§ 1       Inleiding

 

In oktober 2005 is de nota Fundamentele Herbezinning op de Inrichting van het Rechtsbeschermings­bedrijf (FHIRBB) in de raad vastgesteld. Hierin werd geconcludeerd het commissiemodel voort te zetten, een nieuwe werkwijze in te zetten en diverse maatregelen door te voeren. De nieuwe werkwijze is ingesteld met als doel het tijdig, inhoudelijk zorgvuldig en betaalbaar afhandelen van bezwaarschriften. In de nota FHIRBB is tevens een, medio 2006 uit te voeren, evaluatie gepland ten aanzien van de nieuwe werkwijze. Onderhavige notitie geeft de uitvoering van de evaluatie weer. Paragraaf 2 memoreert aan de nota FHIRBB en de nieuwe werkwijze (2). Paragraaf 3 geeft cijfermatig inzicht in de bereikte resultaten aan de hand van de gestelde doelen, zijnde tijdigheid (3.1); kwaliteit (3.2) en betaalbaarheid (3.3). Paragraaf 4 beschrijft vervolgens in hoeverre de werkwijze is ingevoerd en waar mogelijk een maatregel steviger kan worden ingezet om een beter resultaat te boeken. Ten slotte worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan in paragraaf 5. De evaluatie is enige maanden doorgeschoven in de tijd. Dit heeft als relatief voordeel dat een langere periode bezien kan worden, waarbinnen de diverse maatregelen hun effect hebben teweeggebracht.

 

 

§ 2       Nieuwe werkwijze

 

In de Nota FHIRBB is geconcludeerd dat er in het Commissiemodel nog voldoende verbeter­mogelijk­heden zijn (zie bijlage 1). De raad heeft hierop besloten met het Commissiemodel voort te gaan met inachtneming van de doorvoering van diverse maatregelen als efficiency­verbete­rin­gen, instroombeperkende maatregelen en hanteren van maatwerk-plus-formule. Als uitvoering van de nota FHIRBB is een nieuwe werkwijze ingesteld voor de hele keten van bezwaarafhandeling: Rechtsbeschermingsbedrijf, Advies­commissie en de lijn. Hierbij zijn onderdelen in het proces benoemd en is aan elk onderdeel een termijn verbonden waar­bin­nen het deelproces moet zijn afgerond. Zodoende kan op deelprocessen worden gestuurd.

 

 

 

§ 3       Resultaten

 

Binnen het Rechtsbeschermingsbedrijf werden in 2006 cijfers in twee systemen bijgehouden (Hummingbird en Acces), waarbij nog niet op deelprocessen gemeten kon worden. In 2007 zal alleen met het DIS (documentair informatie systeem) gewerkt worden, waarbij wel op deelprocessen gemeten kan worden. Kijkend naar de resultaten van heel 2006, kan evenwel vastgesteld worden dat de verwachting gerechtvaardigd is dat in de loop van 2007 het afhandelen van bezwaarschriften tot en met het uitgaande heroverwegingsbesluit (= de doorlooptijd), binnen de wettelijke termijn zal worden gehaald. Enkele tabellen die indirect iets zeggen over de doelen die behaald moeten worden zijn opgenomen in bijlage 2 bij dit stuk.

 

 

§ 3.1           Tijdigheid

 

Onderstaande tabel laat een grote verbetering zien in de gemiddelde doorlooptijden in 2006 ten opzichte van 2004 .

 

 

§ 3.1.1        Doorlooptijden

 

Doorlooptijden in weken

Jaar 2004

Jaar 2006

K I

17,48

13,8

K II

35,22

19,74

K III

59,08

24,63

KIV

21,82

11,71

 

 

§ 3.1.2        Wettelijke termijnen

 

Hierboven zijn de gemiddelde doorlooptijden weergegeven. De cijfers geven geen beeld als het gaat om termijnoverschrijdingen. Het is goed mogelijk dat een bezwaarschrift, hoewel de doorlooptijd ervan boven de 14 weken ligt, binnen de wettelijke termijn is afgehandeld. Zo kan het voorkomen dat de indiener van een bezwaarschrift om extra tijd verzoekt voor het aanleveren van gegevens, of de behandeling van het bezwaarschrift is aangehouden in afwachting van onderhandelingen tussen gemeente en de indiener van het bezwaarschrift. In die gevallen is sprake van instemming met de verlenging van de termijn en kan[1] het bezwaarschrift toch binnen de wettelijke termijn zijn uitgebracht.

 

Wettelijk gezien moet het bestuursorgaan binnen maximaal 14 weken na ontvangst van het bezwaarschrift dit hebben afgehandeld. In dit stuk wordt uitgegaan van een tijdig uitgebracht advies als het binnen 12 weken is uitgebracht[2]. Direct na het uitbrengen van advies kan een heroverwegingsbesluit worden genomen. In de nieuwe werkwijze staat een termijn van twee weken voor het nemen van de beslissing op het bezwaarschrift, zodat het heroverwegingsbesluit exact binnen 14 weken kan zijn genomen.

 

Voor de zaken in het tweede en derde kwartaal van 2006 is handmatig nagegaan in hoeverre tijdig (binnen 12 weken) advies is uitgebracht[3].

 

1-4-06 tot

1-10-06

Uitgebrachte adviezen

tijdig

Te laat

K I

40

39

1

K II

187

31

156[4]

K III

10

9

1

KIV

19

19

0

 

De cijfers geven in het algemeen aan dat in alle Kamers een goed resultaat is geboekt.

Per Kamer geldt het volgende.

·         Kamer I heeft slechts in 1 zaak  niet tijdig advies uitgebracht.

·         Kamer II heeft in 17% van de gevallen tijdig advies uitgebracht. De oorzaak ligt in het feit dat achterstanden nog niet helemaal waren weggewerkt, hoewel er al wel een slag is gemaakt (zie tabel 3.3 van bijlage 2). De werkvoorraad lag daarom nog boven de ijzeren werkvoorraad. Daarnaast geldt het principe dat het oudste bezwaarschrift als eerste behandeld wordt (FIFO-systeem), zodat termijnen pas worden gehaald op het moment dat de ijzeren voorraad is bereikt. Door de gelden voor inhaal achterstanden zal dit beeld in 2007 veel positiever zijn, inmiddels (2007) is de ijzeren voorraad bereikt. Dit betekent dat Rechtsbeschermingsbedrijf (en verweerder) direct met een ingekomen bezwaarschrift aan de slag kunnen gaan. De termijn van 14 weken is in 2007 ook voor Kamer II reëel.  De te behalen efficiencywinst van 10 % door de nieuwe werkwijze is in Kamer II in 2006 niet gehaald doordat:

o        in de afgelopen periode een relatief groter aantal zwaardere zaken is ontvangen: het aantal eenvoudige zaken is afgenomen terwijl de meer complexe (fraude)zaken, zoals autohandel en geldwisselaars, in aantal is toegenomen;

o        het aanpassen van modellen[5];

o        het inwerken van/meelezen met externe inhuur.

·         Kamer III heeft in 70% van de gevallen tijdig geadviseerd. Eén bezwaarschrift is niet tijdig behandeld (13 weken in plaats van 12 weken). Daarnaast zijn twee bezwaarschriften over de zomervakantie heen getild, op verzoek van de bezwaarmakers.

·         Kamer IV heeft in alle gevallen tijdig geadviseerd.

 

De conclusie die naar aanleiding van de metingen kan worden getrokken is:

  1. De achterstanden worden ingelopen, de totale werkvoorraad is afgenomen; dit heeft een positief effect op de afhandelingstermijnen.
  2. Daar waar geen achterstanden zijn, is het in het Commissiemodel mogelijk binnen de wettelijke termijn te adviseren.
  3. Deze conclusies worden bevestigd door de eerste (indicatieve) resultaten van het vierde kwartaal 2006 en het eerste kwartaal van 2007.

 

 

§ 3.1.3        Totale behandelingstermijn

 

De wet bepaalt dat het bestuursorgaan binnen maximaal 14 weken na ontvangst van het bezwaarschrift beslist. Om de totale afhandelingtermijn in kaart te brengen is het heroverwegingsbesluit tevens van belang. In de nota FHIRBB is gemeld dat - kopieën van - heroverwegingsbesluiten niet in alle gevallen naar het Rechtsbeschermingsbedrijf worden toegezonden. Het toezenden van een kopie van een heroverwegingsbesluit krijgt meer aandacht van de lijn zodat er van uitgegaan kan worden dat in de loop van 2007 het monitoren van de totale doorlooptijd (ontvangst bezwaarschrift – verzenden heroverwegingsbesluit) een feit zal zijn.

 

Indien deze gegevens worden aangeleverd kan in 2007 middels DIS in de halfjaarrapportage van 2007 het Rechtsbeschermingsbedrijf ook inzicht bieden in de totale afhandelingstermijn. In de gesprekken met het lijnmanagement komt steeds naar voren dat een termijn van twee weken voor het heroverwegingsbesluit nèt haalbaar is, als het gaat om ongegrond-zaken. Zaken die gegrond worden geadviseerd door de Commissie vergen meer tijd vanwege het eventueel contrair gaan.

 

Opgemerkt wordt nog dat landelijk veel aandacht is voor de doorlooptijden in bezwaarprocedures. Momenteel is een wetsvoorstel aanhangig tot aanvulling van de Algemene wet bestuursrecht met de mogelijkheid van een dwangsom bij niet tijdig beslissen door een bestuursorgaan. Kort gezegd komt dit erop neer dat de gemeente bij het niet tijdig beslissen op een bezwaarschrift na ingebrekestelling een (gemaximeerde) dwangsom verbeurt. In dit kader is van belang op te merken dat door de advisering door een onafhankelijke commissie de bezwarentermijn met vier weken opgerekt kan worden van tien tot veertien weken. De lijn moet dit overigens tijdig meedelen aan de bezwaarmaker.

 

§ 3.2           Kwaliteit

 

In de nota FHIRBB is vastgesteld dat met het Commissiemodel de kwaliteit van de afhandeling van bezwaren gewaarborgd is. Het aantal beroepszaken (bij de bestuursrechter) in 2005 bedroeg 91. Afgezet tegen het aantal ingekomen bezwaarschriften van 1362 is dit een gering percentage

(ca 6,7% [6]). Van 59 zaken is op dit moment de uitkomst bekend. In slechts 2 van de 59 gevallen (=3,4%) is reclamant in het gelijkgesteld

 

Totaal aantal rechtszaken in 2005, waarvan de uitkomst bekend is.

 

 

Bestuursrechter

Eerste instantie

Voorlopige voorziening 

Hoger beroep

 

Totaal

 

Gemeente in gelijk gesteld

35

1

3

39

Reclamant in gelijk gesteld

2

 

 

2

reclamant gedeeltelijk in gelijk gesteld

1

2

 

3

Zaak ingetrokken

12

 

 

12

Zaak geschikt

3

 

 

3

Totaal

53

3

3

59

 

In 20056 werden in totaal 96 81 beroepszaken tegen de gemeente aangespannen (ten opzichte van 809 ingekomen bezwaarschriften in 2006). De zeefwerking van de bezwaarschriftprocedure is dus aanzienlijk. Advisering door tussenkomst van een onafhankelijke Adviescommissie speelt hierbij zeker een rol, omdat het de indiener van een bezwaarschrift de garantie biedt dat de zaak zonder vooringenomenheid opnieuw is bezien.

 

 

§ 3.3           Betaalbaarheid

 

Bij de keuze voor het Commissiemodel is een aantal van 7.75 f.t.e aan secretariscapaciteit ten behoeve van de afhandeling van bezwaarschriften aangemerkt als acceptabel. Hiermee kunnen, binnen het Commissiemodel, de doelen betaalbaarheid, tijdigheid en kwaliteit gehaald worden, mits onvoorziene omstandigheden, zoals plotselinge extra instroom op een andere wijze kunnen worden opgevangen (bijv. maatwerk-plus-formule).

 

 

§ 4       Verbeterpunten

 

In de bijlage bij de nota FHIRBB is een twintigtal verbeterpunten opgenomen. Voor zover de verbeterpunten leiden tot de gewenste doelen - tijdig, betaalbaar, kwaliteit - zijn ze grotendeels ingevoerd. Alle verbetervoorstellen Rechtsbeschermingsbedrijf zijn doorgevoerd en worden nageleefd. Ook een aantal verbeterpunten voor de lijn is inmiddels uitgevoerd, evenals enkele voor de ACB. Voor diverse verbeterpunten zijn werkinstructies opgesteld en via het betreffende CMT verspreid. De verbeterpunten die niet geheel zijn ingevoerd en waarvan nog een efficiencywinst verwacht wordt, worden in bijlage 3 besproken. Het betreft het opnemen van een post voor bezwaarschriftafhandeling als onderdeel van projectkosten, tijdige aanlevering verweerschriften en tijdig nemen van heroverwegingsbesluiten. Daarnaast wordt in bijlage 3 een drietal nieuwe verbeterpunten genoemd. Nieuwe verbetervoorstellen zijn: horen in primaire fase van besluitvorming, bezwaar tegen niet appellabele besluiten en melden van toezenden besluit.

 

Maatregelen die het Rechtsbeschermingsbedrijf respectievelijk de lijn dienen te treffen, waarvan thans nog wordt verwacht dat zij zullen leiden tot een efficiencywinst/tijdwinst zijn:

1.                  Het opnemen van een post voor bezwaarschriftafhandeling;

2.                  Uitbrengen van verweerschrift binnen twee weken;

3.                  Het nemen van een heroverwegingsbesluit binnen twee weken;

4.                  Horen van aanvragers voordat een negatieve beschikking wordt afgegeven (geldt voor de vakteams CKE en B&P als het gaat om subsidies);

5.                  Bij het publiceren van besluiten waar geen bezwaar tegen mogelijk is, hiervan ook melding maken;

6.                  Verzoeken om toezending van een kopie van het besluit bij het indienen van een bezwaarschrift;

7.                  Inzetten van door herverdeling binnen het Rechtsbeschermingsbedrijf beschikbaar gekomen capaciteit;

8.                  Organiseren van een overleg op kwartaalbasis met (de betreffende vakteams binnen) de lijn om de voortgang en nieuw beleid/maatregelen te bespreken;

9.                  Verkleinen van het parafencircuit, als het gaat om uitbrengen van verweer en heroverwegingsbesluit.

 

Een verbetermaatregel die is onderzocht en niet zal worden ingevoerd betreft de Methode Overijssel. De Provincie Overijssel heeft een methode ingevoerd waarbij burgers die een bezwaarschrift hebben ingediend worden gebeld. Na het telefoongesprek bleken er andere oplossingen dan de juridische mogelijk te zijn. Voor de Provincie Overijssel resulteerde dit in een daling van af te handelen bezwaarschriften. In Delft is onderzocht of deze aanpak ook succesvol zou kunnen zijn voor Delft. Onderzocht is daarom of het mondeling toelichten van een besluit zou kunnen leiden tot een (significante) daling van het aantal bezwaarschriften. Hiertoe is bij verschillende vakteams onderzocht wat de huidige werkwijze is en in hoeverre nog winst kan worden geboekt door het invoeren van deze maatregelen. In mogelijke gevallen past Delft deze werkwijze reeds toe. Uit de pilots in en eerdere ervaringen van de lijn volgt dat in Delft geen extra tijds- en/of efficiencywinst van verdere doorvoering/standaardisering in werkwijze hiervan wordt verwacht, respectievelijk daarmee te boeken is.

Bijlage 4 geeft de resultaten weer.

 

 

§ 5       Conclusies en aanbevelingen

 

Het Rechtsbeschermingsbedrijf heeft met het Commissiemodel en de nieuwe werkwijze in 2006 gestreefd de doelen tijdigheid, kwaliteit en betaalbaar afhandelen van bezwaarschriften te realiseren. De vorig jaar ingevoerde verbetervoorstellen hebben geleid tot een efficiencywinst van 10% voor Kamers I, III en IV. Voor Kamer II geldt dat de doorlooptijden fors zijn teruggelopen (van 35,2 weken, naar 19,7 weken). De Kamers I, III en IV hebben de drie doelen van de Nota FHIRBB gehaald. Kamer II heeft medio januari 2007 de ijzeren werkvoorraad (van 145) bereikt. Kamer  II kan daardoor in 2007 de bezwaarschriften ook binnen de wettelijke termijnen afhandelen. Kijkend naar de ACB en de lijn kan vastgesteld worden dat ook daar belangrijke stappen gezet zijn die bijdragen aan het afhandelen van bezwaarschriften tot en met het uitgaande heroverwegingsbesluit, binnen de wettelijke termijn.

 

Voorgesteld wordt om door te gaan met het Commissiemodel onder invoering van de in bijlage 3 genoemde verdere verbetermaatregelen en aan de hand van de halfjaarrapportages in 2007 te bezien of binnen het Commissiemodel de tijdigheid van afhandeling van bezwaarschriften gerealiseerd is.

 

 

 



[1] de termijn van aanhouding wordt dan in mindering gebracht op de doorlooptijd.

[2] ofwel indien met instemming van de indiener van het bezwaarschrift buiten de termijn advies is uitgebracht

[3] Het oude digitale systeem geeft geen weergave van doorlooptijden van adviezen. Om deze reden is dit voor de tweede en derde kwartaal 2006 handmatig bijgehouden. Door implementatie van DIS in 2006 zal vanaf 2007 een volledig cijfermatig overzicht gegeven kunnen worden. Ook zal in het jaarverslag 2007 kwalitatief gerapporteerd worden.

[4] gemiddelde termijnoverschrijding is 7,7 weken.

[5] In Kamer II wordt al erg veel gewerkt met modellen, standaard tekstblokken, etc. Met de komst van de Wet Werk en Bijstand zijn er al veel aanpassingen gedaan aan de standaard modellen, wat extra werk met zich meebracht. Dit heeft uiteraard een effect op de beschikbare capaciteit. Ook dient men in ogenschouw te nemen dat er weer nieuwe ontwikkelingen op komst zijn, in de vorm van de Wmo, die weer een aanpassing van de modellen meebrengen en verdieping in andere wet- en regelgeving vergen

[6] Ter vergelijking moge daarbij bijvoorbeeld dienen de situatie in de gemeente Heerlen, waar men Kamer II zaken ambtelijk afhandelt. Daar was het percentage beroepszaken in 2005 17%.