Aanleiding

De gemeente Delft beschikt over circa 100 reserves. Daarin hebben in afgelopen jaren vele mutaties plaatsgevonden en staan voor de komende jaren nog vele mutaties gepland. In de programmabegroting 2007, en recentelijk in het kader van de nieuwe bezuinigingstaakstelling, zijn alle reserves tegen het licht gehouden waarbij een deel van het reservevermogen is vrijgevallen en reserves zijn opgeheven en/of samengevoegd. De verwerking van deze mutaties heeft onder tijdsdruk gedeeltelijk op stelposten plaatsgevonden, waarbij niet altijd een volledige aansluiting is gemaakt met individuele posten in de exploitatiebegroting.

 

Ook heeft, naar aanleiding van de jaarrekening 2006, de accountant in zijn rapportage opgemerkt dat de controle op de reserves en voorzieningen tijdrovend was, omdat het de organisatie veel inspanning kostte de benodigde informatie op tafel te krijgen.

 

Verbeterplan

Om bovengenoemde redenen is het project “verbeteren inzicht in de reserves” uitgevoerd, waarbij alle reserves op detailniveau zijn doorgenomen. Hierbij is per reserve in beeld gebracht welke mutaties volgens besluitvorming in de reserves zouden moeten plaatsvinden (de soll-situatie). Vervolgens is in beeld gebracht welke mutaties in de reserves daadwerkelijk in de administratie zijn opgenomen (de ist-situatie).

Deze, grotendeels administratieve, actie leidt tot enkele aanpassingen in de begroting.

 

Oplevering verbeterpunten

De uitvoering van het project leidt tot een verbeterd inzicht in de reserves (zowel historische als toekomstige mutaties) en een betere en eenvoudiger aansluiting met de programma’s en producten in de begroting. De verwerking van het samenvoegen en afsluiten van reserves, zoals destijds besloten bij de begroting 2007, leidt tot een vermindering van het aantal reserves tot 71 in totaal.

 

Daarnaast zijn structuuraanpassingen in de financiële administratie verwerkt om de aansluiting tussen de mutaties op programmaniveau makkelijker vast te stellen en om periodieke controles sneller en efficiënter uit te kunnen voeren. Tevens is geregeld dat het beheer van de reserves in het vervolg door Financiën zo wordt georganiseerd, dat elke maand de reserves worden bijgewerkt naar aanleiding van de begrotingswijzigingen bij de raadsvoorstellen. Het voordeel hiervan is dat de organisatie sneller betrouwbare informatie krijgt geleverd en dus altijd de laatste stand van zaken met betrekking tot de reserves tot zijn beschikking heeft.

 

Om de begroting in overeenstemming te brengen met de feitelijke situatie is een aantal aanpassingen nodig. Deze zijn in onderstaande 3 onderdelen uitgewerkt.

 

1. Op te heffen reserves in 2007

In de voorbereiding van de begroting 2007 is voorgesteld diverse reserves op te heffen en/of samen te voegen. In enkele gevallen zijn deze nog niet in de begroting 2007 zijn opgenomen. Het betreft de volgende reserves:

 

Op te heffen reserve

Saldo

Saldo t.g.v. reserve

Algemene reserve C

186.884

Dekking kapitaallasten

Natuur en milieu

13.687

Algemene reserve

Boekwaarde welzijnsaccommodaties

6.973

Egalisatie Vastgoed (beleidsvelden)

Delft kennisstad

210.591

Economisch structuurfonds

Toerisme

5.541

Grote projecten

Automatisering RIS

0

nvt

 

Wij stellen voor bovenstaande reserves op te heffen in 2007 en de saldi in de jaarrekening over te hevelen naar de reserves die in de laatste kolom worden genoemd.

 

2. Te verwerken in jaarrekening 2007

Aan de hand van de nieuw opgestelde overzichten per reserve is beoordeeld of alle stortingen en onttrekkingen van de betreffende reserves zijn opgenomen in de begroting 2007. Van enkele reserves zullen de onttrekkingen en stortingen nog in de begroting verwerkt worden.

Het betreft de volgende mutaties:

 

Reserve

Mutaties

S/O

Bedrag

Toelichting

Algemene reserve B

Bijdrage wegcategorisering LVVP

O

91.181

Was als stelpost verwerkt

Reserve dekking kapitaallasten

Kapitaallasten m.b.t.:

-    aanschaf ICT

-    afsluiting binnenstad

-    waterdossier

-    LVVP 2005-2008

O

564.929

Kapitaallasten zijn geraamd, maar dekking uit de reserve nog niet volledig

Reserve gemeentelijke huisvesting

Overheveling naar res.dekking kap.lasten i.v.m. kapitaallasten Rode Haan

O

1.100.000

Bedrag overgeheveld naar de juiste reserve

Reserve Delta

Overheveling saldo reserve automatiseringsmiddelen

O

323.473

Deel van de reserve heeft betrekking op reserve automatiseringsmiddelen

Reserve toerisme

Storten in reserve nutswinsten

 

O

 

50.000

Wordt nu in begroting verwerkt

Reserve grote projecten

Dekking LVVP

O

600.000

Wordt nu in begroting verwerkt

Reserve basispakket ICT

Afrekening 2007 storten in:

-      reserve basispakket ICT

-      algemene reserve

 

 

S

 

S

 

 

133.148

 

706.875

Wordt overgeheveld naar de juiste plek in de begroting

Reserve vervanging meubilair

Afrekening 2007 storten in:

-      reserve verv.meubilair

-      algemene reserve

 

 

S

S

 

 

5.189

170.300

Wordt overgeheveld naar de juiste plek in de begroting

Reserve werk en inkomen

Overheveling naar res.dekking kap.lasten

O

1.305.000

Bedrag wordt overgeheveld naar de juiste reserve

Reserve bedrijfsvoering Cult.erfgoed Delft

Onttrekking mbt restantbudget 2006

O

17.641

Wordt overgeheveld naar de juiste plek in de begroting

 

* S / O staat voor Storting in c.q. Onttrekking aan de reserve

 

Wij stellen voor aan de raad toestemming te vragen bovenstaande stortingen en onttrekkingen, die passen binnen de doelstelling van de reserves, alsnog in de jaarrekening 2007 te verwerken.

 

 

3. Gevolgen meerjarenbegroting 2008-2011

Het opnemen van de juiste stortingen en onttrekkingen van de reserves genoemd in bijlage 1 leidt ook meerjarig tot enkele aanpassingen. Deze afwijkingen zijn het gevolg van onder andere indexeringen in de begroting 2008 en verwerking van mutaties in reserves op stelposten. In een aantal gevallen zijn stortingen en onttrekkingen in de meerjarenbegroting 2007-2011 overgeheveld naar de juiste plek in de begroting.

 

In 2008 ontstaat een gering nadeel van per saldo € 42.467. Wij stellen voor om dit bedrag te onttrekken aan de algemene reserve. In 2009 kan de algemene reserve weer met dit bedrag worden aangezuiverd uit het voordeel dat in dat jaar ontstaat. Dit alles leidt dan tot het volgende beeld (zie bijlage 1):

 

2008                 €               0

2009                 €    284.256 voordeel

2010                 €    391.716 voordeel

2011                 €    359.576 voordeel

 

De mutaties zijn opgenomen in de 16e begrotingswijziging voor het jaar 2008.

 

Voorstel

Voorgesteld wordt aan de raad voor te leggen:

  1. de reserves algemeen C, natuur en milieu, boekwaarde welzijnsaccommodaties, Delft kennisstad, toerisme en automatisering RIS op te heffen en de saldo’s over te hevelen conform het voorstel;
  2. de stortingen en onttrekkingen van de reserves met betrekking tot het boekjaar 2007 alsnog in de jaarrekening 2007 te verwerken;
  3. het meerjarig aanpassen van de reserves genoemd in bijlage 1 en het nadeel van € 42.647 in 2008 te onttrekken aan de algemene reserve en in 2009 vervolgens weer in dezelfde reserve te storten. Hiertoe de 16e begrotingswijziging voor 2008 vast te stellen.

 

Bijlage 1 – overzicht mutaties in begroting als gevolg van verbeteren inzicht in  reserves