30 augustus 2001

lijst ingekomen stukken

Jaarlijks wordt een plan gemaakt voor de verdeling van subsidies. Die subsidies liggen knap vast en het is dan ook elk jaar zoeken waar de verschillen zitten. We hebben ons voorgenomen met ingang van het jaar 2000 een subsidieverdeelplan te maken wat uitgaat van een nieuwe systematiek, meer gericht op resultaatsubsidiering. Dat plan is nu in de maak en zal eind dit jaar aan de raad ter goedkeuring worden voorgelegd.

In deze notitie wordt een procedurebeschrijving gegeven. Dit biedt zonodig de mogelijkheid om tot bijstelling over te gaan.

De volgende uitwerking heeft betrekking op de subsidies 2001. Voor het subsidieplan 2000 hebben we minder vergaande ambities en ligt het accent op de stand van zaken in resultaatbeschrijving (zie hiervoor paragraaf 3).

December 1999 – maart 2000:

• uitwerking offertemodel: welke gegevens worden aan de instellingen gevraagd, op welke wijze worden activiteitenplan en productenbegroting ingericht?
• overleg met instellingen over gewenste offerte
• afspraken maken over hantering format ‘subsidiecontract’
• vertaalslag algemene politieke doelstellingen naar meetbare doelen en noodzakelijke middelen
• consultatie van bestuur (B&W, c.q. wethouders) hierover

April – mei:

• analyse verantwoordingsinformatie instellingen over 1999
• ontwikkelen concept-kengetallen en bespreking met instellingen daarover
• vertaling politieke ambities naar Zomernota
• begeleiding instellingen bij indiening offerte
• beoordeling offertes van instellingen (met eventueel nader overleg over verduidelijking / aanvulling)

Juni – oktober:

• vertaling Zomernota naar prioriteiten onderhandelingen met instellingen
• onderhandelingen over subsidies 2001
• continue consultatie bestuur over (voorlopige) uitkomsten onderhandelingen
• concipiëren Jaarprogramma 2001
• commissiebehandeling subsidiecontracten 2001

November:

• vaststelling Jaarprogramma 2001 door de gemeenteraad
• vaststelling subsidiecontracten 2001 door B&W

December:

•  verzenden subsidiebeschikkingen

De voorbereidingstijd voor het jaarprogramma 2000 is dermate beperkt dat gekozen wordt voor een eenvoudiger procedure.

De instellingen zijn nog niet op de hoogte van de geplande veranderingen, doordat de opzet van het één-loket subsidies niet tijdig is afgerond; wij zullen hierop separaat terugkomen.

Deze situatie heeft ons ertoe gebracht voor het jaarprogramma 2000 de nadruk te leggen op de subsidieverdeling en een beschrijving van gegevens voor zover voorhanden. Voor de beschrijving wordt een nieuwe opzet gehanteerd (zie paragraaf 3), maar deze zal onvolledig zijn.

Bij deze werkwijze wordt geen aparte inspraak georganiseerd.

Het subsidieprogramma 2000 gaat er anders uitzien: de beschrijvende teksten worden vervangen door resultaatbeschrijvingen. Daarvoor gebruiken we de volgende standaard-opzet per functie:

• begrotingsbedrag
• soorten activiteiten
• beleidsdoel
• beoogd resultaat
• meting output (producten)
• ontwikkelingen/trends
• actiepunten komend jaar
• kengetallen

In bijlage 1 is een fictief voorbeeld opgenomen.

Wij zijn ons ervan bewust dat de invulling van de genoemde opzet een groeiproces is. In die gevallen waarin het afgelopen jaar duidelijke subsidie-afspraken zijn gemaakt zullen de minste witte vlekken voorkomen. Het aardige van witte vlekken is dat heel transparant is hoever we met elkaar zijn.

Het subsidieprogramma 2000 is ook echt alleen een programma. De rapportage over de programmarealisatie 1999 verschijnt als apart document na het verkrijgen van de inhoudelijke afrekeningen. Wij doen dit apart om meer aandacht te geven aan evaluatie van het bereik/effect van ingezette instrumenten/producten.

Een nieuwe subsidiesystematiek vereist een gedegen communicatietraject. De betrokken ambtenaren zijn inmiddels voorgelicht over de betekenis van resultaatgericht subsidieren.

Als eerste stappen naar buiten worden in oktober/november bijeenkomsten gehouden gericht op de leden van de gemeenteraad en op de grote instellingen. In beide gevallen gaat het om voorlichting over de consequenties van resultaatgericht subsidieren.

De verdere communicatie wordt ingebed in de procedure van het nieuwe subsidieprogramma.

Resultaatgericht subsidieren vraagt een ander optreden van ambtenaren. Nieuwe elementen zijn: vraagsturing, resultaatsturing, kengetallen en vormgeven van subsidiering.

Zij worden getraind in

• nieuwe werkwijzen en instrumenten gericht op vraagsturing
• de vertaalslag van doelstelling – beoogd effect – prestaties – resultaat/effect
• de ontwikkeling van kengetallen gericht op effectiviteit en efficiency
• de aanzet geven tot kwaliteits- en effectmeting
• de vormgeving van inkoop- en subsidierelaties
• vaardigheden in onderhandelingssituaties.

Dit gebeurt in de periode november 1999 tot februari 2000.

Om de nieuwe subsidiesystematiek te kunnen invoeren zal tot aanpassing van de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten worden overgegaan.

Hierbij zal ook rekening worden gehouden met de mogelijkheid om gebruik te maken van de electronische snelweg (of floppy’s).

In verband met het millennium is het raadzaam om de eerste tranche van de subsidies aan instellingen vóór de jaarwisseling uit te betalen. Op deze wijze worden eventuele liquiditeitsproblemen van instellingen als gevolg van de millenniumbug vermeden. In de praktijk betekent dit dat een bedrag van circa 4,5 miljoen één week eerder dan gebruikelijk wordt uitbetaald.

Door de gewijzigde begrotingsvoorbereiding als gevolg van de gemeentelijke organisatie-ontwikkeling, is nog niet besloten het accrès van 3,5% aan het subsidiebudget toe te voegen. Dat besluit dien nu zo spoedig mogelijk te worden genomen.

• Instemmen met de budgetcyclus voor subsidies maatschappelijke activiteiten.

• Akkoord gaan met het vóór 1 januari 2000 uitbetalen van de eerste tranche subsidies, in verband met het millennium.

• Vast te stellen dat het subsidiebudget voor 2000 met het accrès van 3,5% wordt verhoogd.

• De notitie voor het overige voor kennisgeving aannemen.