel raadsadviseur Anne Post.

 

Beslissingen die op regionaal niveau worden genomen zijn van groot belang voor de gemeente Delft. De gemeente zoekt (noodgedwongen) steeds meer samenwerking op verschillende terreinen en brengt deze onder in gemeenschappelijke regelingen (Avalex, Brandweer) en komen daardoor op grotere afstand van de raad te staan.

De griffie wil een rol spelen in het stroomlijnen van de procedures en verbetering van de informatievoorziening vanuit de diverse samenwerkingsverbanden, zodat stukken ook tijdig geagendeerd kunnen worden in de raad of commissie.

 

De griffie wil komend jaar een “langetermijnvisie” ontwikkelen voor de griffie. Welke rol zou de griffie in de toekomst moeten spelen en wat is daarvoor nodig. Tevens kan vanuit die visie jaarlijks het werkplan opgesteld worden en kunnen de wensen en uitgangspunten voor verhuizing van de griffie naar het nieuwe stadskantoor worden voorbereid. Over deze visie gaat de griffie met het presidium als opdrachtgever in gesprek.

 

De griffie wil komend jaar aan de hand van de opleidingsbehoefte van de raad een cursusagenda vaststellen.


2.3.3 Prestaties

Ondersteuning adhoc werkgroep, zoals de werkgroep WMO

Ondersteuning rekeningencommissie

Ondersteuning bij het opstellen van moties en amendementen

Advies en ondersteuning bij agendasetting

Advies en ondersteuning bij het opstellen van initiatiefvoorstellen

Advies en ondersteuning bij burgerinitiatieven

Organiseren van 4 scholingsactiviteiten voor de raad

Opstellen 2 nota’s

Opstellen verordeningen

Jaarplanning P&C documenten, incl. behandelvoorstellen

Aanspreekpunt rekenkamer

Doorlichten procedures

Langetermijnvisie griffie

Cursusagenda

 

2.4 Voorzieningen Raadsleden

 

2.4.1 Doelstelling

Het kwalitatief goed en tijdig ondersteunen van de raad op facilitair gebied.

 

2.4.2 Ontwikkeling

Raadsleden hebben recht op raadsvergoedingen, secundaire vergoedingen, fractieondersteuning en RIS-vergoeding. De griffie is verantwoordelijk voor de administratie van betalingen en verantwoordingen en geeft opdracht tot uitbetaling van declaraties.

 

Sinds de invoering van het dualisme voldoet de huidige opstelling in de raadzaal niet meer voor het voeren van een goed debat. De griffie en het presidium starten in 2007 een proces voor het selecteren van een gewenste opstelling, het ontwerp en aanschaf van nieuw meubilair voor de raadzaal.

 

2.4.3 Prestaties

Uitbetalen fractievergoedingen

Uitbetalen secundaire voorzieningen en onkostenvergoedingen

Verzamelen gegevens voor verantwoording fractievergoedingen

Vergaderschema’s

Nieuwe indeling en meubilair raadzaal

Vroedschapspenningen

 


2.5 Management griffie

 

2.5.1 Doelstelling

Het bevorderen van een kwalitatief goede en efficiënte ondersteuning van de raad, waarbij de griffiemedewerkers hun talenten zo goed mogelijk kunnen benutten en de werksfeer goed is.    

 

2.5.2 Ontwikkelingen

 

Personele bezetting

De griffie kent een bezetting van 5,2 fte.

 

De griffier neemt tot eind 2007 wekelijks 4 uur ouderschapsverlof op. 

 

 

Neemt komend jaar 412 uur ouderschapsverlof op

 

 

 

 

Jaarlijks bezoekt de griffie aan het eind van het seizoen een griffie in een andere gemeente om eens te kijken hoe andere griffies hun werk hebben georganiseerd, gecombineerd met een programma ‘ter ontspanning en vermaak’.

 

De ondersteuning van de rekenkamer is officieel bij de griffie ondergebracht. Er vindt geen inhoudelijke aansturing vanuit de griffier plaats.

 

De eigen kwaliteit van de griffie kan verbeteren door het volgen van relevante cursussen, het bezoeken van bijeenkomsten en door de uitwisseling van kennis met andere griffies. Daarnaast moet er meer aandacht worden besteed aan het bewaken van de eenheid van de output van de griffie, o.a. door een onderzoek naar het opzetten van een kwaliteitssysteem.

 

2.5.3 Prestaties

Opstellen werkplan, begroting, stukken voor de jaarrekening en jaarverslag

Leidinggeven griffiemedewerkers

Personeelsbeleid, inclusief scholing

Werkgeverschap ondersteuning rekenkamer

Onderzoek opzetten kwaliteitssysteem

Bijlage 1

 

Activiteiten

Prestaties

Looptijd

Capaciteit

 

 

 

 

2.1

Raad en commissies

 

 

3000 uur

 

 

 

Totaal

3000 uur

2.2. Informatievoorziening

 

RIS

 

Communicatie

 

 

 

 

 

  800 uur

 

  800 uur   

 

 

Totaal

1600 uur

2.3

Advies en ondersteuning

 

 

1483 uur

 

 

Totaal

 1483 uur

2.4

Voorzieningen raadsleden

 

 

  100 uur

 

 

 

Totaal

 100 uur

2.5

Management griffie

 

 

 

  350 uur

   

 

 

Totaal

  350 uur

Totaal uren

 

 

6533 uur

 

Bijlage 2

 

Beschikbare capaciteit

 

Bij de griffie is de volgende capaciteit in 2007-2008 aanwezig:

1. griffier                                               0,85 fte 1167  uur

2. raadsadviseur, plv. griffier       0,8   fte 1100  uur

3. commissiegriffier                               1      fte 1376  uur

4. financieel raadsadviseur         0,75 fte   964  uur

5. medewerker  raad                  0,9   fte 1238  uur

6. medewerker communicatie     0,5   fte   688  uur                     

Totaal:                                     4,8   fte            6533 uur

 

Berekening productieve uren voor 1 fte:

bruto uren (exclusief feestdagen)                                   1836    uur

Vakantie (158,4 uur)

Leeftijdsverlof (7,2 uur)

Lokale verlofdagen (21,6 uur)                                           187,2 uur-

Subtotaal                                                                                1648,8 uur

 

Ziekteverzuim 5,5%                                                                      91    uur-

Subtotaal                                                                                1557,8 uur

 

Persoonlijke verzorging                              43    uur

Werkoverleg                                                         43    uur       

Bezoek dokter/tandarts                               6    uur

Functioneringsgesprek/

Beoordelingsgesprek                                   4    uur

Overige afwezigheid (verjaardagen,

bezoek recepties, informatiebijeenkomst,

geboorte, dood)                                         43   uur

Bijscholing/vakliteratuur                              43   uur                                          

                                                                                                182    uur-

Netto productief                                                            1375,8 uur