Oplegnotitie bij de cijfers 1e halfjaar 2007 Rechtsbeschermingsbedrijf

augustus 2007 Kenmerk: 20318602

1. Inleiding

De raad heeft in 2006 besloten met het Commissiemodel voort te gaan met inachtneming van de doorvoering van diverse maatregelen als efficiencyverbeteringen, instroombeperkende maatregelen en hanteren van maatwerk-plus-formule. Het Rechtsbeschermingsbedrijf (RBB) streeft ernaar met het Commissiemodel en de nieuwe werkwijze de doelen tijdigheid, kwaliteit en betaalbaar afhandelen van bezwaarschriften te realiseren. Ten einde één en ander cijfermatig inzichtelijk te maken voor het bestuursorgaan rapporteert het RBB halfjaarlijks. Daarnaast geeft het RBB aanbevelingen om zodoende leereffecten voor de organisatie te realiseren.

2. Digitaal bezwaarschriftensysteem in DIS

Het is niet mogelijk gebleken om per 1-1-2007 het DIS-systeem volledig en als zelfstandig systeem in gebruik te nemen en daaruit de cijfermatige rapportages in Reportnet te verzorgen. In maart 2007 is Reportnet werkzaam geworden. Gevolg van het bovenstaande is dat nog niet gerapporteerd kan worden over de doorlooptijden van afzonderlijke fasen binnen de keten van bezwaarafhandeling.

Het RBB kan wel enkele percentages geven over de afhandeling door de ACB binnen/buiten een termijn van 12 weken (tot en met advies dan wel intrekking bezwaar), althans waar het bezwaarschriften betreft ingediend vanaf 1 januari 2006. Met de invoering van het nieuwe systeem in 2008 zouden volledige overzichten gegenereerd moeten kunnen worden.

3. Samenvatting bevindingen:

De instroom van het aantal bezwaarschriften binnen het gehele RBB laat een teruggang zien naar een gangbaar niveau. Daarnaast is te constateren dat het aantal openstaande bezwaarschriften het normale niveau heeft. Dat brengt de hoeveelheid openstaande zaken op de ijzeren voorraad. De effecten tot nog toe van het project FHIRBB zijn hiermee goed zichtbaar gemaakt. Een werkvoorraad die de ijzeren voorraad benadert, betekent dat de capaciteit van het Rechtsbeschermingsbedrijf is afgestemd op het aantal zaken en dat nieuwe zaken tijdig opgepakt kunnen worden, zodat bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn afgehandeld worden.

Het RBB behaalt met het Commissiemodel grotendeels de doelen tijdigheid, kwaliteit en betaalbaar afhandelen van bezwaarschriften. Bezwaarschriften worden hoofdzakelijk binnen de wettelijke termijn afgedaan. Een mooi resultaat tot stand gekomen door de verminderde instroom van bezwaren, door het feit dat de werkvoorraad de 'ijzeren voorraad' benadert, alsook door de goede samenwerking met de verweervoerders om binnen de afgesproken termijn de verweerschriften in te dienen, en last-but-not least door de inzet van de medewerkers RBB.

In het eerste semester 2007 zijn in totaal 340 nieuwe bezwaarschriften ingediend.

De Adviescommissie bezwaarschriften heeft in totaal 277 adviezen uitgebracht in de eerste helft van 2007. Het percentage gegrond (25%) en ongegrond (60%) zijn teruggekeerd naar een gebruikelijk niveau.

Mw. mr. R.H.V. Buise

Teamleider Rechtsbeschermingsbedrijf

Deel I Halfjaarrapportage Rechtsbeschermingsbedrijf 1^e helft 2007

1. In- en uitstroom bezwaarschriften 1^e helft 2007

In- en uitstroom bezwaarschriften 1^e helft 2007	K I	K II	K III	K IV	Totaal
Werkvoorraad per 1 januari 2007	37	165	22	9	233
Bij: nieuw ingekomen 1^e helft 2007	67	230	30	13	340
Af: uitgebrachte adviezen 1^e helft 2007	49	199	16	13	277
Af: ingetrokken/afgehandeld zonder advies	14	66	20	3	103
Werkvoorraad per 30 juni 2007	41	130	16	6	193

2. Afhandelcapaciteit RBB

	FTE	Norm	Totaal	Per Halfjaar	1^e helft
Kamer I	2,46	77	185	94	63
Kamer II	3,9	138	538	269	265
Kamer III	0,55	77	42	21	36
Kamer IV	0,44	77	34	17	16
Totaal	7,35	-	800	401	380

3. Werk(voorraad)verdeling 1^e helft 2007

Peildatum 30 juni 2007	K I	K II	K III	K IV
Bij de Adviescommissie voor bezwaarschriften	20	71	5	2
Bij de Lijn	10	41	5	1
Overig	11	18	6	3
Totaal werkvoorraad	41	130	16	6
IJzeren werkvoorraad	50	145	10	8

In grafiek werkvoorraad

Bevindingen:

Over de hele keten heen is te zien dat de totale werkvoorraad in het eerste semester 2007 (193) sterk afgenomen is ten opzichte van 1^e helft 2006 (325). Het merendeel van deze daling komt doordat de instroom is genormaliseerd. Zowel Kamer I, Kamer II als Kamer IV kenden in 2006 een bijzondere hoge instroom van bezwaren.

Kamer I, II en IV hebben op 1 juli 2007 een werkvoorraad die iets onder haar ijzeren werkvoorraad ligt.

Bij Kamer I geldt dat het indienen van bezwaarschriften waarbij meerdere nagenoeg gelijkluidende bezwaarschriften tegen één besluit worden ingediend, zich in de eerste helft 2007 één maal heeft voorgedaan (waarbij het ging om vijf bezwaren gericht tegen een besluit om bouwvergunning).

Kamer II laat in de 1^e helft van 2007 een 19% lagere instroom zien dan in de 1^e helft van 2006. De belangrijkste oorzaak van deze daling ligt waarschijnlijk in de afname van de werkloosheid en dus van het aantal mensen dat een beroep moet doen op de Wet werk en bijstand. Nieuw zijn de bezwaarschriften over 'hulp in de huishouding' op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Het aantal van dit soort zaken is tot nu toe zeer beperkt gebleven, te weten 6. De verminderde instroom, in combinatie met het feit dat Kamer II aan het begin van dit jaar de werkvoorraad heeft kunnen terugbrengen tot de 'ijzeren voorraad' (of zelfs iets daarónder) en dankzij de prima medewerking van de verweervoerders binnen WIZ om binnen de afgesproken termijn de verweerschriften in te dienen, konden de in 2007 ingekomen bezwaarschriften voor meer dan 90% binnen de wettelijke termijn worden afgedaan.

Kamer III heeft in de 1^e helft 2007 te maken gehad met een hoge instroom.

Kamer IV laat, wanneer je de instroom 1^e helft 2007 afzet tegen de instroom 1^e helft 2006 ook een teruggang zien van de instroom van bezwaarschriften naar normaal.

4. Totaal nieuw ingekomen bezwaarschriften halfjaarsgewijs

	1^e helft 2004	1^e helft 2005	1^e helft 2006	1^e helft 2007
Kamer I	94	429	80	67
Kamer II	295	303	284	230
Kamer III	30	37	22	30
Kamer IV	22	11	37	13
Totaal	441	780	423	340

In grafiek: nieuw binnengekomen bezwaarschriften

Bevindingen:

Met uitzondering van Kamer III laten alle Kamers een daling zien van de instroom. Afgewacht moet worden of de WMO en de daaraan gelieerde gemeentelijke regelgeving een verhogend effect zal hebben, vooralsnog blijven de consequenties uit. Met de verbetervoorstellen uit de nota FHIRBB is de capaciteit en de af te handelen norm afgestemd op de instroom.

5. Inhoud van de adviezen gehele commissie halfjaarsgewijs

	1^e helft 2004	1^e helft 2005	1^e helft 2006	1^e helft 2007
Gegrond (Deels)	44 (22%)	248 (39%)	80 (21%)	72 (26%)
Ongegrond	129 (63%)	279 (44%)	272 (70%)	168 (61%)
Niet Ontvankelijk	31 (15%)	110 (17%)	34 (9%)	37 (13%)
Totaal	204 (100%)	637 (100%)	386 (100%)	277 (100%)

In grafiek: inhoud van de adviezen in percentages

Bevindingen:

De eerste helft 2007 laat voor het merendeel van de Kamers opnieuw een terugkeer zien naar de normale verhoudingen tussen gegrond (circa 25%) en ongegrond (circa 60%) verklaringen.

Kamer I adviseerde bij 7 van de 49 zaken gegrond, 29 ongegrond en 13 niet-ontvankelijk.

Kamer II adviseerde bij 55 van de 199 zaken gegrond, 123 ongegrond en 21 niet‑ontvankelijk.

Kamer III adviseerde bij 2 van de 16 zaken gegrond, 11 ongegrond en 3 niet-ontvankelijk.

Kamer IV adviseerde 8 van de 13 zaken gegrond, de overige 5 ongegrond.

[Het percentage (Deels) Gegronde bezwaarschriften geeft inzicht in de mate waarin primaire besluiten van de bestuursorganen geen stand houden. Dit kan iets zeggen over de kwaliteit van het beleid en de besluitvorming. Voor een globale toets van de kwaliteit van de primaire besluitvorming moet meegenomen worden het percentage bezwaarschriften dat herzien wordt zonder dat een advies van de commissie daaraan ten grondslag ligt. De ACB beschikt over de aantallen ingetrokken bezwaarschriften per kamer. Hieronder worden zowel de intrekkingen als de herzieningen verstaan. Vooral in Kamer II is er sprake van een groot aandeel herzieningen. De overige kamers hebben hier vrijwel niet mee te maken.]

Deel II Aanbevelingen Adviescommissie over 1^e Helft 2007

Aanbevelingen Kamer I

1. Opnemen van een hardheidsclausule in de “Verordening ontheffingverlening autoluw-plusgebied 2005”, om rekening te kunnen houden met de specifieke omstandigheden van het geval (V&O).

2. Bij aanvragen om urgentie: opnemen van eventuele andere mogelijkheden van de aanvrager om aan andere woonruimte te komen in het DTV-advies en/of in het besluit op de aanvraag (WZW).

3. Bij aanvragen om kapvergunning: aangeven waar, binnen de marges van de nota “De juiste boom op de juiste plaats”, de vrijheid van verweerder zit om af te wijken van het advies van de deskundige die het vakteam Groen adviseert (Voorbereiding).

4. De Commissie doet een aanbeveling aan verweerder om, in de gevallen waarin een sloopvergunning is verleend aan de Gemeente Delft, de termijn voor het indienen van een bezwaarschrift af te wachten voordat met de sloop wordt aangevangen (BWT).

Aanbevelingen Kamer II

1. Opnemen van zorgvuldige en uitgebreide motivering in de (terugvordering)beschikking, aangezien hiermee misverstanden bij de burger en het indienen van bezwaarschriften kan worden voorkomen. Aanbevolen wordt om meer uitleg in de beschikking te geven, met vermelding van bijv. terugvorderings-periode (en waarom juist die periode/datum), meer details van de reden van de terugvordering (bijv. werkaanvaarding, samenwonen, teveel inkomsten), aangeven met welke omstandigheden reeds rekening is gehouden (eerdere inhoudingen, uitzonderingen, etc.). Aanbevolen wordt ook dat uitgelegd wordt dat de gemeente toch bevoegdheid heeft om terug te vorderen ook indien cliënten alles correct hebben opgegeven en de fout niet aan hen te wijten is. Een heldere simpele uitleg van de berekening van het terugvorderingsbedrag is ook een pré.

2. Meer uitleg geven in de beschikking, met vermelding van de details van de aanvraag, de periode waarover de aanvraag gaat, de maximale vergoeding die een cliënt kan ontvangen over dat jaar, hoeveel vergoeding de cliënt reeds heeft ontvangen en hoeveel hij/zij nog daadwerkelijk kan ontvangen (betreft beschikkingen in het kader van de 'sportregeling’) (2^e kwartaal 2007).

Aanbevelingen Kamer III

1. Nagaan in hoeverre er bij de subsidieregelen ruimte is om als college buiten die (speciale) subsidieregelen en zonder besluit van de gemeenteraad daartoe, nog financiële bijdragen te verstrekken, en de alsdan geldende werkwijzen (in de vorm van bijv. een beleidsregel) vast te leggen.

2. Waarborgen zorgvuldige procedure, alsook een behoorlijke dossiervorming.

3. Waarborgen dat in alle gevallen waarin sprake is van subsidieverstrekking, een aanvrager in de gelegenheid wordt gesteld zijn aanvraag zonodig aan te vullen, vóórdat eventueel wordt besloten de aanvraag niet in behandeling te nemen.

4. Waarborgen dat in geen enkel geval van een als ‘subsidie’ aan te merken financiële bijdrage van de gemeente, nog wordt gewerkt met het vragen van een factuur.

Aanbevelingen Kamer IV

Geen aanbevelingen