Van : Presidium
Datum : 10 november 2008
Indiener : Presidium
Steller : Griffier
tel.nr. :
219 2416
e-mail :
lvluyk@delft.nl[JMP1]
Programma : Bestuur en Organisatie[JMP2]
Registratienr. :
Stuk :
Onderwerp : Instellen stuurgroep Herinrichting
en digitalisering
|
Gevraagde
beslissing: a) Een Stuurgroep herinrichting en digitalisering
(H&D) instellen bestaande uit maximaal vijf raadsleden waarvan het advies
naar verwachting kan rekenen op een breed draagvlak in de raad. b) Het navolgende kader
vaststellen waarbinnen het advies moet passen:
|
De raad is al enige tijd
bezig met de vraag hoe de raads- en commissiezaal kunnen worden ingericht tot
een vergaderfaciliteit die voldoet aan de verwachtingen binnen de raad.
Herinrichting
(opstelling, meubilair etc.) en de verdere mogelijkheden tot digitalisering
zijn daarbij met elkaar verweven.
De afgelopen maanden zijn
twee momenten geweest die richtinggevend zijn geweest voor de volgende stap.
a) In de commissie
Bestuur en Werk van 8 juli jl. is met betrekking tot de herinrichting van de
raadszaal de voorkeur uitgesproken voor een opstelling van het meubilair in een
ovaalvorm.
b) Tevens is in het
zomerreces een enquête uitgezet onder alle raads- en commissieleden over
verdere digitalisering van het raadswerk in brede zin.[1]
In dit raadsvoorstel
wordt voorgesteld om voor de concrete uitwerking van beide zaken een stuurgroep
in te stellen met een mandaat van de raad om te komen tot een zwaarwegend advies
over de concrete herinrichting en digitalisering van raadszaal en
commissiekamer.
De raad wordt voorgesteld
om de gemeenteraad voor te stellen een Stuurgroep
herinrichting en digitalisering in te stellen bestaande uit maximaal vijf
raadsleden waarvan het advies naar verwachting kan rekenen op een breed
draagvlak in de raad. De raad zou verder kader moeten vaststellen waarbinnen
het advies past.
De raad heef t in een
eerder stadium al besloten dat het stadhuis ook na de ingebruikname van het
nieuwe stadskantoor de vergaderplek blijft van de gemeenteraad. Dat betekent
dat het Stadhuis ook in de toekomst aan alle eisen van de raad moet voldoen.
Bij het advies van de
commissie Bestuur en Werk aan het presidium op 8 juli jl. over de herinrichting
speelden de volgende uitgangspunten een rol:
Door middel van een enquête
onder raadsleden en commissieleden/niet-raadsleden zijn de digitale wensen van
de raad geïnventariseerd. Deze opdracht werd afgelopen zomer uitgevoerd door de
griffie. Van 14 juli tot en met 12 september 2008 werd onder alle raadsleden en
commissieleden/niet-raadsleden een digitale enquête verspreid met vragen over
de gewenste digitalisering van het raadswerk. Net als bij de herinrichting van
de raadszaal konden de leden zich uitspreken voor een voorkeursvariant;
variërend van
Van de 60 leden hebben 25
de enquête ingevuld. Een ruime meerderheid van de respondenten sprak zich uit
voor een beperkte digitalisering, waarbij het meubilair wordt voorzien van
elektra en de beschikbaarheid van een internetverbinding. De resultaten van de
enquête plus de wensen en reacties van de respondenten zijn als bijlagen toegevoegd
aan deze memo.
Los hiervan sprak de raad
zich vorig jaar via een motie uit voor de ontwikkeling van één gemeentelijke
website. De eerste stap in die richting is gezet. Op dit moment wordt het
raadsinformatiessysteem (RIS) samengevoegd met de website van de gemeenteraad.
Dat zal per 1 maart 2009 van start gaan.
Instellen stuurgroep
Zowel het verloop van het
proces tot nu toe als de ervaring elders met herinrichting van raadszalen,
pleit voor een krachtige focus en sturing van het voorbereidend proces.
Aangezien er het nodige voorwerk verricht zal moeten worden dat moeten kunnen
rekenen op politiek draagvlak, wordt voorgesteld te gaan werken met een
stuurgroep met een concrete opdracht die door de raad wordt vastgesteld.
Vanuit de fracties zijn
inmiddels de volgende leden voorgedragen:
- De heer Van Leeuwen
(VVD)
- De heer Damen (PvdA)
- De heer Gorte (STIP)
- De heer Sipkema (SP)
- De heer Keuvelaar (CDA)
Voorgesteld wordt om
maximaal vijf raadsleden in de stuurgroep op te nemen, ondersteund door de
griffie en enkele ambtelijk deskundigen. De samenstelling dient zodanig te zijn
dat verwacht kan worden dat het advies van de stuurgroep kan rekenen op breed
draagvlak in de raad. De resultaten van de enquête plus de keuze van de raad
voor een vergaderopstelling in de raadszaal voor een ovaalvorm vormen het kader
waarbinnen de stuurgroep haar onderzoek zal verrichten.
Samengevat zou het advies
moeten passen binnen het navolgende kader:
Hoogachtend,
het Presidium van de
gemeenteraad van Delft
P. Kiela , R.H.
van Luyk,
Voorzitter griffier
Raadsbesluit
De raad van de gemeente Delft,
Gelezen het voorstel van het Presidium van 10
november 2008 met betrekking tot het instellen van een stuurgroep Herinrichting
en digitalisering;
Besluit:
a) Een Stuurgroep herinrichting en digitalisering
(H&D) in te stellen bestaande uit maximaal vijf raadsleden waarvan het
advies naar verwachting kan rekenen op een breed draagvlak in de raad.
b) Het navolgende kader
vast te stellen waarbinnen het advies moet passen:
Aldus
vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 november 2008.
, griffier