De ondergetekenden:
1.
De stichting
Zuid-Hollands Bureau voor toerisme, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar
directeur J.C.T. van Wijk, hierna te noemen ‘ZHBT’;
en
2.
De gemeente Delft, ingevolge artikel 171 van
de Gemeentewet, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester H.M.C.M. van Oorschot, hierna te noemen ‘gemeente’ ;
·
overwegende
het gestelde onder I van het besluit tot subsidieverlening en
voorschotverstrekking d.d. …(hierna te noemen ‘ZHBT-subsidiebeschikking’) van de gemeente inzake de ZHBT;
·
het Meerjaren
Marketingplan Toerisme (hierna te noemen ‘MMT’)
zoals vastgesteld door de gemeenteraad van 30 september 199.
Verklaren het volgende te zijn
overeengekomen:
1.6 Het ZHBT kan ook incidenteel met andere opdrachtnemers werken.
1.7 Het ZHBT werkt met het Delftse bedrijfsleven
samen om de marketing- en promotie
activiteiten uit te voeren.
1.8
De overeenkomst kan
door beide partijen tussentijds worden opgezegd met een opzegtermijn van 6
maanden.
1.9 De overeenkomst kan 1 x per jaar worden
aangepast naar de wens van beide partijen. Bijstelling vindt plaats na de
jaarlijkse schriftelijke evaluatie van het marketingactiviteitenplan.
2.1 Het ZHBT voert in opdracht van de
gemeente Delft de volgende activiteiten uit:
-
Bewaking van
doelstellingen, strategie en concept zoals omschreven in het raadsbesluit MMT
Delft.
-
Budgetbewaking
gedurende de uitvoering van het jaarlijkse marketingactiviteitenplan.
-
Faciliteren
van de uitvoeringsorganisatie
-
Secretariaat
van het Toeristisch Platform Delft (bijlage)
-
Aansturing van
de activiteiten van SPDH, VVV Delft en andere opdrachtnemers in het kader van
het MMT Delft. Drukwerken geproduceerd door derden worden altijd ter
goedkeuring aan het ZHBT voorgelegd.
-
Coördinatie
van de communicatie met het toeristisch bedrijfsleven over activiteiten van het
MMT Delft. ZHBT waarborgt de eenduidigheid van de communicatie door inzet van
het communicatieconcept 'Ontdek de andere kleuren van Delft'.
-
Coördinatie
van de toeristische communicatie over Delft met de pers en de reisindustrie.
ZHBT is op de hoogte van en aanspreekbaar voor alle ontvangsten van pers en
reisindustrie in Delft, uitgevoerd door ZHBT of door opdrachtnemers.
-
Afstemming met
de promotie-activiteiten van de VVV Delft, van het Geheim van Holland en van
het Delftse toeristische bedrijfsleven
om doublures te voorkomen.
-
(Doen)
opstellen en uitvoeren van jaarlijkse campagnes voor de binnenlandse en
buitenlandse marktbewerking zoals beschreven in het MMT Delft (kooptoerisme en
cultuurhistorisch toerisme).
-
Jaarlijks
presenteert het ZHBT voor 1 juli een concept marketingactiviteitenplan en
-begroting voor het eropvolgende jaar (binnen- en buitenlandse marktbewerking).
-
Archiveren van
bewijsexemplaren van de afzonderlijke marketingactiviteiten
3.2 Afstemming met de gemeentelijke
stadspromotie vindt plaats in het platform
stadspromotie Delft (hierin nemen deel het cluster CKE (Cultuur, Kennis,
Economie) en het vakteam Communicatie.
3.3 Jaarlijks vindt voorafgaand aan het
vaststellen van het marketingactiviteitenplan en
budget voor het eropvolgende jaar een schriftelijke evaluatie plaats van
het in dat jaar uitgevoerde marketingactiviteitenplan.
3.4 De evaluatie vindt plaats op basis van de vooraf vastgestelde
product-marktcombinaties én de schriftelijke rapportages van elk van de
afzonderlijke activiteiten (onder ‘product-marktcombinaties’ wordt verstaan:
‘de keuze van een doelgroep in combinatie met een of meerdere onderdelen van
het cultuurhistorisch en toeristisch productaanbod van Delft')
3.5 In 2002 zullen de strategische marketingdoelstellingen worden
geëvalueerd aan de hand van een 1-meting. Als nulmeting zal worden gebruikt het
onderzoek in het kader van het Geheim van Holland (1998)
3.6 Minimaal 1 maal per kwartaal vindt een
regulier werkoverleg plaats met de opdrachtnemers SPDH en VVV Delft en het
vakteam Communicatie van de gemeente Delft.
Doel van het overleg is afstemming over de afzonderlijke
marketingactiviteiten en de communicatie met het toeristisch bedrijfsleven.
4.1
Jaarlijks presenteert
het ZHBT voor 1 juli een concept begroting op voor de marketingactiviteiten van
het komende jaar.
4.2
De gemeente Delft
stelt jaarlijks voor 1 november het budget vast voor de marketingactiviteiten
in het komende jaar.
4.3 Gedurende de uitvoering bewaakt het ZHBT
de vastgestelde begroting.
-
Facturering
voor uitvoering van het MMT geschiedt
achteraf per kwartaal op basis van de uitgevoerde activiteiten.
-
De
einddeclaratie over het voorafgaande jaar dient uiterlijk 1 april van het
lopende jaar te zijn ingediend.
4.4 Voor de uitvoering van het MMT Delft
stelt de gemeente Delft moet globaal de volgende budgetverdeling worden
aangehouden (inclusief BTW):
Cultuurhistorisch toerisme inkomend f 175.000,-
Cultuurhistorisch toerisme binnenland f 80.000,-
Kooptoerisme regio f 100.000,-
Regiefunctie ZHBT f
50.000,-
Totaal f 405.000,-
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgesteld en ondertekend te Delft op
De gemeente Delft De
stichting Zuid-Hollands Bureau voor Toerisme
H.M.C.M van Oorschot J.C.T. van Wijk