De accountant heeft de
Rekeningencommissie (RC) geadviseerd een “Auditcommissie” in te stellen.
Hiermee wordt beoogd de controlerende financiële functie van de gemeenteraad
verder te versterken.
Een Auditcommissie (AC) [1]
is in veel gemeenten (in navolging van het bedrijfsleven) ingesteld. Deze houdt
zich bezig met de taak “het toezicht houden op de kwaliteit van de interne
en externe financiële rapportages en
het onderhouden van contact met de accountant.”
Tevens zijn bij andere gemeenten ook andere
controlerende taken van de raad ter voorbereiding overgedragen aan dergelijke
commissies. Eind 2006 heeft Deloitte de rapportage “Auditcommissie: de ogen
en oren van de gemeenteraad” uitgebracht[2].
De daarin geschetste mogelijkheden voor een nader invulling van een
Auditcommissie is als input gebruikt voor deze notitie.
2) Advies
De commissie wordt
gevraagd zich uit te spreken over een Auditcommissie die :
a) een
bredere taak krijgt met betrekking tot het huidige rechtmatigheidsonderzoek;
b) een
nieuwe taak krijgt met betrekking tot doelmatigheidsonderzoek;
c) in
het verlengde daarvan het bestuurlijk overlegplatform wordt voor de Delftse
rekenkamer.
En daarbij een uitspraak
te doen over:
- de beschreven knelpunten;
- de oplossingsrichting (verbreding
takenpakket);
- de samenstelling;
- de kosten;
- de verdere procedure.
3) Toelichting
-
Verordenende bevoegdheid, geconcretiseerd in de
volgende verordeningen: financieel beleid (art. 212 GW), accountantscontrole
(art. 213 GW) onderzoek en doelmatigheid (213a GW)
-
De (verplichte) instelling van een rekenkamer of
rekenkamerfunctie (onderzoeken naar rechtmatigheid, effectiviteit en
doelmatigheid)
-
De wijze waarop en de mate waarin gebruik wordt
gemaakt van de werkzaamheden van de accountant. (controle op getrouwheid en
rechtmatigheid, minimale wettelijke controletoleranties)
Bestaande
knelpunten
De verbreding van de
huidige Rekeningencommissie tot een Auditcommissie moet bijdragen aan een
oplossing voor de volgende knelpunten:
-
Rondom de jaarrekening is de RC het aanspreekpunt
voor de accountant, buiten de RC is dat niet geregeld. Daardoor is het contact
tussen accountant en gemeenteraad beperkt tot de RC;
-
Er is onduidelijkheid over waar (de voorbereiding
van) stukken op het terrein van P&C besproken kunnen worden. Nu is dat
wisselend de RC, het presidium en/of het fractievoorzittersoverleg.
-
De professionele kennis van de ambtelijke
organisatie en externen (accountant, rekenkamer) wordt niet altijd gebruikt;
-
De RC is nu vooral financieel-technisch van aard.
De wens bestaat om de kaderstellende- en controlerende rol van de raad op een
hoger/breder, beleidsmatig niveau te brengen. Dat kan onder meer door jaarlijks
tijdig met de accountant te overleggen over de invulling van het onderzoeksprogramma,
en de accenten die dat volgens de raad zou moeten krijgen.
-
De follow up van de aanbevelingen van de accountant
zijn onvoldoende geborgd en verdienen meer structurele aandacht;
-
Meer aandacht komt voor de zgn. 213a-onderzoeken
(‘audits’), het informeren van raad en rekenkamer over uitkomsten van deze
onderzoeken (art. 213 lid 2 en 3), en de follow up door het college;
-
Er vindt geen afstemming plaats tussen diverse
onderzoeken van college en rekenkamer waardoor sommige onderwerpen meerdere
malen worden onderzocht (bijv. subsidiebeleid);
-
Follow-up tussentijdse controle accountant krijgt
nu geen aandacht van de raad terwijl de raad wel opdrachtgever is;
De genoemde knelpunten
zouden kunnen worden ondervangen door een Auditcommissie in te stellen die:
a) een
bredere taak krijgt met betrekking tot het huidige rechtmatigheidsonderzoek;
b) een
nieuwe taak krijgt met betrekking tot doelmatigheidsonderzoek;
c) in
het verlengde daarvan het bestuurlijk overlegplatform wordt voor de Delftse
rekenkamer.
Verbreding takenpakket
Een dergelijke
Auditcommissie krijgt dan te maken met een breder takenpakket waarbij de
kerntaak blijft, het voorbereiden van alle activiteiten die van belang zijn
voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid,
doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en
controlerende verantwoordelijkheid van de raad.
De Auditcommissie zal
zich dan bezighouden met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad
aangaande:
-
de aanwijzing van de accountant als bedoeld in
artikel 213 GW;
-
de verordeningen artikel 212, 213 en 213a GW;
-
het jaarlijks vaststellen van het controleprotocol;
-
het vaststellen van de jaarrekening en -verslag
(thans RC);
-
het bepalen van een standpunt over tussentijdse
rapportages en andere verslagen van accountant.
-
de verslagen van periodieke onderzoeken van het
college als bedoeld in de verordening 213a GW;
-
het bestuurlijke aanspreekpunt zijn voor de Delftse
Rekenkamer voor zaken als voortgang van onderzoeken, de verordening en
vacatures;
-
het bepalen van een standpunt over door het college
toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteringsacties en de voortgang
voortkomend uit de rekenkamerrapporten;
-
besluiten over de gemeentelijke P&C cyclus en
de daarin gehanteerde instrumenten;
De bovenstaande lijst is
mogelijk niet uitputtend. De praktijk zal uitwijzen of aanvullingen nodig zijn.
De Auditcommissie zal verder zorg dragen voor een goede afstemming tussen de
onderwerpen, en voor afstemming met andere gremia (vakcommissies, presidium, fractievoorzittersoverleg).
De commissie zal net als
de vakcommissie in het openbaar vergaderen tenzij de commissie anders beslist.
Dat kan bijvoorbeeld indien er sprake is van conceptstukken zoals bij de
controle van de jaarrekening het geval kan zijn.
Samenstelling
De Auditcommissie is een
raadscommissie waar dus alleen raadsleden
en commissieleden/niet-raadslid lid van zijn. De link met besluitvorming
naar de raad op het punt van verantwoording is essentieel, evenals het draagvlak
voor adviezen van de Auditcommissie. Daarom wordt voorgesteld om een
meerderheid van de Auditcommissie te laten bestaan uit raadsleden. Verder wordt
voorgesteld het aantal leden vast te stellen op maximaal 7; in dat geval zou de
Auditcommissie dan bestaan uit minimaal 4 raadsleden, en maximaal drie
commissieleden/niet-raadslid.
De Auditcommissie zal
worden ondersteund door de financieel raadsadviseur.
Daarnaast zal de
Auditcommissie al naar gelang de agenda collegeleden of ambtenaren uitnodigen
voor overleg.
De Auditcommissie is een verbreding van de
bestaande Rekeningencommissie en zal dus mogelijk kunnen leiden tot enige
aanvullende kosten. Gedacht kan worden aan extra overleg met de accountant, de
rekenkamer of indien de Auditcommissie zou voorstellen op een bepaalde dossier
aanvullend onderzoek te laten verrichten.
Mocht extra budget nodig zijn, zal dit op de
gebruikelijk wijze aan de raad worden voorgelegd.
Indien de commissie bestuur en werk zich in
hoofdlijnen kan vinden in deze notitie, zal een en ander vóór de zomer in een
conceptverordening worden uitgewerkt.
-
o -
[1]In de notitie wordt ook aangegeven dat er voor gekozen kan worden een andere naam aan deze commissie te geven. Om de leesbaarheid te vergroten wordt consequent het begrip Auditcommissie of de afkorting AC gebruikt die door Deloitte geïntroduceerd is.
[2] Is bij dit agendapunt op het RIS beschikbaar gesteld.