Van : Presidium
Datum : 10 november 2008
Indiener : Presidium
Steller : Griffier
tel.nr. : 219 2416
e-mail : lvluyk@delft.nl[JMP1]
Programma : Bestuur en Organisatie[JMP2]
Registratienr. :
Stuk :
Onderwerp : Commissiestelsel en enige aanvullende voorstellen inzake
de nieuwe werkwijze
|
Gevraagde beslissing: 1) Het
commissiestelsel conform het bestaande ‘Delftse’ model starten per 1 januari
a.s. en voor het zomerreces 2009 te evalueren en kennis te nemen van het
bijbehorende vergaderschema voor 2009; 2) De
commissie-indeling per 1 januari a.s. op drie onderdelen wijzigen; 3) Benoemen
vier commissievoorzitters en twee plv. voorzitters per 1 januari a.s.; 4) Benoemen
commissieleden/niet-raadsleden in de vier commissies per 1 januari a.s. |
Achtergrond
In de discussie over de nieuwe werkwijze heeft de
raad begin dit jaar onder meer gekeken naar een aanpassing van het
commissiestelsel – meer in het bijzonder het model dat de gemeenteraad van
Amersfoort hanteert. De griffie heeft in het voorjaar ingebracht dat
besluitvorming over een ander vergaderstelsel het sluitstuk zou moeten zijn van
een herziening van de werkwijze. Voorafgaand zouden een aantal onderliggende
knelpunten moeten zijn aangepakt.
De raad heeft vervolgens besloten om eerst de
nieuwe werkprocessen en procedures in te voeren en vervolgens de discussie over
het commissiestelsel af te ronden. Die keuze ligt nu voor.
Advies presidium
De kernvraag bij de keuze voor het commissiestelsel
is of de gestelde doelstellingen afdoende worden bereikt met de nieuwe
werkwijze die per 1 november a.s. is ingegaan:
- versterking van de agenderende rol van de raad;
- efficiënte afhandeling van de stukkenstroom;
- zorgvuldige en efficiënte besluitvorming;
- meer ruimte voor contacten met burgers, bedrijven
en instellingen.
Met andere woorden, is een nieuw commissiestelsel
nodig om de ‘puntjes op de i’ te zetten (Amersfoortse model), of zal door de
nieuwe werkwijze voldoende verandering plaatsvinden waarmee de beoogde
doelstellingen worden behaald (Delftse model). Beide modellen worden in een
bijlage verder toegelicht.
Alles afwegende adviseert het presidium de raad om
op 1 januari met het bestaande commissiestelsel van start te gaan, en volgens
het bijvoegde vergaderschema 2009 te gaan vergaderen. Tevens adviseert zij de
raad in de zomer van 2009 te bezien of er innovatieve werkwijzen uit andere
gemeenten aanvullend in Delft kunnen worden geïntroduceerd. Daarbij kan onder
meer worden gedacht aan de wijze van debatteren en de digitale ondersteuning
van de vergaderingen.
Indien de raad dit voorstel volgt, is geen
wijziging van de Commissieverordening nodig op dit punt.
Naar aanleiding van een gesprek tussen presidium en
college worden nog twee kleine wijzigingen voorgesteld in de
commissie-indeling.
a) Het college heeft aangegeven dat de term
‘wijkwerk ‘ niet meer wordt gebruikt. Inmiddels wordt in de programmabegroting de
aanduiding ‘wijkzaken’ gebruikt. Het presidium stelt voor dit beleidsterrein
toe te voegen aan de commissies Veiligheid, Stad en Milieu.
b) Het presidium stelt verder voor om de gemeenschappelijke regelingen op basis
van inhoud toe te delen aan de verschillende commissies. Deze worden dus niet
standaard ondergebracht bij de commissie Veiligheid, Stad en Milieu en kan in
de taakverdeling worden geschrapt.
c) Tot slot stelt het presidium voor om een aantal
projecten aan de commissie Ruimte en Verkeer toe te voegen. Het betreft:
Technopolis, Harnaschpolder, Poptahof, Schie-oevers, Spoorzone en Bomenwijk.
De voorgestelde wijzigingen zijn in het
raadsbesluit opgenomen.
Ad 3) Benoemen vier commissievoorzitters en twee
plv. voorzitters per 1 januari a.s.
De voorzitters en plv. voorzitters worden door de
raad benoemd. Het presidium stelt de raad op dit punt het volgende voor:
a. Voorzitter commissie
Samenleving en Volkshuisvesting: de heer Meuleman.
b. Voorzitter de
commissie Veiligheid, Stad en Milieu: mw. Steffen.
c. Voorzitter commissie Bestuur, Middelen en
Economie: de heer Kiela.
d. Voorzitter commissie Ruimte en
Verkeer: de heer Van Doeveren.
De voorzitter voor de commissie Algemeen wisselt,
afhankelijk van de onderwerpen die voor die vergadering op de agenda staan.
Het presidium stelt verder voor om de heer Damen en
de heer Witsenboer als plaatsvervangend commissievoorzitter te benoemen zonder
hen aan vaste commissies te koppelen.
De benoemingen zullen in de raad van 27 november
plaatsvinden door middel van een voordracht.
Ad 4) Benoemen commissieleden/niet-raadsleden in de
vier commissies
Op grond van de Commissieverordening kunnen
fracties maximaal drie commissieleden/niet-raadsleden voordragen. De fracties
hebben de in de bijlage genoemde commissieleden voorgedragen (wordt voor de
raad van 27/11 nog ingevuld).
De benoemingen zullen in de raad van 27 november
plaatsvinden door middel van een voordracht.
Hoogachtend,
het Presidium van de gemeenteraad van Delft
P. Kiela , R.H.
van Luyk,
Voorzitter griffier
Bijlage
Variant 1: het Amersfoortse model
In Amersfoort is het commissiestelsel in 2004
afgeschaft en vindt sindsdien een tweewekelijkse vergadering plaats volgens het
onderstaande stramien.
|
‘Het Plein”:
vanaf 18.00 uur ‘De Ronde’:
19.00 uur ‘Het Besluit’:
21.30 uur |
Het voordeel is dat de vergaderingen tweewekelijks
op een vast tijdstip plaatsvinden. De griffie in Amersfoort meldde wel dat de
zgn. ‘rondes’ geregeld te weinig tijd bieden om onderwerpen in één keer uit te
discussiëren. Hierdoor worden vrijwel standaard één of tweede rondes per maand
extra uitgeschreven om het debat voort te zetten.
In de ‘ronde’ worden maximaal drie parallelle
sessies georganiseerd, waarbij zo veel als mogelijk rekening wordt gehouden met
overlappende thema’s/woordvoerders of portefeuillehouders.
In Delft zouden in deze variant twee commissies per
ronde parallel vergaderen. De externe oriëntaties kunnen dan in de weken 2 of 4
worden gepland.
De vergadercyclus volgens deze variant zou er als
volgt uitzien:
Week 1: parallelle sessies (commissie 1 en 2) + besluitvorming
Week 2: parallelle sessies (uitloop ad hoc) of
externe oriëntatie
Week 3: parallelle sessies (commissies 3 en 4) +
besluitvorming
Week 4: parallelle sessies (uitloop ad hoc) of
externe oriëntatie
Voor kleinere fracties kan het betekenen dat er
keuzes gemaakt moeten worden in het bijwonen van commissievergaderingen.
Voor raadsleden van grote fracties kan het
betekenen dat degenen die één commissie in hun portefeuille hebben, naast één
commissievergadering dan twee keer per maand naar een raadsvergadering moeten
komen.
Verder moet het presidium twee keer per maand een
agenda voor de raad vaststellen.
Een voorspelling over de animo van burgers om
structureel deel te nemen aan ‘Het Plein’ is lastig te maken. De opzet oogt wel
publieksvriendelijker dan inspreken bij een commissievergadering. De
ervaringen, ook in andere steden, zijn qua opkomst en inbreng over het algemeen
gematigd positief.
De mate van tevredenheid over de werkwijze loopt
volgens de griffie in Amersfoort door kleine en grote fracties heen. Met andere
woorden, niet zo zeer de grootte van de fracties was bepalend voor de
tevredenheid, als wel de bereidheid om het politieke proces op een andere
manier in te richten. Overigens kent Amersfoort net als Delft
commissieleden/niet raadsleden (max. 3 per fractie, afhankelijk van de
grootte).
Tot slot wordt opgemerkt dat de organisatie een tweewekelijkse
raadsvergadering wat meer inzet zal vragen vanuit de griffie. Dat kan naar
verwachting binnen de huidige organisatie worden opgevangen.
Variant 2: Het Delftse model
In deze variant zijn de bestaande vijf
vakcommissies naar vier teruggebracht. Door de logische combinatie van
overlappende beleidsvelden zal, samen met een scherpere agendering, het
commissiewerk in vier commissies gaan plaatsvinden.
Met het behoud van een vierwekelijkse
vergadercyclus en twee commissievergaderingen per week, valt er één week vrij.
Die kan dan onder meer worden gebruikt voor externe oriëntaties waarbij de
vergadercyclus er als volgt uitziet:
Week 1: commissies 1 en 2
Week 2: twee commissies 3 en 4
Week 3: externe oriëntatie(s) -> tbv de volgende
commissiecyclus
Week 4: raad
Deze variant sluit aan bij het huidige stelsel
waarbij geen overlap optreedt tussen verschillende commissies.
Het aantal vaste vergaderdata is in dit model
groter – afgezien van de uitloopvergaderingen die in Amersfoort ad hoc worden
ingepland. Wat dit betekent voor het aantal vergaderuren is niet duidelijk.
De vraag of het ene model meer burgers naar het
stadhuis trekt dan het andere zal mede afhangen van de onderwerpen die op de
agenda staan. Feit is dat burgers de weg naar het stadhuis goed weten te vinden
als er iets in hun omgeving staat te gebeuren. Zo trok het bestemmingsplan
TU-noord bijvoorbeeld een aantal vergaderingen veel belangstelling.
Verder geldt dat de commissies bij actuele thema’s
sowieso zelf meer de stad in kunnen gaan door middel van de externe oriëntaties
Raadsbesluit
De
raad van de gemeente Delft,
Gelezen
het voorstel van het Presidium van 10 november 2008 met betrekking tot het
commissiestelsel en enkele andere wijzigingen inzake de nieuwe werkwijze;
Gelet op artikel 149 van
de Gemeentewet;
Besluit:
De Verordening op de raadscommissies 2008 als volgt
te wijzigen:
a. in artikel 2, tweede lid komt ‘en wijkwerk’
te vervallen.
b. in artikel 2, derde lid komt de term ‘gemeenschappelijke
regelingen’ te vervallen, en wordt toegevoegd de term ‘en
wijkzaken’.
c. aan artikel 2, vijfde lid wordt toegevoegd:
‘en de
projecten Technopolis, Harnaschpolder, Poptahof, Schie-oevers, Spoorzone en
Bomenwijk’.
De
wijzigingen treden in werking op 1 januari 2009.
Aldus vastgesteld in de
openbare raadsvergadering van 27 november 2008.
, griffier