Raadsvoorstel

Raadsvergadering : 25 januari 2007(niet op dit document, aparte oplegger) Registratie nummer : 200712345

Van : Presidium Datum : 911 juni 2007

Portefeuillehouder: Vakteam / Steller : Griffie Y.v.Delft Griffie / Pietje Puk2197952

Programma : Bestuur en organisatie Stuk : 121 I

Registratie nummer : 20291088Commissie : Bestuur en Werk (niet op dit document, aparte oplegger)

Agendapunt : 7 (niet op dit document, aparte oplegger)

Onderwerp : Aanschaf nieuwe RIS-module

Gevraagde beslissing:

1.

- instemmen met de aanschaf van een nieuwe RIS-module

- instemmen met de conversie van de volgende documenten naar het nieuwe RIS:

Verordeningen (±175 documenten)

Besluitenlijsten commissievergaderingen uit deze raadsperiode (±125)

Handelingen raadsvergaderingen uit deze raadsperiode (±18)

Besluitenlijsten collegevergaderingen uit deze raadsperiode (±90)

Besluitenlijsten presidium uit deze raadsperiode (±18)

Schriftelijke vragen uit deze raadsperiode (±125)

Div algemene documenten, zoals collegeprogramma, adressen etc. (±150)

Documenten die te maken hebben met de volgende dossiers: Spoorzone (±30), Het Nieuwe Kantoor (±20), Bomenwijk (±25), Poptahof (±15)

- het oude RIS beschikbaar te houden

Samenvatting

Er wordt voorgesteld om over te gaan tot de aankoop van een nieuwe RIS-module, aansluitend bij ICT-ontwikkelingen binnen de gemeente Delft. Deze nieuwe RIS-module moet de zoek- en archieffunctie van het Raadsinformatiesysteem sterk verbeteren. Een deel van de documenten uit het oude RIS zullen worden geconverteerd naar het nieuwe systeem. Het oude RIS blijft beschikbaar.

1. Aanleiding / bevoegdheid

Tijdens het vaststellen van de programmabegroting 2007-2010 is een amendement aangenomen dat € 50.000,- beschikbaar stelt voor het verbeteren van de zoekfunctie en de archieffunctie van het Raadsinformatiesysteem (RIS). Deze notitie beschrijft een voorstel van de griffier voor de wijze waarop de doelstellingen die zijn opgenomen in het amendement kunnen worden gerealiseerd, binnen de beschikbaar gestelde middelen.

Op 2 april jl. is in het presidium een eerdere notitie van de griffier besproken waarin werd aangegeven dat de verbetering van de zoek- en archieffunctie van het RIS niet eenvoudig structureel te realiseren is binnen het huidige RIS. Het huidige systeem is in 1995 door de gemeentelijke ICT-afdeling ontworpen en gebouwd om de grote papieren stukkenstroom terug te dringen. Het RIS is een digitale postbus voor raadsleden. Alle documenten die in de commissies en in de raad worden behandeld zijn te vinden op het RIS. Inmiddels zijn sinds 1995 ± 100.000 documenten op het RIS geplaatst. Het RIS kent een beperkte archieffunctie

Stuk 121 I pag. 2.

in de zin dat oude documenten oproepbaar blijven. Echter, deze worden na behandeling in de commissie of raad niet meer aangepast. Indien een gebruiker een oud document raadpleegt moet hij/zij tevens het verslag van de behandeling van het stuk oproepen om te verifiëren of de besluitvorming tot wijzigingen in het uiteindelijke document tot gevolg heeft gehad.

De zoekfunctie binnen het RIS is in 2005 enigszins verbeterd door de toevoeging ‘zoeken in het RIS met Google’. Echter, de zoekopdacht kan niet begrensd worden en het blijkt nog steeds lastig te zijn om documenten te vinden.

Op 2 april is het presidium akkoord gegaan met de door de griffier geschetste manier van uitvoeren van het RIS-amendement, nl. vervanging van het oude RIS. De griffier is gevraagd een voorstel uit te werken voor besluitvorming in de raad van juni. Het voorstel is voorzien van een kostenraming en een voorstel voor het aantal te converteren dossiers uit het oude RIS.

2. bevoegdheid

Raadsbevoegdheid

1. Beoogd effect

Wat wordt er beoogd met het voorstel, wanneer is de uitvoering van het voorstel succesvol. Zo mogelijk wordt er een relatie gelegd met de beoogde effecten vanuit de programmabegroting.

3. Historie / relatie met eerdere besluiten/ proces

Zie aanleiding

4. Wat willen we bereiken? (Beoogd effect)

Door middel van de aanschaf van een nieuwe RIS-module moet de zoek- en archieffunctie van het RIS aanzienlijk worden verbeterd.

1. Wat gaan we daarvoor doen? (

5. Oplossingsrichtingen / kanttekeningen)

Aanschaf en implementatie van een nieuwe RIS-module conform de wensen van de gebruikers.

1. Wat mag het kosten? (

6. Financiële paragraaf )

€ 60.000,-

1.Kanttekeningen

Hier wordt de keerzijde van de gekozen oplossingsrichting beschreven waar lopen we tegen aan als dit wordt uitgevoerd.

7. Communicatie / verdere procedure

In het vervolgtraject worden de raad en overige gebruikers betrokken bij het ontwerp van het nieuwe RIS.

Bijlagen :

Notitie nieuwe RIS-module

Hoogachtend,

Het Presidium,

W. Bot ,voorzitter.

Y. van Delft ,griffier.

Stuk 121 II

20291088

De raad der gemeente Delft;

gelezen het voorstel van het presidium van 11 juni 2007;

b e s l u i t :

- in te stemmen met de aanschaf van een nieuwe RIS-module

- in te stemmen met de conversie van de volgende documenten naar het nieuwe RIS:

Verordeningen (±175 documenten)

Besluitenlijsten commissievergaderingen uit deze raadsperiode (±125)

Handelingen raadsvergaderingen uit deze raadsperiode (±18)

Besluitenlijsten collegevergaderingen uit deze raadsperiode (±90)

Besluitenlijsten presidium uit deze raadsperiode (±18)

Schriftelijke vragen uit deze raadsperiode (±125)

Div algemene documenten, zoals collegeprogramma, adressen etc. (±150)

Documenten die te maken hebben met de volgende dossiers: Spoorzone (±30), Het Nieuwe Kantoor (±20), Bomenwijk (±25), Poptahof (±15)

- het oude RIS beschikbaar te houden.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 juni 2007.

,burgemeester.

,griffier.

Volgens mij zijn alle relevante onderwerpen/aspecten in het raadsvoorstel opgenomen. Mijn voorstel zou wel zijn om de volgorde iets aan te passen:

gevraagde beslissing/bevoegdheid met rechtsbasis

samenvatting

aanleiding/bevoegdheid

beoogd effect

kosten/financiële paragraaf

oplossingsrichtingen/alternatieven (evt. met financiële onderbouwing)

historie en relatie met ander beleid en eerdere besluiten

communicatie en vervolg, evt. met globale planning vervolgtraject

Bij elk raadsvoorstel maken wij als griffie een hele korte oplegger, waar niet veel meer op staat dan welk besluitvormingstraject er doorlopen wordt (commissiedatum plus raadsdatum, die staan nu op het raadsvoorstel vanuit het college (zie: niet op dit document), maar moet naar mijn mening niet door het college worden “bepaald”. Als een spoedige behandeling van de stukken door het college gewenst is, geeft B en W dat maar aan bij de aanbieding van het raadsvoorstel) en de wijze waarop men eventuele bijlagen kan inzien/opvragen (RIS, leeskamer of bijgaand). Op de oplegger is ook ruimte voor de aantekening van de griffier.

Niet Raadsvoorstellen

Voor alle overige informatie aan de raad (zijnde niet-raadsvoorstellen) kan worden gekozen voor de vorm van een raadsinformatiebrief (à la Amersfoort). De raadsinformatiebrief kent ook een vast format en bevat een aantal onderwerpen/aspecten:

titel

kennisnemen van

aanleiding

kernboodschap (aan raad of cie)

consequenties

betrokken partijen

Overigens komt dit (nog) niet aan de orde in het griffieoverleg.