Communicatieplan
gemeenteraad Delft
De kloof tussen burger en
politiek is helemaal niet zo groot als altijd werd aangenomen. Dat blijkt uit
het onderzoek, waarmee Harry van der Kaap op 5 juli dit jaar promoveerde aan de
faculteit Bedrijf, Bestuur en Technologie van de Universiteit Twente.
Van der Kaap concludeert dat in de 30 Nederlandse gemeenten waar hij onderzoek
deed het lokale overheidsbeleid overeen komt met wat de burgers willen. Het
vertrouwen van de burgers staat wel op een laag pitje volgens Van der Kaap maar
de eensgezindheid over het werk van de raad is groot. Goed nieuws dus voor de
gemeenteraad. Opvallend nieuws ook, want burgers vinden dat raadsleden hèt goed
doen, zonder te weten wat hèt precies is. Daarvoor is dit communicatieplan bedoeld.
Dit eerste
communicatieplan van de Delftse gemeenteraad is niet bedoeld om kloven te
dichten of ingewikkelde oplossingen te vinden voor duale vraagstukken. Dit plan
biedt de Delftse gemeenteraad tijdens deze raadsperiode praktische
hulpmiddelen, waarmee hij kan laten zien wat hij wil, wat hij doet en hoe
burgers die dat willen, daarbij betrokken
kunnen raken.
Inleiding
Raadscommunicatie gaat
niet over politieke profilering van raadsfracties en individuele raadsleden.
Dat is aan de politieke partijen zelf. Raadscommunicatie is nadrukkelijk
bedoeld voor de gemeenteraad als collectief. Wel kan op gebied van de
raadscommunicatie een aantal gemeenschappelijke doelen van de raad
onderscheiden worden.
Raadscommunicatie richt
zich in het algemeen voornamelijk op het publieke domein: burgers,
belanghebbenden en pers en kent een aantal algemene doelstellingen:
1.
het wettelijk verplichte publiceren van besluiten, agenda’s en verslagen
van openbare commissie- en raadsvergaderingen
2.
het vergroten van de zichtbaarheid en herkenbaarheid van de raad
3.
het vergroten van de kennis bij burgers en belanghebbenden over
beïnvloedingsmogelijkheden van de raad
4.
het betrekken van burgers en belanghebbenden bij beleidsvoorbereiding en
planontwikkeling door de raad
5.
het versterken van het imago van het bestuur
Een
aantal doelstellingen om de raadscommunicatie te verbeteren is in 2007
gerealiseerd. De griffie heeft sinds 1 maart 2007 een eigen
communicatiemedewerker. Hij houdt zich 18 uur per week bezig met de
informatievoorziening over de gemeenteraad van Delft.
Op
29 maart 2007 werd de website van de gemeenteraad gelanceerd. De raad van Delft
is ten opzichte van andere gemeenteraden in het land digitaal al behoorlijk
duaal. De meeste gemeenteraden beschikken over de mogelijkheid om via internet
informatie naar buiten te brengen. Veelal gebeurt dat op de portalsite van de
gemeente onder verantwoordelijkheid van het college van B en W. Delft is een
van de gemeenten waar de raad zelf een plek op de digitale snelweg heeft, met
een eigen redactiecommissie en een eigen redactiestatuut. Die digitale positie
van de gemeenteraad van Delft biedt veel mogelijkheden om de raadscommunicatie
verder te verbreden en te versterken.
Communicatie is een mooi
woord. Een moeilijke woord ook, omdat het een ongrijpbaar begrip is.
Communiceren kunnen we allemaal. Zelfs zonder woorden. Daar gaat het ook
eigenlijk niet om. Waar wel om? Wie communiceert, wil iets bereiken. Een doel
halen. Een effect teweeg brengen. Wie een brief of e-mail verzendt, wil dat die
boodschap op het juiste adres wordt afgeleverd. Eijsermans en Hendrikx zijn in
hun ‘handboek’ Raadscommunicatie in het duale bestel hierover erg
duidelijk.
Zij stellen dat duidelijk
moet zijn van wie de boodschap afkomstig is. Van één afzender. Van een raad met
één gezicht. Van een raad die wil communiceren als één orgaan, net zoals dè
gemeente één orgaan is met allerlei verschillende afdelingen, stemmen en taken.
‘
Anders dan in het
monisme, is het in het dualisme van belang dat de gemeenteraad een platform is
of een arena waarin meningen en standpunten met elkaar de strijd kunnen
aangaan. “Als dat platform er is en als alle spelers optimaal gebruik maken van
de ruimte die hen geboden wordt om de eigen mening te verkondigen, heeft de
burger een uitgelezen mogelijkheid om te kijken naar wat er zoal te koop is in
de lokale politiek en om een weloverwogen keuze te maken”, schrijven Eijsermans
en Hendrikx.
Daarnaast is het
belangrijk eerst vast te stellen wie de gemeenteraad van Delft eigenlijk wil
bereiken. Het antwoord is niet zo heel erg moeilijk.
De belangrijkste
doelgroep van de gemeenteraad wordt gevormd door de inwoners van Delft. Tot die
inwoners behoren weer allerlei sub-doelgroepen, waarop de raad zich kan richten
als daar aanleiding toe is. Bijvoorbeeld bij de behandeling van een
bestemmingsplan voor wijk A.
De wijk-A bewoners zullen
alles willen weten over het plan, terwijl de bewoners van wijk B geen interesse
hebben en ook niet de behoefte hebben om daarover in een commissievergadering
hun mening te laten horen.
Hoe scherper de doelgroep
is bepaald of hoe kleiner de doelgroep is, hoe effectiever de communicatie is.
Wat doet u met die ongevraagde folder die u op straat in uw handen krijgt
gedrukt? Een vluchtige blik en dan? De prullenbak in. Communicatie moet
doelgericht zijn.
Daar is bij de invoering
van het dualisme grotendeels aan voorbijgegaan. De gemeentepolitiek moest
dichter bij de burgers worden gebracht. Het vertrouwen in en de betrokkenheid
van de burgers in de gemeentepolitiek moest bevorderd worden. Het vertrouwen in
wat raadsleden doen mag dan volgens Van der Kaap groot zijn, maar wat
raadsleden exact doen is bij veel burgers niet bekend.
Zelfs het groeiende
aantal communicatiemiddelen brengt daar geen verandering in. Niet het middel,
maar de boodschap moet op de eerste plaats staan. Dan is de kans groter dat de
raad haar boodschap beter kan overbrengen.
Communicatie is het
middel, waarmee de raad aan burgers duidelijk kan maken:
In overheidsland
verschillen de meningen over de vraag op welke rollen de nadruk moet liggen in
de raadscommunicatie. Sommigen menen dat de nadruk juist aan de voorkant van de
beleidsontwikkeling moet liggen, omdat de raad hier meer bevoegdheden heeft.
Anderen menen dat de nadruk juist aan de achterkant (controle) moet liggen,
omdat communicatie over resultaten effectiever is dan over kaderstelling. Feit
is dat het concreet maken van de communicatieboodschap makkelijker is in de
controlerende rol. Maar ook de volksvertegenwoordigende en de kaderstellende
rol kunnen concreet gemaakt worden. De vraagt is echter niet op welke rol de
nadruk moet liggen, maar bij welk issue de boodschap overgebracht moet worden
en in welke vorm. Selectie en beperking van het onderwerp zijn belangrijk om de
boodschap zo effectief mogelijk over te brengen.
Sinds de invoering van
het dualisme op gemeentelijk niveau doen bijna alle gemeenten in Nederland
pogingen om de politiek dichter bij de burger te brengen. Daarnaast zijn er ook
gemeenten die een deel van hun raadscommunicatie over een andere, alternatieve
boeg hebben gegooid en daarmee toch redelijk succesvol zijn.
Dit plan is niet bedoeld
om bovenstaande communicatiemiddelen aan te prijzen of af te wijzen. Ze
schetsen enkel een beeld van hoe diverse gemeenteraden worstelen met het vinden
van een antwoord op de vraag hoe zij in contact komen met de burgers. Opvallend
is dat daarbij niet doelgericht te werk wordt gegaan, maar dat veel wordt
overgelaten aan het toeval. Het zijn slechts voorbeelden, waar de Delftse
gemeenteraad over na zou kunnen denken.
Dit communicatieplan gaat
uit van de huidige situatie om van daaruit de gemeenteraad van Delft goede
communicatieinstrumenten te bieden.
Dit communicatieplan is
erop gericht dat de boodschap van de gemeenteraad zoveel mogelijk Delftenaren
op een effectieve manier bereikt. Het is aan de raad welke boodschap zij de
wereld in wil sturen. De griffie speelt daarbij een adviserende en
ondersteunende rol.
Bij de in te zetten communicatiemiddelen moet onderscheid gemaakt worden, zoals
hiervoor is beschreven, tussen de communicatie die niet en de communicatie die
wel specifiek op een doelgroep is gericht. Communicatie van breed naar smal.
Op dit moment wil de
gemeenteraad zoveel mogelijk Delftenaren bereiken. Daarbij heeft ze de
beschikking over een eigen website en ruimte in Stadskrant Delft. De komende
jaren is het zinvol om projectmatig en proefondervindelijk de weg te vinden hoe
de boodschap van de raad, aan de hand van actuele onderwerpen, gericht kan
worden op specifieke doelgroepen die direct zijn betrokken bij een onderwerp.
De gemeenteraad van Delft
kan gebruik maken van alle mogelijke communicatiemiddelen om haar boodschap
over te brengen. Het verschil tussen deze middelen wordt niet alleen bepaald
door de manier waarop de boodschap wordt overgebracht (papier, digitaal of
audio/video) maar ook door de regie die de raad heeft in het bepalen van de
boodschap. Bij de middelen waar de raad de regie over heeft, kan de raad
bepalen waar, wanneer en hoe de boodschap de wereld in wordt gestuurd. Bij de
middelen zonder eigen regie kan de raad slechts een poging doen om een
boodschap de wereld in te sturen, maar is het afhankelijk van externe factoren
(zelfstandige redacties, technische middelen) of dat ook inderdaad volgens de
wensen van de raad gebeurd.
Stadskrant Delft
In deze
huis-aan-huisuitgave van de gemeente Delft die elke zondag verschijnt heeft de
gemeenteraad maandelijks een pagina waarop de standpunten van de fracties rond een
bepaald thema in beeld worden gebracht. Dit gebeurt op een evenwichtige,
objectieve manier. Iedere fractie, ongeacht oppositie of coalitie, krijgt
hetzelfde aantal woorden.
Na elke raadsvergadering
schrijft de communicatiemedewerker van de griffie of bij zijn/haar afwezigheid
een medewerker van het Mediabureau van de gemeente Delft een artikel over de
vergadering. Dat verschijnt ’s zondags na de raadsvergadering op de voorpagina
van de Stadskrant.
Na commissievergaderingen
heeft de redactie van de Stadskrant ook de vrijheid om berichten over deze
vergaderingen die zijn geschreven door de communicatiemedewerker van de griffie
te plaatsen in de Stadskrant.
De raad kan als daarvoor
aanleiding bestaat, incidenteel ook altijd extra pagina’s in de Stadskrant
kopen. In de aanloop naar de politieke markt die in 2007 op 16 oktober werd
gehouden, verscheen op zondag 14 oktober een full-collour spread met de
standpunten van de fracties over de begroting voor 2008.
Wekelijks wordt in overleg met de redactie van de Stadskrant gestreefd
naar minimaal een halve pagina nieuws uit de gemeenteraad. Maandelijks betekent
dit dus twee pagina’s met raadnieuws in plaats van één. Als de actualiteit daar
om vraagt, wordt uitgepakt met meerkleuren spread (dubbele pagina) rond actuele
thema’s.
Website gemeenteraad Delft
De website www.delft.nl/gemeenteraad is sinds
maart 2007 in de lucht. Het is net als de Stadskrant Delft het
communicatiemiddel, waarover de raad zelf zeggenschap heeft. De inhoud van de
site is gericht op zoveel mogelijk mensen, in eerste plaats op de inwoners van
Delft, maar uiteraard kan iedere internetgebruiker waar ook ter wereld op de
site informatie en nieuwsberichten vinden over de Delftse gemeenteraad. Naast
actuele berichten over raads- en commissievergaderingen wordt in begrijpelijke
taal uitgelegd hoe burgers kunnen inspreken, wie er in de raad zitten en
wanneer de raad of een commissie vergadert. De site biedt een zo objectief
mogelijk beeld van de standpunten die de fracties innemen en hoe de raad daar
besluiten over neemt. De site is niet bedoeld om partijstandpunten naar voren
te brengen, maar wel om het raadscollectief een gezicht te geven.
De website staat nog in
de kinderschoenen. Maandelijks wordt de site door gemiddeld 1000 bezoekers
bezocht, die ieder gemiddeld twee pagina’s bekijken. Het aantal bezoekers en
het aantal pageviews moet in 2008 minimaal gelijk blijven, maar zal naar
verwachting stijgen als de site wordt uitgebreid met toepassingen die het
interactieve gebruik voor de bezoekers van de site vergroten.
In 2008 wordt aan de
artikelen en actuele berichten een reageerknop toegevoegd die bezoekers de
mogelijkheid geeft te reageren op de berichten. Daarnaast krijgt de site een
forum waar bezoekers kunnen reageren op de politieke actualiteit. Dit forum
wordt gemonitord door de communicatiemedewerker van de griffie en zal in de
loop van 2008 voor een proefperiode van een half jaar aan de site worden
gekoppeld.
Momenteel wordt onderzocht
op welke manier video een rol kan spelen in de manier om de raad beter in beeld
te brengen. Het is de bedoeling dat ook die mogelijkheid in de loop van 2008
aan de site wordt toegevoegd.
Stadsradio Delft
Stadsradio Delft heeft
momenteel een link naar de site van de gemeenteraad op haar eigen website
geplaatst. Met de redactie van de stadsradio is afgesproken dat ze berichten op
de site van de gemeenteraad kan gebruiken in haar nieuwsuitzendingen. Stadsradio Delft verzorgt inmiddels ook
eigen berichtgeving over de raads- en commissievergaderingen.
Overige media
Eigen
persberichten van de raad kunnen dienen als aanvulling op de verslaggeving door
de regionale media, denk daarbij aan de diverse huis-aan-huisbladen en aan het
AD. De nadruk in die persberichten ligt op nieuws van de raad als collectief.
Het
kan dan gaan om werkbezoeken die de raad aflegt, waarbij de pers van harte
welkom is. Bijzondere vergaderingen, zoals de commissie extern of een
jubilerend raadslid zijn ook goede aanleidingen om het werk van de raadsleden
nogmaals extra onder de aandacht te brengen bij een breed publiek.
Persberichten
bieden nooit de garantie dat ze ook leiden tot publicaties. Daarbij is de raad
afhankelijk van zelfstandige en onafhankelijke redacties.
De website www.delft.nl/gemeenteraad is op dit
moment een informatiemiddel dat in één richting communiceert. Omdat bezoekers
van de site niet kunnen reageren, is van communicatie eigenlijk geen sprake. De
site informeert slechts van raad naar burgers.
Om de website levendig,
actueel en aantrekkelijk te houden (lees: meer bezoekers trekken) is het
noodzakelijk dat de communicatie via de site twee richtingen op gaat. Niet
alleen van raad naar burgers, maar ook van burgers naar raad.
Dit tweerichtingsverkeer
zal ontwikkeld worden door op de site een forum te plaatsen. In eerste
instantie voor de proefperiode van een half jaar. Een forum biedt burgers de mogelijkheid
om mee te praten over de actuele politieke agenda en onderwerpen die door de
raadsleden zelf kunnen worden aangedragen. Hierdoor kan een levendige discussie
ontstaan. Succes is echter niet verzekerd en kwaadwillenden liggen op de loer
om forumdiscussies te dwarsbomen met spam of ongewenst commentaar. Het forum
wordt daarom dagelijks gemonitord door
de communicatiemedewerker.
De berichten op de
website over commissie- en raadsvergaderingen worden voorzien van een reageer-knop.
Met een klik op de muis kunnen burgers reageren op de inhoud van de artikelen
en op elkaars reacties.
Eenmaal per maand zal op
de site een poll rond een actueel thema gehouden worden. Deze
‘verkiezing’ loopt gelijk met de behandeling van het thema of onderwerp door de
gemeenteraad.
De huidige site moet in
de lopende raadsperiode niet alleen voor bezoekers aantrekkelijker worden
gemaakt. Ook voor de raadsleden zelf moet de site een handig hulpmiddel worden
om bijvoorbeeld inzicht te krijgen in het stemgedrag van collega’s. Daarvoor
wordt de rubriek Kijk en vergelijk in het leven geroepen. In een
tabelvorm gaat deze rubriek het stemgedrag van de fracties tijdens de
raadsvergaderingen weergeven.
Het gebruik van beeld- en
geluidsmateriaal moet verbeterd worden. Nu al is het mogelijk om de website uit
te breiden met bijvoorbeeld een fotoalbum. Daarnaast wordt onderzocht hoe videoreportages in de site
geïntegreerd kunnen worden, met een videoschermpje op de website of via een
link naar bijvoorbeeld YouTube.
Onderzocht wordt
momenteel hoe videobeelden op een meer journalistieke manier toegevoegd kunnen
worden aan websites binnen de portal Delft.nl. Daarnaast wordt het mogelijk om
webcam-beelden, net zoals geluidsopnamen, te raadplegen via het nieuwe RIS.
Hetzelfde geldt voor geluidsfragmenten. Hierover wordt overleg gevoerd
met Stadsradio Delft.
Stadsradio Delft wil in 2008 ook starten met een luchtig en actueel
programma waarin wekelijks een raadslid wordt geinterviewd.
Via een link zijn op de
website inmiddels ook de integrale digitale versies van Stadskrant Delft te
vinden.
Via de RSS-knop worden
bezoekers van de site automatisch op de hoogte gehouden van updates en
wijzigingen op de website van de gemeenteraad.
Ook andere middelen om de
gemeenteraad onder de aandacht te brengen, worden vanaf 2008 gebruikt. In de
Stadskrant worden wekelijks de artikelen opgenomen die na commissie- en
raadsvergaderingen door de communicatiemedewerker van de griffie worden
geschreven. Bijlagen, achtergrond- en themaverhalen worden op kosten en in
opdracht van de Stadskrant gemaakt door correspondenten na overleg met de
communicatiemedewerker van de griffie.
Aan verdere uitbreiding
van het aantal artikelen of het aantal vaste pagina’s in de Stadskrant hangt
een prijskaart. Deze is in het overzicht voor 2008 opgenomen.
Aankondigingen over
bijzondere bijeenkomsten van de gemeenteraad blijven vanaf 2008 niet beperkt
tot het verspreiden van persberichten maar worden ook via billboards, folders
en advertenties (multi-)mediabreed onder de aandacht gebracht. Deze middelen
worden ook gebruikt om de website van de gemeenteraad regelmatig onder de
aandacht te brengen van de Delftse burgers.
In samenwerking met ETT
Media wordt in het eerste kwartaal van 2008 gewerkt aan een gratis huis-aan-huiskrant
van ongeveer 20 pagina’s, waarin de gemeenteraad en een actueel onderwerp
centraal staan.
Zoals gezegd is
doelgerichte communicatie gericht op een bepaalde doelgroep of beperkt tot een
thema effectiever dan een algemene boodschap voor een zo groot mogelijke groep
mensen.
De
vraag is wel: wanneer kiezen we een doelgroep of gaan we uit van een thema?
Omdat de vergaderagenda van de gemeenteraad wordt bepaald door politieke
onderwerpen en thema’s in plaats van doelgroepen, ligt de keuze van een actueel
thema dat extra aandacht en voorlichting verdient voor de hand. De doelgroep
dient zich daarbij zelf aan. Eén of enkele malen per jaar kan de raad zo’n
thema bij de horens vatten om nader uit te werken.
De gemeenteraad beschikt
al over een goed instrument om deze aanpak projectmatig uit te voeren. In 2001
werd hiervoor de Verordening voor het houden van een maatschappelijke
verkenning aangenomen. De gemeenteraad heeft echter tot nu toe nooit van
deze onderzoeksmogelijkheid gebruik gemaakt. In 2008 moet deze manier van
communiceren met de inwoners van Delft in de praktijk worden gebracht.
Een
raad of delegatie daarvan die zelf de straat, het klaslokaal of de bedrijfshal
in gaat om een actueel thema te belichten of zich daarop te oriënteren doet aan
maatschappelijke verkenning. Het communicatiemes snijdt daarbij aan twee
kanten. De raadsleden kunnen horen wat burgers te zeggen hebben. Burgers kunnen
luisteren naar de standpunten van raadsleden.
De
kosten van een maatschappelijke verkenning kunnen beperkt blijven tot de
vergaderkosten (zaalhuur, koffie/thee) plus de kosten voor het opmaken en
drukken van het rapport.
Ook
met minder inspanningen van de raad kan een brug worden geslagen naar
specifieke doelgroepen. In tal van
Nederlandse gemeenten heeft het Instituut voor Publiek en Politiek goede
ervaringen opgedaan met projecten die gericht zijn op jongeren, zoals Wegwijs
op het Gemeentehuis en de Kindergemeenteraad. De griffie faciliteert in 2008 de
mogelijkheid voor jongeren uit de raad om voor scholieren en jongeren samen met
Publiek en Politiek dit project op touw te zetten.
Het burgerinitiatief
verdient meer aandacht. Veel burgers beseffen niet dat de invloed die zij
kunnen uitoefenen veel groter is dan ze denken. De participerende burger in
Delft moet deze raadsperiode wakker geschud worden. De politieke markt in
oktober van dit jaar is daarvoor een goed begin. Dit wordt verder uitgebouwd
met meer informatie op de website van de gemeenteraad en extra aandacht in de
Stadskrant.
In
2008 moet dat ook op straat in Delft te merken zijn, tijdens de Week van het
Burgerinitiatief. Het voorstel is om raadsleden op een informele manier, in het
centrum van de stad of in de wijken, op een informele manier in contact te brengen
met de burgers. Ideeën en opmerkingen die worden aangedragen door de burgers
moeten via de website, Stadskrant en andere media onder de aandacht worden
gebracht. Burgers krijgen in deze week hulp bij het formuleren van hun ideeën
en het verzamelen van handtekeningen.
Uit
een DIP-onderzoek dat in 2004 is gehouden, blijkt dat een zeer grote
meerderheid van de Delftenaren van 18 jaar en ouder het burgerinitiatief een
goed tot zeer goed idee vindt. 61% van
de ondervraagden spreekt van een goed idee; 23% van een zeer goed idee. Een
meerderheid van de voorstanders vindt dat de raad burgers de kans moet geven om
een onderwerp op de agenda te laten zetten en eventueel daarbij een concreet
voorstel in te dienen.
|
Wat gaan
we doen? |
Wanneer? |
Kosten |
|
Rubriek Kijk/vergelijk |
Eerste kwartaal 2008 |
n.v.t. |
|
Clickable
foto’s/fotoalbum |
Eerste kwartaal 2008 |
n.v.t |
|
Forum op website |
Eerste kwartaal 2008 |
3000 euro
(produktiekosten) |
|
Reageerknop website |
Eerste kwartaal 2008 |
3000 euro
(produktiekosten) |
|
Poll op website |
Eerste kwartaal 2008 |
3000 euro
(produktiekosten) |
|
Extra pagina’s Stadskrant |
2008 |
Meerkosten per pagina: opmaak, druk en verspreiding 633 euro full-colour toeslag 190 euro fotobewerking per foto 17 euro |
|
Geluid op website |
Eerste kwartaal 2008 |
n.v.t. (link naar Stadsradio) |
|
Doelgroepbenadering: project Instituut voor Publiek en Politiek |
Tweede kwartaal 2008 |
3500 euro |
|
Huis-aan-huiskrant ETT Media |
Tweede kwartaal 2008 |
n.v.t. |
|
Video op website/RIS |
Derde kwartaal 2008 |
9600 euro
(produktiekosten – link naar YouTube) |
|
Maatschappelijke
verkenning |
Derde kwartaal 2008 |
2000 euro vergader- en
printkosten |
|
Week van het
Burgerinitiatief (raad in gesprek met burgers) zie participatiewijzer.nl |
Vierde kwartaal 2008 |
8000 euro advertentiecampagne |
Het voorstel is om de kosten
voor raadscommunicatie te dekken uit het budget voor raad en commissies dat
door de griffier wordt beheerd.
Communiceren is een
continu proces; constant onderhevig aan veranderingen. De tussentijdse
evaluatie van dit communicatieplan vindt jaarlijks plaats. Doel van deze
evaluatie is het vaststellen van de lopende communicatiekoers, het zonodig
bijstellen daarvan en het kiezen van speerpunten voor het volgende jaar.