1)              Aanleiding

De versterking van de betrokkenheid van de Raad bij het regionaal bestuur (gemeenschappelijke regelingen) is een onderwerp dat de aandacht van de Raad heeft. Aanleiding zijn onder meer het rapport “verbonden partijen” van de rekenkamer (mei 2007) en het rapport “met gevoel voor draagvlak” (voorjaar 2008) over de evaluatie van het Algemeen Bestuur Haaglanden (commissie van der Tak).

In deze notitie wordt een aantal voorstellen gedaan. A) een voorstel om de betrokkenheid en de communicatie tussen de delegatie Haaglanden en de gemeenteraad verder te versterken. B) Een voorstel om de procedure rondom de begrotingsstukken van gemeenschappelijke regelingen te stroomlijnen. C) Een voorstel voor een jaarlijkse voortgangsrapportage over de bestuurlijke samenwerkingsverbanden om de bestuurlijke activiteiten van het college, die relevant zijn voor de stad, beter te kunnen volgen.

 

2)              Advies

a)              Voorgesteld wordt om de agenda’s van het Algemeen Bestuur Haaglanden en de adviescommissies standaard te agenderen voor  de procedurevergadering van (in principe) de meest in aanmerking komende raadscommissies, ten behoeve van informatie uitwisseling met de delegatieleden en eventuele standpuntbepaling;

b)             1) Voorgesteld wordt om alle begrotingsstukken van de gemeenschappelijke regelingen als regel door het college af te laten doen en het college achteraf aan de Raad te laten rapporteren hoe hiermee is omgegaan.
2) Voorgesteld wordt om de bestaande tussentijdse begrotingsrapportages van de gemeenschappelijke regelingen stadsgewest Haaglanden, Avalex en de veiligheidsregio (i.o.) standaard aan de Raad ter kennisgeving aan te bieden.

c)              Voorgesteld wordt het college jaarlijks om een rapportage te vragen inzake bestuurlijke samenwerkingsverbanden.

3)              Toelichting

De gemeente Delft neemt deel in 17 gemeenschappelijke regelingen (zie bijlage 1). In de nota “het deelnemingenbeleid van Delft” worden vier soorten gemeenschappelijke regelingen onderscheiden:

-                 Werken voor derden (bijvoorbeeld archiefbeheer Pijnacker/Nootdorp,Archeologie Midden-Delfland). Deze gemeenschappelijke regelingen hebben geen algemeen bestuur (AB) en dagelijks bestuur (DB);

-                  Gemeenschappelijke regelingen met een “volgende” betrokkenheid, zoals de distributiekring en geluidssanering. De gemeente is hier geen lid van het AB of DB.

-                 Uitvoerende gemeenschappelijke regelingen met actief sturende betrokkenheid, zoals de GGD Zuid-Holland West, de brandweer Delft/Rijswijk en Avalex. Het college is vertegenwoordigd in het AB en DB;

-                 Bestuurlijke gemeenschappelijke regelingen met een actieve bestuurlijke betrokkenheid, zoals het Stadgewest Haaglanden en de hulpverleningsregio Haaglanden (voorloper van de veiligheidsregio). De Raad is vertegenwoordigd in het AB. Het college ook in het DB.

 

Met name de uitvoerende en bestuurlijke gemeenschappelijke regelingen zijn voor de gemeenteraad van belang. Deze gemeenschappelijke regelingen zijn deels bepalend voor (de ruimte van) het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld in het geval van het stadgewest Haaglanden), deels verantwoordelijk voor de uitvoering van gemeentelijke taken (bijvoorbeeld Avalex). Om de betrokkenheid van de Raad bij de regionale besluitvorming te versterken en de procedures rondom begrotingsstukken te vereenvoudigen worden de volgende voorstellen gedaan.

 

a)              Verbetering betrokkenheid en communicatie tussen gemeenteraad en het Algemeen Bestuur Haaglanden;

 

Voorgesteld wordt om de communicatie tussen de raadsdelegatie Haaglanden en de gemeenteraad verder te versterken. Momenteel maken de raadsleden Kroon, Kuijper, Van der Poel en Keuvelaar deel uit van de Delftse delegatie. Deze bestaat verder uit wethouder Vuijk en de burgemeester (tevens DB-lid). Conform afspraak worden de AB-vergaderingen vanuit de ambtelijke (college)organisatie voorbereid.

 

De griffie kan in het vervolg de agenda’s voor de stadsgewestcommissies en het AB standaard agenderen voor de raadscommissie die daarvoor – gelet op de agendapunten - het meest voor in aanmerking komt. De commissie kan zich dan – desgewenst – uitspreken over een standpunt ten behoeve van de Delftse delegatie. Ook kan informatie worden uitgewisseld naar aanleiding van eerdere besluitvorming in het AB.

Mocht agendering in de meest betrokken raadscommissie qua planning niet haalbaar zijn, dan kan het ook in een andere raadscommissie worden geagendeerd. In elke raadscommissie zit minimaal één delegatielid vanuit de Raad. Op deze wijze kan meer aandacht voor het werk van de stadsgewest worden geregeld. Indien de gemeenteraad zich in dit voorstel kan vinden zal de griffie een vergadervoorstel voor 2009 opstellen.

 

In eerste instantie wordt deze werkwijze alleen voorgesteld voor het stadsgewest Haaglanden en niet voor de overige 15 gemeenschappelijke regelingen, aangezien hier de voor Delft belangrijke besluiten worden genomen. Ook is het zaak dat de gemeenteraad monitort of het stadsgewest geen onderwerpen behandelt die tot het terrein van de deelnemende gemeenten behoren (een soort lokaal subsidiariteitsbeginsel). De Raad kan uiteraard besluiten deze werkwijze ook in te stellen voor andere gemeenschappelijke regelingen.

 

Daarnaast ontvangt het AB van het Stadsgewest Haaglanden sinds 2007 een halfjaarlijkse termijnagenda. Dit biedt verdere mogelijkheden voor delegatieleden en de Raad om vroegtijdig van gedachten te wisselen over een bepaald onderwerp.
De jaarlijkse terugkoppeling van de delegatie naar de commissie Bestuur en Werk blijft verder gewoon bestaan.

 

De agenda van het AB is doorgaans 1,5 à 2 weken voor de vergadering bekend. Mocht in de praktijk blijken dat deze periode te kort is om nog een debat in de commissie/raad te voeren, dan kan de commissie de mogelijkheid overwegen om richting het Stadsgewest aan te dringen op eerdere verzending van de agenda’s naar de gemeenteraden. De griffie zal hiertoe het proces monitoren en in de zomer een notitie met de bevindingen opstellen.

 

Voorgesteld wordt:

-                De agenda’s van het Algemeen Bestuur Haaglanden en de adviescommissies standaard te agenderen voor de procedurevergadering van (in principe) de meest in aanmerking komende raadscommissies, ten behoeve van informatie uitwisseling met de delegatieleden en eventuele standpuntbepaling;

 

b)             Vereenvoudigen procedures rondom begrotingsstukken.


Daarnaast wordt voorgesteld om de procedure rondom de begrotingsstukken van de diverse gemeenschappelijke regelingen (GR-en) te vereenvoudigen. De procedures rondom de indiening van zienswijzen verlopen in de praktijk onrustig. Ook blijkt uit het rekenkamerrapport “verbonden partijen” dat de procedure rondom de begroting niet duidelijk is voor de gemeenteraad.

 

De rol van de gemeenteraad bij het vaststellen van de begroting en de jaarrekening van een gemeenschappelijke regeling is vastgesteld in artikel 34 en 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) (zie bijlage). In de afzonderlijke gemeenschappelijke regelingen kunnen hier nadere bepalingen aan gesteld zijn.

 

Voor wat betreft de begroting wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld een zienswijze in te dienen op de concept begroting (artikel 35 Wgr). De concept begroting wordt zes weken voor vaststelling door het Algemeen Bestuur naar de gemeenteraden gestuurd.


De gemeenteraad heeft daarmee zes weken de tijd voor de indiening van een zienswijze[1].

 

Van belang is dat de afgelopen jaren nagenoeg alle ontwerp-begrotingen van GR-en zonder zienswijze de Delftse gemeenteraad zijn gepasseerd. Gelet op het uitvoerende karakter van een deel van de GR- en is dit ook niet vreemd. In de praktijk blijkt er dus weinig behoefte om concept begrotingen van gemeenschappelijke regelingen in de raadscommissie en raadsvergaderingen te bespreken.

Het tijdspad van zes weken blijkt verder relatief kort voor het voorbereiden van een eventuele zienswijze door het college en de behandeling ervan in de Raad en zelfs de commissie. De procedure rondom de indiening van zienswijzen heeft in de praktijk dan ook een onrustig verloop. Vertragingen in de aanlevering van de begrotings- en verantwoordingsstukken en de moeizame afstemming met de raadsagenda maken dat de concept-begrotingen in de regel niet worden besproken en de voorstellen rondom de indiening van zienswijzen zonder debat wordt overgenomen via de lijst ingekomen stukken van de Raad.

 

Gelet op de huidige praktijk is het voorstel om de begrotingsstukken van de gemeenschappelijke regelingen in het vervolg door het college af te laten doen en de Raad achteraf te informeren hoe zij hiermee is omgegaan. Omdat collegeleden ook lid zijn van het DB, zijn zij beter op de hoogte van de onderwerpen in de GR-en die voor de gemeente Delft van belang zijn.

Op het college rust daarnaast een actieve informatieplicht: de verplichting om de gemeenteraad over alles te informeren wat hij voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Het college zal de Raad vooraf moeten informeren over zaken waar de Raad in gekend moet worden bij de indiening van een zienswijze.

 

Hiermee is de controlerende functie en het – indien nodig - vooraf informeren van de Raad in principe geborgd. Uiteraard blijven alle raadsleden de ontwerpbegrotingen ontvangen zodat ook zij desgewenst onderwerpen uit de begroting in de commissie of raad kunnen agenderen.

 

Toezending tussentijdse rapportages

 

De wethouders financiën van de regio Haaglanden hebben in aanvulling op de Wet gemeenschappelijke regelingen een “begrotingskader gemeenschappelijke regelingen geformuleerd om de financiële planning en verantwoording van de gemeenschappelijke regelingen te stroomlijnen. Eén van de bepalingen betreft het sturen van tussentijdse rapportages over de lopende begroting:

Tussentijds dienen de Gemeenschappelijke regelingen hun besturen (en daarmee deelnemende gemeenten) te rapporteren over de uitvoering van de lopende begroting. Peildata hiervoor zijn 1 april en 1 augustus. Deze rapportage draagt het karakter van een uitzonderingsrapportage. Minimaal dient deze te bevatten de verwachte afwijkingen van het exploitatieresultaat, de verklaring daarvan en de maatregelen die de gemeenschappelijke regeling zelf treft om de begroting bij te stellen[2].

 

Uit het rapport van de rekenkamer komt naar voren dat de tussenrapportages niet standaard aan de Raad wordt toegezonden. In de praktijk zullen met name de gemeenschappelijke regeling stadsgewest Haaglanden, de gemeenschappelijke regeling Avalex en de in oprichting zijnde veiligheidsregio de aandacht van de Raad hebben.

Omdat de tussenrapportages inzicht geven in afwijkingen ten opzicht van de begroting is het voorstel om de tussentijdse begrotingsrapportages van deze GR-en in het vervolg standaard ter kennisgeving aan de Raad toe te zenden. De gemeenteraad kan indien nodig het college en/of de delegatieleden van de gemeenschappelijke regelingen om een nadere toelichting vragen. Indien nodig en gewenst kan de commissie besluiten tussenrapportages van andere relevante GR-en toe te voegen.

 

Voorgesteld wordt:

-                om alle begrotingsstukken van de gemeenschappelijke regelingen als regel door het college af te laten doen en het college achteraf aan de Raad te laten rapporteren hoe hiermee is omgegaan.

-                De bestaande tussentijdse begrotingsrapportages van de gemeenschappelijke regelingen stadsgewest Haaglanden, Avalex en de veiligheidsregio (i.o.) standaard aan de Raad ter kennisgeving aan te bieden.

 

c) Jaarlijkse rapportage bestuurlijke samenwerkingsverbanden

 

Om de activiteiten van het college, die relevant zijn voor de stad, beter te kunnen volgen wordt voorgesteld om het college jaarlijks te vragen om een voortgangsrapportage te sturen over de bestuurlijke samenwerkingsverbanden. Deze rapportage bevat op hoofdlijnen de ontwikkelingen in de belangrijkste gemeenschappelijke regelingen, de Europese samenwerkingsverbanden, zustersteden en eventuele informele, ad hoc samenwerkingsverbanden.

De rapportage over de gemeenschappelijke regelingen kan betrokken worden bij de jaarlijkse rapportage van de delegatie Haaglanden.

 

Voorgesteld wordt:

-                Voorgesteld wordt het college jaarlijks om een rapportage te vragen inzake bestuurlijke samenwerkingsverbanden.

 

Bijlage 1: overzicht gemeenschappelijke regelingen

Bijlage 2: overzicht bepalingen WGR.

 

BIJLAGE 1      OVERZICHT GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN DELFT

 

 

 

 

Werken voor derden:

 

1

Archiefbeheer Pijnacker/Nootdorp,

2004

2

Archiefbeheer Rijswijk;

2004

3

Archiefbeheer Midden-Delfland

2004

4

Archeologie Pijnacker/Nootdorp,

2006

5

Archeologie Midden-Delfland,

2006, Onder intrekking GR archeologie Schipluiden

6

Archeologie Westland

2007, intrekking van GR archeologie de Lier (2000)

7

repressieve brandweerzorg Pijnacker.

 

 

Gemeenschappelijke Regelingen met een ‘volgende’ betrokkenheid:

 

8

distributiekring,

1990

9

geluidssanering,

1998

 

Gemeenschappelijke Regelingen als uitvoeringsorganisatie met actieve sturende betrokkenheid::

 

10

GGD Zuid-Holland West

2002

11

Brandweer Delft/Rijswijk

Ingaande 2006

12

Bedrijvenschap Harnaschpolder

Ingaande 2004

13

Reinigingsbedrijf Avalex

Opgericht in 2007

14

Bestuurlijke GR’s Gemeenschappelijke Regelingen met een actieve bestuurlijke betrokkenheid:

 

15

Stadsgewest Haaglanden

1994

16

Hulpverleningsregio Haaglanden (“voorloper”van de veiligheidsregio)

1994

17

Recreatieschap Midden Delfland

1988

Bijlage 2        Wet Gemeenschappelijke regeling

 

Procedure begroting en jaarrekening gemeenschappelijke regeling

In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn voor de begroting (en jaarrekening) artikel 34 en 35 van belang:

Artikel 34

 

1. Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.

 

2. Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

 

3. Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

 

4. Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten.

 

 

Artikel 35

 

1. Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam of het gemeenschappelijk orgaan zendt de ontwerp-begroting zes weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, onderscheidenlijk zes weken voordat zij door het gemeenschappelijk orgaan wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

 

2. De ontwerp-begroting wordt door de zorg van de besturen van de deelnemende gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190, tweede en derde lid, van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

 

3. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam onderscheidenlijk het gemeenschappelijk orgaan hun zienswijze over de ontwerp-begroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerp-begroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

 

4. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur van het openbaar lichaam onderscheidenlijk het gemeenschappelijk orgaan, zo nodig, de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

 

5. Het bepaalde in het eerste, derde en vierde lid is mede van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting. In de gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald ten aanzien van welke categorieën begrotingswijzigingen hiervan kan worden afgeweken.

 

 

 


[1] De gemeenteraad heeft geen formele rol in het vaststellen van de jaarrekening. Het Algemeen Bestuur van een GR stelt de jaarrekening vast (artikel 34). De jaarrekening dient binnen twee weken na vaststelling van de jaarrekening en uiterlijk voor 15 juli door het Dagelijks Bestuur toegezonden te zijn aan Gedeputeerde Staten. De jaarrekeningen wordt doorgaans ter kennisname aan de gemeenteraad gestuurd.

[2] Rapport “verbonden partijen”, lokale rekenkamer, pp. 12-13.