Opdracht
De opdracht voor de commissie komt voort uit de “verordening
rekeningencommissie” de opdrachtformulering treft u als bijlage 1 bij dit
advies aan. Conform de opdracht heeft de commissie zich gericht op de
financiële aspecten.
Tevens
is de relatie met het Meerjaren Programma Vastgoed (MPV), dat voorafgaand in de
gemeenteraad wordt behandeld maar onlosmakelijk verband houdt met de
jaarrekening, nadrukkelijk betrokken.
Indien
u voor de behandeling in de commissie Bestuur en Werk nog vragen heeft over ons
advies zijn wij gaarne bereid deze te beantwoorden. Deze vragen kunnen
ingediend worden bij de secretaris van onze commissie dhr. Anne Post via anpost@delft.nl of telefoon 015-2602639.
Namens
de rekeningencommissie,
M.P.
de Graaf
Algemene
bevindingen
In
zijn algemeenheid constateert de RC dat ten aanzien van de kwaliteit van de
jaarrekening wederom progressie is geboekt. De inzichtelijkheid is vergroot, er is betere samenhang tussen de tabellen
en vooruitgang geboekt op het gebied van de outputindicatoren. Toch constateert
de RC - mede naar aanleiding van gestelde vragen - dat er enkele fouten in de
rekening aanwezig waren die uiteindelijk hebben geleid tot een fors erratum.
Tussen
de programma’s worden kwaliteits- en stijlverschillen geconstateerd. Ook de
invulling van de bezuinigingen is per programma wisselend beschreven.
Het
gebruik van de tabellen waarin de afwijkingen > € 100.000 worden
geclassificeerd heeft een grote meerwaarde in de rekening. De RC vraagt zich
wel af of het gebruik van zeven categorieën noodzakelijk is. Hierdoor dreigt
het overzicht wat verloren te gaan. Sommige categorieën worden ook niet of
nauwelijks gebruikt (wat voor categorie 4 ook positief is). Gesproken is over
een eenvoudiger overzicht waarin per afwijking aangegeven wordt of deze tijdig
is gemeld, goedgekeurd is en/of binnen het bestaande beleid past. Nadere
uitwerking hiervan dient plaats te vinden.
De
RC heeft gesproken over de grens van het noemen van afwijkingen. In deze
rekening is hiervoor de grens van € 100.000 gehanteerd. Deze grens is voor
kleine (politiek relevante) budgetten misschien wat hoog terwijl deze voor
sommige grote/omvangrijke (beheersmatige) budgetten te laag zou kunnen zijn.
Indien politiek relevante[1]
afwijkingen vermeld worden, kan de discussie in de raad van een technisch naar
een politiek niveau getild worden.
Er heeft in de RC een discussie plaatsgevonden of er
ook een vergelijking gemaakt moet worden met het voorgaande jaar. Hierdoor zou
een bepaalde trend zichtbaar kunnen worden. Voor de financiële gegevens is dat
sinds de invoering van het BBV niet meer verplicht maar deze gegevens zouden
facultatief opgenomen kunnen worden.
De
RC heeft uitgebreid stilgestaan bij het hoofdstuk “Het financiële resultaat
over 2006”. Er is een aantal noemenswaardige elementen.
o
Er
is behoefte om dit hoofdstuk meer tot samenvatting om te bouwen waarin
duidelijk wordt aangegeven wat er financieel is gebeurd en wat de consequenties
daarvan zijn. Zo kunnen we constateren dat de gemeente Delft ‘armer’ is
geworden maar minder arm dan we op basis van de begroting zouden verwachten.
Een nadere beschouwing van hoe dit komt, had in dit hoofdstuk op z’n plaats
geweest. Hebben we taken goedkoper kunnen uitvoeren of is een deel van de
werkzaamheden (nog) niet uitgevoerd? Dit beschouwend lijkt het resultaat van €
400.000 enigszins gerelativeerd te moeten worden. (Zie ook hetgeen de
accountant in paragraaf 6 “Resultaat 2006” van zijn rapport van bevindingen
hierover weergeeft).
o
Het
hoofdstuk moet aansluiten bij de tekst in de programma’s. Thans wordt ingegaan
op het resultaat ná bestemming terwijl in de programma’s zelf de afwijkingen
worden beschreven op het resultaat vóór bestemming.
o
Ten
slotte heeft de RC behoefte aan een leeswijzer waarin bijvoorbeeld wordt
aangegeven hoe de rekening in elkaar zit en wat de samenhang tussen de tabellen
is. Tevens kan in deze leeswijzer aangegeven worden waar de raad een besluit
over dient te nemen. Mogelijk dat een mondelinge technische toelichting bij de
overhandiging van de rekening daar een bijdrage aan kan leveren.
Advies 1:
Adviseer het college een centrale coördinator
te benoemen voor de programmarekening en -begroting die zorgt dat stijl- en
kwaliteitsverschillen tussen de programma’s verminderen.
Advies 2:
Adviseer het college om de classificatie van
de budgetafwijkingen wel te handhaven maar te vereenvoudigen en betrek de RC
en/of de commissie Bestuur en Werk bij het uitwerken van deze nieuwe indeling.
Advies 3:
Adviseer het college om in de inleiding van
het programmaverslag een hoofdstuk op te nemen dat ingaat op de hoofdlijnen van
de financiële resultaten, zelfstandig leesbaar is, een samenvatting vormt en afgesloten
wordt met een leeswijzer.
Het
proces
Als
gevolg van de beperkte tijd die de RC in 2006 beschikbaar had, is in december
2006 in gezamenlijk overleg met college een nieuwe planning opgesteld. Hierin
was - conform toezegging - drie weken tijd opgenomen voor de RC. Hoewel de
jaarrekening/-verslag op tijd is aangeleverd, ontbrak op dat moment de
accountantsverklaring, het rapport van bevindingen van de accountant en het
raadsvoorstel. De RC was hierdoor genoodzaakt de planning aan te passen en dit
advies na te zenden.
Als
gevolg van het niet gereed zijn van de accountantscontrole op het moment dat de
rekening is aangeboden aan de raad, is het tevens noodzakelijk gebleken een
erratum toe te voegen aan de jaarrekening.
De
RC heeft als gevolg van de ontstane vertraging overwogen om de commissie
Bestuur en Werk te adviseren de jaarrekening een cyclus (maand) later in
behandeling te nemen. Gezien het feit dat het verslag reeds besproken werd in
de diverse commissies heeft de RC hier geen invulling aan gegeven.
De
RC constateert dat de beschikbare tijd voor het stellen van technische vragen
door de RC en de raad als kort wordt ervaren. De uiterste data voor inleveren
zijn strikt gehandhaafd. De RC pleit voor iets meer flexibiliteit, zoals ook
geldt voor het college.
De
RC ziet een extra meerwaarde als de beleidsuitkomsten zoals vermeld in de
jaarrekening, betrokken kunnen worden bij het opstellen van de kadernota
2008-2011. Hoewel verondersteld mag worden dat het college de uitkomsten van
het jaarverslag/-rekening betrekt bij het opstellen van de kadernota, is het
voor de gemeenteraad bij gelijktijdige behandeling[2]
lastig hier invulling aan te geven. Indien de jaarrekening in volgende jaren
een maand eerder beschikbaar komt, ontstaat er een betere samenhang in de
gehele cyclus van Planning en Control.
Zowel
in het overleg met de ambtelijke organisatie als blijkend uit de analyse van de
accountant wordt geconstateerd dat de inrichting van de financiële
administratie op een behoorlijk laag detailniveau is opgesteld. Uit die analyse
blijkt dat hierdoor de foutenkans groter is bij het opstellen van
begroting/-rekening en bij de opstelling en verwerking van
begrotingswijzigingen.
Navolging
adviezen bij rekening 2005
De
RC constateert dat voor een groot deel invulling is gegeven aan de adviezen bij
de rekening 2005. De follow-up hiervan is integraal opgenomen in bijlage 2 van
deze notitie.
Een
aantal adviezen brengt de RC nog onder de aandacht aangezien de commissie van
mening is dat deze nog steeds actueel zijn. De commissie Bestuur en Werk wordt
geadviseerd ook hierover een uitspraak te doen.
- Advies 2006-2: actuele
follow-up van de adviezen van de accountant over de vorige jaarrekening.
- Advies 2006-3:
ambitieniveau rechtmatigheid
- Advies 2006-5: risicobeheersing
- Advies 2006-8: kaders
omtrent tussentijdse rapportages
Rekeningresultaat
Voor een nadere beschouwing omtrent het
rekeningresultaat verwijzen we naar de passage hierover in het
accountantsrapport. (zie paragraaf 6 Resultaat 2006).
De bestemming van het resultaat geeft de mutatie van
het eigen vermogen weer en is een uitvloeisel van reeds door de gemeenteraad
genomen besluiten. De accountant heeft hierop toetsing uitgevoerd. Hij merkt
daarbij wel op dat - net als vorig jaar -
“deze toets moeizaam is verlopen”. “In de praktijk
blijkt niet altijd duidelijk of expliciet autorisatie door de raad heeft
plaatsgevonden”. Tevens meldt hij “dat een aantal begrotingswijzigingen
door het college waren geautoriseerd in plaats van door de raad”. Aangezien
alle mutaties in de jaarrekening zijn gemeld, spreekt de raad zich hier bij het
vaststellen van de rekening over uit. Bij de rekening 2005 heeft de accountant
geadviseerd “in de toekomst alle toevoegingen en onttrekkingen aan de
reserves voorafgaand aan de jaarrekening aan de raad ter besluitvorming voor te
leggen”. Het over 2006 ontvangen rapport gaat daar niet meer op in.
Eerder is al opgemerkt dat het resultaat van €
400.000 met enige nuance gelezen moet worden. Die nuancering wordt nog sterker
als ook de niet gecorrigeerde fouten - met een omvang van totaal bijna €
800.000 -gecorrigeerd zouden zijn.
Reserves
en voorzieningen
De RC benadrukt dat – met het teruglopen van de
reservepositie - het belangrijk is dat de gemeenteraad zich voortdurend bewust
is van haar rol rondom de vermogenspositie van de gemeente Delft.
Voorzieningen
en risico’s
Conform art. 44 van het BBV kunnen voorzieningen
gevormd worden wegens “risico’s waarvan de omvang redelijker wijze is in te
schatten”. In de rekening wordt niet duidelijk gemaakt waarom voor het ene
risico wel en voor het andere andere geen voorziening wordt gevormd.
Voorbeeld 1:
Voor het project Technopolis is een voorziening
gevormd van € 14,8 miljoen. Het te verwachte tekort bedraagt € 7,4 miljoen. Er
loopt binnen dit project een aantal risico’s met de kwalificatie “hoog”.
Onduidelijk is wat de afweging is om een bedrag van € 7,4 miljoen extra in de
voorziening op te nemen. Tevens zien we in de jaarrekening staan dat het risico
op dit project hoog is met een geschat risico van € 1,6 miljoen. De rekening
noch het MPV maken duidelijk of hiervoor een voorziening is getroffen. Gezien
de hoogte van dit risico zou dit wenselijk zijn. Indien dit al is gebeurd kan
afgevraagd worden of dit dan nog als een risico bestempeld moet worden.
Voorbeeld 2
De accountant constateert in het rapport van
bevindingen dat de gemeente een risico loop van € 2,9 miljoen (excl. rente) op
de Koepoort garage. De commissie kan noch in de jaarrekening noch in het MPV
hier nadere informatie over vinden. Ook is niet duidelijk of de genoemde € 1
miljoen aan risico die in de risicoparagraaf wordt genoemd hier een relatie mee
heeft en/of wanneer hier een voorziening voor getroffen dient te worden.
Advies 7:
Maak in het MPV én de jaarrekening
inzichtelijk voor welke risico’s een voorziening wordt gecreëerd en welke
overwegingen daarbij een rol hebben gespeeld.
Deelnemingen
De
RC heeft nadrukkelijk gesproken over de inzichtelijkheid van de raad in
BV-structuren. De informatievoorziening vanuit de BV’s richting de raad is niet
eenduidig. Zo wordt het jaarverslag/ -rekening van Combiwerk services BV actief
naar de raad gezonden en zijn met betrekking tot OBS BV in de commissie RO
afspraken gemaakt over de wijze van het informeren van de Raad. In de Nota
Deelnemingenbeleid is opgenomen dat de raad zelf moet aangeven welke informatie
hij nodig acht:
“Algemeen
geldt dat het College (artikel 169 Gemeentewet) een verantwoordings- en
informatieplicht naar de gemeenteraad heeft. Het College moet aan de
gemeenteraad de informatie verschaffen die de gemeenteraad nodig heeft voor de
uitoefening van zijn controletaak. De jaarlijkse begroting- en rekeningcyclus
is hiervoor, op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording 2004 (BBV
2004), het geëigende instrument.”
Advies 8:
Maak voor het college duidelijk welke
informatie de Raad noodzakelijk acht over grote projecten en deelnemingen.
Het
accountantsrapport
De accountant geeft in het rapport van bevindingen
een heldere analyse en goede adviezen weer. Wij zullen in dit advies niet
herhalen wat daarin is geschreven.
Wel adviseren wij u het college te verzoeken de
adviezen van de accountant op te volgen en de commissie Bestuur en Werk
regelmatig te informeren over de voortgang daarvan. De commissie mist in de
jaarrekening of in de accountantsrapportage zelf een (actuele) follow-up van de
adviezen van de accountant bij de jaarrekening 2005.
Rechtmatigheid
De accountant heeft op het gebied van subsidies en
aanbestedingen een aantal fouten geconstateerd. Op basis daarvan wordt een
verklaring met beperking afgegeven voor wat betreft de rechtmatigheid.
Enerzijds verwacht de accountant dat, indien het college diverse verbeteracties
doorvoert, over 2007 een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring mogelijk moet
zijn. Anderzijds constateert de accountant dat fouten in het
aanbestedingsbeleid niet herstelbaar zijn en zich mogelijk ook al in 2007
hebben voorgedaan. Gezien de blijvende ambitie om over 2007 een goedkeurende
rechtmatigheidsverklaring te ontvangen, adviseert de RC op het terrein van het
aanbestedingsbeleid (zo dat al niet gedaan is) snel maatregelen te nemen om
niet opnieuw met dergelijke fouten geconfronteerd te worden. Uiteraard dienen
ook de oorzaken van de geconstateerde fouten voor wat betreft de subsidies te
worden opgepakt. In het verlengde daarvan verdienen de interne controles
nadrukkelijk meer aandacht.
Grondexploitaties
De accountant heeft op verzoek van de raad “meer dan
normale aandacht” gegeven aan de grondexploitaties. Hij constateert een
positieve ontwikkeling en geeft aan dat voldoende wordt onderkend dat er geen
dekking voorhanden is om verdere tegenvallers op te vangen.
Advies 9:
De accountant doet in zijn rapportage diverse
aanbevelingen. De RC ondersteunt deze adviezen en adviseert het college te
verzoeken om een plan van aanpak waarin wordt aangegeven op welke wijze het
college daar (inclusief voortgang rechtmatigheid) invulling aan geeft en tevens
per kwartaal te rapporteren over de voortgang van de acties.
Bijlage
1 Opdracht Rekeningencommissie.
De
commissie doet onderzoek naar de financiële aspecten (en de technische
achtergrond daarvan) van de jaarrekening en maakt daarbij mede gebruik van de
uitkomsten van de wettelijke controle van de accountant.
De
commissie rapporteert aan de raadscommissie Bestuur en Werk over de resultaten
van het uitgevoerde onderzoek, en brengt op basis van het onderzoek advies uit
over de onderwerpen waaraan de commissie in haar bespreking van de jaarrekening
specifiek aandacht zou kunnen besteden.
Daarbij
heeft de commissie, conform de verordening, de volgende werkwijze:
De
commissie onderzoekt – voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken –
de jaarrekening, het verslag van de bevindingen en de strekking van de
accountantsverklaring.
De
commissie brengt haar rapportage en haar adviezen ten behoeve van de
behandeling van de jaarrekening in de commissie Bestuur en Werk schriftelijk
aan die commissie uit. Dit advies wordt tegelijkertijd met de jaarstukken aan
de commissie Bestuur en Werk aangeboden.
De
commissie wordt, evenals de commissie Bestuur en Werk, onmiddellijk in kennis
gesteld van alle informatie die na het opmaken van de jaarrekening en vóór de
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed
is op de beeldvorming op basis van de jaarstukken.
Bijlage
2 Navolging adviezen RC bij rekening 2005
Advies
1:
Schenk
in het najaar 2006 nadrukkelijk aandacht aan het beleid omtrent reserves, toets
jaarlijks de aanwezige en de nieuw in te stellen reserves aan dit beleid en
wees bewust van de effecten die het instellen van een reserve heeft op de
kaderstellende en controlerende rol van de raad.
Uitwerking:
Op
31 augustus 2006 heeft de gemeenteraad het beleid omtrent reserves en
voorzieningen vastgesteld. Tevens heeft in het traject van de begroting 2007
een beoordeling van de reserves plaatsgevonden en is per 31 december 2006 een
rereclassificatie van reserves en voorzieningen doorgevoerd.
Advies 2
Verzoek
het college om een plan van aanpak met betrekking tot de aanbevelingen van de
accountant .
Uitwerking:
De
aanbevelingen van de accountant zijn in een overzicht opgenomen dat naar de commissie
Bestuur en Werk is gezonden voor de behandeling van de jaarrekening 2005. Bij
de 2e beheersrapportage 2006 is een hernieuwde rapportage opgesteld. Inmiddels
is er voor de raad geen inzicht in de actuele stand van zaken. Het verdient
aanbeveling om in/bij de rekening een overzicht op te nemen over de afloop van
de uitgezette acties.
Advies 3
Spreek
een realistisch ambitieniveau uit over rechtmatigheid en houdt voeling met de
voortgang door het uitbrengen van
“voortgangsrapportages rechtmatigheid” (bijvoorbeeld 2 keer per jaar).
Uitwerking:
In
november 2006 is een voortgangsrapportage besproken. Zowel de raad als het
college heeft zich uitgesproken over de ambitie tot het behalen van een
goedkeurende rechtmatigheidsverklaring over 2006 dan wel 2007. De accountant
constateert dat er in 2006 een belangrijke stap is gezet naar een goedkeurende
rechtmatigheidsverklaring over 2007 maar dat daarvoor wel (en op korte termijn)
de nodige acties door het college dienen te worden uitgezet.
Advies 4
Werk
de paragraaf weerstandsvermogen uit door een inventarisatie van de (omvang en
kans van voordoen van) risico’s en beoordeel de daar tegenoverstaande
weerstandscapaciteit.
Uitwerking:
In
de begroting 2007 is de paragraaf weerstandsvermogen nader uitgewerkt. Hierin
zijn de risico's nader benoemd, een risicoscore meegegeven en een onder- en
bovengrens van de risico's benoemd. Deze werkwijze is ook in de jaarrekening
opgenomen.
Advies 5
Breng
bij tussentijdse besluitvorming risico’s nadrukkelijk in beeld.
Uitwerking:
Hierop
zijn nog geen maatregelen genomen. Gedacht zou kunnen worden aan een vaste
structuur van de raadsvoorstellen waar van het kopje "risico's"
standaard onderdeel uit maakt. De griffie werkt op dit moment aan een pilot
omtrent een vaste indeling van raadsvoorstellen. Hoewel het kopje “risico's”
niet is opgenomen, wordt hier in de financiële paragraaf "wat mag het
kosten" ruimte voor geboden.
Advies 6
Herzie
jaarlijks alle grondexploitaties rondom de begrotingsbehandeling.
Uitwerking:
In
de commissie RO van oktober is een presentatie gegeven over de toepassing van
grondexploitaties. Het tussentijdse MPV (t-MPV) is behandeld in de commissie RO
van november 2006. De raad van november heeft kennisgenomen van het t-MPV.
Hierin zijn geen herziene grondexploitaties opgenomen, wel een nadere analyse
van de afwijkingen op de diverse grondexploitaties.
Advies 7
Breng
door training en opleiding, financiële kennis (in de breedste zin van het
woord) op een hoger niveau bij zowel de organisatie als bij de raads- en
commissieleden.
Uitwerking:
In
2006 is de raad op diverse fronten "bijgespijkerd" o.a. door Nota
Deelnemingenbeleid; cursus belastingen; nota reserves en voorzieningen;
presentatie grondexploitaties in de cie RO. In welke mate dit ook in de organisatie
expliciet is gebeurd is niet bekend.
Advies 8
Stel
kaders omtrent tussentijdse rapportages.
Uitwerking:
De
raad heeft op dit onderdeel nog geen actie ondernomen. De eerst volgende
tussentijdse rapportage komt in november 2007 in de commissie Bestuur en Werk.
De 1e tussentijdse rapportage 2007 maakt onderdeel uit van de
kadernota 2008-2011.
Advies 9
Verzoek
om een rapportage in het najaar 2006 omtrent de stand van zaken inzake de
bezuinigingen.
Uitwerking:
In
de begroting 2007 is een overzicht opgenomen met betrekking tot de stand van
zaken van de ingang gezette c.q. de omvang van de nog in te zetten
bezuinigingen. Over de bezuinigingen 2006 is gerapporteerd bij
Beheersrapportage 2006-II. In de rekening 2006 is dit bij de programma’s
opgenomen, hierin constateert de RC verschillen per programma.
Advies 10
De
rekeningencommissie verzoekt nadrukkelijk er voor te zorgen dat er minimaal 3
weken beschikbaar is om haar werk te doen.
Uitwerking:
In
de planning heeft dit nadrukkelijk als uitgangspunt gegolden. In de uitvoering
is dit slechts gedeeltelijk gelukt. Zie verder ook onderdeel "proces"
van dit advies.