In het kader van het Meerjaren Marketingplan Toerisme Delft
Concept, ZHBT/CvL dinsdag 9 mei 2000
De dienstverleningsovereenkomst vindt plaats binnen het kader en de doelstellingen van het besluit van de gemeenteraad van Delft dd. 30 -9-1999 waarbij het Meerjaren Marketingplan Delft (MMT) 2000-2004 is vastgesteld. Het Zuid-Hollands Bureau voor Toerisme voert het MMT in opdracht van de gemeente Delft uit en is als zodanig opdrachtgever.
De overeenkomende partijen zijn de opdrachtgever, het Zuid-Hollands Bureau voor Toerisme, als uitvoerder van het MMT Delft en de opdrachtnemer, de Stichting Promotie Den Haag.
De dienstverleningsovereenkomst gaat in per 1-1-2001 en loopt tot 31-12-2004.
- De overeenkomst kan door beide partijen tussentijds worden opgezegd met een opzegtermijn van 6 maanden.
- De overeenkomst kan 1 x per jaar worden aangepast naar de wens van beide partijen. Bijstelling vindt plaats na de jaarlijkse schriftelijke evaluatie van de marketingactiviteiten van de SPDH.
- Een (ontbindende) voorwaarde in deze overeenkomsten is dat het Delfts toeristische bedrijfsleven waar mogelijk wordt benaderd en in staat wordt gesteld om (financieel) deel te nemen aan de marketingactiviteiten.
- Jaarlijks presenteert het ZHBT voor 1 juli een concept marketingactiviteitenplan en -begroting voor het eropvolgende jaar. In september vinden hierin aanpassingen plaats aan de hand van het programma van het NBT.
- De SPDH presenteert jaarlijks, uiterlijk per 1 oktober van het eraan voorafgaande jaar, een marketingactiviteitenplan voor de uitvoering van de buitenlandpromotie in het kader van het MMT, inclusief kostenbegroting (onderscheiden naar kosten per activiteit en overhead kosten voor de uitvoering van het marketingactiviteitenplan), planning, communicatiedoelstellingen, doelgroepen/marktsegmenten, het verondersteld bereik en instrumenten voor effectmeting
- Het marketingactiviteitenplan wordt opgesteld op basis van de in het MMT Delft vastgestelde product-marktcombinaties binnen het thema ‘Cultuurhistorisch Toerisme’. NB. Onder ‘product-marktcombinaties’ wordt in het kader van de opdracht aan de SPDH verstaan: ‘de keuze van een doelgroep in combinatie met een of meerdere onderdelen van het cultuurhistorisch en toeristisch productaanbod van Delft, inclusief de producten van ‘Het Geheim van Holland’.
- De SPDH waarborgt de eenduidigheid van de communicatie door inzet van het communicatieconcept 'Ontdek de andere kleuren van Delft'.
- In de planning van werkzaamheden wordt aangegeven welke input wanneer van andere partijen nodig is voor de uitvoering van de activiteiten; hierbij valt te denken aan de benodigde redactionele teksten, advertentieteksten, beeldmateriaal, follow-up materiaal etc.
- Bij het opstellen en uitvoeren van het marketingactiviteitenplan moet afstemming plaatsvinden met de promotie-activiteiten in het kader van het Geheim van Holland en van het Delftse toeristische bedrijfsleven om doublures te voorkomen.
- ZHBT wordt op de hoogte gesteld van alle ontvangsten van pers en reisindustrie in Delft, uitgevoerd door de SPDH
- De SPDH onderhoudt directe contacten tussen de buitenlandse pers en reisindustrie en het Delfts toeristisch bedrijfsleven. In de uitvoering, reserveringen, organisatie en gastheerfunctie wordt samengewerkt met de VVV Delft. De VVV Delft ondersteunt de algemene gastheerfunctie (reserveringen, informatieverstrekking en ondersteunende organisatie) in het kader van het MMT Delft (bijlage).
- Uitvoering van het jaarlijkse marketingactiviteitenplan geschiedt eerst na goedkeuring daarvan door het ZHBT, optredend als budgethouder en regisseur van het MMT Delft. Elke advertentie en ander drukwerk wordt vóór publicatie ter goedkeuring overlegd aan het ZHBT
- Van elke publicatie en actie in het kader van het marketingactiviteitenplan krijgt het ZHBT een kort verslag met een evaluatie van het bereikte resultaat in relatie tot de vooraf gekozen productr-marktcombinatie. Van elk drukwerk ontvangt het ZHBT een tweetal bewijsexemplaren.
- Jaarlijks vindt voorafgaand aan het opstellen van het marketingactiviteitenplan voor het erop volgende jaar een evaluatie plaats van het in dat jaar uitgevoerde marketingactiviteitenplan.
- De evaluatie vindt plaats op basis van de vooraf vastgestelde productmarktcombinaties én de schriftelijke rapportages van de afzonderlijke activiteiten.
- Naast deze jaarlijkse eindevaluatie vindt ook minimaal 1 maal per kwartaal tussentijd overleg en afstemming plaats met het ZHBT (projectteam), die desgewenst en voor zover nog mogelijk tot aanpassing van het voorgenomen marketingactiviteiten kan leiden
- SPDH neemt deel aan het Delfts Actieplan Toerisme, het Platform Toerisme Delft en het projectteam
- Jaarlijks presenteert de SPDH voor 1 juli een concept begroting op voor de marketingactiviteiten van het eropvolgende jaar.
- Het ZHBT bevestigt jaarlijks voor 1 december het budget voor de marketingactiviteiten in het eropvolgende jaar. Van dit bedrag wordt 40% aan de SPDH vooruitbetaald.
- Facturering voor uitvoering van het marketingactiviteitenplan geschiedt achteraf per half jaar op basis van de uitgevoerde activiteiten.
- De einddeclaratie over het voorafgaande jaar dient uiterlijk 1 april van het eropvolgende jaar te zijn ingediend.
- Het jaar 2000 is een overgangsjaar waarvoor nog geen dienstverleningsovereenkomst is voorzien.
In het kader van de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst ontvangt de SPDH jaarlijks een vergoeding van maximaal f 150.000,- (excl. BTW)
Dienstverleningsovereenkomst ZHBT-VVV Delft