Raadsvoorstel

Van : Presidium [JMP1]

Datum : 9 juni 2008

Pfh. : nvt

Steller : J.M. Post

tel.nr. : 260 2639

e-mail : apost@delft.nl

Programma : Bestuur en Organisatie

Registratie nr. : 361944 [JMP2]

Stuk :

Onderwerp : Verantwoording vergoeding raadsfracties 2007

Gevraagde beslissing:

1. Kennisnemen van het accountantsrapport “rekening en verantwoording vergoeding raadsfracties 2007”[JMP3]

2. Het vaststellen van de bedragen van de uitgaven van fracties in 2007, de reservering van de fracties voor 2008 en de daaraan verbonden verrekening van de bedragen die niet binnen de verordening vallen.

Samenvatting

Deloitte accountants heeft over de verantwoordingen van de fracties over de besteding van de fractiebudgetten 2007 een rapport van bevindingen opgesteld. De raad dient bij verordening de diverse bedragen vast te stellen. Het rapport van de accountant dient daarbij als input.

1. Aanleiding

Overeenkomstig de verordening dienen fracties voor 1 maart hun verantwoording in te dienen over het voorgaande boekjaar. Dit is na behoren verlopen. Vervolgens zijn de verantwoordingen overhandigd aan de accountant. Op 21 mei is, na een hoor- en wederhoor procedure, het definitieve rapport van bevindingen van de accountant ontvangen.

2. Bevoegdheid

Artikel 30 van de verordening fracties, raads- en commissieleden is daarbij van toepassing:

Artikel 30 Verantwoording

1. Elke fractie legt, binnen twee maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van het verantwoordingsmodel (inclusief onderbouwing) zoals opgenomen in bijlage 2 behorende bij deze verordening.

2. Controle van de verslagen vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt zijn “Rapport van Bevindingen” uit aan de raad.

3. Fracties die na 1 maart hun, in lid 1 van dit artikel bedoelde, verantwoording inleveren kunnen verantwoordelijk gesteld worden voor aanvullende accountantskosten.

4. De raad stelt na ontvangst van het rapport van de accountant de bedragen vast van de:

a. uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

b. wijziging van de reserve

c. resterende reserve

d. verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en voorzover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Op basis van dit artikel dient de raad een besluit te nemen over de fractieverantwoordingen.

3. Historie / relatie met eerdere besluiten/ proces

Jaarlijks leggen de fracties verantwoording af over de uitgaven van de fractievergoeding. Met de nieuwe verordening, die dit jaar voor het eerst van toepassing is, werd beoogd het proces te verduidelijken en versnellen. Overeenkomstig de verordening dient de raad in de vergadering van het vaststellen van de jaarrekening tevens deze verantwoording vast te stellen.

4. Wat willen we bereiken? (Beoogd effect)

Het waarborgen van een democratisch bestuur dat effectief, doelmatig, transparant en betrouwbaar functioneert. (programmabegroting 2007)

5. Wat gaan we daarvoor doen? (Oplossingsrichtingen / kanttekeningen)

Nadat alle verantwoordingen waren ontvangen zijn in de tweede week van maart alle verantwoordingen overhandigd aan de accountant die is belast met de controle van de jaarrekening. De controle is gelijktijdig verlopen met de controle van de jaarrekening.

De accountant heeft zijn bevindingen over de verantwoorde uitgaven voor hoor-en wederhoor voorgelegd aan de betreffende fracties, voordat het definitieve rapport is verschenen. Van enkele verantwoorde kosten heeft de accountant niet kunnen vaststellen dat deze conform de verordening zijn verantwoord. Deze vraag wordt aan de raad voorgelegd. Voorgesteld wordt deze bedragen conform de verordening te verrekenen met de desbetreffende fractie. De opmerkingen van de accountant per fractie:

PvdA, VVD, GroenLinks, Stadsbelangen, CU/SGP, Onafhankelijk Delft, SP, CDA en STIP: De door deze fracties verantwoordde kosten zijn juist en rechtmatig, overeenkomstig de Verordening, bevonden.

D66: De fractie D66 heeft een bedrag van €34,95 verantwoord aan zakelijk giften. Dit bedrag is conform art. 26 van de verordening uitgesloten van declaratie uit het fractiebudget. Deze kosten dienen volgens de verordening betaald te worden uit de door de raadsleden ontvangen onkostenvergoedingen.

Leefbaar Delft: De fractie Leefbaar Delft heeft over 2007 een bedrag van €6.767,29 uitgegeven. Het gedeclareerde bedrag betreft enerzijds facturen die tezamen optellen tot een bedrag van €1.704,70. Deze facturen voldoen aan de verordening. Anderzijds kent de declaratie een deel dat betrekking heeft op kosten van juridische ondersteuning ad €5.033,63 met als omschrijving:”Stoelinga/Advies”. Op basis van de aangeleverde stukken kunnen wij de rechtmatigheid overeenkomstig de fractieverordening, niet nagaan. Vanwege de maximale omvang van het budget voor Leefbaar Delft in 2007 (€ 3.955,82) is van het totaalbedrag van de kosten van de juridische ondersteuning van € 5.033,63, € 2.251,12 ten laste van de fractievergoedingen gebracht (zijnde € 3.955,82 minus € 1.704,40).

Omdat de maximale reservering volgens de verordening niet hoger mag zijn dan de ontvangen bijdrage en de fractie van de ChristenUnie/SGP dit jaar nauwelijks middelen heeft besteed, dient deze fractie een bedrag van € 3.433,85 te restitueren.

Voor de verdere inhoud wordt verwezen naar het rapport van bevindingen.

6. Wat mag het kosten? (Financiële paragraaf )

nvt

7. Communicatie

nvt

8. Verdere procedure

Raadsvergadering 26 juni met de jaarrekening 2007

Bijlagen:

· Rapport van bevindingen Deloitte accountants

Stuk

De raad der gemeente Delft,

gelezen het voorstel van het presidium van 9 juni 2008;

gelet op artikel 198 van de gemeentewet;

b e s l u i t :

1. Kennisnemen van het accountantsrapport “rekening en verantwoording vergoeding raadsfracties 2007”

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 juni 2008.

,burgemeester.

,griffier.