Jaarverslag Griffie Delft
2007
Mei 2008
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
2
1
Inleiding 3
2.Activiteiten
Ontwikkelingen in 2007 3
2.1 Raad en Commissies 6
2.2 Informatievoorziening 6
2.3 Advies en Ondersteuning 8
2.4 Voorzieningen raadsleden 8
2.5 Management griffie 9
Jaarverslag
griffie mei 2007- april 2008
1. Inleiding
De
griffie heeft als taak de gemeenteraad te ondersteunen. De ondersteuning kan secretarieel,
inhoudelijk, strategisch of organisatorisch van aard zijn.
In
mei 2007 heeft de griffier een werkplan 2007-2008 aangeboden aan de raad. Het
werkplan loopt vanaf de maand mei en heeft de looptijd van een jaar.
Vanaf
volgend jaar zal het jaarplan en – verslag parallel gaan lopen aan het
begrotingsjaar. Voor het restant 2008 zal na het zomerreces nog een beknopt
activiteitenoverzicht aan het presidium worden voorgelegd. Veel tijd zal naar
verwachting worden besteed aan de invoering van een nieuwe werkwijze.
2. Activiteiten
Ontwikkelingen in
2007
Vanaf
begin 2007 is er in het presidium gesproken over de versterking van de regie op
de eigen agenda van de raad. Sinds begin 2007 werkt de raad met een
langetermijnagenda zodat fracties kunnen anticiperen over de onderwerpen die
aan de orde komen. Tevens kunnen fracties zelf onderwerpen aandragen voor de
langetermijnagenda. Het presidium heeft in 2007 uitgesproken deze regiefunctie
sterker te willen vervullen, o.a. door het meer gebruik maken van het
instrument c-discussies. Tevens is een discussie gestart over wijziging van de
vergadercyclus zodat de regierol van de raad ook beter gefaciliteerd kan
worden. In het najaar van 2007 hebben diverse bezoeken plaatsgevonden aan
andere gemeenten, w.o. Gorinchem en Amersfoort, om andere vergadermodellen te
bekijken en om een inventarisatie te maken van de mogelijkheden tot
herinrichting van de raadzaal in Delft. De indeling van de raadzaal moet het
debat beter ondersteunen. Na de bezoeken zijn 3 proefopstellingen neergezet in
de raadzaal, waarbij de ovalen opstelling en de ‘Lagerhuis’ opstelling de
voorkeur hadden.
Door
een aantal incidenten blijkt het noodzakelijk om vanaf begin 2007 bij
commissie- en raadsvergaderingen een beveiliger in te zetten.
De
Delftse Rekenkamer levert in het voorjaar de onderzoeken naar subsidiebeleid en
armoedebeleid op.
In maart 2007 heeft de raad een eigen
communicatiemedewerker gekregen in de persoon van Rens Elst (0,5 fte). Rens
Elst is de webmaster van de site www.delft.nl/gemeenteraad
en verzorgt de verslaggeving van commissies en raad. In november werd het
communicatieplan voor de raad vastgesteld in de raad.
In
april 2007 wordt de nieuwe website van de gemeenteraad gelanceerd: www.delft.nl/gemeenteraad waarop
allerlei populaire informatie over de raad te vinden is, met een link naar de
vergaderstukken in het RIS.
In
het voorjaar van 2007 is het project vervanging RIS gestart met een quick scan
om de juiste technische oplossing te kiezen. In het najaar van 2007 is de
opdracht verleend tot bouwen en leveren van een nieuw systeem, waarbij wordt
aangesloten bij ICT-ontwikkelingen binnen de gemeente Delft (Mid-office).
In
september 2007 heeft op uitnodiging van Delft een bijeenkomst plaatsgevonden
tussen commissievoorzitters en griffiers uit de hele regio waarbij kennis werd
uitgewisseld over de manier van werken van de verschillende gemeenteraden.
Op
7 september bezocht de raad Breda voor het jaarlijkse werkbezoek. Tijdens deze
uitstap werkte de raad het volgende programma af:
-
chassétheater
-
stadsontwikkeling: bezoek gerestaureerde en herbestemde barakken KMA
-
stadsontwikkeling: open graven van een gedempte gracht, projectbureau/infocentrum
was ter plaatse van de werkzaamheden
-
lezing stedelijke ontwikkeling Breda
Op
27 september werd de heer Van Pagee tijdelijk beedigd als raadslid ter
ziektevervanging van raadslid Dekker.
Op 1
november splitste de fractie van Leefbaar Delft zich in Leefbaar Delft en
Onafhankelijk Delft waardoor het totaal aantal fracties in de Delftse raad op
11 kwam.
In november 2007 heeft de griffier haar vertrek
aangekondigd per 1 april 2008. In december is de werving voor een nieuwe
griffier gestart.
2.1 Raad en Commissies
De volgende concrete ‘producten’ heeft de griffie in
2007 opgeleverd:
Het voorbereiden, verzorgen en afhandelen van:
12 reguliere raadsvergaderingen
1 commissie extern
1 politieke markt
1 commissievergadering Algemene Commissie
10 commissievergaderingen Ruimtelijke Ordening
10 commissievergaderingen Wijken, Verkeer en Beheer
10 commissievergaderingen Wonen, Integratie, Jeugd,
Zorg en Onderwijs
11 commissievergaderingen Economie, Cultuur, Milieu
en Recreatie
13 commissievergaderingen Bestuur en werk
25 werkbezoeken
10 presidiumvergaderingen
12 fractievoorzittersoverleggen
Daarnaast heeft de griffie de afhandeling verzorgd
van:
58 schriftelijke vragen van raadsleden
223 raadsbesluiten
4 raadsinitiatiefvoorstelllen (Alcohol en Jongeren,
Uitbreiding Trouwlocaties en Delft maakt werk van water, Verordening actieve
informatieplicht)
12 benoemingsbesluiten
3 interpellaties
Commissie Extern
Op 25
september vond een commissie Extern plaats over de Referendumverordening naar
aanleiding van de evaluatie van het Delftse referendum over uitbreiding van de
Delftse Hout.
Dit
komt overeen met de prestaties zoals neergezet in het werkplan 2007-2008. Door
de griffie is sterk gestuurd om de regierol van de commissiegriffiers in het
verkeer tussen raad en college te verbeteren. Er is ingezet op het scheiden van
hoofdlijnen en uitvoering, waarbij de commissiegriffiers onderling afstemmen
over inhoud en procedures.
2.2.
Informatievoorziening
De
griffie informeert raad, college, ambtelijke organisatie en burgers tijdig en
helder over alle zaken met betrekking tot de raad, raadscommissies en het
complete besluitvormingsproces. Daarin speelt het RIS een zeer belangrijke rol.
Het actueel houden van het RIS is een belangrijke taak van de griffie in de
informatievoorziening.
Een
speerpunt van de griffie in 2007-2008 is de externe communicatie van de raad.
In het werkplan is aangegeven de griffie wil inzetten op het vergroten van de
zichtbaarheid en herkenbaarheid van de raad; het vergroten van de kennis bij
burgers en belanghebbenden over beïnvloedingsmogelijkheden van de raad; het
betrekken van burgers en belanghebbenden bij beleidsvoorbereiding en
planontwikkeling door de raad en het versterken van het imago van het bestuur.
In
2007 ging de raadsportal www.delft.nl/gemeenteraad
de lucht in Deze site is bedoeld als
‘poort’ waardoor de burgers binnen kunnen stappen in begrijpelijke informatie over de raad: Wie zitten er in de raad?;
Waar praten ze over?; Hoe kan ik laten weten wat ik van een plan vind?
De
griffier speelt een rol in de structurele verbetering van de kwaliteit van
raadsvoorstellen die door het college en ambtelijke organisatie worden
voorbereid. Iedere leidinggevende in de gemeente Delft volgt een traject van
Management Development Modules waarin diverse vaardigheden worden getraind. De
griffier organiseert i.s.m. de adjunct-secretaris en met ondersteuning vanuit
GITP twee keer per jaar de 3-daagse module Bestuurlijke Agenda. Tijdens deze
module krijgen de deelnemers meer inzicht in de theorie en praktijk van
politiek en besluitvorming en wordt er tevens aandacht besteed aan hoe een goed
raadsvoorstel eruit zou moeten zien. Bij iedere module worden twee raadsleden
uitgenodigd om vragen van ambtenaren te beantwoorden.
2.3
Advies en Ondersteuning
De
griffie ondersteunt en adviseert raadsleden op gebied van inhoud en procedures.
In 2007 heeft de griffie de volgende conceptraadsvoorstellen opgesteld:
-
Diverse wijzigingsvoorstellen voor het Reglement van Orde
-Raadsvoorstel aanwijzing vice-voorzitter van de raad
inzake art. 77 lid 2 Gemeentewet
-Ordevoorstel Behandeling
Programmabegroting 2008
-Voorstel benoeming nieuwe
leden Delftse Rekenkamer
-Voorstel inzake besluit informatiebeheer Griffie
-Voorstel wijziging
verordening voorzieningen politieke ambtsdragers
-Voorstel aanschaf nieuwe RIS-module
-Raadsvoorstel verantwoording
fractievergoedingen 2006
-Raadsvoorstel aanpak controle jaarrekening 2007
-Redactiestatuut
website gemeenteraad
-Raadsvoorstel
communicatieplan raad
Overige
reguliere werkzaamheden:
-Secretariaat
rekeningencommissie
-Ondersteuning
bij het opstellen van moties en amendementen en agendasetting (dit is lastig in
cijfers uit te drukken)
-Ondersteuning
werkgroep rekenkamer
-Werkplan
2007-2008
-Jaarverslag
2006
-
Vergaderplanningen
-
Evaluatie proces van de behandeling van de begroting
- Project vervanging RIS
- memo planning jaarrekening
- Notitie
Verordening 212 GW
- Jaarrekeningen
via de rekeningencommissie
- Nota reserves
en voorzieningen
- 1e
beheersrapportage/kadernota
- Begroting
Overige
éénmalige werkzaamheden:
-format
raadsvoorstel
-Notitie inzake
tegemoetkoming ziektekosten raadsleden
-Diverse
notities inzake geheimhouding
-notitie
nieuw meubilair
evaluatie
begrotingsbehandeling
-Opstellen
protocol incidenten
-Deelname
Taskforce referendum
-memo
webcams raadzaal
-Advies presidium bij
verordening subcommissie HNK
-Brief over de opzet van de
Stadsvisie
-Advisering bij notitie
beveiliging stadhuis
- evenementecommissie
- geheimhouding
- nieuwe wet RO en
Bestuurlijke Boete
2.4
Voorzieningen raadsleden
De griffie
zorgt dat raadsleden hun raadsvergoedingen, secundaire vergoedingen,
fractieondersteuning en RIS-bijdragen krijgen.
2.5
Management griffie
De
griffier heeft functie- en competentieprofielen van alle functies bij de
griffie opgesteld. Daarbij zijn alle medewerkers in dienst van de griffie per 1
januari 2007 ook daadwerkelijk bij de griffie in dienst. Voorheen werden twee
medewerkers gedetacheerd vanuit de afdeling Bestuurlijke Processturing (BPS).
De Centrale Waarderingscommissie (CWC) van de gemeente heeft een advies over de
waardering van de verschillende functies opgesteld.
De
griffier heeft met nieuwe medewerkers elke 3 maanden voortgangsgesprekken en
een functioneringsgesprek gehouden. Met alle overige medewerkers hebben een
maal per jaar een ontwikkelings-/ voortgangsgesprek gehouden. In 2007 zijn de
volgende opleidingen gevolgd:
-
Masterclass Griffier
-
Leergang griffiemedewerker
-
Leergang raadsadviseur
Ook
is de griffie op bezoek geweest in de gemeente Alphen aan de Rijn waar onder
meer een toelichting is gegeven op het raadsinformatiesysteem.
De
griffier heeft tevens als taak de ontwikkelingen bij andere gemeenten te
volgen. De kennisuitwisseling met andere gemeenten gebeurt door actieve
participatie van de griffier in de griffierskring Haaglanden en door
lidmaatschap van de commissie Openbaar Bestuur van de Vereniging van Griffiers.
Personele
bezetting in 2006
De
griffie kent een bezetting van 4,8 fte*.
Griffier,
Yvonne van Delft
1,0 fte
Plv.
griffier, Corrie van der Rest 0,4 fte
Financieel
raadsadviseur Anne Post 1,0
fte
Commissiegriffier,
Erwin Geldorp 1,0 fte
Medewerker
raad, Helma Horree 0,9 fte
*
De ambtelijk secretaris is voor 8 uur per week werkzaam als ondersteuning bij de
Delftse Rekenkamer. Zij is administratief ondergebracht bij de griffie.
Functioneel wordt zij door de leden van de Delftse Rekenkamer aangestuurd en is
dus niet meegeteld als beschikbare capaciteit voor de griffie.
De
griffie heeft in 2007 meer tijd besteed aan de raads- en raadscommissies en
advies en ondersteuning, ten koste van de functie informatievoorziening. Dit
kan verklaard worden door een scherpere definitie van de verschillende
categorieën; er heeft geen inhoudelijke verschuiving plaats gevonden.
De
medewerkers van de griffie hielden hun werkzaamheden vrijwillig bij in het
tijdschrijfprogramma van de gemeente. Echter, de mogelijkheid om vrijwillig
tijd te schrijven is niet meer beschikbaar. Alleen afdelingen die uren aan
projecten en budget kunnen toeschrijven kunnen nog deelnemen aan het
tijdschrijfprogramma.