In het kader van het Meerjaren Marketingplan Toerisme Delft
Concept, ZHBT/CvL dinsdag 9 mei 2000
De dienstverleningsovereenkomst vindt plaats binnen het kader en de
doelstellingen van het besluit van de gemeenteraad van Delft dd. 30 -9-1999
waarbij het Meerjaren Marketingplan Delft (MMT) 2000-2004 is vastgesteld. Het
Zuid-Hollands Bureau voor Toerisme voert het MMT in opdracht van de gemeente
Delft uit en is als zodanig opdrachtgever.
De overeenkomende partijen zijn de opdrachtgever, het Zuid-Hollands
Bureau voor Toerisme, als uitvoerder van het MMT Delft en de opdrachtnemer, de
Stichting Promotie Den Haag.
De dienstverleningsovereenkomst gaat in per 1-1-2001 en loopt tot
31-12-2004.
-
De overeenkomst kan
door beide partijen tussentijds worden opgezegd met een opzegtermijn van 6
maanden.
-
De overeenkomst kan 1 x
per jaar worden aangepast naar de wens van beide partijen. Bijstelling vindt
plaats na de jaarlijkse schriftelijke evaluatie van de marketingactiviteiten
van de SPDH.
-
Een (ontbindende)
voorwaarde in deze overeenkomsten is dat het Delfts toeristische bedrijfsleven
waar mogelijk wordt benaderd en in staat wordt gesteld om (financieel) deel te
nemen aan de marketingactiviteiten.
-
Jaarlijks presenteert
het ZHBT voor 1 juli een concept marketingactiviteitenplan en -begroting voor
het eropvolgende jaar. In september vinden hierin aanpassingen plaats aan de
hand van het programma van het NBT.
-
De SPDH presenteert
jaarlijks, uiterlijk per 1 oktober van het eraan voorafgaande jaar, een
marketingactiviteitenplan voor de uitvoering van de buitenlandpromotie in het
kader van het MMT, inclusief kostenbegroting (onderscheiden naar kosten per
activiteit en overhead kosten voor de uitvoering van het
marketingactiviteitenplan), planning, communicatiedoelstellingen,
doelgroepen/marktsegmenten, het verondersteld bereik en instrumenten voor
effectmeting
-
Het
marketingactiviteitenplan wordt opgesteld op basis van de in het MMT Delft
vastgestelde product-marktcombinaties binnen het thema ‘Cultuurhistorisch
Toerisme’. NB. Onder
‘product-marktcombinaties’ wordt in het kader van de opdracht aan de SPDH
verstaan: ‘de keuze van een doelgroep in combinatie met een of meerdere
onderdelen van het cultuurhistorisch en toeristisch productaanbod van Delft,
inclusief de producten van ‘Het Geheim van Holland’.
-
De SPDH waarborgt de
eenduidigheid van de communicatie door inzet van het communicatieconcept
'Ontdek de andere kleuren van Delft'.
-
In de planning van
werkzaamheden wordt aangegeven welke input wanneer van andere partijen nodig is
voor de uitvoering van de activiteiten; hierbij valt te denken aan de benodigde
redactionele teksten, advertentieteksten, beeldmateriaal, follow-up materiaal
etc.
-
Bij het opstellen en
uitvoeren van het marketingactiviteitenplan moet afstemming plaatsvinden met de
promotie-activiteiten in het kader van het Geheim van Holland en van het
Delftse toeristische bedrijfsleven om doublures te voorkomen.
-
ZHBT wordt op de hoogte
gesteld van alle ontvangsten van pers en reisindustrie in Delft, uitgevoerd
door de SPDH
-
De SPDH onderhoudt
directe contacten tussen de buitenlandse pers en reisindustrie en het Delfts
toeristisch bedrijfsleven. In de uitvoering, reserveringen, organisatie en gastheerfunctie wordt
samengewerkt met de VVV Delft. De VVV Delft ondersteunt de algemene
gastheerfunctie (reserveringen, informatieverstrekking en ondersteunende
organisatie) in het kader van het MMT Delft (bijlage).
-
Uitvoering van het jaarlijkse
marketingactiviteitenplan geschiedt eerst na goedkeuring daarvan door het ZHBT,
optredend als budgethouder en regisseur van het MMT Delft. Elke advertentie en
ander drukwerk wordt vóór publicatie ter goedkeuring overlegd aan het ZHBT
-
Van elke publicatie en
actie in het kader van het marketingactiviteitenplan krijgt het ZHBT een kort
verslag met een evaluatie van het bereikte resultaat in relatie tot de vooraf
gekozen productr-marktcombinatie. Van elk drukwerk ontvangt het ZHBT een tweetal
bewijsexemplaren.
-
Jaarlijks vindt
voorafgaand aan het opstellen van het marketingactiviteitenplan voor het erop
volgende jaar een evaluatie plaats van het in dat jaar uitgevoerde
marketingactiviteitenplan.
-
De evaluatie vindt
plaats op basis van de vooraf vastgestelde productmarktcombinaties én de
schriftelijke rapportages van de afzonderlijke activiteiten.
-
Naast deze jaarlijkse
eindevaluatie vindt ook minimaal 1 maal per kwartaal tussentijd overleg en
afstemming plaats met het ZHBT (projectteam), die desgewenst en voor zover nog
mogelijk tot aanpassing van het voorgenomen marketingactiviteiten kan leiden
-
SPDH neemt deel aan het
Delfts Actieplan Toerisme, het Platform Toerisme Delft en het projectteam
-
Jaarlijks presenteert
de SPDH voor 1 juli een concept begroting op voor de marketingactiviteiten van
het eropvolgende jaar.
-
Het ZHBT bevestigt
jaarlijks voor 1 december het budget voor de marketingactiviteiten in het
eropvolgende jaar. Van dit bedrag wordt 40% aan de SPDH vooruitbetaald.
-
Facturering voor
uitvoering van het marketingactiviteitenplan geschiedt achteraf per half jaar
op basis van de uitgevoerde activiteiten.
-
De einddeclaratie over
het voorafgaande jaar dient uiterlijk 1 april van het eropvolgende jaar te zijn
ingediend.
-
Het jaar 2000 is een
overgangsjaar waarvoor nog geen dienstverleningsovereenkomst is voorzien.
In het kader van de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst
ontvangt de SPDH jaarlijks een vergoeding van maximaal f 150.000,- (excl. BTW)
Dienstverleningsovereenkomst ZHBT-VVV
Delft