Inleiding

Tijdens het vaststellen van de programmabegroting 2007-2010 is een amendement aangenomen dat € 50.000,- beschikbaar stelt voor het verbeteren van de zoekfunctie en de archieffunctie van het Raadsinformatiesysteem (RIS). Deze notitie beschrijft een voorstel van de griffier voor de wijze waarop de doelstellingen die zijn opgenomen in het amendement kunnen worden gerealiseerd, binnen de beschikbaar gestelde middelen.

Op 2 april jl. is in het presidium een eerdere notitie van de griffier besproken waarin werd aangegeven dat de verbetering van de zoek- en archieffunctie van het RIS niet eenvoudig structureel te realiseren is binnen het huidige RIS. Het huidige systeem is in 1995 door de gemeentelijke ICT-afdeling ontworpen en gebouwd om de grote papieren stukkenstroom terug te dringen. Het RIS is een digitale postbus voor raadsleden. Alle documenten die in de commissies en in de raad worden behandeld zijn te vinden op het RIS. Inmiddels zijn sinds 1995 ± 100.000 documenten op het RIS geplaatst. Het RIS kent een beperkte archieffunctie in de zin dat oude documenten oproepbaar blijven. Echter, deze worden na behandeling in de commissie of raad niet meer aangepast. Indien een gebruiker een oud document raadpleegt moet hij/zij tevens het verslag van de behandeling van het stuk oproepen om te verifiëren of de besluitvorming tot wijzigingen in het uiteindelijke document tot gevolg heeft gehad.

De zoekfunctie binnen het RIS is in 2005 enigszins verbeterd door de toevoeging ‘zoeken in het RIS met Google’. Echter, de zoekopdacht kan niet begrensd worden en het blijkt nog steeds lastig te zijn om documenten te vinden.

Op 2 april is het presidium akkoord gegaan met de door de griffier geschetste manier van uitvoeren van het RIS-amendement, nl. vervanging van het oude RIS. De griffier is gevraagd een voorstel uit te werken voor besluitvorming in de raad van juni. Het voorstel is voorzien van een kostenraming en een voorstel voor het aantal te converteren dossiers uit het oude RIS.

Relevante ICT-ontwikkelingen binnen de gemeente Delft

Een relevante ontwikkeling die binnen de gemeente gaande is, is de introductie van een klantcontactcentrum (KCC)[1]: de centrale toegang tot de gemeente met één centraal telefoonnummer en één mailadres. Het KCC bundelt de dienstverlening aan de balie, via internet, per post en telefoon, en mogelijk andere kanalen. Het is een vorm van dienstverlening waarbij burgers en bedrijven ervaren dat vragen zoveel mogelijk direct worden afgehandeld aan balie, telefoon en internet.

Om dit te realiseren moet een midoffice in gericht worden: een ‘tussenlaag’ die alle processen en de bijbehorende applicaties en gegevens in het klantcontactcentrum (frontoffice) en de rest van de organisatie (backoffice) met elkaar verbindt. Het midoffice zorgt dat informatie op de juiste plek komt, maar is ook een plek waar gegevens kunnen worden opgeslagen.

In de midoffice zitten verschillende functionele onderdelen die nodig zijn om het RIS te laten werken.

Een Document Management Systeem (DMS) is één van de functionele onderdelen van het midoffice. Een DMS slaat documenten op, voert versiebeheer en kent een archieffunctie. Een ander onderdeel van de mid office is een Content Management Systeem (CMS), een applicatie die onder andere gegevens op internet publiceert.

In de besluitvoorbereiding zullen ambtenaren stukken opslaan in het DMS.

In de eindsituatie zal het RIS gevoed worden met documenten die worden aangeleverd via een Bestuurlijk informatiesysteem (BIS) ingericht in het DMS. Een BIS zorgt dat documenten uit het DMS een ambtelijk-bestuurlijk traject van parafenronde tot collegebesluit doorlopen. Op dit moment worden de mogelijkheden van een BIS nog nader onderzocht, evenals de benodigde financiële middelen. Een BIS vraagt bovendien een andere werkwijze van het ambtelijk apparaat, waarin de parafenrondes worden vervangen door digitale procedures. Een BIS-oplossing zal niet eerder dan 2009 geïmplementeerd zijn. Zie bijlage I.

Voorstel nieuwe RIS-module

De griffier stelt voor om over te gaan tot de aankoop van een nieuwe RIS-module, aansluitend bij het DMS en CMS dat de gemeente in gebruik neemt. Aangezien de gemeente niet onmiddellijk overgaat tot het implementeren van een BIS, zal tijdelijk voor een oplossing worden gekozen waarbij het CMS alvast wordt ingericht om de documenten die op het RIS worden gezet van de juiste gegevens te voorzien die het ‘zoeken’ mogelijk maken. Nadat een BIS de juiste documenten en gegevens aan het RIS kan aanleveren moet een beperkte conversie worden uitgevoerd om de beide systemen op elkaar aan te laten sluiten.

De inrichting van het nieuwe RIS (functionaliteiten en ‘look & feel’) worden in samenspraak met de raad ontwikkeld. In een tweetal workshops zullen de wensen van de raad en overige gebruikers worden benoemd en vervolgens verwerkt in de het ontwerp voor het nieuwe RIS. Na de ontwerpfase start de implementatiefase waarin met de ‘bouwstenen’ die de nieuwe RIS-module bevat een ‘Delfts systeem’ wordt ingericht. Dit systeem zal na een testfase in januari 2008 worden opgeleverd. Indien de wensen qua inrichting en functionaliteiten bovengemiddeld zijn kan extra tijd worden gevraagd voor de ontwerp- en implementatiefase.

Oude RIS

Het voorstel is om het oude RIS beschikbaar te houden zodat de documenten raadpleegbaar blijven. Een deel van de oude documenten zal worden opgenomen in het nieuwe RIS. Het voorstel is om de volgende documenten te converteren:

· Verordeningen (±175 documenten)

· Besluitenlijsten commissievergaderingen uit deze raadsperiode (±125)

· Handelingen raadsvergaderingen uit deze raadsperiode (±18)

· Besluitenlijsten collegevergaderingen uit deze raadsperiode (±90)

· Besluitenlijsten presidium uit deze raadsperiode (±18)

· Schriftelijke vragen uit deze raadsperiode (±125)

· Div algemene documenten, zoals collegeprogramma, adressen etc. (±150)

· Documenten die te maken hebben met de volgende dossiers:

-Spoorzone (±30)

-Het Nieuwe Kantoor (±20)

-Bomenwijk (±25)

-Poptahof (±15)

Totaal: ± 800 documenten

Kosten: ± €5000,-

Tijdpad

Juni 2007 Raadsbesluit aanschaf nieuwe RIS-module

Juni 2007 Vooronderzoek

Zomer 2007 Midoffice wordt in gebruik genomen

September 2007 Ontwerpfase, i.s.m. de eindgebruikers

Oktober 2007 Start implementatiefase RIS-module

November 2007 Start conversie documenten uit het oude RIS*

Opleiding medewerkers

Testfase

Januari 2008 Nieuwe RIS beschikbaar

2010 Midoffice wordt in de hele gemeente gebruikt

Financiën

Kosten

Aanschaf software RIS € 2.000

Ontwerp en bouw nieuw RIS € 40.000

Opleiding redacteuren € 4.000

Conversie documenten oud RIS € 5.000

Onvoorzien € 9.000

Totaal: € 60.000

Dekking

Amendement RIS € 50.000

Eigen begroting griffie € 10.000

Totaal: € 60.000

Gevraagd besluit:

-over te gaan tot de aanschaf van een nieuwe RIS-module;

-de volgende documenten te converteren naar het nieuwe RIS: