Notitie herinrichting raadszaal

Op 23 juni heeft het presidium gesproken over de herinrichting van de raadszaal. In deze vergadering heeft het presidium besloten de inrichting van de raadszaal en het niveau van digitalisering van elkaar los te koppelen. Weliswaar hangen de twee zaken met elkaar samen maar kunnen elk voor zich worden uitgewerkt. Bij de herinrichting van de raadszaal zal uiteraard rekening worden gehouden met eventuele aanpassingen in de (digitale) techniek.

 

Tevens heeft het presidium de notitie inzake herinrichting van de raadszaal (bijlage 1) aangeboden voor bespreking in de commissie BestWe. In deze notitie zijn ambtelijk de scenario’s I en II uitgewerkt. Mw. Steffen heeft nog drie scenario’s uitgewerkt. Deze zijn bijgevoegd en genummerd als variant III, IV en V.

 

Tevens heeft het presidium besloten om een inventarisatie te houden onder de raadsleden naar de wensen van de digitale raadszaal. Deze uitkomsten komen na de zomer terug in het presidium.

 

De commissie wordt gevraagd een uitspraak te doen over de gewenste voorkeursvariant.

 

Notitie uitzendingen raadsvergaderingen

Tenslotte meld ik u dat het presidium na bespreking positief is over uitzendingen van de raads- en commissievergaderingen. Daarbij zal worden bezien of het gebruik van de cameravoorziening door derden, een deel van de kosten kan dekken. Het college zal worden gevraagd om met een advies te komen over de wijze van financiering van de faciliteit.

 

Bijlage 1: Notitie herinrichting raadszaal

 

1. Aanleiding

Naar aanleiding van een discussie binnen de raad, vraagt het presidium aan het college, de opdracht aan te nemen tot het uitwerken van een voorstel voor de herinrichting van de raadszaal. Ook wil de raad een eventuele uitbreiding naar een digitale raadszaal onderzocht hebben. De raad benoemd voorts de volgende aandachtspunten:

 

 

Onderhavige notitie geeft een uitwerking van de aandachtspunten door middel van verschillende scenario’s.

 

 

2. Scenario’s t.b.v. Optimaliseren huidige vergaderopstelling

In eerste instantie is het gewenst een nieuwe opstelling te bepalen. Daarbij is het belangrijk is dat alle aanwezigen elkaar kunnen zien, dat er tussentijds onderling overlegd kan worden en dat er rekening gehouden  wordt met het rondlopen van de bodes tussen de opstellingen door. Ook is aangegeven dat de vergaderplaatsen een minimale maatvoering mogen krijgen teneinde ruimte te creëren. Een minimale maatvoering voor twee vergaderplaatsen is 160 bij 60 cm, inclusief de microfoons.  De huidige vergaderplekken per twee is 160 bij 70 cm.

 

Bij de keuze voor een nieuwe inrichting moet de volgende overweging meegenomen worden:

-          is de vorm en stijl van de zaal het uitgangspunt of is de opstelling op zich het uitgangspunt?

-          ook moet de waarde (functioneel en cosmetisch) van het karpet en het wapen erin, in de beslissing meegenomen worden.

 

De prijzen zoals genoemd bij de verschillende scenario’s, zijn gebaseerd op ramingen. Er dient rekening gehouden te worden met een mogelijke afwijking van 20% hoger of lager.

 

 

Scenario I

De voorkeur van het Presidium voor een opstelling gaat uit naar:

-          Lagerhuis opstelling met daarbij de voorzitter en griffier apart en waarbij de achterste rijen op een verhoging worden geplaatst.

 

Uit de eerste indelingstekening blijkt dat deze opstelling in de breedte van de zaal erg veel ruimte vraagt waardoor de loopruimte tussen en achter de rijen tafels minimaal is. Wanneer de tafels in de lengte per twee uit elkaar worden getrokken om tussendoor loopruimte te creëren dan wordt deze loopruimte zeer smal, teneinde de toegangsdeuren van de zaal niet te blokkeren. De opstelling centraal in de zaal zal mogelijk propperig en rommelig ogen, omdat de volledige lengte van de ruimte niet wordt benut.

Het karpet kan in deze opstelling blijven liggen maar de onderste rijen tafels en stoelen worden geheel op het karpet geplaatst waardoor het wapen nauwelijks nog zichtbaar zal zijn.

 

De maten op de concepttekening geven meer duidelijkheid over de totale situatie (100 cm achter de vergaderplaatsen langs en 54 cm tussen de vergaderplaatsen door).

 

De inrichtingskosten voor dit scenario worden geraamd op € 190.000,-

Scenario II

Een tweede mogelijkheid voor een indeling is:

-          een ovale opstelling met het college, voorzitter en griffier aan de kopse kant.

 

Met deze opstelling kan de lengte van de zaal beter benut worden doordat ter hoogte van de toegangsdeuren van de zaal de vergaderplaatsen naar binnen trekken. Er kan achter en ruim voor de vergaderplaatsen langsgelopen worden voor overleg en catering waarbij er ook geen rekening gehouden hoeft te worden met verhogingen, zoals bij scenario I. Het karpet moet in deze situatie een stukje uit het midden van de zaal verschoven worden, om te voorkomen dat een aantal werkplekken in de ronding half op het karpet komen te staan en half op de parket. Suggestie is dan om het college geheel op het karpet te laten zitten. In deze situatie blijft het wapen sowieso vrij.

 

De inrichtingskosten voor dit scenario worden geraamd op circa € 158.000,-

 

NB:

Enkel bij een rechthoekige opstelling zal het karpet volledig vrij blijven omdat de opstelling er dan geheel omheen geplaatst kan worden.

 

 

3. Bijkomende werkzaamheden

-          indien er wordt gekozen voor een lagerhuis opstelling, dan zullen de achterste rijen op een verhoging worden geplaatst om het overzicht te behouden. Een podiumbouwer doet hiervoor een voorstel.

-          de stoelen op de tribunes zullen tevens vervangen worden voor nieuwe, om eenheid in de stijl van de zaal te creëren.

-          afdeling monumentenzorg zal mogelijke aanpassingen van de zaal moeten goedkeuren.

-          een architect zal, nadat de keuze voor een opstelling gemaakt is, één of twee voorstellen uitwerken voor het nieuwe meubilair inclusief soort materiaal en kleurstelling.

 

4. Kostenramingen

De lagerhuis opstelling is niet geschikt voor digitaal werken in verband met het bekabelingprobleem. Bij de keuze voor een lagerhuis opstelling kan er wel gewerkt worden met een centraal presentatiesysteem. De meerkosten van dit systeem bedraagt circa € 30.000.**

 

 

Scenario I

Lagerhuis

Scenario II

Ovaal

Vergaderopstelling

€  130.000.--

€  130.000.--

Stoelen tribune*

€    30.000,--

€    30.000,--

Verhogingen**

€    30.000,--

 

Binnenhuisarchitect**

€      5.000,--

€      5.000,--

Totaal

€    195.00,--

€    165.000,--

 

*   =    voor publiek, ambtenaren en de pers.

**  =    prijzen zijn nog niet onderbouwd a.d.h.v. offertes.

 

In de begroting 2008 is rekening gehouden met een budget voor herinrichting raadszaal van € 160.000,-. Dit bedrag is gebaseerd op de aanschaf van nieuw meubilair en is op basis van de geraamde kosten toereikend.


Scenario III
Scenario IV
Scenario V