In september 2006 heeft de raad besloten over de
laatste wijzingen in het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere
werkzaamheden van de gemeenteraad van Delft en de Verordening op de
raadscommissies. Sinds de laatste wijziging hebben zich een aantal situaties
voorgedaan waarin de verordeningen niet goed aansloten bij de wensen van de
gebruikers. Vanuit het presidium is de wens gekomen de verordeningen op diverse
punten aan te passen:
Artikel 35 van het Reglement van Orde van de raad
beschrijft de procedure die moet worden gevolgd wanneer een initiatiefvoorstel
vanuit de raad wordt ingediend. Het initiatiefvoorstel moet schriftelijk bij de
voorzitter worden ingediend, die het voorstel op de agenda voor de
eerstvolgende raadsvergadering plaatst. Vervolgens bepaalt de raad de datum van
behandeling van het voorstel; hetzij in dezelfde raadsvergadering, hetzij op
een andere datum. Tevens kan de raad bepalen om het voorstel eerst voor advies
aan een vakcommissie en/ of het college voor te leggen.
Het traject ziet er als volgt uit:
of
In de praktijk blijkt het vrijwel altijd zo te zijn
dat de raad een initiatiefvoorstel eerst in de vakcommissie wil bespreken en
tevens het college in de gelegenheid wil stellen om een reactie te geven op het
voorstel. Daardoor komt variant b al snel in beeld. Het nadeel van variant b is
de relatief lange doorlooptijd.
Vanuit de raad is de vraag gerezen of het mogelijk
is een initiatiefvoorstel eerst aan een vakcommissie voor te leggen en daarna
ter besluitvorming aan de raad aan te bieden, aangezien dit traject qua
doorlooptijd het midden houdt tussen de varianten a en b. Het traject ziet er
dan als volgt uit:
c.
indienen-commissie-raad
In artikel 35 lid 1 staat dat een
initiatiefvoorstel door de indiener(s) schriftelijk moet worden ingediend bij
de voorzitter, die het met inachtneming van termijnen op de agenda van de
volgende raadsvergadering plaatst. Indien deze bepaling wordt geschrapt, rijst
de vraag wie bepaalt in welke commissie een initiatiefvoorstel wordt behandeld.
Het orgaan dat bepaalt welke onderwerp in welke
commissie wordt behandeld is het presidium. In artikel 35, lid 1 zou opgenomen
kunnen worden dat een voorstel schriftelijk bij de voorzitter wordt ingediend
en dat het op de agenda van het volgende presidium wordt gezet, alwaar wordt
bepaald in welke commissie het voorstel wordt besproken. Echter, dit betekent
dat er geen tijd wordt gewonnen t.o.v. de huidige procedure. Tevens is het dan
niet meer mogelijk (eenvoudige) initiatiefvoorstellen direct in de raad te
behandelen.
Er kan nog een andere weg worden gevolgd.
Fracties/raadsleden kunnen zelfstandig onderwerpen in de commissie aanmelden
voor bespreking. Initiatiefnemers kunnen het conceptinitiatiefvoorstel
aanmelden voor bespreking in een vakcommissie. Tenzij de vakcommissie reeds
heeft plaats gevonden op moment van indiening of verzending van de agenda van
de vakcommissie al heeft plaats gevonden. Tegelijkertijd kunnen de
initiatiefnemers het voorstel indienen. Vervolgens kan volgens de huidige
procedure de raad besluiten het voorstel direct te behandelen, er ligt immers
ook al een advies van een vakcommissie. Wanneer deze procedure wordt gevolgd dient er wel aandacht te zijn
voor de adviesrol van het college. Immers, in de meeste gevallen is het gewenst
een reactie van het college op het initiatiefvoorstel voorhanden te hebben bij
behandeling in de raad.
Een oplossing kan zijn om een initiatiefvoorstel op
moment van indiening standaard door te sturen naar het college voor een
reactie.
Aangezien initiatiefvoorstellen zeer verschillend
van aard, omvang en reikwijdte kunnen zijn, zou ik willen adviseren de huidige procedure
te handhaven en de agenderingsmogelijkheden die de vakcommissies bieden te
gebruiken indien een voorstel spoedeisend is, maar behandeling direct in de
raad niet volstaat. Op die manier blijft de maximale flexibiliteit gehandhaafd.
Vanuit het college is het verzoek gekomen om
initiatiefvoorstellen standaard voor een reactie aan het college te sturen. Het
presidium acht dit verzoek redelijk en stelt voor om artikel 35 lid 2 te
wijzigen.
In de zin ‘De raad kan bepalen dat het voorstel
eerst voor advies aan een raadscommissie en/of het college wordt voorgelegd.’
Schrappen: en/of het college. De volgende zin wordt aan lid 2 toegevoegd:
‘Nadat het voorstel schriftelijk is ingediend bij de voorzitter wordt het
voorstel standaard naar het college doorgestuurd voor een advies en/of
standpunt.’.
Op 29 maart is over het initiatiefvoorstel van de fracties PvdA, CDA, VVD,
SP, D66 en ChristenUnie/SGP inzake jongeren en alcohol
besloten. In het voortraject werd steeds gesproken over een bestuurlijke
opdracht. In de Delftse verordening komt geen ‘bestuurlijke opdracht’ voor en
er is dus ook nergens vastgelegd wat de behandelprocedure voor een dergelijk
voorstel zou moeten zijn. Doorgaans is er sprake van een politieke opdracht van
de raad aan het college, waarna het college een bestuurlijke opdracht geeft aan
de organisatie.
Alle voorstellen vanuit een of meerdere raadsleden
aan de raad zijn initiatiefvoorstellen. Inhoudelijk kan dat ook een opdracht
aan het college zijn, waarmee de noodzaak vervalt om een aparte procedure te
ontwerpen voor een ‘bestuurlijke opdracht’.
In de presidiumvergadering van 2 april jl. is
gesproken over geheimhouding en n.a.v. een memo van de griffier is besloten een
brede uitleg van de geheimhoudingsprocedure te hanteren. Leden van
raadscommissies krijgen alle informatie over datgene wat besproken is in
besloten vergaderingen en ieder lid krijgt de besluitenlijst van een besloten
vergadering, ook wanneer men niet zelf aanwezig was tijdens de desbetreffende
vergadering. In dezelfde vergadering is de griffier gevraagd de noodzakelijke
wijzigingen in het verordening op de raadscommissies voor te bereiden.
Hoofdstuk 5 van de verordening op de
raadscommissies bevat de artikelen die betrekking hebben op besloten
vergaderingen.
In artikel 28 staat dat de besluitenlijst van een
besloten vergadering wordt toegezonden aan de leden, onder het opleggen van
geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet. Deze bepaling
draagt de brede uitleg van de reglementen al in zich omdat niet is aangegeven
dat de besluitenlijst alleen naar de leden die aanwezig waren tijdens besloten
vergadering wordt gestuurd.
Er hoeven dus geen wijzigingen te worden
aangebracht in de verordening.
In artikel 12 van de Verordening op de
raadscommissies (Ter inzage leggen van stukken en beschikbaarstelling via het
Raadsinformatiesysteem) is in lid 3
geregeld dat stukken waarop geheimhouding is opgelegd op grond van
artikel 86 van de Gemeentewet worden voorzien van het opschrift geheim en
worden toegezonden aan de (plv.) commissieleden. Dit is niet juist meer, omdat
het college heeft besloten geheime stukken niet meer op te sturen en alleen nog
maar ter inzage te leggen.
Artikel 12 lid 3:
‘…, toegezonden aan de (plv) commissieleden.’
vervangen door ‘en ter inzage gelegd bij de griffier voor stukken die worden
overdragen aan de raad en bij de gemeentesecretaris voor stukken die aan het
college blijven en worden verstrekt in het kader van de actieve
informatieplicht.’
Het nieuwe artikel 12 lid 3 luidt na wijziging als
volgt:
Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste
en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze
stukken voorzien van het opschrift geheim en ter inzage gelegd bij de griffier
voor stukken die worden overdragen aan de raad en bij de gemeentesecretaris
voor stukken die aan het college blijven en worden verstrekt in het kader van
de actieve informatieplicht.
4. Voorstel
tot wijziging Artikel 11 De Agenda Verordening op de raadscommissies
In april heeft de griffier een brief aan de burgemeester
en de gemeentesecretaris gestuurd waarin aandacht wordt gevraagd voor de
positie van de griffie. De griffie heeft een eigenstandige taak in de
voorbereiding van vergaderingen, de controle van de te verzenden stukken en in
de advisering richting raad. De deadline voor aanlevering van stukken bij de
griffie voor de verzending op vrijdag is woensdag 12.00 uur. Echter, in de
praktijk worden juiste de lastige stukken bij de collegevergadering van dinsdag
aangehouden tot donderdag en wanneer er daarna nog zaken moeten worden
veranderd worden de stukken dus pas op vrijdag(middag) aangeleverd. Voor de
griffie is er dan geen tijd meer om zijn taak zorgvuldig uit te kunnen
voeren.
Vanuit het college wordt druk ervaren, doordat
zowel raadsvoorstellen als collegebesluiten die ter kennisname aan de raad
worden aangeboden allen het ritme van de commissies moeten volgen. Wanneer een
stuk niet op tijd kan worden verzonden is de volgende kans om de raad te
informeren pas een maand later.
Het voorstel is om het automatisme om de stukken
ter kennisname vanuit het college in hetzelfde ritme te versturen als de
raadsvoorstellen los te laten. Immers, de stukken zijn een collegebevoegdheid;
er kan door de raad niets meer aan veranderd worden. De raad kan er alleen achteraf
iets van vinden. Uiteraard blijft de mogelijkheid aanwezig om de stukken in een
commissie ter bespreking te vragen.
De stukken voor de commissievergadering bestaan nog
steeds uit een bespreekagenda en een lijst niet te bespreken stukken en deze worden
2 weekenden van tevoren verstuurd.
Bespreekagenda:
Raadsvoorstellen die bespreking behoeven
Onderwerpen/stukken waarvan het college aangeeft
nader overleg te willen
Onderwerpen/stukken door fractie(s) geagendeerd
Lijst niet te bespreken stukken:
Raadsvoorstellen die geen bespreking behoeven
De stukken die ter kennisname worden aangeboden
(door het college en door anderen) worden eens per week op het RIS gezet en via
de Nieuwsbrief actief bij de raads- en commissieleden onder de aandacht
gebracht. Indien een raadslid bespreking wenst meldt hij/zij het stuk aan voor
de eerstvolgende relevante vakcommissie. Dit kan tot 48 uur voor aanvang van de
vakcommissie. De vakwethouder kan worden uitgenodigd om een reactie te geven.
De bespreking van de ter kennisname stukken gebeurt
door de aanvrager kort het woord te geven. De andere fracties kunnen, indien
gewenst, ook ort reageren. Het is de bedoeling de behandeling van het punt
bondig te houden, zodat de reguliere agendapunten niet in de knel komen. Indien
de geboden tijd te kort blijkt, kan de voorzitter concluderen het onderwerp in
de volgende vergadering als regulier agendapunt nogmaals terug te laten komen.
Indien de aanmelding van een fractie om het punt te
bespreken voor de verzending van de stukken valt, kan een fractie via het
standaard format vragen om het stuk als regulier agendapunt op te nemen.
Voordelen
Nadeel
·
De stukken ter kennisname van het college worden
niet meer automatisch aan een vakcommissie gekoppeld.
Artikel 11 De Agenda
Lid 4: schrappen b, c en d
Lid 4b kan worden geschrapt omdat het transparanter
is om een advies aan het college ingevolge artikel 160 lid 2, dan wel artikel
169 lid 4 in de vorm van een raadsbesluit aan te bieden. Er ligt vast bij
raadsbesluit en in de handelingen wat het advies van de raad is aangaande een
concept-collegebesluit. Dit is gebruikelijk in veel andere gemeenten. Dat maakt
lid 4b overbodig.
De zin ’Behoudens de onder punt d vermelde stukken
kunnen de voorstellen geplaatst op de lijst niet te bespreken stukken, onder
gebruikmaking van het bepaalde in lid 6, ter bespreking worden gevraagd door de
(plv.) commissieleden.’ vervangen door ‘De voorstellen geplaatst op de lijst
niet te bespreken stukken kunnen, onder gebruikmaking van het bepaalde in lid
6, ter bespreking worden gevraagd door de (plv.) commissieleden.’
Artikel 11 De Agenda
Toevoegen lid 4b (of c, indien b niet wordt
geschrapt) De stukken ter kennisname van het college en van overigen worden
wekelijks op het RIS geplaatst. Commissieleden kunnen deze stukken aanmelden
voor korte bespreking in de eerstvolgende vakcommissie, waarbij een uiterste
termijn van 48 uur in acht genomen moet worden.
yvd