Raadsvoorstel

Aan de gemeenteraad

Van : Presidium

Datum : 13 mei 2008

Pfh. : n.v.t.

Steller : Anne Post

tel.nr. : 015-260 2639

e-mail : anpost@delft.nl

Programma : Bestuur en organisatie

Registratie nr. : [nummer[JMP1] ]

Stuk : [Wordt ingevuld door Griffie[JMP2] ]

Onderwerp : Verlenging contract accountant

Gevraagde beslissing:

1. Gebruik te maken van de mogelijkheid het contract met de accountant met één jaar (t/m jaarrekening 2009) te verlengen;

2. Begin 2009 een werving- en selectiecommissie te benoemen voor de voorbereiding van de voordracht van een nieuwe accountant voor de werkzaamheden vanaf de jaarrekening 2010.

Samenvatting

Over de jaarrekeningen 2005 t/m 2008 heeft de gemeenteraad in mei 2005 een accountant aangesteld. In het contract zit een optie voor een jaar verlenging voor de jaarrekening 2009. Geadviseerd wordt gebruik te maken van deze optie.

Dat houdt in dat pas in 2009 een Europees aanbestedingstraject hoeft te worden gestart. De raad wordt voorgesteld daartoe begin 2009 een werving- en selectiecommissie in te stellen.

Bij de instelling van de werving- en selectiecommissie kan rekening worden gehouden met de lopende discussie over de verbreding van de Rekeningencommissie tot een Auditcommissie. Dat wordt hieronder toegelicht.

Indien de raad in tegenstelling tot dit advies geen gebruik wenst te maken van de mogelijkheid tot verlenging, zal op korte termijn medio 2008 een (Europese) aanbesteding in gang worden gezet voor de controle over 2009 en daarna. Voor de benoeming van een accountant is bij een meerjarig contract een Europese aanbestedingsprocedure noodzakelijk. Voor een dergelijke procedure moet rekening worden gehouden met een doorlooptijd van ca. 10 maanden.

1. Aanleiding

Op 17 mei 2005 heeft u ingestemd met de benoeming van de accountant (Deloitte) voor de controle over de jaarrekeningen 2005 t/m 2008. Dat contract loopt dus na de controle van de jaarrekening 2008 volgend jaar af. Het contract kan maximaal met één jaar worden verlengd.

2. Bevoegdheid

De accountant heeft de rol van onafhankelijk controleur. De raad benoemt de accountant en deze dient aan de raad te rapporteren.

Volgens artikel 213, tweede lid, van de gemeentewet (GW) wijst de raad één of meer accountants aan belast met de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Met betrekking tot deze controle heeft de gemeenteraad de Controleverordening 213a vastgesteld. Deze bevoegdheid kan niet worden gedelegeerd aan het college.

3. Historie / relatie met eerdere besluiten/ proces

Zie onder 1.

4. Wat willen we bereiken? (Beoogd effect)

Zie gevraagde beslissing.

5. Wat gaan we daarvoor doen? (Oplossingsrichtingen / kanttekeningen)

De raad heeft bij de aanvang van het contract als optie meegenomen om het contract met maximaal één jaar te verlengen. De belangrijkste reden om het contract met één jaar te verlengen, is het feit dat de nieuwe accountant anders begint in het verkiezingsjaar 2010 voor de rekening 2009. De ervaring leert dat een nieuwe raad (met mogelijk een flink aantal nieuwe raadsleden) gebaat is bij een ingewerkte accountant.

De huidige raad kan dan in 2009 de werving en selectie doen maar besluitvorming overlaten aan de nieuwe raad. Die kan dan op basis van het voorwerk van deze raad in de eerste helft van 2010 zélf beslissen over de nieuwe accountant. Die kan vervolgens tijdig aan de slag kan met de voorbereidingen van de controle voor 2010.

Een aanvullend argument is de lopende discussie om de huidige Rekeningencommissie om te vormen naar een bredere Auditcommissie. Een eventuele Auditcommissie kan dan - in overleg met de huidige accountant - voorstellen doen voor verdere versterking van het verantwoordingsproces. Die kunnen vervolgens worden meegenomen in de aanbestedingsprocedure die in 2009 start.

Om niet teveel zaken tegelijk te wijzigen wordt voorgesteld dit jaar voorrang te geven aan de invulling van een Auditcommissie, en volgend jaar de werving en selectie te laten plaatsvinden.

Bij verlenging van een jaar zal de werving- en selectieprocedure in 2009 starten. Daartoe kan de raad begin 2009 een werving- en selectiecommissie instellen – dat kan dan de voorgestelde Auditcommissie zijn.

Die commissie zal samen met een aantal adviseurs, waaronder de financieel raadsadviseur en het inkoopbureau, een benoemingsvoorstel voorbereiden. De commissie zal dan namens de raad oordelen over de selectie van de gegadigden die een offerte uitbrengen, de offertes beoordelen en een gunningadvies voorbereiden.

De griffie zal hiertoe tijdig een apart voorstel aan de raad voorleggen. Hierin wordt meegenomen wat de meeste geschikte contractduur is in relatie tot de cyclus van raadsverkiezingen.

6. Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf )

Delft is een interessante controlegemeente voor accountants. De werving- en selectiecommissie zal dus scherp naar de prijs-kwaliteitverhouding van de offrerende partijen kunnen kijken. De kosten vallen onder het regulaire budget van de raad.

7. Communicatie

n.v.t.

8. Verdere procedure

Indien het advies wordt overgenomen, zal de accountant het aanbod worden gedaan om het contract met één jaar te verlengen. Indien deze daarmee akkoord gaat, zal de griffie begin 2009 een voorstel aan de raad voorleggen inzake taken en samenstelling van de werving- en selectiecommissie voor de nieuwe accountant.

Het Presidium, 13 mei 2008,

P. Kiela , voorzitter

R.H. van Luyk , griffier

Bijlagen:

· Raadsvoorstel en besluit “Opdracht accountantscontrole 2005 - 2008” van 17 mei 2005.”

Raadsbesluit

Datum : [dd-maand-jaar[JMP3] ]

Registratie nr. : [nummer[JMP4] ]

Stuk : [Wordt ingevuld door Griffie[JMP5] ]

Onderwerp : [Tekst[JMP6] ]

De raad van de gemeente Delft;

Gelezen het voorstel van het presidium van 7 april 2008

BESLUIT:

- Het contract met de accountant met één jaar (t/m jaarrekening 2009) te verlengen;

-Begin 2009 een werving- en selectiecommissie te benoemen voor de voorbereiding van de voordracht van een nieuwe accountant voor de werkzaamheden vanaf de jaarrekening 2010.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 juni 2008.