In het kader van het Meerjaren Marketingplan Toerisme Delft
Concept, ZHBT/CvL woensdag 31 mei 2000
-
De
dienstverleningsovereenkomst vindt plaats binnen het kader en de doelstellingen
van het besluit van de gemeenteraad van Delft dd. 30 -9-1999 waarbij het
Meerjaren Marketingplan Delft (MMT) 2000-2004 is vastgesteld. Het Zuid-Hollands
Bureau voor Toerisme voert het MMT in opdracht van de gemeente Delft uit en is
als zodanig opdrachtgever.
-
In de uitvoering van
het MMT Delft wordt rekening gehouden met de visie van de ANVV op de
toekomstige positie van de VVV organisatie.
De overeenkomende partijen zijn de opdrachtgever, het
Zuid-Hollands Bureau voor Toerisme, als uitvoerder van het MMT Delft en de
opdrachtnemer, de VVV Delft.
De dienstverleningsovereenkomst gaat in per 1-1-2001
en loopt tot 31-12-2004.
-
De overeenkomst kan
door beide partijen tussentijds worden opgezegd met een opzegtermijn van 6
maanden.
-
De overeenkomst kan 1 x
per jaar worden aangepast naar de wens van beide partijen. Bijstelling vindt
plaats na de jaarlijkse schriftelijke evaluatie van de marketingactiviteiten
van de VVV DELFT.
-
Een (ontbindende)
voorwaarde in deze overeenkomsten is dat het Delfts toeristische bedrijfsleven
waar mogelijk wordt benaderd en in staat wordt gesteld om (financieel) deel te
nemen aan de marketingactiviteiten.
-
De VVV Delft
ondersteunt de algemene gastheerfunctie (reserveringen, informatieverstrekking,
winkelvoorzieningen en ondersteunende organisatie) in het kader van het MMT
Delft.
-
De VVV Delft voert
activiteiten binnen deze gastheerfunctie uit in een werkplan op jaarbasis en in
opdracht van het ZHBT. In het werkplan worden de uit te voeren activiteiten
beschreven in de vorm van tijdelijke activiteiten (projecten) en permanente
voorzieningen (winkel, displays etc.)
-
Per project wordt
vooraf een projectplan vastgesteld,
inclusief kostenbegroting (onderscheiden naar kosten per activiteit en
overhead kosten voor de uitvoering van het marketingactiviteitenplan),
planning, communicatiedoelstellingen, doelgroepen/marktsegmenten, het
verondersteld bereik en instrumenten voor effectmeting
-
Projectplannen worden opgesteld op basis van de in het MMT
Delft vastgestelde product-marktcombinaties Cultuurhistorisch Toerisme en Kooptoerisme. NB. Onder ‘product-marktcombinaties’ wordt in het kader van het
MMT Delft verstaan: ‘de keuze van een doelgroep in combinatie met een of
meerdere onderdelen van het cultuurhistorisch en toeristisch productaanbod van
Delft, inclusief de producten van ‘Het Geheim van Holland’.
-
VVV Delft waarborgt de
eenduidigheid van de communicatie door inzet van het communicatieconcept
'Ontdek de andere kleuren van Delft'.
-
In de planning van
werkzaamheden wordt aangegeven welke input wanneer van andere partijen nodig is
voor de uitvoering van de activiteiten; hierbij valt te denken aan de benodigde
redactionele teksten, advertentieteksten, beeldmateriaal, follow-up materiaal
etc.
-
Bij het opstellen en
uitvoeren van het marketingactiviteitenplan moet afstemming plaatsvinden met de
promotie-activiteiten in het kader van het Geheim van Holland en van het
Delftse toeristische bedrijfsleven om doublures te voorkomen.
-
De VVV Delft
ondersteunt de algemene gastheerfunctie (reserveringen, informatieverstrekking
en ondersteunende organisatie) bij ontvangsten van pers en reisindustrie. De
contacten met de tussen de buitenlandse pers en reisindustrie en het
Delfts toeristisch bedrijfsleven in het kader van het MMT Delft worden
onderhouden door de Stichting Promotie Den Haag.
-
Het ZHBT wordt op de
hoogte gesteld van alle ontvangsten van pers en reisindustrie in Delft,
uitgevoerd door de VVV DELFT
-
Uitvoering van het
jaarlijkse werkplan en projectplannen geschiedt eerst na goedkeuring daarvan
door het ZHBT, optredend als budgethouder en regisseur van het MMT Delft. Elke
advertentie en ander drukwerk wordt vóór publicatie ter goedkeuring overlegd aan
het ZHBT
-
Van elke publicatie en
actie in het kader van het marketingactiviteitenplan krijgt het ZHBT een kort
verslag met een evaluatie van het bereikte resultaat in relatie tot de vooraf
gekozen product-marktcombinatie. Van elk drukwerk ontvangt het ZHBT een tweetal
bewijsexemplaren.
-
Jaarlijks vindt een
evaluatie plaats van de in dat jaar uitgevoerde werkplan.
-
De evaluatie vindt
plaats op basis van de vooraf vastgestelde productmarktcombinaties én de
schriftelijke rapportages van de afzonderlijke activiteiten.
-
Naast deze jaarlijkse
eindevaluatie vindt ook minimaal 1 maal per kwartaal tussentijd overleg en afstemming
plaats met het ZHBT (projectteam), die desgewenst en voor zover nog mogelijk
tot aanpassing van het voorgenomen marketingactiviteiten kan leiden
-
VVV DELFT neemt deel
aan het Delfts Actieplan Toerisme, het Platform Toerisme Delft en het
projectteam
-
De VVV DELFT
presenteert per project een begroting voor de uitvoering.
-
Het ZHBT bevestigt het
budget voor het projectplan. Van dit bedrag wordt 40% aan de VVV DELFT
vooruitbetaald.
-
Facturering voor
uitvoering van projecten geschiedt achteraf per half jaar op basis van de
uitgevoerde activiteiten.
-
De einddeclaratie over
het voorafgaande jaar dient uiterlijk 1 april van het eropvolgende jaar te zijn
ingediend.
-
Het jaar 2000 is een
overgangsjaar waarvoor nog geen dienstverleningsovereenkomst is voorzien.
Het budget wordt nader vastgesteld op basis van de door de VVV aan te
leveren begroting voor het werkplan.
Dienstverleningsovereenkomst ZHBT -VVV
Delft