De ondergetekenden:
1.
De stichting Zuid-Hollands
Bureau voor Toerisme, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur J.C.T.
van Wijk, hierna te noemen ‘ZHBT’;
en
2.
De
gemeente Delft, ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet, rechtsgeldig
vertegenwoordigd door haar burgemeester
H.M.C.M. van Oorschot, hierna te noemen ‘gemeente’
;
overwegende:
ˇ het gestelde onder I van het
besluit tot subsidieverlening en voorschotverstrekking d.d. …(hierna te noemen
‘ZHBT-subsidiebeschikking’) van de
gemeente inzake de ZHBT;
ˇ de beleidsvoornemens van het
Meerjaren Marketingplan Toerisme (hierna te noemen ‘MMT’) zoals vastgesteld door de gemeenteraad van 30 september 1999
Verklaren het volgende te
zijn overeengekomen:
activiteiten uit te voeren.
1.7 De overeenkomst kan door beide partijen
tussentijds worden opgezegd met een opzegtermijn van 6 maanden.
1.8 De overeenkomst kan 1 x per jaar worden
aangepast naar de wens van beide partijen.
1.9 Wanneer niet wordt voldaan aan de
verplichtingen van deze uitvoeringsovereenkomst kan de ZHBT-subsidiebeschikking
op grond van de Algemene wet bestuursrecht worden ingetrokken.
2.1 Het ZHBT voert in
opdracht van de gemeente Delft de volgende activiteiten uit:
-
Bewaking
van doelstellingen, strategie, concept en regie zoals omschreven in het
raadsbesluit MMT Delft.
-
Budgetbeheer
gedurende de uitvoering van het jaarlijkse marketingactiviteitenplan.
-
Faciliteren
van de uitvoeringsorganisatie
-
Secretariaat
van het Toeristisch Platform Delft
-
Aansturing
van de activiteiten van SPDH, VVV Delft en andere opdrachtnemers in het kader
van het MMT Delft. Drukwerken geproduceerd door derden worden altijd ter
goedkeuring aan het ZHBT voorgelegd.
-
Coördinatie
van de communicatie met het toeristisch bedrijfsleven over activiteiten van het
MMT Delft. ZHBT waarborgt de eenduidigheid van de communicatie door inzet van
het communicatieconcept 'Ontdek de andere kleuren van Delft'.
-
Coördinatie
van de toeristische communicatie over Delft met de pers en de reisindustrie.
ZHBT is op de hoogte van en aanspreekbaar voor alle ontvangsten van pers en
reisindustrie in Delft, uitgevoerd door ZHBT of door opdrachtnemers.
-
Afstemming
met de promotie-activiteiten van de gemeente Delft, VVV Delft, het Geheim van
Holland en het Delftse toeristische
bedrijfsleven om doublures te voorkomen.
-
(Doen)
opstellen en uitvoeren van jaarlijkse campagnes voor de binnenlandse en
buitenlandse marktbewerking zoals beschreven in het MMT Delft (kooptoerisme en
cultuurhistorisch toerisme).
-
Jaarlijks
presenteert het ZHBT voor 1 juli een concept marketingactiviteitenplan en
-begroting voor het eropvolgende jaar (binnen- en buitenlandse marktbewerking).
-
Archiveren
van bewijsexemplaren van de afzonderlijke marketingactiviteiten
3.2 Afstemming met de gemeentelijke stadspromotie vindt
plaats in het promotieoverleg van ZHBT,
gemeente Delft, VVV Delft en de Stichting Promotie Den Haag dat minimaal
viermaal per jaar plaatsvindt.
3.3 Jaarlijks vindt voorafgaand aan het vaststellen van
het marketingactiviteitenplan, het promotieplan, de planning en het budget voor
het eropvolgende jaar een schriftelijke evaluatie plaats van het in het
voorgaande jaar uitgevoerde marketingactiviteitenplan en promotieplan.
3.4 De evaluatie vindt plaats op basis van de vooraf
vastgestelde product-marktcombinaties én de schriftelijke rapportages van elk
van de afzonderlijke activiteiten (onder ‘product-marktcombinaties’ wordt
verstaan: ‘de keuze van een doelgroep in combinatie met een of meerdere
onderdelen van het cultuurhistorisch en toeristisch productaanbod van Delft')
3.5 In 2002 zullen de strategische
marketingdoelstellingen worden geëvalueerd aan de hand van een eerste meting.
Als nulmeting zal worden gebruikt het onderzoek in het kader van het Geheim van
Holland (1998)
3.6 Minimaal 1 maal per
kwartaal vindt een regulier werkoverleg plaats met de opdrachtnemers SPDH en
VVV Delft en het vakteam Communicatie van de gemeente Delft. Doel van het overleg is afstemming over de
afzonderlijke marketingactiviteiten en de communicatie met het toeristisch
bedrijfsleven.
4.1 Jaarlijks presenteert het
ZHBT voor 1 juli een concept begroting en een concrete planning voor de
marketing- en promotie activiteiten van het komende jaar.
4.2 De gemeente Delft stelt
jaarlijks voor 1 november het budget vast voor de marketingactiviteiten in het
komende jaar.
4.3 Gedurende de uitvoering
bewaakt het ZHBT de vastgestelde begroting.
-
Facturering
voor uitvoering van het MMT geschiedt
achteraf per kwartaal op basis van de uitgevoerde activiteiten.
-
De
einddeclaratie over het voorafgaande jaar dient uiterlijk 1 april van het
lopende jaar te zijn ingediend.
4.4 Voor de uitvoering van
het MMT Delft stelt de gemeente Delft moet globaal de volgende budgetverdeling
worden aangehouden (inclusief BTW):
Cultuurhistorisch toerisme
inkomend f 175.000,-
Cultuurhistorisch toerisme
binnenland f 80.000,-
Kooptoerisme regio f 100.000,-
Regiefunctie ZHBT f 50.000,-
Totaal f 405.000,-