Geachte commissieleden,

Op 27 april 2008 heeft het college van B&W de rekening aangeboden aan de gemeenteraad. Ook Dde accountantsverklaring / rapport van bevindingen en het raadsvoorstel heeft de raad daarna ontvangen. De rekeningencommissie (RC) is vervolgens aan de slag gegaan om zich een oordeel te vormen over de jaarrekening 2007. In dit advies treft u een weergave van de bevindingen en de aanbevelingen aan.

De RC is driemaal in de volgende samenstelling bijeen geweest:

· Martin de Graaf (vz.)

· Johan Buis

· Stephan Brandligt

· Lennart Harpe

· Bas Bennebroek

· Martijn Sipkema

Opdracht

De opdracht voor de commissie komt voort uit de “Verordening Rekeningencommissie”. Conform de opdracht heeft de commissie zich gericht op de financiële aspecten.

De RC beschouwt primair alleen de jaarrekening tot het domein van onderzoek, waar nodig is het jaarverslag hierbij betrokken.

Indien u voor de behandeling in de commissie Bestuur en Werk nog (technische) vragen heeft over ons advies zijn wij gaarne bereid deze te beantwoorden. Deze vragen kunnen ingediend worden bij de secretaris van de RC dhr. Anne Post via apost@delft.nl of telefoon 015-260 2639.

Martin de Graaf, Voorzitter
Algemene bevindingen

Het rekeningresultaat (in € * 1.000) ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:

Resultaat voor bestemming -/- 2.904

Toevoegingen aan reserves 24.502

Onttrekkingen aan reserves 29.599

Resultaat na bestemming 2.193

De RC constateert dat leesbaarheid, consistentie en toegankelijkheid van de jaarrekening en het jaarverslag verder zijn verbeterd, waaraan het opvolgen van de adviezen van zowel accountant als rekeningencommissie van de afgelopen jaren zeker heeft bijgedragen. Het werk van de RC heeft daarmee aan het gestelde doel bij instelling beantwoord. Nu er sprake is van een goedkeurende accountantsverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid, en de jaarrekening en het jaarverslag dermate goed toegankelijk zijn dat de politieke discussies gevoerd kunnen worden zonder steeds in technische discussies te verzanden, is wat ons betreft de tijd gekomen voor een verdere professionalisering van de financiële functie. In afwachting van een evaluatie van het functioneren van de RC brengen wij de mogelijke ‘omvorming’ van de RC tot een auditcommissie onder de aandacht. Hiervoor ligt thans een separaat voorstel ter bespreking binnen de commissie Bestuur en Werk.

In zijn algemeenheid hebben we een drietal adviezen voor de opstelling van de volgende jaarrekening over het jaar 2008.

Advies 2007-1: Verbeter de consistentie in de jaarstukken op het gebied van budgetafwijkingen, de volgorde van de programma’s, het nummeren van de programma’s.

Advies 2007-2: Grote afwijkingen waarvan de plussen en minnen tegen elkaar wegvallen in het vervolg ook van een toelichting (blijven) voorzien.

Advies 2007-3: Om het bladeren tussen boeken en hoofdstukken van de rekening te vereenvoudigen adviseert de RC een onderwerpenindex voor de belangrijkste onderwerpen zoals Combiwerk en OBS op te nemen.

Afloop adviezen bij rekening 2005 en 2006

De RC constateert dat voor een groot deel invulling is gegeven aan de adviezen bij de rekening 2005 en 2006 conform de toezeggingen van het college. De integrale follow-up is opgenomen in bijlage 1 van dit advies.

Het proces

De rekening is op tijd beschikbaar gesteld door het college. De accountantsverklaring en het raadsvoorstel ontbraken op dat moment en zijn nagezonden. Het college heeft aangegeven dat er op het gebied van informatieverstrekking tussen interne organisatie en accountant (en vice versa) verbeteringen zijn aan te brengen. Mogelijk dat een betere afstemming en onderlinge afstemming over verwachtingen van elkaar er voor kan zorgen dat alle documenten gelijktijdig beschikbaar zijnkomen. De RC wijst in dit verband op de mogelijkheden van tussentijds afsluiten van de financiële administratie.

Advies 2007-4: Adviseer het college te zorgen voor een juiste afstemming tussen organisatie en accountant en streef naar integrale aanbieding van alle noodzakelijke documenten.

De rekeningencommissie ziet ondanks de zichtbare verbeteringen van het document weldegelijk kansen om de kwaliteit van het stuk verder te verbeteren. Soms is het zelfs voor de financieel deskundigen vanuit de raad lastig sommige onderdelen te doorgronden. Wij zullen daar in ons advies nadrukkelijk aandacht aan besteden. Naast de kwaliteitsverbetering blijft de wens onverminderd hoog om de besluitvorming over de rekening voorafgaand aan de behandeling van de kadernota te laten plaatsvinden. Dit kan door de rekening nog eerder aan te bieden. echter oOm geen onnodige druk op het rekeningproces uit te oefenen kan er ook voor worden gekozen de kadernota later te behandelen. Dit advies ligt echter buiten het domein van de rekeningencommissie. De RC adviseert via de nog eventueel in te stellen auditcommissie de verbetering van de kwaliteit, planning en de afstemming te bespreken.

Advies 2007-5: De RC adviseert in 2008 over te gaan tot de instelling van een auditcommissie en hierin o.m. de volgende onderwerpen te bespreken en de raad hierover kan adviseren

1. Opbouw P&C-cyclus

2. Inzichtelijkheid en leesbaarheid P&C-producten (zoals rekening, kadernota, begroting)

3. Kwaliteit en kwantiteit van tussentijdse begrotingswijzigingen

4. Verhogen van betrokkenheid van de vakcommissies bij de inhoudelijke behandeling van de P&C documenten

5. Positie van het MPG in het begrotingsproces.

1. Inzichtelijkheid verbonden partijen.

6.

Het accountantsrapport

De RC heeft het Rapport van Bevindingen van de accountant betrokken bij het opstellen van dit advies en constateert dat er m.b.t. de rekening 2007 geen echte grote (cijfermatige) zaken zijn gerapporteerd, dit i.t.t. eerdere jaren (zoals bijv. het boekjaar 2005). Dit duidt erop dat de oplevering van de concept-jaarrekening beter is geweest en ook dat de cijfers stabieler waren dan in voorgaande jaren (minder correctievoorstellen).

Omdat het accountantsrapport onderdeel uitmaakt van de behandeling in de raad, neemt de RC de adviezen van de accountant hier niet over, wel moet er aandacht zijn voor het opvolgen van de adviezen.

Advies 2007-6: Vraag het college twee maal per jaar met een voortgangsrapportage te komen met betrekking tot de voortgang op de adviezen van de accountant.

Rechtmatigheid

De accountant heeft een goedkeurende verklaring afgegeven voor getrouw beeld en rechtmatigheid. Met name de laatste is voor de gemeenteraad een belangrijke doelstelling geweest. De RC is verheugd dat deze nu ook is afgegeven. Wel adviseert de RC de aandacht voor dit onderwerp onverminderd hoog te laten zijn om ook de komende jaren deze verklaring te mogen ontvangen.

In januari 2008 heeft de gemeenteraad besloten (“Verbeteren inzicht in reserves”) over mutaties in de reserves. Na controle door de accountant bleek dat ,dat, op basis van de voorschriften (landelijke regelgeving), alleen besluiten tot 31 december van het boekjaar in de rekening mochten worden verwerkt. Omdat het praktisch ondoenlijk bleek dit weer te corrigeren is dat alleen gedaan voor de grootste mutaties tot aan de grens van begrotingsrechtmatigheid. Hierdoor zit een aantal boekingen in de rekening die er formeel niet in horen. Dit is niet expliciet duidelijk gemaakt waardoor het soms enig uitzoeken vergt. De volgende mutaties in de reserves zijn weer terug gedraaid en dienen in 2008 alsnog verwerkt te worden:

a. Reserve gemeentelijke huisvesting ad EUR 1,1 mlnmln.

b. Reserve Delta ad EUR 0,3 mlnmln.

c. Reserve Grote Projecten ad EUR 0,6 mlnmln.

d. Reserve Werk en Inkomen ad EUR 1,3 mln.

Begrotingswijzigingen

Naast de RC constateert ook de accountant dat de gemeente Delft in de loop van het jaar een fors aantal begrotingswijzigingen opstelt. Ondanks de hoeveelheid wijzigingen valt op dat bij diverse programma’s de gewijzigde begroting nog fors afwijkt van de realisatie. In enkele gevallen sluit de primitieve begroting beter aan op de realisatie dan de gewijzigde begroting. Dit relativeert het belang van exacte begrotingen en veel tussentijdse wijzigingen.

De reden van de hoeveelheid begrotingswijzigingen is, volgens de accountant, de mate van detaillering van de administratie. Een oplossing zou kunnen liggen in het realistischer begroten. Dit wordt bevestigd in het feit dat een behoorlijk aantal projecten/dossiers zijn is getemporiseerd.

Omdat deze wijzigingen het beeld voor de raad vertroebelen en de functie van de begroting als stuurinstrument daardoor afneemt, adviseert de RC het college te verzoeken om voorstellen voor te bereiden die leiden tot verbetering/vermindering van de begrotingswijzigingen. De RC adviseert daarbij ook bij andere gemeenten na te gaan wat de systematiek is van begrotingswijzigingen voor de raad. De RC is zich bewust dat dit onderwerp een principiële discussie met zich mee kan brengen. Het verdient aanbeveling deze op basis van een voorstel van het college in commissieverband te voeren.

Advies 2007-7: adviseer het college bij de begroting 2009 kritisch naar de begrotingscijfers te kijken opdat het aantal tussentijdse wijzigingen voor de raad wordt verminderd.

Advies 2008-8: voer in commissieverband een discussie over de begrotingswijzigingen en betrek ook de werkwijze van andere gemeenten hierin.

Verbonden partijen

De RC heeft uitgebreid stil gestaan bij die verbonden partijen die de nodige invloed (kunnen) hebben op de financiële huishouding van de gemeente Delft. Dit kan zijn in exploitatietechnische zin dan wel op het gebied van de risico’s. Gekeken is naar het OBS BV, Parking Delft BV en Combiwerk/Combiservices BV. Voor een goed oordeel zijn (indien beschikbaar) de jaarrekeningen van deze partijen separaat besproken in relatie met de rekening 2007. DDeze worden hieronder uitgewerkt.it leidt tot de volgende opmerkingen.

· Algemeen

In zijn algemeenheid constateert de RC dat voor een juist beeld van de verbonden partijen teveel tussen de verschillende documenten en hoofdstukken gebladerd moet worden.

· OBS BV

De RC heeft geen beschikking kunnen krijgen over de jaarrekening 2007 van OBS BV (OBS). Wel heeft de RC begrepen dat deze door de accountant is beoordeeld. OBS stelt zich op het standpunt dat deze pas beschikbaar komt nadat de Raad van Commissarissen de jaarrekening heeft vastgesteld. Uit de jaarrekening van de gemeente blijkt dat er tussen de gemeente en OBS aanzienlijke verrekeningen nog moeten plaatsvinden met een omvang van ca. € 32 miljoen. De RC heeft deze niet inhoudelijk kunnen beoordelen.

Advies 2007-9: De RC adviseert op het moment dat de jaarrekening OBS BV beschikbaar is deze te agenderen in de meest relevante commissie.

Daarnaast heeft de rekeningencommissie stilgestaan bij de risico's van het project Spoorzone. In de risicoparagraaf in het jaarverslag is opgenomen dat deze kunnen worden opgevangen binnen de "business case". De complexiteit en de financiële omvang van het project vereisen voldoende inzage in de risico's van dit project en de weerstandscapaciteit van de gemeente Delft. De RC adviseert beide onderwerpen nader uit te werken.

Advies 2007-10: De RC adviseert de commissie Bestuur & Werk om hhet college te vragen om in de halfjaarlijkse terugkoppeling in de meest relevante commissie over de “voortgang svan het Spoorzone-project”, ook nadrukkelijk een geactualiseerd overzicht van de risico’s op te nemen. eEn ook de (mogelijke) gevolgen voor de weerstandscapaciteit van de gemeente (al dan niet middels een niet-openbare bijlage) inzichtelijk te maken.

· Parking Delft BV

De gemeente Delft heeft een aanzienlijke leningpositie in Parking Delft BV (Parking), die in 2008 nog verder zal toenemen (conform de overeenkomst tussen gemeente Delft en Parking). Deze is voor een groot deel voor de aankoop van de Koepoortgarage door Parking en deels om de negatieve cashflow in de komende 20 jaar op te vangen. Parking verwacht, cf planning, pas in 2026 een positief exploitatieresultaat. In dat verband wijst de RC erop dat het ook relevant is om te weten wat dan de reservepositie zal zijn.

De RC adviseert de raad in die jaren zich goed te laten informeren over de ontwikkelingen binnen Parking. Mogelijk dat met een (eenvoudige) grafiek in de rekening van de gemeente de geraamde en gerealiseerde ontwikkeling van de cashflow-(incl. leningen) en reservepositie (eigen vermogen) inzichtelijk gemaakt kan worden.

·Parking Delft BV

De gemeente Delft heeft een aanzienlijke leningpositie in Parking Delft BV (Parking), die in 2008 nog verder zal toenemen (conform de overeenkomst tussen gemeente Delft en Parking). Deze is voor een groot deel voor de aankoop van de Koepoortgarage door Parking en deels om de negatieve cashflow in de komende 20 jaar op te vangen. Parking verwacht, cf planning, pas in 2026 een positief exploitatieresultaat. Uit de rekening van Parking blijkt niet of hier ook mee bedoeld wordt dat in 2026 de reservepositie tot 0 gereduceerd is. De RC adviseert de raad in die jaren zich goed te laten informeren over de ontwikkelingen binnen Parking. Mogelijk dat met een (eenvoudige) grafiek in de rekening van de gemeente de geraamde en gerealiseerde ontwikkeling van de cashflow-(incl. leningen) en reservepositie (eigen vermogen) inzichtelijk gemaakt kan worden.

2007- 11: Hoewel niet verplicht, zou het afzetten van de diverse resultaten ten opzichte van de (meerjaren-)begroting de inzichtelijkheid voor de raad vergroten. De RC adviseert de aandeelhouder dit te vragen aan Parking. Indien Parking hiertoe niet in staat is, adviseert de RC het college te verzoeken met een oplegnotitie, dan wel dit in de rekening zelf inzichtelijk te maken.

· Combiwerk/Combiservices BV

De exploitatierekening en balans van Combiwerk (CW) is geconsolideerd opgenomen in de rekening van de gemeente Delft. Verantwoording vindt dus via de eigen jaarrekening plaats. Het tekort van Combiwerk bedraagt over 2007 € 1.342.000 exclusief de gemeentelijke bijdrage van € 400.000. Dit is € 211.000 negatiever dan begroot. Daar tegenover staat een iets beter resultaat van Combiservices BV (CS) van € 76.000 tot € 821.000.

De RC is van mening dat de aansluitingen tussen met CW en CS in de rekening van de gemeente niet goed is terug te vinden.

·Algemeen

In zijn algemeenheid constateert de RC dat voor een juist beeld van de verbonden partijen teveel tussen de verschillende documenten en hoofdstukken gebladerd moet worden.

Reserves

Het opnemen van de toelichting op de reserves heeft een absolute meerwaarde. Omdat reserves door middel van begrotingswijzigingen door het jaar heen veelvuldig muteren, zou een dergelijk overzicht regelmatig beschikbaar moeten komen. Mogelijk dat een ontsluiting op het RIS hier uitkomst voor kan bieden zodat de raad bij de voorbereiding van besluitvorming deze informatie kan raadplegen. En mogelijk dat in dat overzicht tevens de toekomstige uitputting van/besteding van de reserves opgenomen kunnen worden.

Advies 2007-1312: adviseer het college de actuele standen van de reserves regelmatig, zo mogelijk via het RIS, beschikbaar te laten zijnstellen aan voor de gemeenteraad.

Algemene dekkingsmiddelen

Onder algemene dekkingsmiddelen is o.a. de categorie “Overige algemene dekkingsmiddelen” opgenomen (pag. 26 rekening). Deze restpost bedroeg in de primitieve begroting € 11,4 mlnmln., na wijziging € 2,3 mlnmln. en in de rekening € 3,2 mln. In de toelichting staan de afwijkingen tussen de gewijzigde begroting en de realisatie opgenomen. Gezien de omvang van de afwijking zou ook een toelichting op de begrotingswijziging de nodige meerwaarde bieden. Deze is thans niet opgenomen.

Advies 2007-134: adviseer om in het vervolg iedere grote afwijking (bijv. groter dan € 100.000) duidelijk toe te lichten voor de raad.

MPG / MPV

In het MPG zijn diverse verbeteringen doorgevoerd, het MPG is consistent en biedt voldoende informatie. De RC vraagt zich wel af of de gedetailleerdheid van het MPG zich verhoudt tot het openbare karakter van het stuk. Mogelijk dat bepaalde onderdelen beter (tijdelijk) in een geheime bijlage opgenomen kunnen worden.

In art. 18 lid 1 van de Financiële Verordening ex 212 GW is opgenomen dat

“Het college biedt telkens bij de jaarrekening een geactualiseerd Meerjarenprogramma Grondontwikkeling (MPG) en Meerjarenprogramma Vastgoed (MPV) aan.”

Het MPV is nog niet beschikbaar. Het is de RC niet duidelijk of er hiervoor alsnog een aparte rapportage wordt ontvangen.

Budgetoverheveling

Voor het eerst zijn de budgetoverhevelingen integraal in de jaarrekening opgenomen. Budgetoverhevelingen zijn budgetten die in het boekjaar niet zijn benut. Feitelijk hebben deze dus bijgedragen aan het rekeningresultaat. In een overhevelingsvoorstel wordt de raad gevraagd een deel van het resultaat van de rekening opnieuw te bestemmen voor projecten die in 2008 wel tot uitvoering komen c.q. nog doorlopen in 2008 (en dan tot afronding komen). De raad kan bij dit voorstel kiezen of dat deze budgetten opnieuw worden bestemd voor die projecten. In de afgelopen jaren kwam dit voorstel als separaat voorstel naar de raad. Nu dat integraal in de jaarrekening is opgenomen, is het lastig voor de raad een ander besluit te nemen. Een besluit tegen een overhevelingsvoorstel lijkt impliciet een besluit tegen de rekening terwijl dat niet wordt beoogd. De RC adviseert in het vervolg het overhevelingsvoorstel separaat aan te bieden.

De overhevelingsvoorstellen bedragen in totaal ca. € 8,5 miljoen waarvan € 6,5 miljoen tlvten laste van (bestemmings)reserves wordt gebracht. Het totaal wordt middels een begrotingswijziging aan de budgetten toegevoegd.

Het is voor de raad, om een aantal redenen, mogelijk lastig te beoordelen of met dit voorstel ingestemd moet kan worden:

· Inzicht in het verschil tussen overhevelingen “ten laste van de reserves” en “ten laste van de exploitatie” (zie raadsvoorstel) vereist financiële kennis. Geadviseerd wordt dit verschil in een heldere aanvullende notitie, zo mogelijk voor de raad van 26 juni, uiteen te zetten.

· Het ontbreekt de raad aan criteria waar de overhevelingsvoorstellen aan moeten voldoen. Het verdient aanbeveling deze in het voorstel op te nemen, zodat de raad deze kan toetsen.

· De afloop van de overheveling van het voorgaande jaar is niet traceerbaar. Het zou kunnen dat voorstellen al meerdere jaren worden overgeheveld.

· Er wordt niet duidelijk gemaakt wat de uitvoerbaarheid in 2008 is van de budgetten in relatie tot het feit dat ze in 2007 ook niet tot uitvoering zijn gekomen.

· Er staat een aantal zeer kleine bedragen in, niet duidelijk wordt gemaakt waarom deze niet binnen de bestaande budgetten opgevangen kunnen worden. De RC pleit voor een ondergrens ter hoogte van de rapportageverplichting te weten € 100.000; en

· De naamgeving van voorstellen is soms gelijk terwijl het om verschillende voorstellen gaat. Zo komt de overheveling met de naam “Grote projecten” acht keer voor.

Advies 2007-174: De RC adviseert het overhevelingvoorstel in het vervolg transparanter op te stellen.

Besluit

In de totstandkoming van het advies van de RC heeft de RC geadviseerd het concept-raadsbesluit aan te passen. Het college heeft hiermee ingestemd en dit is in het gewijzigde raadsvoorstel/besluit opgenomen. Deze versie is gelijktijdig met dit advies aan u verzonden.

Bijlage 1 Navolging adviezen RC bij rekening 2005 en 2006

Een aantal adviezen brengt de RC nogmaals onder de aandacht aangezien de commissie van mening is dat deze onvoldoende zijn uitgewerkt door het college. Deze worden in het laatste hoofdstuk toegevoegd aan de integrale lijst van adviezen.

Nog op te volgen adviezen rekening 2005

Advies 2005-2: actuele follow-up/plan van aanpak van de adviezen van de accountant over de vorige jaarrekening:

Bij de jaarrekening 2005 was een overzicht meegestuurd. Bij de 2e beheersrapportage 2006 is een hernieuwde rapportage opgesteld. Bij de jaarrekening 2006 en 2007 was geen inzicht in de actuele stand van zaken over de gevolgde adviezen van de accountant. Het verdient aanbeveling om in/bij de rekening een overzicht op te nemen over de afloop van de uitgezette acties.

Advies 2005-5: risicobeheersing:

De RC is van mening dat de risicobeheersing continu aandacht vraagt. In tussentijdse beleidsvoorstellen verdient het opnemen van risico’s een prominentere plaats in te nemen.

Nog op te volgen adviezen rekening 2006.

Advies 2006-4: (o.a.) streef naar raadsbehandeling van rekening in mei:

De uitwerking heeft een plek gekregen in het ordevoorstel beleidscyclus. Met de raad is afgesproken om geen schriftelijke vragenronde meer te houden. Er is “tafeltjesavond” georganiseerd waar de vragen gesteld konden worden. De indruk van de RC is dat dit aan een behoefte heeft voorzien.

De jaarrekening is een maand eerder aangeboden dan vorig jaar. Opgemerkt wordt dat de rekening 2006 een vertraging van drie weken had opgelopen. Het gewenste effect om de rekening al in de raad vooruitlopend op de kadernota te behandelen is nog niet bereikt.

Advies 2006-5: integrale levering van alle relevante stukken zoals rekening, accountantsrapportage en raadsvoorstel:

De stukken zijn gescheiden aangeleverd. Een week nadat de rekening is ontvangen, kwam het accountantsrapport beschikbaar. Het raadsvoorstel is drie weken later pas beschikbaar gekomen. De exacte redenen hiervan zijn niet medegedeeld. Dit advies blijft daarmee overeind voor de rekening over 2008.

Advies 2006-6: Werkwijze begrotingswijzigingen:

Er wordt in de praktijk strenger op toegezien en voorstellen zijn in de meeste gevallen voorzien van een begrotingswijziging. Zie verder ook de opmerkingen over begrotingswijzigingen in het voorliggende advies.

Jaarrekening 2006:

Hieronder zijn de adviezen opgenomen die door de RC bij de jaarrekening 2006 zijn uitgebracht met daarbij de actuele stand van zaken.

Advies 2006-1:

Adviseer het college een centrale coördinator te benoemen voor de programmarekening en -begroting die zorgt dat stijl- en kwaliteitsverschillen tussen de programma’s verminderen.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

Uitwerking:

De RC constateert dat de stijlverschillen absoluut zijn afgenomen. Er is begrepenVoor zover bekend zijn de dat de teksten zijn opgesteld door middel van interviews met de verantwoordelijke managers. Dit heeft tot dit positieve resultaat geleid.

Advies 2006-2:

Adviseer het college om de classificatie van de budgetafwijkingen wel te handhaven maar te vereenvoudigen en betrek de RC en/of de commissie Bestuur en Werk bij het uitwerken van deze nieuwe indeling.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

Uitwerking:

De classificatie is gewijzigd en vereenvoudigd. Per programma is aangegeven of afwijkingen op het budget rechtmatig zijn of niet. Op hoofdlijnen is nog één tabel opgenomen met de 8 categorieën. De RC heeft op dit onderdeel een erratum gevraagd aangezien de aansluiting met de tabel ontbreekt.

Advies 2006-3:

Adviseer het college om in de inleiding van het programmaverslag een hoofdstuk op te nemen dat ingaat op de hoofdlijnen van de financiële resultaten, zelfstandig leesbaar is, een samenvatting vormt en afgesloten wordt met een leeswijzer.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

Uitwerking:

Het jaarverslag begint met een analyse op hoofdlijnen. Dit vereenvoudigt de leesbaarheid van de rekening.

Advies 2006-4:

Het college verzoeken een plan van aanpak op te stellen om het proces van de jaarrekening beter te stroomlijnen. De beschikbare tijd voor het stellen en beantwoorden van vragen beter in verhouding met elkaar te brengen en er naar te streven de jaarrekening een maand eerder aan de raad aan te bieden. Tevens kan hier in worden gegaan op de vraag wat het college hiervoor nodig acht.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

Uitwerking:

De uitwerking heeft een plek gekregen in het ordevoorstel beleidscyclus. Met de raad is afgesproken om geen schriftelijke vragenronde meer te houden. Er is “tafeltjesavond” georganiseerd waar de vragen gesteld konden worden. De indruk van de RC is dat dit aan in een behoefte heeft voorzien.

De jaarrekening is een maand eerder aangeboden dan vorig jaar. Opgemerkt wordt dat de rekening 2006 een vertraging van drie weken had opgelopen. Het gewenste doel om de rekening al in de raad van mei, vooruitlopend op de kadernota, te behandelen is nog niet bereikt.

De jaarrekening is een maand eerder aangeboden dan vorig jaar. Opgemerkt wordt dat de rekening 2006 een vertraging van drie weken had opgelopen. Het gewenste effect om de rekening al in de raad vooruitlopend op de kadernota te behandelen is nog niet bereikt.

Advies 2006-5:

Het college te verzoeken in het vervolg de jaarrekening pas aan te bieden aan de gemeenteraad indien ook alle aanverwante stukken (m.n. raadsvoorstel, accountantsverklaring en rapport van bevindingen) beschikbaar zijn. Indien de planning niet wordt gehaald wordt geadviseerd dit tijdig, met redenen omkleed, te melden aan de gemeenteraad en de behandeling van de rekening een maand uit te stellen.

UitwerkingStand van zaken bij de rekening 2007:

De stukken zijn gescheiden aangeleverd. Een week nadat de rekening is ontvangen kwam het accountantsrapport beschikbaar. Het raadsvoorstel is drie weken later pas beschikbaar gekomen. De exacte redenen hiervan zijn niet medegedeeld. Dit advies blijft daarmee overeind voor de rekening over 2008.

Advies 2006-6:

Begrotingswijzigingen dienen niet meer via verzamelwijziging te gaan. Voorstellen met budgettaire consequenties dienen alleen nog goedgekeurd te worden door de raad indien er een begrotingswijziging is bijgesloten. Er kan worden nagedacht of dit ook noodzakelijk is voor begrotingswijzigingen beneden een bepaald bedrag. Deze kunnen eventueel alsnog bij verzamelwijziging doorgevoerd worden, zoals bijvoorbeeld bij een bestuursrapportage.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

Uitwerking:

Er wordt in de praktijk strenger op toegezien en voorstellen zijn in de meeste gevallen voorzien van een begrotingswijziging. Zie verder ook de opmerkingen over begrotingswijzigingen in het voorliggende advies.

Advies 2006-7:

Maak in het MPV (heet inmiddels MPG) én de jaarrekening inzichtelijk voor welke risico’s een voorziening wordt gecreëerd en welke overwegingen daarbij een rol hebben gespeeld.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

Dit is tot uitvoering gebracht

Advies 2006-8:

Maak voor het college duidelijk welke informatie de Raad noodzakelijk acht over grote projecten en deelnemingen.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

Dit tot uitvoering gekomen door vaststelling van het deelnemingenbeleid.

Advies 2006-9:

De accountant doet in zijn rapportage diverse aanbevelingen. De RC ondersteunt deze adviezen en adviseert het college te verzoeken om een plan van aanpak waarin wordt aangegeven op welke wijze het college daar (inclusief voortgang rechtmatigheid) invulling aan geeft en tevens per kwartaal te rapporteren over de voortgang van de acties.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

Dit vraagt continu aandacht. Zie ook de opmerkingen in voorliggend advies over de jaarrekening 2007.

Jaarrekening 2005:

Hieronder zijn de adviezen opgenomen die door de RC bij de jaarrekening 2005 zijn uitgebracht en bij het advies over de jaarrekening 2006 De onderstaande uitwerking is een uitwerking die conform het advies van de RC over de rekening 2005 nogmaals extra onder de aandacht zijn gebracht.

Advies 2005-2

Verzoek het college om een plan van aanpak met betrekking tot de aanbevelingen van de accountant .accountant.

UitwerkingStand van zaken bij de rekening 2006:

De aanbevelingen van de accountant zijn in een overzicht opgenomen dat naar de commissie Bestuur en Werk is gezonden voor de behandeling van de jaarrekening 2005. Bij de 2e beheersrapportage 2006 is een hernieuwde rapportage opgesteld. Inmiddels is er voor de raad geen inzicht in de actuele stand van zaken. Het verdient aanbeveling om in/bij de rekening een overzicht op te nemen over de afloop van de uitgezette acties.

Stand van zaken bij rekening 2007:

Deze actie verdient nog steeds aandacht. Het overzicht is (nog) niet aan de commissie beschikbaar gesteld.

Advies 2005-3

Spreek een realistisch ambitieniveau uit over rechtmatigheid en houdt voeling met de voortgang door het uitbrengen van “voortgangsrapportages rechtmatigheid” (bijvoorbeeld 2 keer per jaar).

UitwerkingStand van zaken bij de rekening 2006:

In november 2006 is een voortgangsrapportage besproken. Zowel de raad als het college heeft zich uitgesproken over de ambitie tot het behalen van een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring over 2006 dan wel 2007. De accountant constateert dat er in 2006 een belangrijke stap is gezet naar een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring over 2007 maar dat daarvoor wel (en op korte termijn) de nodige acties door het college dienen te worden uitgezet.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

Over de rekening 2007 is een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring ontvangen.

Advies 2005-5: risicobeheersing:

De RC is van mening dat de risicobeheersing continu aandacht vraagt. In tussentijdse beleidsvoorstellen verdient het opnemen van risico’s een prominentere plaats in te nemen.

Advies 2005-5

Breng bij tussentijdse besluitvorming risico’s nadrukkelijk in beeld.

UitwerkingStand van zaken bij de rekening 2006:

Hierop zijn nog geen maatregelen genomen. Gedacht zou kunnen worden aan een vaste structuur van de raadsvoorstellen waar van het kopje "risico's" standaard onderdeel uit maakt. De griffie werkt op dit moment aan een pilot omtrent een vaste indeling van raadsvoorstellen. Hoewel het kopje “risico's” niet is opgenomen, wordt hier in de financiële paragraaf "wat mag het kosten" ruimte voor geboden.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

De RC is van mening dat de risicobeheersing continu aandacht vraagt. In tussentijdse beleidsvoorstellen verdient het opnemen van risico’s van de voorstellen nog steeds aandacht.

Advies 2005-6

Herzie jaarlijks alle grondexploitaties rondom de begrotingsbehandeling.

UitwerkingStand van zaken bij de rekening 2006:

In de commissie RO van oktober is een presentatie gegeven over de toepassing van grondexploitaties. Het tussentijdse MPV (t-MPV) is behandeld in de commissie RO van november 2006. De raad van november heeft kennisgenomen van het t-MPV. Hierin zijn geen herziene grondexploitaties opgenomen, wel een nadere analyse van de afwijkingen op de diverse grondexploitaties.

Stand van zaken bij de rekening 2007:

Deze aanbeveling verdient nog steeds aandacht. Door in het t-MPV / MPG herziene grondexploitaties op te nemen kan belangrijke stuurinformatie voor de raad beschikbaar komen ter voorbereiding op de begrotingsbehandeling.