Stuk 63
I Delft,
12 april 2007.
20202260
Onderwerp: Besluit
informatiebeheer griffie
Aan
de gemeenteraad.
Geachte
dames en heren,
De
gemeentearchivaris van de gemeente Delft oefent ingevolge artikel 32 lid 2 van
de Archiefwet 1995 het
toezicht uit op het beheer van archiefbescheiden door de gemeentelijke organen
van de gemeente Delft. In die hoedanigheid controleert hij de naleving van de
archiefwetgeving en de kwaliteit van het archiefbeheer. Hiertoe voert de
Archiefinspectie van het
Regionaal Historisch Centrum Delft, namens de gemeentearchivaris, onderzoeken
en inspecties uit. In 2006 heeft de Archiefinspectie onderzoek gedaan naar het
beheer van het archief van de griffie.
Eindconclusie
van de inspectie is dat het beheer van het archief van de griffie op
behoorlijke wijze geschiedt.
Eindverantwoordelijk
voor de goede, geordende en toegankelijke staat is de griffier, die in de
uitvoering van deze taak wordt ondersteund door het team Documentaire
Informatievoorziening -
DIV (onderdeel van het vakteam Informatiebeheer). Daarnaast wordt wat betreft
faciliteiten meegelift met het cluster Middelen.
Beide
zaken zorgen ervoor dat er sprake is van een behoorlijke kwaliteit en
continuïteit voor wat betreft huisvesting en personeel. Echter voor deze
werkwijze zijn voor wat betreft de griffie formeel geen voorschriften
vastgesteld.
Volgens
artikel 30 van de Archiefwet 1995 is het college van burgemeester en wethouders
belast met de zorg voor de archiefbescheiden. Deze plicht is nader
uitgewerkt in de Archiefverordening van Delft 1997 en het besluit
Informatiebeheer Delft 2006.
Uitvoering
van de beheertaken vindt plaats op basis van bovengenoemd besluit.
Het
Besluit Informatiebeheer gemeente Delft is formeel gezien niet van toepassing
op de griffie, daar er geen gezagsverhouding bestaat tussen griffier en het
college. Om de huidige werkwijze te kunnen voortzetten en om aan de zorgplicht
(zoals opgenomen in de Archiefwet) te kunnen voldoen, wordt door de inspectie
aanbevolen de huidige
werkwijze te formaliseren en een regeling van dezelfde strekking als het
Besluit Informatiebeheer Delft 2006 voor de griffie vast te stellen.
Gelet
op het bovenstaande stelt het presidium u voor:
Ø het
in concept bijgevoegde Besluit Informatiebeheer Griffie Delft 2007 vast
te stellen.
Hoogachtend,
Het
presidium,
W.
Bot ,voorzitter.
Y.
van Delft ,griffier.
Stuk
63 II
20202260
De
raad van de gemeente Delft,
gelet
op artikel 8 van de Archiefverordening van Delft 1997,
gelezen
de rapportage
‘Raadsgriffier en griffie’,
b e
s l u i t :
vast
te stellen de
Voorschriften
betreffende het beheer
van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
(Besluit
Informatiebeheer griffie).
Artikel
1.1
(Begrippen)
In
dit besluit wordt verstaan onder:
a.
de
wet:
De Archiefwet 1995, Stb. 1996, 366 en wetswijzigingen: Stb. 1997, 580; Stb.
2001, 131; Stb. 2001, 180 en Stb. 2004, 519.
b.
het
besluit:
Het Archiefbesluit 1995, Stb. 1995, 671 en zijn wijziging Stb. 1998,
266.
c.
de
archiefverordening:
Archiefverordening van Delft 1997, zijnde de in de artikelen 30 eerste lid,
artikel 31 en artikel 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening,
vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 27 mei 1997.
d.
archiefbewaarplaats: de
in artikel 2 van de archiefverordening aangewezen locatie.
e.
archiefruimte: een
ruimte bestemd of aangewezen voor bewaring van informatie.
f.
informatie: de
in artikel 1, onder c van de wet bedoelde archiefbescheiden in papieren,
digitale en/of andere vormen,
die de gemeentelijke organen ontvangen of opmaken in het kader van hun
werkprocessen, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.
g.
beheer
van informatie:
het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig
zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te
bewaren.
h.
werkproces: een
complex van activiteiten ter vervulling van een taak of op grond van een
bevoegdheid uit hoofde waarvan informatie wordt ontvangen of opgemaakt.
i.
gemeentearchivaris: de
volgens artikel 32 van de wet benoemde functionaris.
j.
griffier:
de
in artikel 107 van de gemeentewet genoemde functionaris
k.
beheerder:
het hoofd van het vakteam waaraan het feitelijk beheer van informatie is
opgedragen.
l.
informatiesysteem: het
systeem van documenten, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp
waarvan procesgebonden informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en/of geraadpleegd.
m.
informatie
structuurplan: een
plan waarin is vastgelegd op welke wijze de toegankelijkheid
van informatie is georganiseerd en de informatie is ingedeeld en gerangschikt.
n.
selectielijst: de
lijst als bedoeld in artikel 5 van de wet.
De
griffier is verantwoordelijk voor het beheer van informatie betreffende de
werkprocessen die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.
Artikel
2.2 (uitvoering)
Het
feitelijk beheer van informatie wordt opgedragen aan het vakteam
informatiebeheer van
het cluster Middelen.
Artikel
2.3 (advisering)
1.
De
beheerder en de griffier stemmen met elkaar af op welke wijze het beheer van
informatie plaatsvindt.
2.
De
beheerder wordt om advies gevraagd bij:
a.
opheffing,
samenvoeging of splitsing van een gemeentelijk orgaan of beheerseenheid
of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of een
rechtspersoon;
b.
bouw,
verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van
ruimten als archiefruimte;
c.
verandering
van de plaats van bewaring
van archiefbescheiden;
d.
ontwerp,
vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem.
1.
Informatie
wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht en gehouden.
2.
De
beheerder stelt, in overleg met de griffier, een informatie structuurplan op.
3.
Het
informatie structuurplan bevat tenminste een overzicht van de bij de griffier
in gebruik zijnde informatiesystemen en bevat de gegevens genoemd in artikel 9
Regeling geordende
en toegankelijke staat archiefbescheiden ( 23
februari 2002, nr. WJZ/2002/6839(8080) ).
4.
De
griffier stelt, met instemming van de gemeentearchivaris, het informatie
structuurplan vast.
Artikel
3.2 (goede staat)
1.
De
griffier draagt er zorg voor, dat de informatie op dusdanige wijze en met
dusdanige materialen tot stand komt dat de materiële houdbaarheid ten minste in
overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
2.
De
griffier draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten,
als bedoeld in de wet, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde
eisen.
Artikel
3.3 (geordende staat)
De
ordening van informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende
systematiek, die is vastgelegd in het informatie structuurplan.
Stuk 63 II pag.
3
Artikel
3.4 (toegankelijke staat; vastlegging)
1.
Uit
het informatiesysteem blijkt te allen tijde, waar de informatie zich bevindt of
wanneer deze is overgebracht, uitgeleend, vernietigd of vervreemd.
2.
Van
informatie wordt vastgelegd
wanneer deze is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op
welk werkproces zij betrekking heeft, de samenhang met andere informatie en wat
de status en het ontwikkelingsstadium van deze informatie is.
3.
Van
informatie worden kenmerken
zodanig vastgelegd, dat deze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kan worden
teruggevonden en binnen redelijke termijn leesbaar is.
Artikel
3.5 (toegankelijke staat; toegang)
1.
Iedere
griffiemedewerker heeft toegang tot die informatie die voor de uitvoering
van zijn werkprocessen nodig is.
2.
De
raad kan nadere regels stellen ten aanzien van de beveiliging van informatie.
Artikel
3.6 (toegankelijke staat; selectie)
1.
De
beheerder draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van
informatie
voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de
wet gegeven voorschriften.
2.
Vernietiging
van informatie is slechts toegestaan bij en krachtens de wet gegeven
voorschriften.
3.
Ingeval
van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een
kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
4.
Van
deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 3.4 lid
1 genoemde informatiesysteem.
Procedures
Artikel
4.1 (vervanging)
1.
De
beheerder kan een voorstel doen om informatie, die volgens de geldende
selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, te laten vervangen door
reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Besluit.
2.
De
beheerder stelt een risicoanalyse op.
3.
Vervanging
behoeft goedkeuring
van de gemeentearchivaris.
4.
De
griffier geeft opdracht tot vervanging.
5.
De
beheerder draagt vervolgens zorg voor de daadwerkelijke vervanging en
vernietiging van de vervangen informatie.
6.
De
beheerder maakt van de vervanging een verklaring op, die ondertekend
wordt door de griffier.
Artikel
4.2 (vernietiging)
1.
De
beheerder stelt jaarlijks een concept verklaring van vernietiging op. Daarin is
opgenomen een beschrijving van de informatie die voor vernietiging in
aanmerking komt, als mede op basis van welk voorschrift bij of
krachtens de wet selectie voor vernietiging plaatsvindt.
2.
Vernietiging
behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.
3.
De
griffier geeft opdracht tot vernietiging.
4.
De
beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke vernietiging van de informatie.
Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij de verklaring.
Stuk 63 II pag.
4
Artikel
4.3 (overbrenging)
1.
Bij
overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het
geval het met een informatiesysteem ontsloten informatie betreft, het
informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
2.
De
beheerder stelt, in overleg met de gemeentearchivaris, een concept verklaring
van overbrenging op. Daarin is opgenomen een beschrijving van de
informatie die voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats in aanmerking
komt.
3.
De
griffier geeft opdracht tot overbrenging en tekent samen met de
gemeentearchivaris het proces-verbaal van overbrenging.
4.
De
beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke overbrenging van
de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd bij
de verklaring.
Artikel
4.4 (ter beschikking stelling)
1
De
beheerder kan een voorstel doen om informatie ter beschikking te stellen. De
beheerder stelt een concept
verklaring op. Daarin is opgenomen de grond van de ter beschikking stelling en
een beschrijving van de informatie die ter beschikking wordt gesteld.
2
Ter
beschikking stelling behoeft goedkeuring van de gemeentearchivaris.
3
De
griffier geeft opdracht tot
de ter beschikking stelling.
4
De
beheerder draagt vervolgens zorg voor daadwerkelijke ter beschikking stelling
van de informatie. Hiervan wordt een proces verbaal gemaakt dat wordt gevoegd
bij de verklaring.
5
De
gemeentearchivaris ontvangt een afschrift van de verklaring tot
beschikking stellen.
Dit
besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer griffie Delft
2007.
Het
besluit treedt in werking op 1 mei
2007.
Aldus
vastgesteld in de
openbare raadsvergadering van 19 april 2007.
,burgemeester.
,griffier
Toelichting:
Deze
regeling is een regeling van de griffie voor wat betreft het beheer van
informatie. Gezien de eigen verantwoordelijkheid op dit terrein ten opzichte
van het archief van het ambtelijk apparaat dat onder leiding van de
gemeentesecretaris staat, is het nodig een eigen regeling voor de griffie vast
te stellen. Deze regeling volgt overigens geheel het Besluit Informatiebeheer
zoals op 24 januari 2006 door het college vastgesteld.