Van :
Presidium
Datum :
12-11-2007[JMP1]
Pfh. :
n.v.t.[JMP2]
Steller : J.M. Post [JMP3]
tel.nr. : 260 2639
e-mail : anpost@delft.nl
[JMP4]
Programma :
programma bestuur
Registratie nr. :
20355071[JMP5]
Stuk :
222
Onderwerp : Plan van aanpak accountantscontrole[JMP6]
Gevraagde beslissing:
Van
de accountant is het plan van aanpak en de opdrachtbevestiging ontvangen ten
behoeve van de controle administratie en jaarrekening 2007. Gevraagd wordt het
plan van aanpak vast te stellen en de opdracht aan Deloitte te bevestigen.[JMP7]
1. Aanleiding
De
gemeenteraad heeft op 29 oktober het plan van aanpak en opdrachtbevestiging van
de accountant ontvangen ten behoeve van de controle administratie en
jaarrekening 2007. De raad wordt gevraagd de opdracht te bevestigen aan de
accountant. Het plan is tot stand gekomen op basis van de (controle)ervaringen
over het jaar 2006 en op basis van een gesprek met de gemeentecontroller.
2. Bevoegdheid
Ingevolge
de controleverordening maakt de raad jaarlijks afspraken met de accountant over
de exacte invulling van de accountantscontrole over dat jaar. In voorliggend
plan is het voorstel van de accountant opgenomen.
3. Historie / relatie met eerdere besluiten/
proces
De
opdrachtbevestiging aan de accountant voor de jaarrekening 2006 heeft
plaatsgevonden in januari 2007.
4. Wat willen we bereiken? (Beoogd effect)
Goedkeurende
accountantsverklaring op het gebied van getrouwheid en de rechtmatigheid over
2007.
5. Wat gaan we daarvoor doen?
(Oplossingsrichtingen / kanttekeningen)
Het
plan van aanpak sluit voor het grootste deel aan bij het plan van aanpak dat
bij de rekening over 2006 door u is vastgesteld.
controletoleranties
Zowel
de goedkeuringstoleranties als de rapporteringtoleranties sluiten daarbij aan.
Deze toleranties sluiten aan bij de minimumeisen van het Besluit
Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (Bapg). De raad kan boven het
minimumniveau aanvullende eisen stellen aan de accountantscontrole. Deze worden
geregeld in de controleverordening 213 GW. De accountant ziet thans geen
aanleiding de goedkeuringstoleranties naar beneden bij te stellen.
De
accountant maakt onderscheid tussen “normale aandacht” en “meer dan normale
aandacht” op specifieke processen.
Voor
dit jaar is nieuw onder de “normale aandacht”: uitkeringen,
subsidieverstrekkingen en personeel en grondexploitaties. Deze processen waren
bij de jaarrekening 2006 opgenomen onder het kopje “meer dan bijzondere
aandacht”. Daarnaast wordt jaarlijks “normale aandacht” gegeven aan
administratie en verslaglegging & belastingen en heffingen.
Processen
die jaarlijks “meer dan normale aandacht” krijgen zijn investeringen en kosten.
Daarnaast krijgen over 2007 de volgende processen ook “meer dan normale
aandacht”: Treasury en overige opbrengsten. In 2006 kreeg ook de rechtmatigheid
“meer dan normale aandacht”.
6. Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf
)
Uitvoering
vindt plaats binnen het bestaande afsprakenkader en de daarvoor beschikbare
budgetten. Voor eventueel meerwerk dient met de accountant aparte afspraken
gemaakt te worden. Zij zullen hiervoor offerte uitbrengen.
7. Communicatie
n.v.t.
8. Verdere procedure
Vooreerst
vind er overleg plaats tussen de commissie bestuur en werk en de accountant. In
dat overleg kan worden nagegaan in hoeverre er vanuit de raad behoefte is aan
aanvullende wensen ten aanzien van de diverse onderdelen. Indien dat niet zo is
kan voorliggend PvA door de raad worden vastgesteld. Indien er aanvullende
wensen zijn zal de accountant moeten aangeven op welke wijze zij dit in het
plan van aanpak kunnen verwerken en zal mogelijk een nieuw plan van aanpak
worden opgesteld.
Bijlagen:
o
plan
van aanpak en opdrachtbevestiging
Pagina:
1
[JMP1]Dit betreft de datum
van de vergadering van het Presidium, in principe de derde maandag voorafgaand
aan de raad. (zie RIS) evt kan dit opengelaten worden dan vult de griffie dit
in.
Pagina:
1
[JMP2]Hier komen de
initialen en achternaam van de betreffende portefeuillehouder te staan
Pagina:
1
[JMP3] Hier vul je de naam
van de steller van het stuk in. Raadsleden kunnen contact opnemen met deze
persoon over (technisch) inhoudelijke vragen.
Pagina:
1
[JMP4] Het e-mail adres van
de steller zodat een raadslid evt per mail contact op kan nemen.
Pagina:
1
[JMP5]Het registratienummer
dat ook op het besluitvormingsformulier wordt gezet.
Pagina:
1
[JMP6]Hier komt in zeer
korte bewoordingen (max. 3 –4 woorden)het onderwerp te staan. Het gaat om het
onderwerp en niet om de procedure, omdat soms slechts onderdelen die voorliggen
bij het college doorgeleid worden naar de raad
Dus niet “evaluatie en vaststellen nieuwe legesverordening” maar
“vaststellen legesverordening” Dit is in principe de titel die ook op het
besluitvormingsformulier staat.
Pagina:
1
[JMP7]Onder dit kopje wordt
in één korte alinea / een paar regels een zelfstandig leesbare samenvatting
opgenomen. Hieruit moet iedere lezer (raadslid en burger) direct opmaken waar
het onderwerp overgaat en wat er globaal wordt gevraagd. Deze samenvatting wordt
in de toekomst gebruikt voor publicatie in de stadskrant en op de agenda van de
raad geplaatst. Daarom dient iedere burger deze alinea te kunnen begrijpen.