In
oktober 2005 is de nota Fundamentele Herbezinning op de Inrichting van het
Rechtsbeschermingsbedrijf (FHIRBB) in de raad vastgesteld. Hierin werd
geconcludeerd het commissiemodel voort te zetten, een nieuwe werkwijze in te
zetten en diverse maatregelen door te voeren. De nieuwe werkwijze is ingesteld
met als doel het tijdig, inhoudelijk zorgvuldig en betaalbaar afhandelen van
bezwaarschriften. In de nota FHIRBB is tevens een, medio 2006 uit te voeren,
evaluatie gepland ten aanzien van de nieuwe werkwijze. Onderhavige notitie
geeft de uitvoering van de evaluatie weer. Paragraaf 2 memoreert aan de nota
FHIRBB en de nieuwe werkwijze (2). Paragraaf 3 geeft cijfermatig inzicht in de
bereikte resultaten aan de hand van de gestelde doelen, zijnde tijdigheid
(3.1); kwaliteit (3.2) en betaalbaarheid (3.3). Paragraaf 4 beschrijft
vervolgens in hoeverre de werkwijze is ingevoerd en waar mogelijk een maatregel
steviger kan worden ingezet om een beter resultaat te boeken. Ten slotte worden
conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan in paragraaf 5. De evaluatie is
enige maanden doorgeschoven in de tijd. Dit heeft als relatief voordeel dat een
langere periode bezien kan worden, waarbinnen de diverse maatregelen hun effect
hebben teweeggebracht.
In de Nota FHIRBB is geconcludeerd dat er in het
Commissiemodel nog voldoende verbetermogelijkheden zijn (zie bijlage 1). De
raad heeft hierop besloten met het Commissiemodel voort te gaan met
inachtneming van de doorvoering van diverse maatregelen als efficiencyverbeteringen,
instroombeperkende maatregelen en hanteren van maatwerk-plus-formule. Als
uitvoering van de nota FHIRBB is een nieuwe werkwijze ingesteld voor de hele
keten van bezwaarafhandeling: Rechtsbeschermingsbedrijf, Adviescommissie en de
lijn. Hierbij zijn onderdelen in het proces benoemd en is aan elk onderdeel een
termijn verbonden waarbinnen het deelproces moet zijn afgerond. Zodoende kan
op deelprocessen worden gestuurd.
§ 3 Resultaten
Binnen het Rechtsbeschermingsbedrijf
werden in 2006 cijfers in twee systemen bijgehouden (Hummingbird en Acces),
waarbij nog niet op deelprocessen gemeten kon worden. In 2007 zal alleen met
het DIS (documentair informatie systeem) gewerkt worden, waarbij wel op
deelprocessen gemeten kan worden. Kijkend naar de resultaten van heel 2006, kan
evenwel vastgesteld worden dat de verwachting gerechtvaardigd is dat in de loop
van 2007 het afhandelen van bezwaarschriften tot en met het uitgaande
heroverwegingsbesluit (= de doorlooptijd), binnen de wettelijke termijn zal
worden gehaald. Enkele tabellen die
indirect iets zeggen over de doelen die behaald moeten worden zijn opgenomen in
bijlage 2 bij dit stuk.
§ 3.1 Tijdigheid
Onderstaande tabel laat een grote verbetering zien
in de gemiddelde doorlooptijden in 2006 ten opzichte van 2004 .
§ 3.1.1 Doorlooptijden
Doorlooptijden in weken |
Jaar
2004 |
Jaar
2006 |
K I |
17,48 |
13,8 |
K II |
35,22 |
19,74 |
K III |
59,08 |
24,63 |
KIV |
21,82 |
11,71 |
§ 3.1.2 Wettelijke termijnen
Hierboven zijn de gemiddelde doorlooptijden
weergegeven. De cijfers geven geen beeld als het gaat om termijnoverschrijdingen.
Het is goed mogelijk dat een bezwaarschrift, hoewel de doorlooptijd ervan boven
de 14 weken ligt, binnen de wettelijke termijn is afgehandeld. Zo kan het voorkomen
dat de indiener van een bezwaarschrift om extra tijd verzoekt voor het
aanleveren van gegevens, of de behandeling van het bezwaarschrift is
aangehouden in afwachting van onderhandelingen tussen gemeente en de indiener
van het bezwaarschrift. In die gevallen is sprake van instemming met de
verlenging van de termijn en kan[1]
het bezwaarschrift toch binnen de wettelijke termijn zijn uitgebracht.
Wettelijk gezien moet het bestuursorgaan binnen
maximaal 14 weken na ontvangst van het bezwaarschrift dit hebben afgehandeld.
In dit stuk wordt uitgegaan van een tijdig uitgebracht advies als het
binnen 12 weken is uitgebracht[2].
Direct na het uitbrengen van advies kan een heroverwegingsbesluit worden
genomen. In de nieuwe werkwijze staat een termijn van twee weken voor het nemen
van de beslissing op het bezwaarschrift, zodat het heroverwegingsbesluit exact
binnen 14 weken kan zijn genomen.
Voor de zaken in het
tweede en derde kwartaal van 2006 is handmatig nagegaan in hoeverre
tijdig (binnen 12 weken) advies is uitgebracht[3].
1-4-06 tot 1-10-06 |
Uitgebrachte
adviezen |
tijdig |
Te
laat |
K I |
40 |
39 |
1 |
K II |
187 |
31 |
156[4] |
K III |
10 |
9 |
1 |
KIV |
19 |
19 |
0 |
De
cijfers geven in het algemeen aan dat in alle Kamers een goed resultaat is
geboekt.
Per Kamer geldt het volgende.
·
Kamer I heeft slechts in 1 zaak niet
tijdig advies uitgebracht.
·
Kamer II heeft in 17% van de gevallen tijdig advies
uitgebracht. De
oorzaak ligt in het feit dat achterstanden nog niet helemaal waren weggewerkt,
hoewel er al wel een slag is gemaakt (zie tabel 3.3 van bijlage 2). De
werkvoorraad lag daarom nog boven de ijzeren werkvoorraad. Daarnaast geldt het
principe dat het oudste bezwaarschrift als eerste behandeld wordt
(FIFO-systeem), zodat termijnen pas worden gehaald op het moment dat de ijzeren
voorraad is bereikt. Door de gelden voor inhaal achterstanden zal dit beeld in
2007 veel positiever zijn, inmiddels (2007) is de ijzeren voorraad bereikt. Dit
betekent dat Rechtsbeschermingsbedrijf (en verweerder) direct met een ingekomen
bezwaarschrift aan de slag kunnen gaan. De termijn van 14 weken is in 2007 ook
voor Kamer II reëel. De te behalen
efficiencywinst van 10 % door de nieuwe werkwijze is in Kamer II in 2006 niet
gehaald doordat:
o
in de afgelopen periode een relatief groter aantal zwaardere zaken is ontvangen:
het aantal eenvoudige zaken is afgenomen terwijl de meer complexe
(fraude)zaken, zoals autohandel en geldwisselaars, in aantal is toegenomen;
o
het aanpassen van modellen[5];
o
het inwerken van/meelezen met externe inhuur.
·
Kamer III heeft in 70% van de gevallen tijdig
geadviseerd. Eén bezwaarschrift is niet tijdig behandeld (13 weken in plaats
van 12 weken). Daarnaast zijn twee bezwaarschriften over de zomervakantie heen
getild, op verzoek van de bezwaarmakers.
·
Kamer IV heeft in alle gevallen tijdig geadviseerd.
De conclusie die naar aanleiding van de metingen
kan worden getrokken is:
§ 3.1.3 Totale behandelingstermijn
De wet bepaalt dat het bestuursorgaan binnen
maximaal 14 weken na ontvangst van het bezwaarschrift beslist. Om de totale
afhandelingtermijn in kaart te brengen is het heroverwegingsbesluit tevens van
belang. In de nota FHIRBB is gemeld dat - kopieën van - heroverwegingsbesluiten
niet in alle gevallen naar het Rechtsbeschermingsbedrijf worden toegezonden.
Het toezenden van een kopie van een heroverwegingsbesluit krijgt meer aandacht
van de lijn zodat er van uitgegaan kan worden dat in de loop van 2007 het monitoren
van de totale doorlooptijd (ontvangst bezwaarschrift – verzenden
heroverwegingsbesluit) een feit zal zijn.
Indien deze gegevens worden aangeleverd kan in 2007
middels DIS in de halfjaarrapportage van 2007 het Rechtsbeschermingsbedrijf ook
inzicht bieden in de totale afhandelingstermijn. In de gesprekken met het
lijnmanagement komt steeds naar voren dat een termijn van twee weken voor het
heroverwegingsbesluit nèt haalbaar is, als het gaat om ongegrond-zaken. Zaken
die gegrond worden geadviseerd door de Commissie vergen meer tijd vanwege het
eventueel contrair gaan.
Opgemerkt wordt nog dat landelijk veel aandacht is voor de
doorlooptijden in bezwaarprocedures. Momenteel is een wetsvoorstel aanhangig
tot aanvulling van de Algemene wet bestuursrecht met de mogelijkheid van een
dwangsom bij niet tijdig beslissen door een bestuursorgaan. Kort gezegd komt
dit erop neer dat de gemeente bij het niet tijdig beslissen op een
bezwaarschrift na ingebrekestelling een (gemaximeerde) dwangsom verbeurt. In
dit kader is van belang op te merken dat door de advisering door een
onafhankelijke commissie de bezwarentermijn met vier weken opgerekt kan worden
van tien tot veertien weken. De lijn moet dit overigens tijdig meedelen aan de
bezwaarmaker.
In de nota FHIRBB is vastgesteld dat met het Commissiemodel de kwaliteit van de afhandeling van bezwaren gewaarborgd is. Het aantal beroepszaken (bij de bestuursrechter) in 2005 bedroeg 91. Afgezet tegen het aantal ingekomen bezwaarschriften van 1362 is dit een gering percentage
(ca 6,7% [6]). Van 59 zaken is op dit moment de uitkomst bekend. In slechts 2 van de 59 gevallen (=3,4%) is reclamant in het gelijkgesteld
Totaal
aantal rechtszaken in 2005, waarvan de uitkomst bekend is.
|
Bestuursrechter Eerste
instantie |
Voorlopige
voorziening |
Hoger
beroep |
Totaal
|
Gemeente
in gelijk gesteld |
35 |
1 |
3 |
39 |
Reclamant
in gelijk gesteld |
2 |
|
|
2 |
reclamant
gedeeltelijk in gelijk gesteld |
1 |
2 |
|
3 |
Zaak
ingetrokken |
12 |
|
|
12 |
Zaak
geschikt |
3 |
|
|
3 |
Totaal |
53 |
3 |
3 |
59 |
In 20056 werden
in totaal 96 81 beroepszaken tegen de gemeente aangespannen
(ten opzichte van 809 ingekomen bezwaarschriften in 2006). De zeefwerking van de bezwaarschriftprocedure
is dus aanzienlijk. Advisering door tussenkomst van een onafhankelijke
Adviescommissie speelt hierbij zeker een rol, omdat het de indiener van een
bezwaarschrift de garantie biedt dat de zaak zonder vooringenomenheid opnieuw
is bezien.
Bij
de keuze voor het Commissiemodel is een aantal van 7.75 f.t.e aan secretariscapaciteit
ten behoeve van de afhandeling van bezwaarschriften aangemerkt als acceptabel.
Hiermee kunnen, binnen het Commissiemodel, de doelen betaalbaarheid, tijdigheid
en kwaliteit gehaald worden, mits onvoorziene omstandigheden, zoals plotselinge
extra instroom op een andere wijze kunnen worden opgevangen (bijv.
maatwerk-plus-formule).
§ 4 Verbeterpunten
In de bijlage bij de nota FHIRBB is een twintigtal
verbeterpunten opgenomen. Voor zover de verbeterpunten leiden tot de gewenste
doelen - tijdig, betaalbaar, kwaliteit - zijn ze grotendeels ingevoerd. Alle
verbetervoorstellen Rechtsbeschermingsbedrijf zijn doorgevoerd en worden
nageleefd. Ook een aantal verbeterpunten voor de lijn is inmiddels uitgevoerd,
evenals enkele voor de ACB. Voor diverse verbeterpunten zijn werkinstructies
opgesteld en via het betreffende CMT verspreid. De verbeterpunten die niet
geheel zijn ingevoerd en waarvan nog een efficiencywinst verwacht wordt, worden
in bijlage 3 besproken. Het betreft het opnemen van een post voor bezwaarschriftafhandeling
als onderdeel van projectkosten, tijdige aanlevering verweerschriften en tijdig
nemen van heroverwegingsbesluiten. Daarnaast wordt in bijlage 3 een drietal
nieuwe verbeterpunten genoemd. Nieuwe verbetervoorstellen zijn: horen in primaire
fase van besluitvorming, bezwaar tegen niet appellabele besluiten en melden van
toezenden besluit.
Maatregelen die het Rechtsbeschermingsbedrijf
respectievelijk de lijn dienen te treffen, waarvan thans nog wordt verwacht dat
zij zullen leiden tot een efficiencywinst/tijdwinst zijn:
1.
Het opnemen van een post voor
bezwaarschriftafhandeling;
2.
Uitbrengen van verweerschrift binnen twee weken;
3.
Het nemen van een heroverwegingsbesluit binnen twee
weken;
4.
Horen van aanvragers voordat een negatieve
beschikking wordt afgegeven (geldt voor de vakteams CKE en B&P als het gaat
om subsidies);
5.
Bij het publiceren van besluiten waar geen bezwaar
tegen mogelijk is, hiervan ook melding maken;
6.
Verzoeken om toezending van een kopie van het
besluit bij het indienen van een bezwaarschrift;
7.
Inzetten van door herverdeling binnen het
Rechtsbeschermingsbedrijf beschikbaar gekomen capaciteit;
8.
Organiseren van een overleg op kwartaalbasis met
(de betreffende vakteams binnen) de lijn om de voortgang en nieuw
beleid/maatregelen te bespreken;
9.
Verkleinen van het parafencircuit, als het gaat om
uitbrengen van verweer en heroverwegingsbesluit.
Een verbetermaatregel die is onderzocht en niet zal
worden ingevoerd betreft de Methode Overijssel. De Provincie Overijssel heeft
een methode ingevoerd waarbij burgers die een bezwaarschrift hebben ingediend
worden gebeld. Na het telefoongesprek bleken er andere oplossingen dan de
juridische mogelijk te zijn. Voor de Provincie Overijssel resulteerde dit in
een daling van af te handelen bezwaarschriften. In Delft is onderzocht of deze
aanpak ook succesvol zou kunnen zijn voor Delft. Onderzocht is daarom of het
mondeling toelichten van een besluit zou kunnen leiden tot een (significante)
daling van het aantal bezwaarschriften. Hiertoe is bij verschillende vakteams
onderzocht wat de huidige werkwijze is en in hoeverre nog winst kan worden
geboekt door het invoeren van deze maatregelen. In mogelijke gevallen past
Delft deze werkwijze reeds toe. Uit de pilots in en eerdere ervaringen van de
lijn volgt dat in Delft geen extra tijds- en/of efficiencywinst van verdere
doorvoering/standaardisering in werkwijze hiervan wordt verwacht,
respectievelijk daarmee te boeken is.
Bijlage 4 geeft de resultaten weer.
§ 5 Conclusies en aanbevelingen
Het
Rechtsbeschermingsbedrijf heeft met het Commissiemodel en de nieuwe werkwijze
in 2006 gestreefd de doelen tijdigheid, kwaliteit en betaalbaar afhandelen van
bezwaarschriften te realiseren. De vorig jaar ingevoerde verbetervoorstellen
hebben geleid tot een efficiencywinst van 10% voor Kamers I, III en IV. Voor
Kamer II geldt dat de doorlooptijden fors zijn teruggelopen (van 35,2 weken,
naar 19,7 weken). De Kamers I, III en IV hebben de drie doelen van de Nota
FHIRBB gehaald. Kamer II heeft medio januari 2007 de ijzeren werkvoorraad (van
145) bereikt. Kamer II kan daardoor in 2007 de
bezwaarschriften ook binnen de wettelijke termijnen afhandelen. Kijkend naar de
ACB en de lijn kan vastgesteld worden dat ook daar belangrijke stappen gezet
zijn die bijdragen aan het afhandelen van bezwaarschriften tot en met het
uitgaande heroverwegingsbesluit, binnen de wettelijke termijn.
Voorgesteld wordt om door te gaan met het
Commissiemodel onder invoering van de in bijlage 3 genoemde verdere
verbetermaatregelen en aan de hand van de halfjaarrapportages in 2007 te bezien
of binnen het Commissiemodel de tijdigheid van afhandeling van bezwaarschriften
gerealiseerd is.
[1] de termijn
van aanhouding wordt dan in mindering gebracht op de doorlooptijd.
[2] ofwel
indien met instemming van de indiener van het bezwaarschrift buiten de termijn
advies is uitgebracht
[3] Het oude
digitale systeem geeft geen weergave van doorlooptijden van adviezen. Om deze
reden is dit voor de tweede en derde kwartaal 2006 handmatig bijgehouden. Door
implementatie van DIS in 2006 zal vanaf 2007 een volledig cijfermatig overzicht
gegeven kunnen worden. Ook zal in het jaarverslag 2007 kwalitatief
gerapporteerd worden.
[4] gemiddelde termijnoverschrijding is 7,7 weken.
[5] In Kamer
II wordt al erg veel gewerkt met modellen, standaard tekstblokken, etc. Met de
komst van de Wet Werk en Bijstand zijn er al veel aanpassingen gedaan aan de
standaard modellen, wat extra werk met zich meebracht. Dit heeft uiteraard een
effect op de beschikbare capaciteit. Ook dient men in ogenschouw te nemen dat
er weer nieuwe ontwikkelingen op komst zijn, in de vorm van de Wmo, die weer
een aanpassing van de modellen meebrengen en verdieping in andere wet- en
regelgeving vergen
[6] Ter
vergelijking moge daarbij bijvoorbeeld dienen de situatie in de gemeente Heerlen,
waar men Kamer II zaken ambtelijk afhandelt. Daar was het percentage
beroepszaken in 2005 17%.