De commissie voor de Rekening heeft 15 juni
2007 advies aan de commissie Bestuur en Werk uitgebracht met betrekking tot de
jaarrekening 2007. In zijn algemeenheid constateert de RC dat ten aanzien van
de kwaliteit van de jaarrekening wederom progressie is geboekt. De
inzichtelijkheid is vergroot, er is
betere samenhang tussen de tabellen en vooruitgang geboekt op het gebied van de
outputindicatoren. Toch constateert de RC - mede naar aanleiding van gestelde
vragen – ook dat er enkele fouten in de rekening aanwezig waren die
uiteindelijk hebben geleid tot een fors erratum.
De commissie geeft aan de commissie Bestuur en Werk
op een zestal thema’s 9 concrete
adviezen, die dienstbaar kunnen zijn voor een verdere kwaliteitsverbetering van
proces en inhoud van de jaarrekening. Deze thema’s zijn:
a)
Algemeen
b)
Proces
c)
Rekeningsresultaat
d)
Deelnemingen
e)
Accountantsrapport
f)
Afloop Adviezen 2005
Net zoals bij het Rapport van Bevindingen van de
accountant is van de adviezen en de daarop te nemen acties een
planningsoverzicht gemaakt, op basis waarvan wij drie keer per jaar willen
rapporteren: bij de beheersrapportages en bij de jaarrekening.
Toelichting
a)
Algemeen
Adviezen 1 t/m 3 hebben
betrekking op de kwaliteit van de
jaarrekening (stijl-/kwaliteitsverschillen tussen de programma’s, classificatie
budgetafwijkingen, inleiding programmaverslag). Wij zullen de inhoudelijke
verbetersuggesties op deze onderdelen
meenemen in de opzet van de jaarrekening 2007.
b)
Proces
Adviezen 4 t/m 6 hebben betrekking op het proces
van de jaarrekening en de te volgen werkwijze met betrekking tot
begrotingswijzigingen.
Gelet op de ervaringen met betrekking tot de
jaarrekening 2006 zullen we een plan van aanpak opstellen om het proces verder
te stroomlijnen en te versnellen. Voor planning en aanpak van het
rekeningsproces 2007 willen wij u een voorstel doen in de commissie Bestuur en
Werk van oktober 2007.
De systematiek met betrekking tot de
begrotingswijzigingen is inmiddels aangepast.
c)
Rekeningsresultaat
De commissie voor de rekening kaart verschillende
onderwerpen aan. Bij een drietal hebben we de volgende opmerkingen:
….De toets op mutaties in het eigen vermogen is
moeizaam verlopen…. Dat klopt, maar dat betekent niet dat er op dit onderdeel
onregelmatigheden (fouten en onzekerheden) zijn gesignaleerd, maar wel dat het
veel tijd heeft gekost om achterliggende informatie te completeren. Door de
inmiddels doorgevoerde systeemwijziging met betrekking tot de
begrotingswijzigingen moet deze onvolkomenheid in ons rekeningsproces verholpen
zijn.
Voorbeeld 1 betreft een onjuiste interpretatie. In
de grondexploitaties wordt op basis van een meerjarige cashflow de eindwaarde
berekend. Het te verwachten tekort op eindwaardebasis (2030) is € 23,8 miljoen.
In het MPV wordt aangegeven dat bij de bepaling van de voorziening gerekend
wordt met een disconteringspercentage (jaarlijkse prijs-/rentecorrectie) van
2%. Met een voorziening van nu € 14,8 miljoen wordt bij een jaarlijkse
correctie van 2% in het jaar 2030 de voorziening ad € 23,8 miljoen bereikt. De
terugrekening naar de contante waarde per heden (de in het advies van de RC
genoemde 7,4 miljoen geschiedt tegen 5%), daar ligt dus een andere
disconteringsvoet aan ten grondslag. Als de contante waarde als basis genomen
zou worden en jaarlijks met 5% verhoogd wordt resulteert dat in dezelfde
eindwaarde van € 23,8 miljoen. Dit is een bestendige systematiek. De
accountant heeft zoals gebruikelijk
getoetst op het voorzieningenniveau.
Voorbeeld 2: Risico Koepoortgarage
Gerefereerd wordt in voorbeeld 2 aan de kosten en
risico met betrekking tot de bouw van de parkeergarage. Tussen Koepoort Vof en
de gemeente is in 2005 een ontwikkelovereenkomst voor de ontwikkeling van de
locatie Koepoort gesloten. In de grondexploitatie zoals opgenomen in het MPV
zijn de financiële consequenties van overeenkomst met de ontwikkelcombinatie
Koepoort Vof vastgelegd.
De parkeergarage wordt op basis van een tussen
Koepoort Vof en de gemeente op 26 januari 2006 gesloten turnkeyovereenkomst[1]
geleverd. De gemeente is hiervoor tussenpersoon totdat voor Parking BV de
financiering geregeld is in verband met de aankoop van de parkeergarage
Koepoort.
De aankoop door Parking BV van de Koepoortgarage is
vastgelegd in een turnkey koopovereenkomst tussen de gemeente en Parking Delft,
die inhoudelijk eensluidend is met de turnkeyovereenkomst Koepoort
Vof/gemeente. In de overeenkomst tussen de gemeente en Parking BV is bepaald
dat voorbereidingskosten van de gemeente ten behoeve van de parkeergarage
worden verrekend met Parking. Dit is dan inclusief de wettelijke rente.
De ontwikkelcombinatie heeft voor de bouw van de
parkeergarage werkzaamheden verricht die aan de opdrachtgever (Delft nog als
tussenpersoon) in rekening zijn gebracht. Dit is de gang van zaken, zoals deze
ook overeengekomen is in de turnkey-overeenkomst.
Op 28 september 2006 heeft de raad een wijziging op
de verordening gemeentegaranties vastgesteld waardoor het mogelijk wordt dat de
gemeente Delft rechtstreeks zorgdraagt voor de financiering van Parking.
Inmiddels heeft Parking BV verzocht de benodigde financieringsmiddelen voor de
aankoop van de Koepoortgarage te verkrijgen. Dit wordt medio 2007 met Parking
overeengekomen.
Zodra voor Parking Delft de financiering rond is komt
het opdrachtgeverschap bij Parking te liggen en worden de door de gemeente
gemaakte kosten inclusief dus de wettelijke rente ook met Parking verrekend.
De contractuele afspraak is, dat risico’s verbonden
aan de bouw van de parkeergarage voor rekening van de ontwikkelaar zijn. Een
risicovoorziening hoeft dan dus niet getroffen te worden.
d)
Deelnemingen
In de lijn van de nota
deelnemingenbeleid past het als jaarverslagen-/rekeningen van
gemeenschappelijke regelingen en BV’s op een gestructureerde wijze aan de raad
ter beschikking komen te staan. Niet elke BV of gemeenschappelijke regeling is
daarbij overigens even relevant. In overleg met de raad kan bepaald worden voor
welke BV’s/GR’s de gestructureerde werkwijze toegepast gaat worden.
Daarbij zij ook
aangetekend dat niet elke BV of GR zich op voorhand kan/zal houden aan de
Delftse timing van de beleidscyclus, begrotingen en jaarrekeningen van deze
instellingen zullen daarom niet altijd beschikbaar zijn alvorens in Delft de
besluitvorming rondom de programmaverantwoor-ding of programmabegroting
plaatsvindt.
e)
Het accountantsrapport
De accountant constateert op het vlak van
rechtmatigheid een belangrijke verbetering. De oordeelsonthouding met
betrekking tot de rechtmatigheid is nu vervangen door een verklaring met
beperking. Onze inspanningen zijn er op gericht om bij de jaarrekening 2007 een
goedkeurende rechtmatigheidsverklaring te realiseren. Het rapport van
bevindingen geeft duidelijk aan op welke onderdelen nog verdere verbetering
nodig is, dit betreft met name het voldoen aan:
o
de formele vereisten van subsidieverlening, dit
wordt in 2007 geborgd via het project rechtmatigheid subsidieverlening. In dit
verband is reeds afzonderlijk aan u voorgelegd het beleidskader
subsidiesystematiek met bijbehorende kaderverordening.
o
Europese aanbesteding: op de betreffende dossiers
zal Europese aanbesteding voorbereid worden
o
begrotingsrechtmatigheid: de systematiek met
betrekking tot begrotingswijzigingen is inmiddels aangepast. Nadere analyse op
gewenste detaillering begroting/rekening vindt nog plaats.
Tot
slot gaat de Commissie voor de Rekening nog in op de afloop van de adviezen bij
de jaarrekening 2005. Zoals bij de tweede beheersrapportage 2006 gemeld waren
deze reeds goeddeels afgewikkeld. Onzes inziens zijn de belangrijkste nog
openstaande actiepunten:
a)
voortgangsrapportages over de rechtmatigheid: wij
stellen voor drie keer per jaar bij zowel beheersrapportages als jaarrekening
b)
bij tussentijdse besluitvorming risico’s
nadrukkelijk in beeld brengen. Dit gebeurt in ieder geval voor de grote projecten.
Daarnaast zullen wij waar nodig bij
reguliere beleidsvoorstellen een risicoparagraaf opnemen.;
c)
kaderstelling gemeenteraad met betrekking tot
de tussentijdse rapportages: wij gaan
hier graag met uw raad nader over in gesprek.
In vertrouwen u hiermede
voldoende geďnformeerd te hebben,
Hoogachtend,
College van Burgemeester en Wethouders,
,burgemeester
,secretaris
[1] Artikel 3 van deze op 14 maart 2006 gesloten overeenkomst geeft daarbij aan: Betaling van de voor de Parkeergarage verschuldigde koopprijs geschiedt volgens het als bijlage 8 aan deze overeenkomst gehechte aan de voortgang van de bouw afhankelijke betalingsschema. Bij overschrijding van enige betalingstermijn is Koper aan Verkoper zonder dat ingebrekestelling nodig zal zijn de wettelijke rente verschuldigd.