Het college van B&W heeft bij brief van 4 juni jl. een reactie gegeven op het advies inzake de nieuwe werkwijze van de raad (bijlage 1).

Zoals afgesproken hebben het presidium en het college op 10 juni jl., ter voorbereiding van de commissie- en raadsbehandeling, met elkaar gesproken over de nieuwe werkwijze.

Het presidium heeft naar aanleiding van de collegereactie en het genoemde constructieve gesprek, een reactie opgesteld d.d. 11 juni 2008 die kan worden betrokken bij de verdere behandeling.

Naast de collegebrief is ook de aanvullende notitie van de griffier bijgevoegd met een nadere onderbouwing van de voorgestelde formatie-uitbreiding van de griffie (bijlage 2).

De voorzitter van het presidium en de griffier zullen bij de commissiebehandeling aanwezig zijn om desgewenst een nadere toelichting te geven en vragen te beantwoorden.

Algemeen

Het presidium is het college erkentelijk dat zij wil meedenken over de verdere professionalisering van het politieke besluitvormingsproces tussen raad en college. Het presidium waardeert bovendien het positieve oordeel van het college over de uitvoerbaarheid van de nieuwe werkwijze. Presidium en cCollege en presidium zijn het dan ook op hoofdlijnen eens.

Beide partijen hebben aangegeven dat een nieuwe werkwijze een leerproces zal zijn voor raad en college. De griffier en de gemeentesecretaris zullen zaken goed op elkaar afstemmen bij de praktische uitwerking van de nieuwe werkwijze.

De nieuwe werkwijze zal verder een jaar na de inwerkingtreding worden geëvalueerd door het presidium.

Het presidium geeft de raad verder de volgende de opmerkingen mee naar aanleiding van de collegereactie.

Aanleveren stukken bij het college

Het college heeft zorg over het feit dat het advies zich uitspreekt over de aanlevertermijnen bij het college.

Het advies beoogt echter geen uitspraak te doen over de aanlevertermijnen bij het college. Het voorbeeld dient louter als illustratie wat de invoering van de procedurevergadering voor praktische gevolgen heeft voor het aanleveren van stukken bij de raad (i.c. de griffie). Ter verduidelijking voor de ambtelijke organisatie is de voorgaande stap (aanlevering bij het college) in het schema opgenomen om aan te geven met welke minimale doorlooptijden rekening moet worden gehouden. Uiteraard bepaalt het college die termijnen zelf.

In het eindstuk aan de raad zal dit voorbeeld, dat blijkbaar verwarring wekt, voor alle duidelijkheid worden aangepast.

Adressering en ondertekening stukken

Het college geeft aan dat het zelf kiest op welke wijze zij met wie correspondeert. Dat is juist, evenals het juist is dat de raad dat evenzeer zelf bepaaltd. Het presidium stelt voor hier verder geen discussie over te voeren.

Voor stukken die het college ter informatie naar de raad of commissie stuurt, zal standaard een aanbiedingsbriefje worden opgesteld. Dan is het voor de raad duidelijk wat het college met het stuk beoogt. De raad kan uiteindelijk zelf bepalen – via de procedurevergadering – of zij nog over het stuk wil spreken.

Het college vraagt zich verder af wat de toegevoegde waarde is van het getekend aanleveren van collegestukken. In het gesprek is benadrukt dat het aanleveren van de juiste stukken een verantwoordelijkheid is van de gemeentesecretaris.

Het presidium stelt voor dit punt nu te laten rusten en hier vooralsnog geen wijziging in aan te brengen.

Mededelingen

Het college stelt voor om mededelingen mogelijk te blijven houden om in dringende gevallen de commissie ter vergadering te kunnen informeren.

In het advies is voorgesteld de informatieverstrekking tussen college en raad schriftelijk te laten verlopen. Het doen van mededelingen leidde namelijk geregeld tot ongeplande en onvoorbereide discussies.

Het presidium wil tegemoet komen aan het verzoek van het college door als uitzondering op de regel het doen van mededelingen toe te staan. Uitgangspunt is dat mededelingen feitelijk en niet-beleidsmatig van aard zijn en niet bedoeld om op dat moment een discussie te starten. Daar ligt ook een taak voor de commissievoorzitter.

Het agendapunt mededelingen verschuift verder naar het einde van de agenda, en het collegelid zal vooraf aan de commissievoorzitter of commissiegriffier melden dat hij/zij een mededeling wil doen.

Externe oriëntaties

Het college lijkt impliciet te stellen dat een versterking van het instrument ‘externe oriëntatie’ minder wenselijk zou zijn, omdat het college bij de beleidsvoorbereiding deze contacten al legt waardoor doublures kunnen ontstaan.

Het presidium vindt het een goede zaak dat de raad bij majeure dossiers eerder wordt betrokken, maar verder hebben college en raad daar een eigen taak en verantwoordelijkheid. De raad bepaalt zelf hoe zij haar volksvertegenwoordigende rol invult. Daarbij is het doel om aanvullende informatiebronnen aan te boren en niet op zoek te gaan naar al bekende informatie.

Presidium en college hebben afgesproken om elk vanuit de eigen rol de verwachtingen van externe partijen goed te managen, zodat helder is wie, in welke fase, welke verantwoordelijkheid heeft.

Versterking raadsondersteuning

Tot slot neemt het presidium kennis van de kanttekeningen die het college plaats bij een versterking van de raadsondersteuning door middel van annotaties en een het aanstellen van een administratieve medewerker.

De annotaties zullen uiteraard geen dubbeling zijn van collegestukken, maar bestaan uit bestuurlijk-juridische en financiële aandachtspunten die naar de mening van de griffie bijdragen aan goede besluitvorming.

Het presidium onderschrijft verder op basis van de notitie een verdere professionalisering van de raadsondersteuning. Daarbij verwijst het presidium naar het recente VNG-onderzoek ‘Van werklast naar werklust’. De commissie stelt onder meer:

“Raden moeten zichzelf een goede griffie gunnen en daar budget voor vrijmaken. De griffie is niet de sluitpost op de begroting, maar een belangrijke voorwaarde om het raadswerk goed te kunnen vervullen’.

Het presidium onderschrijft die conclusie en meent dat met de nieuwe werkwijze en de voorgestelde formatie-uitbreiding de raad zichzelf de ondersteuning verschaft die een stad als Delft verdient. In de bijgevoegde notitie is dat nader toegelicht (bijlage 2).

Het presidium adviseert de raad deze brief en de collegereactie te betrekken bij de komende bespreking van de nieuwe werkwijze.

Namens het presidium,

De voorzitter, De griffier,