Jaarverslag Griffie Delft 2006

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mei 2007

Inhoudsopgave

 

Inhoudsopgave                                      2                     

1 Inleiding                                            3

2.Activiteiten

Ontwikkelingen in 2006              3                                                        

            2.1 Raad en Commissies           6

            2.2 Informatievoorziening            6

            2.3 Advies en Ondersteuning      8

            2.4 Voorzieningen raadsleden    8

            2.5 Management griffie              9

3. Financiële verantwoording                  10

 

Bijlage 1                                              11


Jaarverslag griffie 2006

 

1. Inleiding

De griffie heeft als taak de gemeenteraad te ondersteunen. De ondersteuning kan secretarieel, inhoudelijk, strategisch of organisatorisch van aard zijn.

 

De eerste maanden van het jaar 2006 stonden in het teken van de gemeenteraadsverkiezingen op 7 maart. Na de verkiezingen zijn de nieuwe raadsleden door de griffie ondersteund door middel van een documentatiemap en een divers inwerkprogramma. De griffie heeft geen rol gespeeld in de ondersteuning bij de collegeonderhandelingen. Na een periode van personeelswisselingen in 2005, werd de bezetting van de griffie in 2006 definitief. Per 1 januari startte de nieuwe commissiegriffier en vanaf mei werd de griffie versterkt met een financieel raadsadviseur.   

 

In mei 2006 heeft de griffier een werkplan 2006-2007 aangeboden aan de raad. Het werkplan loopt vanaf de maand mei en heeft de looptijd van een jaar. Enerzijds om parallel te lopen met de zittingsjaren van de raad. Anderzijds is het voordeel dat de resultaten in het jaarverslag kunnen worden meegenomen in het werkplan van het volgende jaar. Om die reden hanteert het jaarverslag dezelfde systematiek als het jaarplan.

 

2. Activiteiten

 

Ontwikkelingen in 2006

 

Verkiezingen

Voor de griffie betekende de gemeenteraadsverkiezingen op 7 maart veel niet-reguliere werkzaamheden.

 

In december 2005 maakte de griffier een ronde langs de fracties, waarin werd gevraagd wat voor soort ondersteuning van de griffie werd verwacht voor en na de verkiezingen. Vrijwel unaniem gaven de fracties aan dat activiteiten in de periode voorafgaande aan de verkiezingen door de partijen zelf werden georganiseerd en dat er geen specifieke raadsbrede ondersteuning vanuit de griffie nodig was. Wat betreft de ondersteuning na de verkiezingen werd door een zeer grote meerderheid aangegeven dat ondersteuning vanuit de griffie gewenst was in de informatieperiode richting een nieuw college. Wanneer een nieuw college geformeerd zou zijn, zou de ondersteuning worden verzorgd door de gemeentesecretaris en het ambtelijk apparaat. Nadat de verkiezingsuitslagen bekend waren bleek er geen behoefte aan ondersteuning vanuit de griffie.

 

De overgang naar een nieuwe raadsperiode bracht de volgende werkzaamheden voor de griffie met zich mee:

 

Tijdens de begrotingsbehandeling 2006-2009 werd door middel van een amendement €15.000,- beschikbaar gesteld voor het éénmalig uitzenden van een lijsttrekkersdebat via een lokale televisie/internetuitzending, die ook op de radio wordt uitgezonden. Tevens was door de griffier €15.000,- aangevraagd en toegekend voor opkomstbevorderende maatregelen. De bestedingen van beide budgetten is door de griffie gedaan in nauw overleg met het presidium en de afdeling communicatie van de gemeente.

 

 

 

Op 1 maart werd een lijsttrekkersdebat in de VAK georganiseerd door diverse lokale partijen die aan de raadsverkiezingen deelnamen. Aan het debat namen 13 partijen deel en het evenement werd via internet live uitgezonden op www.gemeentedelft.info en herhaald via InfoThuis TV. InfoThuis zond een één uur durende samenvatting uit op vrijdag 3, zaterdag 4 en maandag 6 maart om 11.00, 16.00 en 23.00 uur en op zondag 5 maart om 12.00, 16.00, en 23.00 uur. De organisatie van het debat werd gesteund met €3600,-, het resterende deel van het budget werd besteed aan de uitzendingen.

 

 

 

Onder de titel opkomstbevorderende maatregelen zijn diverse publiciteitsacties georganiseerd. Een aankondiging van de verkiezingen op acht grote roterende billboards waren van 14 februari tot en met 7 maart te zien. Dezelfde aankondiging is gebruikt voor de advertenties in Delft op Zondag. Stadsradio Delft heeft 4 speciale themaprogramma’s gemaakt rond de gemeenteraadsverkiezingen van 2006. In ruil daarvoor heeft de gemeente Delft eind 2006 de aanschaf van een technische voorziening (codec installatie) van €10.000 voor uitzendingen op locatie mogelijk gemaakt. Met Stadsradio Delft is de afspraak gemaakt dat zij de huidige raadsperiode regelmatig programma’s rondom raadsvergaderingen maken.

 

  De griffie heeft een inwerkprogramma voor de nieuwe raad voorbereid en begeleid. Het inwerkprogramma bestond uit de volgende bijeenkomsten:

 

Voor ieder nieuw raads- en commissielid heeft de griffie een uitgebreide documentatiemap samengesteld waarin de aangeboden informatie tijdens het inwerkprogramma terug gevonden kon worden. Het inwerkprogramma en de documentatiemap werden mede voorbereid door Wouter van der Torre, stagiaire bestuurskunde (6 weken) van de Erasmus Universiteit.

 

Sinds 2005 werden alle commissie- en raadsvergaderingen digitaal opgenomen. Deze digitale bestanden worden vanaf mei beschikbaar gemaakt via het RIS via Notubiz. Alle vergaderingen worden geïndexeerd op spreker en op onderwerp. Deze mogelijkheid biedt een extra service naast de besluitenlijst van de commissie en de handelingen van de raadsvergaderingen. 

 

Op 13 oktober gingen raad en college op stap richting Den Bosch voor het jaarlijkse raadsuitje. Tijdens deze uitstap werden diverse lokale projecten bezocht w.o. herontwikkelde Spoorzone en een brede school en werd er kennis gemaakt met de Bossche raad en zijn onderkomen.

Voor het zomerreces en aan het eind van het jaar heeft de griffier de twee gebruikelijke rondes langs de fracties gemaakt, waarbij de eerste ronde in het teken stond van nadere kennismaking van de nieuwe fracties met de griffier. In de tweede ronde is gevraagd naar de ervaringen van de fracties met het inwerkprogramma en de verwachtingen van de rol van de financieel raadsadviseur. Deze was aanwezig bij de tweede bezoekronde.

 

In mei werd door de heer R.G. Kiel een inleidend verzoek ingediend tot het houden van een niet-correctief referendum over het Ontwikkelingsplan uitbreiding Camping Delftse Hout. Dit inleidend verzoek voorzien van voldoende geldige handtekeningen werd op 1 juni ontvankelijk verklaard. De heer Kiel diende vervolgens een definitief verzoek in, opnieuw vergezeld van voldoende geldige handtekeningen, waarna de raad besloot op 22 november, gelijktijdig met de landelijke verkiezingen een lokaal referendum  te houden over het conceptraadsbesluit Uitbreiding Camping Delftse Hout. Dit gehele proces is begeleid door de griffie en de afdeling Juridische Zaken.

 

De griffie heeft in 2006 afscheid genomen van diverse tijdelijke krachten en Erwin Geldorp (commissiegriffier, per 1 januari) en een Anne Post (financieel raadsadviseur, per 1 mei) kunnen verwelkomen. De griffier is na een ziekteperiode van 6 weken in oktober en november in december weer voor 50% aan het werk gegaan.  


2.1 Raad en Commissies

De volgende concrete ‘producten’ heeft de griffie in 2006 opgeleverd:

Het voorbereiden, verzorgen en afhandelen van:

12 reguliere raadsvergaderingen

1 extra raadsvergadering op verzoek van de raad

1 afscheidsraad

1 installatieraad

1 commissie extern

1 politieke markt

3 commissievergaderingen Algemene Commissie

(na de verkiezingen, voordat de nieuwe commissie-indeling bekend werd) 

4 commissievergaderingen Duurzaamheid

5 commissievergaderingen Ruimtelijke Ordening

2 commissievergaderingen Leefbaarheid

6 commissievergaderingen Wijken, Verkeer en Beheer

2 commissievergaderingen Werk, Zorg en Onderwijs

6 commissievergaderingen Wonen, Integratie, Jeugd, Zorg en Onderwijs

3 commissievergaderingen Cultuur, Kennis, Economie en Mobiliteit

5 commissievergaderingen Economie, Cultuur, Milieu en Recreatie

2 commissievergaderingen Middelen en Bestuur

6 commissievergaderingen Bestuur en werk

25 werkbezoeken

15 presidiumvergaderingen

11 fractievoorzittersoverleggen

Daarnaast heeft de griffie de afhandeling verzorgd van:

83 schriftelijke vragen van raadsleden

208 raadsbesluiten (tov 179 vorig jaar)

88 moties

37 amendementen

1 raadsinitiatiefvoorstel

71 benoemingen

2 interpellaties

Commissie Extern

Op 11 januari vond een commissie Extern plaats over Delft Kennisstad naar aanleiding van de aanbevelingen van het rapport van de Delftse Rekenkamer over Delft Kennisstad. Tachtig professionals vanuit de kennissector, dertig burgers, diverse ambtenaren en politici debatteerden over de (on)zin van de stadsstrategie en mogelijkheden tot verbetering. De uitkomsten van de commissie Extern zijn betrokken bij de nota “Kennis als motor, Instrumenten voor een nieuwe economische elan”.

 

Dit komt overeen met de prestaties zoals neergezet in het werkplan 2006-2007. Door de griffie is sterk gestuurd om de regierol van de commissiegriffiers in het verkeer tussen raad en college te verbeteren. Er is ingezet op het scheiden van hoofdlijnen en uitvoering, waarbij de commissiegriffiers onderling afstemmen over inhoud en procedures.

 

2.2. Informatievoorziening

De griffie informeert raad, college, ambtelijke organisatie en burgers tijdig en helder over alle zaken met betrekking tot de raad, raadscommissies en het complete besluitvormingsproces. Daarin speelt het RIS een zeer belangrijke rol. Het actueel houden van het RIS is een belangrijke taak van de griffie in de informatievoorziening.

Een speerpunt van de griffie in 2006-2007 is de externe communicatie van de raad. In het werkplan is aangegeven de griffie wil inzetten op het vergroten van de zichtbaarheid en herkenbaarheid van de raad; het vergroten van de kennis bij burgers en belanghebbenden over beïnvloedingsmogelijkheden van de raad; het betrekken van burgers en belanghebbenden bij beleidsvoorbereiding en planontwikkeling door de raad en het versterken van het imago van het bestuur.

Op 28 juni heeft de griffie in samenwerking met de afdeling communicatie een workshop communicatie georganiseerd. Vertegenwoordigers van diverse partijen gaven tijdens deze workshop aan in welke ideeën er in de raad leefden met betrekking tot raadscommunicatie. Men gaf duidelijk aan dat de communicatie zich in eerste instantie op verbetering van de website zou moeten richten. Het RIS is immers geen gebruiksvriendelijke site voor burgers.

De inbreng vanuit deze workshop heeft geleid tot het bouwen van de raadsportal www.delft.nl/gemeenteraad in het laatste kwartaal van het jaar. Deze site is bedoeld als ‘poort’ waardoor de burgers binnen kunnen stappen in  begrijpelijke informatie over de raad: Wie zitten er in de raad?; Waar praten ze over?; Hoe kan ik laten weten wat ik van een plan vind? 

 

Bij de begrotingsbehandeling 2007-2011 heeft de raad het budget goedgekeurd voor het aantrekken van een medewerker communicatie voor de raad voor 18 uur per week. Eind 2006 is gestart met de werving, in samenwerking met de afdeling communicatie. In het werkplan 2006-2007 stond het voornemen om in 2006 een communicatieplan aan de raad aan te bieden. Dit is niet haalbaar gebleken met de bezetting in 2006, waardoor het communicatieplan is uitgesteld tot 2007. De communicatiemedewerker speelt een belangrijke inhoudelijke rol bij het opstellen van het plan spelen.

 

Bij diezelfde begrotingsbehandeling is een amendement aangenomen waarin €50.000,- beschikbaar is gemaakt voor de verbetering van de zoek- en archieffunctie van het RIS. Dit amendement wordt in 2007 verder uitgewerkt.

 

De griffier speelt een rol in de structurele verbetering van de kwaliteit van raadsvoorstellen die door het college en ambtelijke organisatie worden voorbereid. Iedere leidinggevende in de gemeente Delft volgt een traject van Management Development Modules waarin diverse vaardigheden worden getraind. De griffier organiseert i.s.m. de adjunct-secretaris en met ondersteuning vanuit GITP twee keer per jaar de 3-daagse module Bestuurlijke Agenda. Tijdens deze module krijgen de deelnemers meer inzicht in de theorie en praktijk van politiek en besluitvorming en wordt er tevens aandacht besteed aan hoe een goed raadsvoorstel eruit zou moeten zien. Bij iedere module worden twee raadsleden uitgenodigd om vragen van ambtenaren te beantwoorden.

 

Bij diverse grote stukken uit de planning en controlcyclus heeft de griffie notities gemaakt die kunnen dienen als leeswijzer, bijvoorbeeld de notitie over de begroting en de nota reserves en voorzieningen.

 

2.3 Advies en Ondersteuning

De griffie ondersteunt en adviseert raadsleden op gebied van inhoud en procedures. In 2006 heeft de griffie de volgende conceptraadsvoorstellen opgesteld:

-Voorstel benoemingen Delftse Rekenkamer

-Voorstel invulling stelpost bezuinigingen raad

-Voorstel voor voorbereiding van aanpassing verordeningen adviescommissies aan het duale systeem

-Voorstel tot intrekken verordening hoorcommissie artikel 23 WRO

-Verordening voorzieningen fracties, raads- en commissieleden

-Herziene Instructie griffier

-Diverse wijzigingsvoorstellen voor het  Reglement van Orde

Overige reguliere werkzaamheden:

-Secretariaat rekeningencommissie

-Ondersteuning bij het opstellen van moties en amendementen en agendasetting (dit is lastig in cijfers uit te drukken)

-Aanspreekpunt rekenkamer; organisatie van gesprek tussen een afvaardiging van de raad en de Delftse Rekenkamer op 6 september.

-Werkplan 2006-2007

-Jaarverslag 2005

-Vergaderplanningen

-Evaluatie proces van de behandeling van de begroting

 

Overige éénmalige werkzaamheden:

-Ondersteuning werkgroep bestuurlijke vernieuwing; opstellen slotdocument

-Organiseren van de evaluatie van de gedragscode door Bureau Integriteit Nederlandse Gemeenten

-Selectie, aanschaf en installatie van een nieuw geluidssysteem in de raadzaal en commissiekamer

-Voorstel voor nieuwe indeling fractiekamers en raadzaal

-Procedure voor de selectie van commissievoorzitters

-Opstellen protocol incidenten

-Deelname Taskforce referendum 

-Ondersteuning werkgroep wijziging Reglement van Orde

-Notitie zelfstandig agenderen door raadsleden

-Ontwerpen termijnagenda

-Notitie geheimhouding

-Procedurevoorstel m.b.t. moties over een niet-geagendeerd onderwerp

-Ondersteuning fractievoorzitters bij het voorbereiden van een voortgangsgesprek met de burgemeester.

Scholing:

-Inwerkprogramma nieuwe raad (zie inleiding)

-Training commissievoorzitters

-Korte cursus gemeentebelastingen

2.4 Voorzieningen raadsleden

De griffie zorgt dat raadsleden hun raadsvergoedingen, secundaire vergoedingen, fractieondersteuning en RIS-bijdragen krijgen.

 

 

 

2.5 Management griffie

De griffier heeft functie- en competentieprofielen van alle functies bij de griffie opgesteld. Daarbij zijn alle medewerkers in dienst van de griffie per 1 januari 2007 ook daadwerkelijk bij de griffie in dienst. Voorheen werden Corry van der Rest en Helma Horree gedetacheerd vanuit de afdeling Bestuurlijke Processturing (BPS). De Centrale Waarderingscommissie (CWC) van de gemeente heeft een advies over de waardering van de verschillende functies opgesteld.

 

De griffier heeft met alle nieuwe medewerkers elke 3 maanden voortgangsgesprekken en een functioneringsgesprek gehouden.

 

Op 6 juli is de griffie een dag op stap geweest, waarbij we onder leiding van Dreamfactory in Voorburg hebben gesproken over samenwerking en wensen/dromen voor de griffie.

 

De griffier heeft tevens als taak de ontwikkelingen bij andere gemeenten te volgen. De kennisuitwisseling met andere gemeenten gebeurt door actieve participatie van de griffier in de griffierskring Haaglanden en door lidmaatschap van de commissie Openbaar Bestuur van de Vereniging van Griffiers.

 

Personele bezetting in 2006

De griffie kent een bezetting van 5,2 fte*.

Griffier, Yvonne van Delft                        1,0 fte

In 2006 heeft de griffier 208 uur ouderschapsverlof opgenomen.

Plv. griffier, Corrie van der Rest   0,8 fte

Financieel raadsadviseur Anne Post 1,0 fte

Commissiegriffier, Erwin Geldorp            1,0 fte

Medewerker raad, Helma Horree 0,9 fte

*Toos van Starrenburg is voor 8 uur per week werkzaam als ondersteuning bij de Delftse Rekenkamer. Zij is administratief ondergebracht bij de griffie. Functioneel wordt zij door de leden van de Delftse Rekenkamer aangestuurd en is dus niet meegeteld als beschikbare capaciteit voor de griffie.

 

De griffie heeft in 2006 meer tijd besteed aan de functies raad- en raadscommissies en advies en ondersteuning, ten koste van de functie informatievoorziening. Dit kan verklaard worden door een scherpere definitie van de verschillende categorieën; er heeft geen inhoudelijke verschuiving plaats gevonden. De functie voorzieningen raadsleden heeft meer tijd gekost wegens de nieuwe verordening die in 2006 is opgesteld door de griffie. De urenrealisatie in 2006 zal worden vertaald naar de planning in het werkplan griffie 2007-2008.    

 

 

3. Financiële Verantwoording

Integrale kosten van de gemeenteraad, inclusief griffie

 

Begroting 2006

Werkelijk

Resultaat 2006

% afwijking

Lasten

1.418.271

1.440.914

- 22.643

 

Baten

0

 - 25.000

25.000

 

Resultaat

1.418.270

1.415.914

2.356

2%

Positief saldo = voordeel / negatief saldo is nadeel ( in exploitatie en  ten opzichte van budget )

 

De afwijking is voornamelijk veroorzaakt door overschrijdende accountantskosten. Er is €162.600 uitgegeven, terwijl € 85.100 was begroot. Daartegenover staat een compensatie van €25.000 in deze kosten van de Stichting Maatzorg De Werven. De kosten voor de accountantsverklaring waren in eerste instantie door de gemeente betaald. De stichting heeft een ESF project gedaan, waarin de gemeente Delft bemiddelend is geweest. De wetgeving stond niet toe dat instellingen dit rechtstreeks konden doen. De gemeente was de formele aanvrager van de ESF subsidie bij het agentschap en tussenpersoon voor de opdrachtverlening aan de accountant. De kosten die gemaakt zijn zijn 1 op 1 verrekend met de stichting Maatzorg.

 

Begrote accountantskosten                                                           85.100

Gerealiseerde accountantskosten                                                162.600

Budgetoverschrijding                                                                    77.500

Terugontvangen van Stichting Maatzorg De Werven                         25.000-

Overschrijding per saldo                                                                52.500

 

Verklaring van de overschrijding:

€ 25.000           In de declaratie van de accountant was een bedrag begrepen voor de Stichting Maatzorg. Dit bedrag is door de Stichting terugbetaald (zie baten)

€ 15.500           Meerkosten van de controle wegens controle fractiekassen, herclassificatie reserves en voorzieningen, en de interpretatie van het BBV

€ 10.000           Kosten van de visitatieronde gesubsidieerde instellingen (besl. b&w 28-11-06)

€ 27.000           Extra kosten voor het project rechtmatigheidscontrole (met name subsidies)

 

De overschrijding op de accountantskosten wordt gecompenseerd door een onderschrijding op het budget van de raad. Deze wordt voornamelijk veroorzaakt door een overschot van

€ 27.000 op bureaukosten raadsgriffie.


 Bijlage 1

 

Activiteiten

 

Realisatie

Planning

 

 

 

 

2.1

Raad en commissies

 

 

 

 

 

 3200 uur

 

 2500 uur

 

 

 

 

2.2. Informatievoorziening

 

 

         800 uur

 

1700 uur

 

 

 

 

 

2.3

Advies en ondersteuning

 

1720 uur

1357 uur

 

 

 

 

2.4

Voorzieningen raadsleden

 

200 uur

100 uur

 

 

 

 

2.5

Management griffie

 

335 uur

 

400 uur

 

 

 

 

 

Toelichting: De medewerkers van de griffie hielden hun werkzaamheden vrijwillig bij in het tijdschrijfprogramma van de gemeente. Echter, de mogelijkheid om vrijwillig tijd te schrijven is niet meer beschikbaar. Alleen afdelingen die uren aan projecten en budget kunnen toeschrijven kunnen nog deelnemen aan het tijdschrijfprogramma.

 

Het blijkt echter lastig de verschillende werkzaamheden onder te brengen in verschillende categorieën. Advies en ondersteuning hebben namelijk ook altijd met de raadsvergadering en de commissies te maken; informatievoorziening hangt ook nauw samen met de raad en de commissies.

 

Echter, op basis van een inschatting achteraf van alle medewerkers van de griffie zijn we tot de volgende realisatie van besteding van de beschikbare uren gekomen.