‘Naar open en afgestemde
communicatiekanalen' vormt de basis voor het
communicatiebeleid
tot 2010. Dit communicatiekader is de opvolger van
‘Openheid
en Openbaarheid’ uit 2002. Weliswaar gelden hieruit nog steeds veel van de
uitgangspunten, maar deze is inmiddels behoorlijk gedateerd. Bovendien vraagt
een aantal ontwikkelingen om versterking van de oude visie en op enkele punten
om een nieuwe visie:
·
het vorige communicatiekader is verouderd (uit
2002)
·
nieuw college sinds 2006
·
exponentiële groei communicatieboodschappen en
-middelen
·
maatschappij digitaliseert in rap tempo
Naar
‘open en afgestemde communicatiekanalen' sluit aan op het coalitieakkoord
2006-2010 'Ruimte zien en ruimte maken' en bevat de strategische uitgangspunten
voor alle communicatieactiviteiten en –
middelen
van de gemeente Delft. Het gaat om bewuste keuzes die het college maakt om de
gemeentelijke communicatie zo effectief mogelijk te laten verlopen. Uitwerking
van dit communicatiekader zorgt voor verbetering van de gemeentelijke communicatie
op alle fronten en draagt bij aan grotere herkenbaarheid van de gemeente Delft.
Het
communicatiekader hanteert drie doelstellingen:
1.
De gemeente Delft communiceert op een herkenbare, betrokken, betrouwbare en
toegankelijke wijze
2.
De gemeente Delft stemt de communicatiekanalen af
op gebruik(er)
3.
De gemeente Delft bedient Delftenaren efficiënt
door de organisatie communicatiever te maken
Ad
1 Herkenbaar, betrokken, betrouwbaar, toegankelijk
Herkenbaarheid
en betrouwbaarheid zijn vooral het terrein van de identiteit. Deze bestaat in
de kern uit de zelfrepresentatie van de organisatie (missie,
doelstellingen,
cultuur, structuur, etcetera) en daaromheen drie belangrijke
schillen:
gedrag van de organisatie (stijl, diensten, dienstverlening, gedrag
ambtenaren,
etcetera), huisstijl en communicatie. Een herkenbaar en
betrouwbaar
beeld van beleid en bestuur is basisvoorwaarde voor het
realiseren
van gemeentelijke doelstellingen. Wanneer de gemeente
betrouwbaar
en betrokken overkomt, zijn bewoners niet alleen eerder bereid moeite te doen
informatie van de gemeente tot zich te nemen, maar zullen ze ook eerder hun
meningen en ideeën over gemeentelijk beleid kenbaar maken.
Toegankelijkheid zorgt ervoor dat bewoners niet alleen eenvoudig
toegang
hebben tot informatie, maar ook kanalen hebben om hun mening te
uiten. Oude (papieren) media vervullen hiermee nog maar deels een functie. De
nieuwe media rukken op, met name om tot interactie met burgers te komen.
Om
dit te bereiken hanteren we de volgende uitgangspunten:
continue
communicatie
Het communicatiekader gaat uit van communicatie van
start (beleid) tot
finish
(resultaten). Niet alleen communicatie bij aankondiging van bouw- en
herinrichtingsplannen
om een voorbeeld te geven, maar ook tijdens deze
trajecten,
wanneer ze het meest kwetsbaar zijn voor een negatief imago
door
overlast. Tot slot communiceren als de metamorfose tot stand is
gebracht.
samenhangend
communiceren
Het
collegeprogramma stelt de bewoner centraal en vraagt een externe
focus
van de gemeentelijke organisatie. Vertaald naar communicatie
betekent
dit dat de ontvanger, de burger, vertrekpunt is. Dit maakt
samenhangend
communiceren een logische keuze.
Onze
communicatie gaat bij de programmering van communicatie daarom uit van hoe
bewoners onderwerpen definiëren. Dit sluit aan op het coalitieakkoord dat
uitgaat van de “logica van de burger”. Dat betekent dat we in al onze
communicatie kiezen voor een goede invalshoek en het aanbrengen van samenhang.
Hierdoor versterkt de boodschap naar bewoners en brengen we tegelijkertijd
integraliteit aan.
schakelen
tussen bestuur, organisatie en Delftse doelgroepen
Bestuurders
zijn het logische aanspreekpunt voor bewoners, ondernemers en belangengroepen
waar het beleid betreft, maar ook om in dialoog te komen. Hierbij past een
professionele communicatieadvisering gekoppeld aan elke bestuurlijke
portefeuille, zodat beter geschakeld kan wordentussen bestuur, organisatie en
Delftse doelgroepen. Duidelijkere profilering van het beleid en het bestuur
draagt bij aan zichtbaarheid van de gemeente in de lokale samenleving en aan
vertrouwen en begrip onder doelgroepen van beleid. De gemeente Delft moet
worden gezien als één gemeente, waar de bewoners meedenken en meedoen.
Samenwerking tussen communicatieadviseurs die voor o.a. het college werken en
de raadsadviseur communicatie is daarbij van belang[1],
ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid en duale loyaliteit.
huisstijl
stroomlijnen
Wil de gemeente haar rol als herkenbare,
betrouwbare, toegankelijke,
organisatie
waarmaken, is eenduidigheid van alle vormen van communicatie noodzakelijk. Een
analyse van alle communicatie-uitingen
van
de gemeente Delft leert dat er onvoldoende sprake van is dat de gemeente zich
met één gezicht naar buiten presenteert. Er zijn veel communicatiemiddelen die
behalve het logo vrijwel geen kenmerken
van
de huisstijl dragen. Ook zijn er middelen waarbij het helemaal niet
duidelijk
is dat de gemeente afzender is. Er is onvoldoende samenhang met
de
website(s). Het versterken van de externe communicatie wordt teniet
gedaan
wanneer er geen aanpassing van de huisstijl plaatsvindt.
B&W-panorama
B&W-berichten,
korte berichtjes over alle openbare besluiten van het college werken tot
tevredenheid van college en pers. Toch kunnen we de
pers
nog beter bedienen door dit uit te breiden tot een B&W-panorama:
korte
berichten over alle B&W-besluiten uitgebreid met de onderwerpen
waarover
de gemeente een persbericht uitbrengt en een lijst met
belangrijkste
(openbare) activiteiten van het college.
Ad
2 De gemeente Delft stemt de
communicatiekanalen af op gebruik(er)
digitalisering
communicatie
Communicatie
anno 2008 wijzigt in rap tempo als gevolg van veranderingen
in
het medialandschap en het veranderende gedrag van kijker, luisteraar en
lezer
bij het gebruik van radio, tv en mobiele (interactieve) media.
Belangrijke
trends zijn:
·
verschuiving van breed naar smal bereik
·
verschuiving van papier naar scherm
· kijken,
luisteren en lezen op elke tijd, plaats en in elk gewenst formaat
·
gebruikers van informatie participeren steeds vaker
in het zelf verspreiden, bewerken of produceren van informatie (denk aan YouTube en Wikipedia)
·
communicatiemedia worden steeds multimedialer (denk
aan iPhone)
·
information on demand wordt steeds belangrijker
(van push naar pull)
Deze
ontwikkelingen vragen om herijking van de huidige communicatiemiddelen die in
belangrijke mate nog papieren producten zijn (brochures, jaarverslagen, flyers
en Stadskrant). Ze zijn meestal massamediaal en zendergericht en zelden
gesegmenteerd en ontvangergericht (information on demand). Waren deze keuzes
logisch bij het vaststellen van het vorige kader, anno 2008 zijn bewoners
gemakkelijker, gerichter en tegen lagere kosten te bereiken door multimediale
en digitale middelen in te zetten. Dit betekent niet het einde van papier, maar
dit kader pleit ervoor per geval, per doelgroep het optimale medium te kiezen
waarbij bereik en kosten belangrijke criteria zijn. Daarom pleit dit kader voor
heroverweging van de Stadskrant, introductie van digitale nieuwsbrieven (die we
geschikt maken voor meerdere platforms en waar bewoners, belangenorganisaties
en instellingen zich op kunnen abonneren), uitvoering van de raadsmotie over
samenvoeging van de twee websites (delft.nl en gemeentedelft.info), het vaker
inzetten van TV, etcetera. Bovendien moet er een sterkere koppeling komen
tussen digitale en papieren media, waardoor ze elkaar wederzijds kunnen
versterken. Een projectgroep gaat zich bezighouden met de inventarisatie van
kansen op het gebied van digitale media.
Ad
3 Communicatiever maken organisatie
Het
coalitieakkoord verwacht dat de gemeentelijke organisatie extern
georiënteerd
is, behulpzaam, gericht op externe samenwerking en dus
communicatief.
Deze ambities vraagt van beleidsmedewerkers dat zij in
staat
zijn de factor communicatie optimaal in te zetten in het hart van
beleidsprocessen.
Beleid maken ís communiceren. Zo vereisen
beleidsprocessen helder zicht op wat er speelt in de samenleving.
Beleidsmedewerkers moeten de juiste partijen betrekken in processen, nieuwe
vormen van samenwerking en dialoog durven aangaan en de juiste
middelen
inzetten om beleid uit te dragen. Opleidingsprogramma's, een
helpdesk
communicatie, versterken van het gebruik van Intranet en een
portal
die het mogelijk maakt op eenvoudige wijze zelf brochures en flyers
te
maken in lijn met de huisstijl, zijn hierbij ondersteunend.